Personenkonten importieren
Grundlegende Informationen zu Konten finden Sie unter Kontenstammdaten.
Kopieren Sie hier den Link zu den Schnittstellenbeschreibungen der NTCS FIBU in Ihre Zwischenablage. Versenden Sie diesen Link anschließend per E-Mail, damit auch Nicht BMD Kunden auf die Schnittstellenbeschreibungen zugreifen können. 
Inhalt
Allgemeines
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Personenkonten in der Buchhaltung anzulegen. Der gängige Weg ist, die Konten unter FIBU → Stammdaten → Konten → F5 Neu anzulegen. Statt der manuellen Anlage können Personenkonten (Kunden- und Lieferantenkonten) aber auch importiert werden. Dies ist hauptsächlich bei Erstellung der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungsbuchungen in einem Fremdsystem der Fall. Dabei werden Daten über eine Schnittstelle in BMD importiert.
Manchmal werden Stammdatenfelder von Personenkonten durch den Import nur ergänzt, das bedeutet, die Konten selbst sind in der Buchhaltung bereits vorhanden, durch den Import wird zum Beispiel nur der ADL-Code hinzugefügt.
Mit dem Personenkontenimport werden Konten importiert. Bezüglich Import von Personen, einer gesamten Buchhaltung, von Buchungen und Sachkonten gibt es folgende Dokumentationen:
- Import Personen im CRM
- Übernahme einer Buchhaltung aus BMD 5.5
- Export/Import
- Import Buchungen
- Import Sachkonten
Hinweis
 | Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, Dateien mit einem variablen und einem fixen Satzaufbau zu importieren. Wir empfehlen den Personenkontenimport variabel zu verwenden, da dieser übersichtlicher ist und auch nur jene Felder in der Datei enthalten sein müssen, die tatsächlich importiert werden sollen. |
Ablauf
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Erstellen der Importdatei |
Erstellung einer Datei mit den benötigten Stammdatenfeldern (z. B. Kontonummer, Bezeichnung, Straße, PLZ, Ort, UID-Nummer, Zahlungskonditionen) |
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Anzeigen der Daten beim variablen Satzaufbau |
Vor dem Import in die Buchhaltung werden die Spaltenüberschriften bzw. die ersten 8 Datensätze in einer Vorschau angezeigt.
Auf eventuelle Fehler wird unter "Dateiprüfung" hingewiesen. Dabei wird allerdings nicht der Inhalt geprüft - Sie werden zum Beispiel darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Spaltenüberschrift in der Zuordnungsdatei nicht gefunden wurde oder wenn die Anzahl der Spalten in der Datei von der Anzahl der Spalten in der Vorschau abweicht. |
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Import der Datei |
Nach der Kontrolle können die Daten importiert werden. |
Variabler Satzaufbau
Aufbau
Grundsätze
Der variable Satzaufbau ist im Unterschied zum fixen Satzaufbau flexibler.
Die zu importierende Datei muss eine Textdatei sein. In der Praxis handelt es sich meist um eine CSV-Datei. (Die Bestandteile des Kontos sind durch ; getrennt.)
Es können CSV- und TXT-Dateien importiert werden.
Grundlage für korrekt importierte Personenkonten ist eine dementsprechende Datei.
Die Anzahl und Art der Spalten, die importiert werden, richtet sich nach den Anforderungen, die der BMD Benutzer an das importierte Konto stellt. Programmseitig gibt es keine Pflichtspalten oder Mindestanzahl an Werten. Das bedeutet, dass eine Datei im Normalfall mit einem variablen Satzaufbau zusammengestellt wird, die nur die benötigten Informationen enthält.
Zum Unterschied vom Import von Buchungen gibt es keine genormten Überschriften.
Die Spalten der Datei können auf 2 Arten zum richtigen Feld des Personenkontos zugeordnet werden:
1. Über die Einstellung Zuordnungsdatei verwenden: Damit erkennt das Programm die Feldauswahl automatisch anhand der Überschriften in der Importdatei. Sollten Felder nicht erkannt werden, so werden diese Felder mit einem roten X in der Überschrift markiert, und können über die Feldauswahl ergänzend zugeordnet werden.
2. Über die Feldauswahl: Die Spalten werden dabei manuell an die Datei angepasst. BMD erkennt also nicht anhand der Überschrift, welchen Inhalt eine Spalte hat, sondern die Feldauswahl wird an die Datei angepasst - Sie geben also bekannt, wie viele, welche und in welcher Reihenfolge die Werte angeliefert werden.
Die Art und die Reihenfolge der Felder (Spalten) wird über die Feldauswahl im Vorschaufenster definiert.
Aufbau der Datei in Excel:
Darstellung im Editor:
Darstellung im Importfenster:
Grundsätzlich sind in der Datei alle Felder anzugeben, die auch bei der manuellen Anlage eines Kontos befüllt werden.
Achten Sie bei Verwendung des ";" als Trennzeichen darauf, dass in den Datensätzen der Strichpunkt sonst nicht vorkommt (z. B. im Nachnamen), denn dann können die darauffolgenden Felder nicht mehr richtig importiert werden.
Werden in die Buchhaltung auch Buchungen importiert, sind immer zuerst die Konten und danach die Buchungen zu importieren (damit die neuen Konten vorhanden sind bevor die Buchung darauf erfolgt).
Werden Konten zum ersten Mal importiert, wird empfohlen, eine Testbuchhaltung zu verwenden.
Nach dem Import unter FIBU → Stammdaten → Konten → Kunden oder Lieferanten:
Beispiel variable Importdatei für Personenkonten
Beschreibung der Personenkontofelder
Die wichtigsten Stammdatenfelder bei der Anlage von Personenkonten am Reiter "Allgemein" sind:
Feldbezeichnung in der NTCS | Feldtyp (A = alphanumerisch, N = numerisch), Feldlänge | Hinweise |
| Konto | N10 | Beachten Sie bitte die Nummernkreise der Firma! |
A50 | Der Nachname kann vom Matchcode (Name für die Suchroutine) abweichen. | |
Vorname | A50 | Vorname |
Zusatzname | A50 | Zusatzname |
Beruf | A50 | Beruf |
Branche | N9 | Branchenummer (Hinterlegung 4- bis 7-stellig) 8-/9-stellige Nummern sind für die Standardbranchen reserviert. |
Titel | A50 | Titel |
Anrede | N4 | Importiert wird die Anredenummer. Hinter dieser Nummer steht dann die Anrede selbst, z. B. 1 = Herrn. |
Matchcode | A200 | Normalerweise ist der Matchcode der Nachname. Dieser wird in den Suchroutinen als Suchbegriff verwendet. Bei gleichlautenden Nachnamen können unterschiedliche Matchcodes verwendet werden, um das Personenkonto schneller zu finden. |
Straße | A100 | Straße |
Postleitzahl | A10 | Hier wird die jeweilige PLZ der Person hinterlegt. Falls es zu Problemen bei der Zuordnung von PLZ und Bestimmungsort kommen sollte, finden Sie unter folgendem Link die Zuordnungen, welche auch für die Adresszuordnung der Post genutzt wird: unter PLZ-Bestimmungsort-Monat finden Sie den aktuellen Download. Handelt es sich um eine Postleitzahl, welche im BMD-Standard nicht gewartet wird, so muss in diesem Fall zwingend auch der Ort in der Datei mitübergeben werden. |
Land | N4 | Geben Sie bitte in der Importdatei den ISO-Code des Landes bekannt. Am Personenkonto ist das Land dann als Nummer ersichtlich, z. B. ISO-Code "AT" wird zu 1 = Österreich. |
Sprache | N4 | Importiert wird die Sprachnummer. Hinter dieser Nummer steht dann die Sprache selbst, z. B. 1 = Deutsch. |
Ohne Steuer | N1 | 0 oder leer = Steuerberechnung bei diesem Personenkonto 1 = keine Steuer |
Telefonnummer | Eingabeformat: Internationale Vorwahl und Ortsvorwahl mit Leerschritt trennen. Ortsvorwahl und Telefonnummer mit Schrägstrich trennen z. B. 0043 7252/883 oder 07252/883 oder +43 (7252)883. | |
Telefax | Eingabeformat: Internationale Vorwahl und Ortsvorwahl mit Leerschritt trennen. Ortsvorwahl und Telefonnummer mit Schrägstrich trennen z. B. 0043 7252/883 oder 07252/883 oder +43 (7252)883. | |
