Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.
Inhalt
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Kontonummern von bereits bestehenden Konten zu ändern.
Die Sachkonten können auch in den hinterlegten Vorjahren auf die neuen Kontonummern mitumgestellt werden. Damit können z. B. auch weiterhin Auswertungen mit Vorjahresvergleichen ausgedruckt werden.
Kunden und Lieferanten werden immer in allen Buchhaltungen der jeweiligen Firma umgestellt. Ebenfalls umgestellt werden die Anbu-, Bilanz- und Kore-Daten, sowie auch die Gliederungen (Konten zuordnen) bei Sachkonten. Jedoch nicht umgestellt werden die Sachkonten in der Warenwirtschaft, im LOHN und in der LEA. Informationen zur Kontenumstellung in Verbindung mit weiteren Paketen entnehmen Sie bitte dem Punkt
Umstellung, wenn andere Pakete im Einsatz sind.
Hinweis | Bitte beachten Sie, dass mit dieser Funktion im Journal bei jeder einzelnen Buchung die Kontonummer ausgetauscht wird. Sichern Sie daher vorher Ihre Buchhaltungsdaten und ggf. auch die Vorjahre. Die Beschreibung zur Sicherung einer Buchhaltung finden Sie im Dokument Import/Export. Werden auch Personenkontonummern umgestellt, reicht diese Art der Sicherung allerdings nicht. Die Personen werden auch im CRM, in der WWS und der ILV verwendet. Hier ist eine Sicherung der ganzen Datenbank notwendig! |
Für die Kontenumstellung kontrollieren bzw. hinterlegen Sie folgende Parameter:
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenumstellung → Allgemein → Konten bei Umstellung zusammenfassen
| Gibt an, ob beim Umstellen von Sachkonten diese zusammengefasst werden können. Wird die Kontenumstellung mit KORE durchgeführt, so greift dieser Parameter auch auf die KORE-Konten. 0 - Nein: Konten werden nicht zusammengefasst. Ist bei mehreren Konten dasselbe Umstellungskonto hinterlegt oder soll auf ein bereits bestehendes Konto umgestellt werden, erscheint eine Fehlermeldung. Die Konten dürfen bei der Umstellung noch nicht vorhanden sein. Weiters dürfen aus technischen Gründen keine 10-stelligen Konten vorhanden sein. 1 - Ja: Konten werden zusammengefasst.
Werden Konten im Zuge einer Kontenumstellung zusammengefasst, so beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass auch diese Änderungen beim Steuerberater durchgeführt werden müssen! |
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Import
| 0 - Es werden alle Konten bearbeitet. 1 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche noch nicht vorhanden sind. 2 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche schon vorhanden sind (keine Neuanlagen). |
Folgende Vorbereitungen müssen im Zuge einer Kontenumstellung getroffen werden:
Sie haben die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Konten umzuspielen. Sollen mehrere Konten gleichzeitig umgespielt werden, müssen die neuen Kontonummern am Kontostamm (FIBU → Stammdaten → Konten) im Feld
Umstellungskontonummer hinterlegt werden. Auf den Personenkonten finden Sie dieses Feld am FIBU-Reiter.
Importieren Sie die Umstellungskonten über die Funktion "Import Sachkonten variabel".
Sollen Vorjahre mitumgestellt werden, müssen auch die Vorjahre (z. B. in der FIBU 2022 das Vorjahr 2021, in der FIBU 2021 das Vorjahr 2020,...) in den FIBU-Stammdaten hinterlegt sein. Ansonsten erscheint nach der Eingabe der Vorjahre im Umstellungsfenster folgende Meldung:
Bitte beachten Sie dabei, dass Personen jahresübergreifend gültig sind.
Die Personen werden auch im CRM, in der WWS und der ILV verwendet.
Nach erfolgter Umstellung kontrollieren Sie im Anschluss die Steuer- und Fixkonten. Diese sollten im Zuge der Kontenumstellung angepasst werden.
Der Einstieg erfolgt im Paket FIBU unter FIBU → Stammdaten → Konten.
In der Kontenliste finden Sie unter den Funktionen zwei Möglichkeiten, die Konten zu ändern:
Mit dieser Funktion können Sie einzelne Konten (Sach- oder Personenkonten) umspielen.