E-Mail | E-Mail-Adresse | |
Homepage | A255 | Homepage |
UID-Nummer | A20 | Soll die UID-Nummer beim Import im Stufe 2 Verfahren geprüft werden, setzen Sie bitte den dazugehörigen Parameter. Der Import wird dadurch langsamer. |
A4 | Geben Sie bitte in der Importdatei den ISO-Code der Währung bekannt. Das Feld Währung am Allgemein-Reiter wird mit dem Feld Währung am FIBU-Konto-Reiter abgeglichen. | |
Bankleitzahl | Zum Import der Bankleitzahl finden Sie genauere Informationen unter den besonderen Hinweisen im Punkt Bankverbindung. | |
Bankkontonummer | Zum Import der Bankkontonummer finden Sie genauere Informationen unter den besonderen Hinweisen im Punkt Bankverbindung. | |
IBAN | Zum Import des IBAN finden Sie genauere Informationen unter den besonderen Hinweisen im Punkt Bankverbindung. | |
SWIFT/BIC | Zum Import des SWIFT finden Sie genauere Informationen unter den besonderen Hinweisen im Punkt Bankverbindung. | |
Konditionen | Die Zahlungskonditionen bestehen aus dem Zahlungsziel, dem Skontoprozentsatz und den Skontotagen. Weitere Informationen finden sie unter den besonderen Hinweise im Punkt Zahlungskonditionen. |
Die wichtigsten Stammdatenfelder bei der Anlage von Personenkonten am FIBU-Kontoreiter sind:
Kunden- bzw. Lieferanten-KreisNr | N4 | Wird in der Datei kein Kunden- bzw. Lieferantenkreis bekanntgegeben, wird dieser automatisch aus den Nummernkreisen ermittelt. |
Kunden- bzw. Lieferantensammelkonto | Normalerweise wird das Kunden- bzw. Lieferantensammelkonto aus den Fixkonten ermittelt und muss nur in Ausnahmefällen direkt am Personenkonto bekanntgegeben werden. | |
| Mahnsperre | N2 | 0 = Kunde wird gemahnt 1 = Kunde nie mahnen 2 = Kunde 1 x nicht mahnen 3 = Reklamation 4 = Bankeinzug 5 = Barzahlung 6 = Dauerauftrag 7 = Vorauskasse 8 = Kreditkartenzahlung 9 = Konkurs 15 = Rechtsanwalt 16 = Inkassobüro 17 = Ratenvereinbarung 19 = Verlassenschaft |
Zahlsperre | N2 | 0 = keine Sperre 1 = Konto sperren 3 = Reklamation 4 = Bankeinzug 5 = Barzahlung 6 = Dauerauftrag 7 = Vorauskasse 8 = Kreditkartenzahlung 9 = Konkurs 10 = Manuelle Zahlung 11 = Fremdwährung 15 = Rechtsanwalt 16 = Inkassobüro 18 = ER im Umlauf |
Verzugszinsensperre | N2 | 0 = keine Sperre 1 = Konto Sperren 3 = Reklamation 4 = Bankeinzug 5 = Barzahlung 6 = Dauerauftrag 7 = Vorauskasse 8 = Kreditkartenzahlung 9 = Konkurs 15 = Rechtsanwalt 16 = Inkassobüro |
Mahnkosten | N1 | 0 = Mahngebühren/Zinsen 1 = Mahngebühren 2 = Zinsen 3 = keine Mahngebühren/Zinsen |
Mahnverbuch | N1 | 0 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht 1 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden verbucht |
Kunden-/Lief-Vorschlag Gegenkonto | N10 | Sachkonto, das beim Bebuchen des Personenkontos vorgeschlagen werden soll. Beachten Sie bitte die Nummernkreise der Firma! |
ADL-Code | N4 | Code für Auslandsdienstleistungen. Importiert wird eine vierstellige Nummer. |
A4 | Geben Sie bitte in der Importdatei den ISO-Code der Währung bekannt. Das Feld Währung am FIBU-Konto-Reiter wird mit dem Feld Währung am Allgemein-Reiter abgeglichen. | |
Mehr-Währungs-Kz | N1 | Grundsätzlich ist es in der NTCS-Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen. Das Feld Mehr-Währungs-Kz hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung. 0 oder leer = Personenkonto ohne Mehrwährungskennzeichen 1 = Personenkonto mit Mischwährung 2 = Personenkonto mit fixer Währung |
Buchungssperre | N2 | 0 oder leer = Konto darf bebucht werden 1 = Konto darf nicht bebucht werden |
EB-Kennzeichen | N2 | In diesem Feld können Einstellungen für die Eröffnungsbilanzbuchungen getroffen werden. Am Personenkonto: Standardmäßig wird die EB-Übernahme durchgeführt. 5 = Keine OP-Übernahme und Markieren für Übernahme aus Tabelle: Kombination aus den beiden unten angeführten Einstellungsmöglichkeiten 7 = Keine OP-Übernahme: Im nächsten Jahr wird auf diesem Konto nur eine Saldenübernahme gebucht. Diese Einstellungsmöglichkeit wird nur in Ausnahmefällen verwendet. Dadurch wird eine Auszifferung im neuen Jahr erschwert, weil die einzelnen offenen Posten aus den Vorjahren nicht mehr ersichtlich sind. 8 = Markieren für Übernahme aus Tabelle: Das Konto wird für die Übernahme aus Tabelle ausgewählt. 9 = Keine Stammdatenübernahme: Wenn im alten Jahr kein Saldo auf diesem Konto vorhanden ist, werden auch die Stammdaten nicht übernommen. Wird z. B. eine Saldenliste mit Vorjahr ausgedruckt und das Konto war im Vorjahr bebucht, wird das Konto mitausgedruckt. Dasselbe gilt auch für Saldenlisten mit mehreren Vorjahren: Wurde das Konto in einem der ausgedruckten Jahre bebucht, wird das Konto ausgedruckt. War das Konto nur angelegt, aber nicht bebucht, wird es nicht ausgedruckt. |
Zessionskennzeichen | A5 | Wenn Ihre Forderungen an eine Bank zediert sind, können Sie das am Kundenkonto vermerken. Importiert wird zum Beispiel "z" für zediert. Für das Zessionskennzeichen wird dann ein dazugehöriger Zessionstext hinterlegt. |
Die weiteren Stammdatenfelder, die eventuell auch mitimportiert werden sollen, finden Sie in der Feldbeschreibung der Konten, der Personen, der Kunden/Lieferanten und der Personenkonten:
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||||||||||||||||||
Matchcode | Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten. In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: | ||||||||||||||||||
Zusatzname | Ist der Wortlaut im Feld Nachname sehr lange, kann man diesen in diesem Feld fortsetzen. Das Feld "Zusatzname" kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma in das Feld Name 2 weitergeschrieben werden. Ebenso können Sie das Feld in verschiedensten Korrespondenzen in der gesamten NTCS verwenden. Im Bereich des Standardbriefs wird der Zusatzname auch von den Standardbrief-Adressmakros (siehe auch Makros) berücksichtigt. | ||||||||||||||||||
Beruf | Erfassen Sie hier den Beruf der Person. Detailinformationen zu den Berufen erhalten Sie in der Fensterhilfe Berufe. Dieses Feld steht ebenfalls am Dienstverhältnis des Mitarbeiters zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Mitarbeiterstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen. Hinweis
Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Überprüfung Berufeingabe: Besonderheiten im Paket LOHN Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt. | ||||||||||||||||||
Branche | Hinterlegen Sie hier mittels  F4 die Branche der Firma. Mittels  F8 können weitere Branchen zugeordnet werden. Beachten Sie dazu folgende Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: Sobald auch weitere Branchen zugeordnet wurden, wird das Wort "Mischbetrieb" statt der Bezeichnung der Hauptbranche neben dem Feld angezeigt. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hinterlegung der Branche ist im Bereich FIBU für die Vorsteuerrückerstattung relevant. Wenn im Firmenstamm die richtige Branche hinterlegt ist, wird für die Vorsteuerrückerstattung gleich der richtige NACE-Code vorgeschlagen. Besonderheiten dieses Feldes in der BILANZ Im Bereich der Bilanzierung liefert das Feld "Branche" die entsprechende Information für den Branchenvergleich. Beim Stammdatenupdate von Person auf Firma wird das Feld vom Kunden auf die Firma geschrieben. | ||||||||||||||||||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||||||||||||||||||
Land | In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt. Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht). Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein. Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:
Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. | ||||||||||||||||||
Postleitzahl | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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UID-Nummer | UID-Nummer: z. B. ATU43387009 Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig. Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt. Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss. Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument). Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten). Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn
Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Besonderheiten dieses Feldes in der  SchweizDieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich. | ||||||||||||||||||
Konditionen | Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld können Zahlungskonditionen hinterlegt werden - diese werden bei entsprechend vorhandenen Feldern im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt. | ||||||||||||||||||
E-Mail | Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.Besondere Funktionen zu diesem Feld:
Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen. Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN
 Hinweis
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Telefonnummer | Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen. | ||||||||||||||||||
Telefax | Erfassen Sie hier die Faxnummer. Zusätzliche Faxnummern können Sie beim Feld Telefonnummer unter den weiteren Telefonnummern (F8) mit der Telefonart "Fax" erfassen. | ||||||||||||||||||
Bankkontonummer | Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern Bankleitzahl, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer, Bankleitzahl und SWIFT/BIC ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald die Bankkontonummer und die Bankleitzahl eingegeben worden sind, wird die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."  Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion  erfasst werden.Hinweis
Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder einer Institution geändert wird: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung": Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:  Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt. Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Besonderheiten Prüfung für Ungarn  Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung. | ||||||||||||||||||
Bankleitzahl | Das Feld "Bankleitzahl" bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung. Wählen Sie mittels F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Im Dokument CRM Standarddaten lesen Sie, was dabei zu beachten ist.Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."  Weitere Bankverbindungen können mithilfe der F8-Funktion erfasst werden.Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert. Achtung!
Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → "Import Standards" importiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt. Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. | ||||||||||||||||||
IBAN | Hinterlegen Sie hier die korrekte IBAN für die Bankverbindung. Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist." Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Achtung!
Hinweis
Prüfung bei Eingabe Bei der Eingabe werden in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis: "Die Prüfziffernberechnung hat ergeben, dass die IBAN nicht korrekt ist."  Betrugsbekämpfung Um Überweisungen auf Bankkonten zu verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten oder Mitarbeiter gehören, existieren diverse Möglichkeiten zur Betrugsbekämpfung:
Besonderheiten im Paket FIBU Nähere Informationen zum Zahlungsverkehr finden Sie in unserer Dokumentation Lieferantenzahlungsverkehr. IBAN only Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden. Hat man eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden. | ||||||||||||||||||
SWIFT/BIC | Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen. Über F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden.Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der SWIFT-Code wirkt sich im Lieferantenzahlungsverkehr aus. Wenn IBAN und SWIFT beim Lieferanten gegeben sind, entscheidet das Land (SEPA oder nicht), ob die Überweisungsart EU oder Drittland vorzuschlagen ist. Drittlandszahlungen können auch mit IBAN und SEPA geführt werden. IBAN only: Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden. Handelt es sich um eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden. Weitere Informationen zum Feldverhalten:
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Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld 
-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.
Kunden-KreisNr | Hier wird der Kundenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird. Die Kunden werden unter FIBU → Stammdaten → Kontenkreise in Gruppen eingeteilt. Standardmäßig (Firma 100 Standardkontenrahmen) gibt es drei Kundenkreise. Es kann z. B. eine Unterteilung in Inland, EU und Ausland erfolgen. Welches Konto in welchen Kreis fällt, wird in den Nummernkreisen festgelegt. Welcher Kreis auf welches Sammelkonto gebucht wird, entscheiden die Hinterlegungen in den Fixkonten. Beispiel: Eine Ausgangsrechnung wird auf das Kundenkonto 200000 gebucht. Das Konto fällt in den Kreis 1. Für den Kreis 1 ist das Sammelkonto 2000 hinterlegt. Der Forderungsbetrag wird in der Saldenliste am Konto 2000 ausgewiesen. Die Kundenkreisnummer wird übersteuert, wenn im Feld "Kundensammelkonto" ein eigenes Sammelkonto für einzelne Kundenkonten hinterlegt ist.
Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung der Kunden-Kreis-Nr. eines bebuchten Kontos folgende Meldung:  | ||
Kundensammelkonto | Ein individuelles Sammelkonto kann eingegeben werden. Dieses übersteuert die Kunden-KreisNr. Dieses Feld wird nur dann benötigt, wenn man keinen eigenen Kreis anlegen möchte, weil dieses Sammelkonto z. B. nur für einen einzelnen Kunden gilt. Unter FIBU → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten werden diese individuellen Sammelkonten nach ihrer Hinterlegung auch angezeigt. Beispiel: Das Kundenkonto 250000 soll auf ein eigenes Sammelkonto 2110 abgebucht werden. Die Zuordnung der Kundenkonten zu den Sammelkonten sollte grundsätzlich über die Hinterlegung der Kundenkreisnummern erfolgen. Werden die Personenkonten nur durch die Hinterlegung von individuellen Sammelkonten zugeordnet, könnte sich der Summencheck und eventuell auch andere Programme verlangsamen. Hinweis
Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung des Kundensammelkontos eines bebuchten Kontos folgende Meldung:  Weiters wird bei der Hinterlegung eines Kundensammelkontos geprüft, ob es sich bei dem eingegebenen Konto um ein Bestandskonto handelt. Wenn nicht, wird folgende Meldung angezeigt:  | ||
Mahnkosten | Mahnkosten | ||
Mahnverbuch | Mahnverbuch 0 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht
1 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden verbucht | ||
Kundenvorschlag Gegenkonto | PEK_KUN_VORSCHLAGSKONTO
Wird hier ein Sachkonto hinterlegt, wird dieses Konto beim Buchen von Rechnungen als Gegenkonto vorgeschlagen. (Beispiel: Wenn auf das Konto 200000 gebucht wird, wird automatisch das Gegenkonto 4000 vorgeschlagen.)
Wenn Sie beim Buchen im Feld Gegenkontonummer nach Eingabe einer Kontonummer mit der rechten Maustaste "Gegenkonto als Personenkonto-Vorschlagskonto" wählen, wird das eingegebene Gegenkonto hier abgespeichert. | ||
ADL-Code | Der hier hinterlegte Wert dient als Vorschlag des ADL-Codes für die grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Wenn im Buchungsprogramm der Parameter gesetzt ist, dass eine Auslandsdienstleistungserfassung erfolgen soll, wird dieser ADL-Code in der Buchung auf dieses Konto übernommen. Dieser ADL-Code kann in der Buchung noch verändert werden. Hinweis
Werden auf einem Lieferanten Rechnungen mit verschiedenen Steuercodes gebucht, empfehlen wir den ADL-Code auf dem Sachkonto und nicht auf dem Lieferantenkonto zu hinterlegen oder direkt bei der Buchung einzugeben. Wird der ADL-Code am Lieferantenkonto hinterlegt, dann werden alle Buchungen (egal mit welchem Steuercode) von diesem Lieferanten in die ADL aufgenommen. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu den Auslandsdienstleistungen. | ||
Währung | Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen. Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Reiter "Allgemein". Die beiden Felder werden miteinander abgeglichen. Hinweis
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung. | ||
Mehr-Währungs-Kz | Grundsätzlich ist es in der NTCS Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen. Das Feld "Mehr-Währungs-Kz "hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung. Einstellungsmöglichkeit fixe Währung Das Feld Währung wird beim Buchen mit der hinterlegten Währung übersprungen und kann auch nur mit dieser Währung bebucht werden. Zwei Konten mit verschiedenen Fixierungen können somit nicht gegeneinander gebucht werden. Es erfolgt eine Meldung, dass der Währungscode des Kontos, dem Währungscode des Gegenkontos widerspricht. Wird ein Konto mit einer Währung abweichend von der Grundwährung der FIBU angelegt oder aus BMD 5.5 übernommen, wird die Währung fixiert. Konten, die bereits mit mehreren Währungen bebucht sind, können im Nachhinein NICHT auf eine Währung fixiert werden. Wird bei einer Person das Feld Währung befüttert, wird das Mehr-Währungs-Kennzeichen automatisch auf "fixe Währung" gestellt. Einstellungsmöglichkeit Mischwährung Sie werden in der Buchungszeile nach der gewünschten Währung gefragt, die bei dieser Buchung verwendet werden soll. (Der Cursor bleibt im Feld Währung stehen.) In der Konteninfo wird "gemischt" angezeigt. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird das Feld Währung mit dem Inhalt der Grundwährung in der Buchungszeile übersprungen. Es besteht aber die Möglichkeit, über das Feld "Währung" die Eingabe zu verändern. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Währung am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung. | ||
Buchungssperre | Wenn auf einem Konto eine Buchungssperre gesetzt ist, darf auf dieses Konto nicht mehr gebucht werden (z. B. wenn irrtümlich auf ein Konto gebucht wurde, diese Buchung storniert wurde und nicht mehr auf dieses Konto gebucht werden soll). | ||
EB-Kennzeichen | In diesem Feld können Einstellungen für die Eröffnungsbilanzbuchungen getroffen werden. Am Sachkonto:
Am Personenkonto:
| ||
Zessionskennzeichen | Wenn Ihre Forderungen an eine Bank zediert sind, können Sie das am Kundenkonto vermerken. Sie haben die Möglichkeit, ein Zessionskennzeichen mit dem zugehörigen Zessionstext im Suchfenster mit rechter Maustaste (REM) → "Neu" anzulegen bzw. zu hinterlegen. Dies hat Auswirkungen auf díe OP-Liste und das Kontoblatt. Exkurs automatische Befütterung Falls mehrere oder alle Kundenkonten zediert sind, besteht die Möglichkeit einer automatischen Befütterung, um das Zessionskennzeichen nicht bei jedem Kundenkonto einzeln hinterlegen zu müssen: Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten → Kunden Wählen Sie in der Überschriftenzeile REM (rechte Maustaste) → "Spalte hinzufügen" und wählen Sie das Zessionskennzeichen aus. Achten Sie darauf, dass die Spalte "Zessionskennzeichen" markiert ist (orange Markierung) und führen Sie in der Überschriftenzeile REM → "Spalte bearbeiten" aus. Mithilfe des Befehls "Spalte bearbeiten" können Werte in alle am Bildschirm sichtbaren Konten eingetragen werden. Möchten Sie diese Funktion nur für bestimmte Konten verwenden, müssten diese vorher über einen Filter/Smartfilter ausgewählt werden. Nähere Informationen zum Suchen und Filtern und automatischen Bearbeiten entnehmen Sie bitte der Dokumentation "CRM". |
Feldauswahl Kunden
Einspielvorgang
Der Aufruf des Imports erfolgt unter FIBU → Import und Export → Personenkonten importieren oder unter unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Personenkonten importieren.
Beschreibung der Importfensterfelder
Reiter Allgemein
Im Startfenster sind das Modell und die Importdatei anzugeben.
Ist auf der betreffenden FIBU noch kein Modell angelegt, wird automatisch ein allgemeines Standardmodell angelegt bzw. vorgeschlagen. Falls bereits ein fibubezogenes Modell angelegt wurde, wird dies auch automatisch vorgeschlagen.
Nach Auswahl der Importdatei wird automatisch die Vorschau der zu importierenden Daten angezeigt:
Hinweis
| Bitte kontrollieren Sie die Datei mit der Schaltfläche "Prüfung Dateistruktur"! |
Ist am Modell der Punkt "Zuordnungsdatei verwenden" aktiviert, werden die Spalten anhand der Überschriften automatisch zugeordnet. Sind im File Überschriften enthalten, die nicht in der Zuordnungsdatei aufgelistet sind, werden diese Spalten als Platzhalter markiert. Anstelle der Feldbezeichnung wird ein 
angezeigt.
angezeigt.Im unteren Teil vom Importfenster wird angezeigt, wie bestehende Konten lt. Parametereinstellung beim Import behandelt werden sollten. Diesen Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Import → Kontenanlage:
0 - Es werden alle Konten bearbeitet. 1 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche noch nicht vorhanden sind. 2 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche schon vorhanden sind (keine Neuanlagen). |
Arbeiten Sie nicht mit der Zuordnungsdatei, so können Sie über die Schaltfläche "Feldauswahl" oder in der Überschriftenzeile mit der rechten Maustaste → "Spalte hinzufügen/Spalte ausblenden" austauschen und somit die Feldauswahl manuell individuell einstellen. Alle verfügbaren Felder sind mit der rechten Maustaste auswählbar.
Hinweis
| Die in der Vorschau angezeigten Spaltenüberschriften müssen dem Inhalt und der Reihenfolge nach unbedingt 1:1 mit dem Inhalt der zu importierenden Datei übereinstimmen! Danach können Sie die Feldauswahl firmenbezogen mittels "Speichern unter" mit einem Namen versehen, welcher beim nächsten Import wieder aufgerufen werden kann. |
Konten Importmodell
Falls bei einer FIBU kein Modell gefunden wird, so wird ein allgemeines "STANDARD"-Modell angelegt und auch vorgeschlagen. Ist bereits ein Modell vorhanden, dann wird dieses auch angezeigt. Bei der Anlage eines Importmodells, welches in einer anderen Kontengruppe existiert, erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis.
Bezeichnung | In diesem Feld geben Sie ein Bezeichnung für Ihr Importmodell bekannt. | ||
Feldauswahl-Name | Mithilfe der Feldauswahl erkennt BMD, welche Felder in welcher Reihenfolge in der Importdatei übergeben werden. Die Spalten werden NICHT anhand der Überschrift des Inhalts erkannt. Die getroffene Auswahl wird unter einem wiedererkennbaren Namen abgespeichert und kann somit beim nächsten Import wieder aufgerufen werden. Damit müssen die Felder nicht jedes Mal von neuem ausgewählt werden. | ||
Importdatei | Pfad und Name der Datei die importiert werden soll. Mit F4 kann nach diesem Pfad auch gesucht werden. | ||
Erste Zeile ignorieren | Die erste Zeile in der Datei ist oftmals die Überschriftenzeile. Diese kann ignoriert (=nicht angezeigt und nicht importiert) werden, da die Spalten nicht anhand der Überschrift, sondern anhand der Feldauswahl erkannt werden. | ||
Beim variablen Import von Konten werden bestimmte Felder immer gleich benannt. Hier gibt es die Möglichkeit, mittels Zuordnungsdatei die Überschriften automatisch bestimmten Datenbankfeldern zuordnen zu lassen. Damit erkennt das Programm die Feldauswahl automatisch anhand der Überschriften in der Importdatei. Voraussetzung dafür ist, dass in der Importdatei auch die Überschriften stehen, die in der Zuordnungsdatei hinterlegt sind. Beispielsweise ist die Überschrift für die Kontonummer sehr häufig "Ktonr". Hier wurde von unserem Standard eine Zuordnungsdatei erstellt, mit der automatisch die Überschriften eingelesen werden können. Unsere Standardzuordnungsdatei wird laufend mit Bezeichnungen und Überschriften aktualisiert bzw. erweitert. Sie finden die Datei im Programmverzeichnis STANDARDS\ACCOUNT\STD\fibu_import_mapping_personenkonto.txt. Wird das Feld "Zuordnungsdatei verwenden" auf "Ja" gesetzt, wird automatisch die Standard-Zuordnungsdatei im Feld "Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei" vorgeschlagen. In den Parametern kann auch eine individuelle Zuordnungsdatei hinterlegt werden. Dann erfolgt die Zuordnung der Spalten in der Datei anhand dieser Überschriften. | |||
| Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei | In dieser Datei kann eine Zuordnung der Spalten in der Importdatei zur lokalen Feldbeschreibung hinterlegt werden. Wird ein Feld eingelesen, bei dem die Feldüberschrift mit einer der Überschriften aus der Datei übereinstimmt, wird das Feld automatisch erkannt. Damit eine Feldzuordnung durchgeführt werden kann, müssen die Überschriften in der ersten Zeile der CSV-Datei stehen, siehe Zuordnungsdatei verwenden. | ||
Datumsformat in Importdatei | Geben Sie in diesem Feld bekannt, welches Datumsformat in der Importdatei verwendet werden soll. | ||
Separator automatisch bestimmen | Hier geben Sie bekannt, ob der Separator automatisch ermittelt werden soll. | ||
Trennzeichen | Der Separator ist das Trennzeichen, durch das die Spalten in der zuvor angegebenen Datei getrennt sind. Bei z. B. einer CSV-Datei ist das der Strichpunkt (;). | ||
Texterkennungszeichen | Hier können bestimmte Sonderzeichen gefiltert werden. Wenn in der Datei der Text unter Hochkomma oder Anführungszeichen steht, kann dieses herausgefiltert werden. Es wird somit nicht importiert. Beispiel
Ist im Inhalt von Feldern ein Separator ohne Texterkennungszeichen enthalten, stimmt im betroffenen Datensatz die Anzahl der Spalten nicht mit der getroffenen Feldauswahl überein. Nach dem Import erscheint ein entsprechender Hinweis. | ||
Zeichensatz automatisch bestimmen | Definition, ob der Zeichensatz aus der Datei ermittelt werden soll. Eine CSV-Datei kann mit unterschiedlichen Zeichensätzen erstellt werden. (Das bedeutet, dass Umlaute unterschiedlich dargestellt werden.) Damit die Umlaute richtig importiert werden, kann der Zeichensatz (im Feld "Konvertierung") gewählt oder automatisch bestimmt werden. Wenn dieses Feld aktiv ist, wird der Zeichensatz automatisch aus der Datei ermittelt. Das Feld "Konvertierung" wird durch Aktivierung dieses Kennzeichens auf inaktiv gesetzt. | ||
Konvertierung | In diesem Feld wird die Konvertierung einer Datei eingestellt, sodass Umlaute und Sonderzeichen richtig importiert werden. Standardmäßig wird die Einstellung aus den Tools-Parametern vorgeschlagen (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Import/Export → Ansi → OEM). Wird zum Beispiel eine Datei aus BMD 5.5 importiert, muss die Konvertierung ANSI → OEM eingestellt sein. | ||
Zeichensatztabelle | Hier können Sie über die Dropdownliste die Zeichensatztabelle auswählen, mit der die Importdatei geschrieben wurde. Wenn diese auf einem Rechner geschrieben wurde, mit gleicher Regionseinstellung, so können Sie "automatisch" auswählen. | ||
Zahlentrenner verändern | Nur wenn das Feld "Zahlentrenner verändern" gesetzt wird, können die Felder "Dezimaltrenner" und "Tausendertrenner" bearbeitet werden. | ||
Dezimaltrenner | Trennzeichen der Dezimalstelle. Standardmäßig wird als Trennzeichen "," hinterlegt. | ||
Tausendertrenner | Trennzeichen der Tausenderstelle. Standardmäßig wird als Trennzeichen "." hinterlegt. | ||
Aktionen nach Import der Datei | Hinterlegen Sie hier, was mit der Datei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll:
| ||
Ordner in den die Datei verschoben werden soll | Wird bei Aktionen nach dem Import der Datei "Verschieben" oder "Umbenennen und Verschieben" hinterlegt, so ist es notwendig, hier einen Ordner einzutragen, in welchen die Importdatei nach erfolgreichem Import verschoben werden soll. Fehlt diese Hinterlegung, so erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis. | ||
Minus in Spalte Haben automatisch setzen | Wenn in der Datei die Beträge in der Spalte "Haben" kein Vorzeichen haben, kann es mit diesem Feld hinzugefügt werden. | ||
EB-Saldo ist im 1. Monatssaldo des WJ enthalten | Wenn das Wirtschaftsjahr z. B. im Jänner beginnt, kann in diesem Feld bekanntgegeben werden, ob die Eröffnungsbuchungen in den Jänner-Salden der Importdatei bereits enthalten sind oder nicht. Ist das Häkchen auf "Ja" gesetzt, so wird beim Import der Salden die EB vom 1. Monat des Wirtschaftsjahres herausgerechnet. |
Hinweis
| Wird für den Import ein allgemeines Modell verwendet (ohne hinterlegte Feldauswahl), dann wird automatisch geprüft, ob eine firmenbezogene Feldauswahl für den Import vorhanden ist. Wenn ja, wird diese firmenbezogene Feldauswahl automatisch vorgeschlagen bzw. angezeigt. |
Importdatei - zuletzt verwendete Datei
Beim Import von Kontenstammdaten werden die zuletzt verwendeten Dateien durch Anklicken der Schaltfläche angezeigt:
Deltaimport
Bei wiederkehrendem Import von nur leicht geänderten Dateien mit vielen Datensätzen ist diese Option zeitsparend. Es werden nur die Zeilen importiert, die sich seit dem letztmaligen Import geändert haben bzw. dazugekommen sind.
Für den Deltaimport ist es notwendig, dass das Importfile immer mit dem gleichen Dateinamen gespeichert wird.
Folgende Felder müssen dazu im Importmodell befüllt werden:
Ordner für Deltaimport | Tragen Sie hier den Ordner ein, in dem die importierte Datei für den nächsten Deltaimport aufbewahrt wird. |
Delta statt Datei importieren | Wird dieses Häkchen gesetzt, so werden nur Zeilen importiert, welche sich seit dem letzten Import geändert haben, bzw. jene, die dazugekommen sind. |
Platzhalter in der Datei
 | Nicht benötigte Spalten können über die Feldbeschreibung als Platzhalter markiert werden. Die darin enthaltenen Spalten werden nicht übernommen. |
Ist am Modell der Punkt "Zuordnungsdatei verwenden" aktiviert, werden die Spalten anhand der Überschriften automatisch zugeordnet. Sind im File Überschriften enthalten, die nicht in der Zuordnungsdatei aufgelistet sind, werden diese Spalten als Platzhalter markiert. Anstelle der Feldbezeichnung wird ein angezeigt.
angezeigt.
Durch ziehen der Spalten (Drag & Drop) kann deren Anordnung geändert werden. Über die Feldauswahl (Button "Feldbeschreibung" oder rechte Maustaste auf der Überschriftenzeile stehend) können neben der Änderung der Anordnung auch Spalten hinzugefügt, ausgeblendet oder ausgetauscht werden.
Sind Platzhalter zugeordnet, so bekommen Sie beim Import folgenden Hinweis:
Alle korrekt zugeordneten Werte werden richtig importiert.
Protokoll nach Import
Nach erfolgtem Import erhalten Sie eine Hinweismeldung über die Anzahl angelegter bzw. geänderter Konten.
Wenn beim Import von Personenkonten festgestellt wird, dass Konten nicht angelegt werden können, da eine inaktive Person mit dieser Nummer vorhanden ist, wird das ebenfalls in dieser Hinweismeldung angezeigt:
Import von Salden
Aufbau
Grundsätze
Über den Reiter Salden/Buchungen können beim Import von Personenkonten auch Salden eingespielt werden.
Salden können auch auf bereits bestehende Personen dazu importiert werden. Salden können allerdings nur in eine Buchhaltung importiert werden, wenn noch keine Buchungen in dieser FIBU vorhanden sind.
Hinweis
| Beim variablen Import von Personen können nur Salden ohne Buchungen importiert werden. Soll in dieser Buchhaltung weitergebucht werden, wird der Import von Salden nicht empfohlen. Es müssen dann unbedingt die Offenen Posten der Personenkonten importiert oder manuell eingebucht werden! Über den Import von Buchungen sind auch Saldenübernahmebuchungen möglich! |
Aufbau der Datei in Excel:
Darstellung im Editor:
Darstellung im Importfenster Reiter Salden/Buchungen:
Wird in der Feldauswahl eine Betragsspalte ausgewählt oder über die Mappingdatei erkannt, wechselt der Reiter automatisch auf Salden/Buchungen.
Am Konto sind dann die Salden ersichtlich:
Für die Erzeugung von monatlichen Salden sind die entsprechenden "Monatssaldo"-Felder erforderlich.
Für die EB-Salden ist das Feld "EB-Soll" oder "EB-Haben" erforderlich. Wird der EB-Wert importiert, ist dies nur mit einer zusätzlichen Soll-/Haben-Spalte möglich.
Für die Bilanz-Salden ist das Feld "Bilanz Saldo" notwendig.
Besondere Hinweise
Zahlungskonditionen
In der Importdatei sind meist die Felder Zahlungsziel, Skontoprozent und Skontotage enthalten.
Wenn es in BMD die Kondition bereits gibt, wird am Personenkonto die bestehende Konditionsnummer übernommen.
Wenn es im Programm die Kondition noch nicht gibt, wird diese mit der Bezeichnung "Neuanlage Import" angelegt.
Grundsätzlich wird die Kondition auf der Person gespeichert.
Gehört diese Firma jedoch zu einer Firmengruppe, gibt es mittels Parameter die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Kondition am Reiter vom Personenkonto oder am Reiter vom Kunden bzw. Lieferanten gespeichert werden sollte. Genaue Informationen finden Sie unter dem Punkt Behandlung der Konditionen beim Personenkontenimport in eine Firmengruppe.
Werden über den variablen Personenkontenimport Konditionen auf eine "nicht aktuelle FIBU" importiert, so werden die Konditionen nicht auf dem Reiter "Allgemein" sondern auf den Reiter "FIBU-Konto" importiert (obwohl keine Firmengruppe vorhanden ist).
Hinweis
| Wenn über "Personen importieren" ein KuLi neu angelegt wird, so werden die in der Datei mitgegebenen Kondition als Kunden- und Lieferantenkonditionen übernommen. |
Weiters können Konditionen auch über die Konditionsnummer importiert werden (nicht SyncID). Diese Variante wird jedoch nicht empfohlen, wenn die Konditionsnummer nicht eindeutig ist und auch mehrfach vorhanden sein kann.
Im File darf nur die Konditionsnummer und kein weiteres Zahlungsziel, Skontotage, SkontoPZ angegeben werden.
Kunden bzw. Lieferanten müssen in diesem Fall getrennt importiert werden und dürfen nicht in einem File stehen.
Behandlung der Konditionen beim Personenkontenimport in eine Firmengruppe
Für den Import von Personenkonten in eine Firmengruppe mittels CSV-Datei kann man definieren, ob die Kondition am Personenkontoreiter oder am Kunden- bzw. Lieferantenreiter importiert werden sollte.
Dafür gibt es folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM-Parameter → Kunden → Import
0 - Import Konditionen auf den Reiter "Personenkonto"
1 - Import Konditionen auf den Reiter "Kunde" bzw. "Lieferant"
Notwendige Felder für den Bankeinzug
Zusätzlich zur Kontonummer und zum Namen sind folgende Felder beim Import von Personenkonten für den Bankeinzug notwendig:
| Bankeinzug-Kz | Kennzeichen für Bankeinzug (Kundenzahlungsverkehr) 0 - Nein 1 - Ja | |||||||||||
| Mandatsdatum | Erfassen Sie hier das Datum, an dem das Mandat unterzeichnet wurde. Das Datum muss zwingend hinterlegt werden, ansonsten kann der Bankeinzug nicht durchgeführt werden. Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn 36 Monate lang kein Einzug mit diesem Mandat erfolgt ist. Soll danach wieder eingezogen werden, ist ein neues Mandat erforderlich. Beim Erstellen des Einzugsvorschlages wird aufgrund des Mandatsdatums bzw. des letzten Einzugsdatums automatisch geprüft, ob diese Frist eingehalten wurde. Ist diese abgelaufen oder das Datum liegt nach dem Einzugsdatum, wird der Einzug nicht freigegeben und der entsprechende Grund im Feld Grund für keine Freigabe angegeben. Wird das Mandatsdatum geändert oder gelöscht, dann wird automatisch das letzte Einzugsdatum gelöscht bzw. das Mandatskennzeichen (auf Erster Einzug) zurückgesetzt. | |||||||||||
| Mandatskennzeichen | Bei der Durchführung des Bankeinzugs muss die Information mitgegeben werden, ob es sich um einen ersten, weiteren oder einmaligen Einzug handelt oder ob der Einzug bereits abgelaufen ist. Jede Lastschrift hat ein vom Zahlungsempfänger vorgegebenes Fälligkeitsdatum, welches gleichzeitig das Belastungsdatum für den Zahlungspflichtigen ist. Grundsätzlich gilt, dass Lastschriften vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen einzureichen sind. Aufgrund der Bearbeitungs- und Transferzeit ist die Einreichung von SEPA Lastschriften an bestimmte Fristen gebunden. Diese Fristen sind auch abhängig davon, ob es sich um einen neuen Auftrag oder einen weiteren Einzug handelt. Aus diesem Grund ist es notwendig, die entsprechende Information hier einzutragen. Dieses Kennzeichen ist unbedingt notwendig und wird in der Datei übermittelt. Beim Erstellen der Telebankingdatei wird das Mandatskennzeichen automatisch aktualisiert. Dabei wird aus:
Ist auf dem Konto das Kennzeichen Einzug abgelaufen gesetzt, dann kann für dieses Konto kein Bankeinzug mehr erstellt werden. Beim Import Personenkonten in der FIBU stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
| |||||||||||
| IBAN | Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird. Bei der Eingabe einer IBAN wird von der IBAN die Kontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die entsprechenden Felder übernommen.
IBAN-Prüfung bei Eingabe:
Betrugsbekämpfung: In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow:
Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden: |
Notwendige Felder für KuLis
Damit ein Personenkonto als KuLi angelegt wird, sind folgende Felder beim Import von Personenkonten notwendig:
Kennzeichen, dass es sich bei dieser Person um einen Kunden handelt. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Sie können ein Personenkonto gleichzeitig als Kunde und als Lieferant definieren. Bitte setzen Sie in diesem Fall das Feld Kunde und Lieferant auf "Ja". Je nachdem, ob das Konto dann als Lieferant oder als Kunde bebucht wird, werden automatisch die zugehörigen Sammelkonten verwendet. (Werden Eingangsrechnungen gebucht, erfolgt die Sammelbuchung auf Lieferantensammelkonten, bei Ausgangsrechnungen auf Kundensammelkonten.) Bei allen Ausdrucken mit KuLis werden die Buchungen in Kunden- und Lieferantenanteil aufgeteilt. Das bedeutet, der Kundenanteil wird bei den Kundenkonten, der Lieferantenanteil bei den Lieferantenkonten berücksichtigt. Ausnahme: Auf der Auszifferungsliste werden immer alle Buchungen angedruckt. Wird beim Ausdruck der offenen Postenliste "nur KuLi" ausgewählt, wird der Saldo zusammengefasst. Beim Ausdruck der offenen Postenliste wird immer der offene Postensaldo der entsprechenden Kontogruppe berücksichtigt. Das bedeutet, bei Ausdruck der Kundenkonten wird der Kundenanteil des KuLis berücksichtigt. Der Lieferantenanteil wird dann nur zur Information angezeigt. KuLis können kein Gegenverrechnungskonto haben! Weitere Informationen zum Thema KuLi finden Sie unter KuLi - Kunden und Lieferanten. | |
| Ist Lieferant | Kennzeichen, dass es sich bei dieser Person um einen Lieferanten handelt. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Sie können ein Personenkonto gleichzeitig als Kunde und als Lieferant definieren. Bitte setzen Sie in diesem Fall das Feld Kunde und Lieferant auf "Ja". Je nachdem, ob das Konto dann als Lieferant oder als Kunde bebucht wird, werden automatisch die zugehörigen Sammelkonten verwendet. (Werden Eingangsrechnungen gebucht, erfolgt die Sammelbuchung auf Lieferantensammelkonten, bei Ausgangsrechnungen auf Kundensammelkonten.) Bei allen Ausdrucken mit KuLis werden die Buchungen in Kunden- und Lieferantenanteil aufgeteilt. Das bedeutet, der Kundenanteil wird bei den Kundenkonten, der Lieferantenanteil bei den Lieferantenkonten berücksichtigt. Ausnahme: Auf der Auszifferungsliste werden immer alle Buchungen angedruckt. Wird beim Ausdruck der offenen Postenliste "nur KuLi" ausgewählt, wird der Saldo zusammengefasst. Beim Ausdruck der offenen Postenliste wird immer der offene Postensaldo der entsprechenden Kontogruppe berücksichtigt. Das bedeutet, bei Ausdruck der Kundenkonten wird der Kundenanteil des KuLi berücksichtigt. Der Lieferantenanteil wird dann nur zur Information angezeigt. Wenn auf einem Lieferanten, welcher als KuLi definiert ist, nur Eingangsrechnungen gebucht wurden, und es ergibt sich ein Guthaben, dann erhält dieser Lieferant eine Mahnung. KuLis können kein Gegenverrechnungskonto haben! Weitere Informationen zum Thema KuLi finden Sie unter KuLi - Kunden und Lieferanten. |
Durch den Import der Felder "Kunde" und "Lieferant" wird am Personenkontenreiter automatisch das Feld Kunde und Lieferant hinterlegt.
Beispiel
 | Importdatei:  Import der Datei:  |
Personenkontokreise
Über das Feld Kunden- bzw. Lieferantenkreisnr wird der Kontenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird.
Die Kunden werden unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Kontenkreise in Gruppen eingeteilt. Standardmäßig (Firma 100 Standardkontenrahmen) gibt es drei Kundenkreise - es kann z. B. eine Unterteilung in Inland, EU und Ausland erfolgen.
Welches Konto in welchen Kreis fällt, wird in den Nummernkreisen festgelegt. Welcher Kreis auf welches Sammelkonto gebucht wird, entscheiden die Hinterlegungen in den Fixkonten. Kann kein passender Kontokreis bzw. Nummernkreis ermittelt werden, so erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis in den Protokollen.
Hinweis
| Die Kunden- bzw. Lieferantenkreisnummer muss NICHT in der Importdatei mitgeschickt werden, sondern wird automatisch ermittelt! |
Werden Kunden und Lieferanten in einer gemeinsamen Datei importiert, dann kann der Kontenkreis bzw. das Sammelkonto in einer eigenen Spalte übergeben werden. In diesem Feld können sowohl Kunden- als auch Lieferantenkreise bzw. Sammelkonten erfasst werden. Anhand der Personennummer wird dann erkannt, ob es sich um ein Kunden- bzw. Lieferantensammelkonto handelt.
Die Sammelkonten können auch getrennt in den Feldern "Lief.-Sammelkonto" oder "Kundensammelkonto" übergeben werden.
Bankverbindung
Für ein Personenkonto können mehrere Bankverbindungen bestehen.
Möchten Sie für ein Personenkonto mehrere Bankverbindungen importieren, geben Sie bitte in der Importdatei mehrere Zeilen mit derselben Personenkontonummer und unterschiedlichen Bankverbindungen bekannt.
Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden→ Allgemeine Einstellungen → Import → Import Bankverbindung Kunde bzw. Lieferant kann eingestellt werden, ob eine bestehende Bankverbindung auf einem Personenkonto überschrieben oder nach der Bankverbindung gesucht und, falls die importierte Bankverbindung abweichend ist, diese neu angelegt werden soll.
Unter FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Allgemeine Einstellungen → Import → IBAN automatisch generieren kann eingestellt werden, ob die IBAN automatisch aus der bekanntgegebenen Bankleitzahl und Bankkontonummer generiert werden soll.
Achtung!
 | Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass nicht für jede IBAN eine Bankverbindung generiert werden kann. Es wird für jedes Land geprüft, ob Länge und die Prüfziffer übereinstimmen. D. h. die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. In diesem Zusammenhang weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen überprüft werden soll. BMD kann keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist! |
Bankeinzug
Wird ein Kunde importiert, bei dem Bankeinzüge durchgeführt werden, müssen folgende Felder importiert werden:
| Bankeinzug | 1 - Ja |
| Mahnsperre | 4 - Bankeinzug |
Die Mahnsperre muss mitübergeben werden, damit keine Mahnung für diesen Kunden ausgedruckt wird.
Weitere Adressen
Für ein Personenkonto können mehrere Adressen (Hauptadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse,...) bestehen.
Beim Import in die Buchhaltung kann nur die Hauptadresse importiert werden. Die in der Datei bekanntgegebene Straße, Postleitzahl und der Ort werden automatisch als Hauptadresse übernommen.
Weitere Adressen können im CRM importiert werden.
Vertreter
Möchten Sie Vertreter zu Personenkonten importieren, müssen diese unter CRM → Stammdaten → Mitarbeiter angelegt sein.
Wenn keine Vertreterabrechnung benötigt wird sondern nur Auswertungen (z. B. Mahnvorschlagslisten, offene Postenlisten,...) nach Vertretern sortiert werden sollen, können die Vertreter auch in ein Freifeld importiert werden.
ISO-Code
Beim Import von Personenkonten wird der ISO-Code folgendermaßen ermittelt:
- Ist eine Landnummer vorhanden, wird der Wert der Landnummer herangezogen.
- Gibt es keine Landnummer, wird diese aus dem ISOCODE (bzw. ISOCODEA3 als Rückfallsebene) ermittelt.
Ansprechperson
Ansprechpersonen können derzeit nicht importiert werden.
Kontonotiz
Notizen können derzeit nicht importiert werden.
Fixer Satzaufbau
Der Import von Personenkonten über eine Datei mit fixem Satzaufbau wurde früher in der FIBU 5.5 verwendet und sollte grundsätzlich auch in der BMD NTCS funktionieren. Details dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation PR08B.
Wir empfehlen dringend, für den Import von Personenkonten den variablen Satzaufbau zu verwenden!
Aufbau
Grundsätze
In dieser Datei müssen alle Felder lt. Beschreibung befüllt werden. Jeder Position in einer Datenzeile kommt eine Bedeutung zu (die Kontonummer steht beispielsweise an den Stellen 1-9).
Darstellung im Editor:
Mit der Erfassungsdatei können Sie Konten unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Import Stamerf 5.5 einspielen.
Nach dem Import unter Stammdaten → Konten:
Es werden nur die beiden Dateitypen mit 1000 und 660 Zeichen unterstützt.
Hinweis
| Der Import beim fixen Satzaufbau kann zwar schneller sein, es ist jedoch schwierig, die Importdatei manuell zu bearbeiten, da alle Felder übergeben werden müssen, auch wenn manche nicht benötigt werden. (Diese sind dann entweder leer oder müssen mit Nullen aufgefüllt werden, je nachdem, ob es sich um ein alphanumerisches oder ein numerisches Feld handelt.) |
Beispiel fixe Importdatei für Personenkonten
Fixer Satzaufbau
Einspielvorgang
Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export→ Import Stamerf BMD 5.5 können Personenkonten aus einer Datei mit einem fixen Satzaufbau importiert werden.
| Firma | Firmennummer |
FIBU | Im Feld "FIBU" geben Sie das Buchhaltungsjahr bekannt, in das die Konten importiert werden sollen. |
Dateiname | Unter "Dateiname" werden Pfad und Name der zu importierenden Datei entweder manuell eingegeben oder gesucht. |
Konvertierung | Die Konvertierung ermöglicht den richtigen Import von Umlauten und Sonderzeichen. Standardmäßig wird die Einstellung aus den Tools-Parametern vorgeschlagen (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Import/Export → Ansi → Oem). |
Aktionen nach Import der Datei | Hinterlegen Sie hier, was mit der Datei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll. |
Ordner, in den die Datei verschoben werden soll | Tragen Sie hier den Ordner ein, in den die Importdatei nach erfolgreichem Import verschoben werden soll. Dieser Ordner für die Dateisicherung kann mit der Funktion F4 gesucht bzw. ausgewählt werden. |
Hinweis
 | Wird eine Datei ohne Kontenkreise importiert, so wird standardmäßig der Kontenkreis 1 verwendet. Die Ermittlung der Kontenkreise wird nicht anhand der Kontengrenzen durchgeführt. |
Zusätzliche Parametereinstellungen
Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Extras → Allgemeine Einstellungen für Konten → Import sind einige zusätzliche Einstellungen möglich:
0 - Es werden alle Konten bearbeitet. 1 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche noch nicht vorhanden sind. 2 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche schon vorhanden sind (keine Neuanlagen). | |
Beim Import von Konten (Sach- und Personenkonten, variabel oder Stamerf) wird die Kontenverteilung berücksichtigt (0 = Nein; 1 = Ja). Einstellungen für die Kontenverteilung siehe Parametereinstellungen in der Kontenverteilung. | |
0 - Nein, IBAN wird nicht generiert. 1 - Ja, IBAN wird aufgrund der BLZ u. Bankkonto-Nr automatisch generiert. Damit eine IBAN generiert werden kann, muss im Import-File die Landnummer übergeben werden. Achtung! Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist. | |
Einstellung, ob die UID-Nummer beim Import auf Richtigkeit geprüft werden soll. Siehe Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern. 0 - Nein 1 - Ja, nur bei Neuanlage 2 - Ja, bei Neuanlage und Änderung Die Einstellung gilt für den Import von Dateien mit variablem und fixem Satzaufbau. Der Kontenimport zählt in diesem Zusammenhang nicht zu den Massenprüfungen (über Stapel oder Prüfung der gesamten Kontenliste). Der Import dauert etwas länger, wenn die UID-Nummern überprüft werden. Stufe 2-Prüfung: Die Prüfung der UID-Nummer Stufe 2-Verfahren entspricht einem qualifizierten Bestätigungsverfahren. Der Unterschied zur Stufe 1-Prüfung besteht darin, dass zusätzlich zur Gültigkeit der UID-Nummer auch noch der Bezug zu Name und Anschrift der jeweiligen Person beim Prüfservice abgefragt wird. | |
Einstellung, ob die UID-Nummer beim Import auf Richtigkeit geprüft werden soll. Siehe Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern. 0 - Nein 1 - Ja, nur bei Neuanlage 2 - Ja, bei Neuanlage und Änderung Die Einstellung gilt für den Import von Dateien mit variablem und fixem Satzaufbau. Der Kontenimport zählt in diesem Zusammenhang nicht zu den Massenprüfungen (über Stapel oder Prüfung der gesamten Kontenliste). Der Import dauert etwas länger, wenn die UID-Nummern überprüft werden. Stufe 2-Prüfung: Die Prüfung der UID-Nummer Stufe 2-Verfahren entspricht einem qualifizierten Bestätigungsverfahren. Der Unterschied zur Stufe 1-Prüfung besteht darin, dass zusätzlich zur Gültigkeit der UID-Nummer auch noch der Bezug zu Name und Anschrift der jeweiligen Person beim Prüfservice abgefragt wird. | |
Durch Angabe dieser Datei kann beim Personenkontenimport eine Zuordnung der Spalten in der Importdatei zu der lokalen Feldbeschreibung hinterlegt werden. Diese Datei wird im Modell als Vorschlag verwendet, wenn das Häkchen bei "Zuordnungsdatei verwenden" gesetzt wird. Ist hier keine Zuordnungsdatei (Mappingdatei) hinterlegt, so wird diese aus dem Standardverzeichnis verwendet. | |
0 - Alle Stammdaten: Alle Stammdaten der Kundenkonten werden mit den Informationen aus der Stammdatendatei überschrieben, auch wenn ein Wert in der Datei leer ist (ausgenommen Bankverbindung, gilt nur für den fixen Satzaufbau, hier muss ein Wert <> Leer übergeben werden, sonst wird die Bankverbindung nicht überschrieben). 1 - Stammdaten mit Wert: Es werden nur jene Stammdaten vom Erfassungsfile in die Buchhaltung übernommen, die einen Wert beinhalten (<> Null). Bei bestehenden Konten werden demnach vorhandene Felder nicht überschrieben, wenn im File kein Wert übergeben wird. Wenn z. B. Fremdwährungscodes nur in der Buchhaltung und nicht im Fremdsystem gewartet werden, werden diese Daten beim Import der Stammdaten nicht gelöscht. Diese Einstellung gilt sowohl für den variablen als auch für den fixen Satzaufbau. Bitte beachten Sie dabei auch den Parameter im CRM (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Import → Import Bankverbindung Kunde). Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, wie eine Bankverbindung beim Import behandelt werden sollte. | |
0 - Alle Stammdaten: Alle Stammdaten der Lieferantenkonten werden mit den Informationen aus der Stammdatendatei überschrieben, auch wenn ein Wert in der Datei leer ist (ausgenommen Bankverbindung, gilt nur für den fixen Satzaufbau, hier muss ein Wert <> Leer übergeben werden, sonst wird die Bankverbindung nicht überschrieben). 1 - Stammdaten mit Wert: Es werden nur jene Stammdaten vom Erfassungsfile in die Buchhaltung übernommen, die einen Wert beinhalten (<> null). Bei bestehenden Konten werden demnach vorhandene Felder nicht überschrieben, wenn im File kein Wert übergeben wird. Wenn z. B. Fremdwährungscodes nur in der Buchhaltung und nicht im Fremdsystem gewartet werden, werden diese Daten beim Import der Stammdaten nicht gelöscht. Diese Einstellung gilt sowohl für den variablen als auch für den fixen Satzaufbau. Bitte beachten Sie dabei auch den Parameter im CRM (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Import → Import Bankverbindung Lieferant). Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, wie eine Bankverbindung beim Import behandelt werden sollte. | |
Beim Import von Personenkonten wird das Datensatzprotokoll bei "Neuanlagen" und "Änderungen" geschrieben. Mit dieser Einstellung kann das Datensatzprotokoll aktiviert bzw. deaktiviert werden. 0 - Ja 1 - Nein |
Im CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Import → Import Bankverbindung Kunde bzw. Lieferant kann eingestellt werden, ob die bestehende Bankverbindung am Personenkonto überschrieben werden soll.
Der Parameter bezieht sich auf das Verhalten bei CSV-Importen von Bankverbindungen (z. B. Personen importieren sowie auch variabler Kontenimport in der FIBU) sowie beim Import aus PR01.
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Der Parameter bezieht sich auf das Verhalten bei CSV-Importen von Bankverbindungen (z. B. Personen importieren sowie auch variabler Kontenimport in der FIBU) sowie beim Import aus PR01.
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