Von Konto-Nr | Geben Sie hier das Konto an, das geändert werden soll. |
Auf Konto-Nr | Geben Sie hier die künftige Kontonummer bekannt. Falls diese Kontonummer bereits existiert, erscheint standardmäßig eine Fehlermeldung. Möchten Sie auf ein bereits vorhandenes Sachkonto umstellen, muss der dazugehörige Parameter "Konten bei Umstellung zusammenfassen" auf "Ja" gestellt werden. Personenkonten können nicht auf bereits existierende Konten umgestellt werden. |
Anzahl Vorjahre | Soll ein Sachkonto auch in den hinterlegten Vorjahres-Buchhaltungen umgespielt werden, geben Sie hier an, wie viele Vorjahre mit umgestellt werden sollen. Ein Personenkonto wird in allen Finanzbuchhaltungen umgestellt. |
KORE umstellen | In diesem Feld kann definiert werden, ob auch die Konten in der hinterlegten Kostenrechnung umgespielt werden sollen. Es ist nur aktiv, wenn bei der Finanzbuchhaltung eine Kostenrechnung hinterlegt ist. Auch die angegebenen Vorjahre werden in der Kostenrechnung umgestellt. Werden in der Kostenrechnung Auswertungen mit Vorjahren benötigt, sind zwingend auch alle benötigten Vorjahre mit umzuspielen! Nach der Umstellung ist keine erneute Übernahme/Umlage nötig. |
Standard-Firma | Im Zuge der Kontenumstellung können Felder von Konten vom Standardkontenrahmen oder von einer anderen Buchhaltung übernommen werden (z. B. die Kontenbezeichnung). Geben Sie hier die Firmennummer bekannt, von der übernommen werden soll (der BMD Standardkontenrahmen trägt die Firmennummer 100). Wird kein Standardkontenrahmen und keine Feldbeschreibung angegeben, erfolgt keine Übernahme von Feldern. Bei Konten, die nicht im Standardkontenrahmen gefunden werden, werden die Werte vom vorhergehenden Konto - soweit dies die gleiche Kontoklasse besitzt - übernommen. |
Standard-FIBU | Geben Sie hier die FIBU bekannt, von der übernommen werden soll (der 4-stellige BMD Standardkontenrahmen trägt die FIBU-Nummer 2200/01). |
| Hier können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollen. Einen kurzen Ablauf zur Umstellung mit Feldauswahl finden Sie als eigenen Punkt in dieser Dokumentation. |
Hinweis | Ist für das umzustellende Konto kein passender Kontenkreis vorhanden, so wird ein dementsprechender Hinweis ausgegeben. |
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mehrere Konten umzuspielen. Bitte treffen Sie vor dem Start der Funktion die nötigen
Vorbereitungen.Zusätzlich ist es möglich, Sachkonten zusammenzuspielen. Voraussetzung dafür ist das Setzen des dazugehörigen
Parameters.

Kontogruppe | Wählen Sie hier, ob Sachkonten, Kunden oder Lieferanten umgestellt werden. |
Von/Bis Konto-Nr | In diesen beiden Eingabefeldern wählen Sie den Kontobereich aus, der umgestellt werden soll. Wenn kein Konto eingetragen wird, werden alle Konten der ausgewählten Kontengruppe umgestellt. |
Anzahl Vorjahre | Sollen die Konten auch in den hinterlegten Vorjahres-Buchhaltungen umgespielt werden, geben Sie hier an, wie viele Vorjahre mitumgestellt werden sollen.
Hinweis | Das gilt nur für Sachkonten. Personenkonten werden immer in allen FIBUs einer Firma umgespielt. |
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KORE umstellen | In diesem Feld kann definiert werden, ob auch die Konten in der hinterlegten Kostenrechnung umgespielt werden sollen. Es ist nur aktiv, wenn bei der Finanzbuchhaltung eine Kostenrechnung hinterlegt ist. Auch die angegebenen Vorjahre werden in der Kostenrechnung umgestellt. Nach der Umstellung ist keine erneute Übernahme/Umlage nötig. |
Standard-Firma | Im Zuge der Kontenumstellung können Felder von Konten vom Standardkontenrahmen oder von einer anderen Buchhaltung übernommen werden. Geben Sie hier die Firmennummer bekannt, von der übernommen werden soll (der BMD Standardkontenrahmen trägt die Firmennummer 100). Wird kein Standardkontenrahmen und keine Feldbeschreibung angegeben, erfolgt keine Übernahme von Feldern. Bei Konten, die nicht im Standardkontenrahmen gefunden werden, werden die Werte vom vorhergehenden Konto - soweit dies die gleiche Kontoklasse besitzt - übernommen. |
Standard-FIBU | Geben Sie hier die FIBU bekannt, von der übernommen werden soll. |
| Hier können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollen. Einen kurzen Ablauf zur Umstellung mit Feldauswahl finden Sie als eigenen Punkt in dieser Dokumentation. |
Das Programm führt vor der Umstellung eine Prüfung durch, ob die Umstellung grundsätzlich möglich ist.
Zusätzlich wird bei der Kontenumstellung geprüft, ob die Funktion bereits von einem Benutzer gestartet wurde. Sobald ein weiterer Benutzer die Funktion startet, kommt eine Hinweismeldung, dass die Funktion bereits ausgeführt wird und das Programm nicht erneut ausgeführt werden kann.
Sind Überprüfung und Umstellung in Ordnung, erscheint folgender Hinweis:
Nach der erfolgreichen Kontenumstellung wird ein Umstellungsprotokoll (eine Auflistung der alten und dazugehörigen neuen Kontonummern) gedruckt.
Sind Überprüfung oder Umstellung nicht in Ordnung, erscheint diese Hinweismeldung:
Wenn die Prüfung nicht erfolgreich ist, wird kein Konto umgestellt und die Probleme werden in einer Logdatei aufgelistet.
Bei Sachkonten ist dies die FIBU_ERRLOG_UMSTSACH_Firmennr_Fibunr.LOG, bei Personenkonten die FIBU_ERRLOG_UMSTPERS_Firmennr_Fibunr.LOG.
Bei neuerlichem Start der Kontenumstellung werden vorhandene Logdateien wieder gelöscht.
Personenkonten können in der FIBU nicht zusammengespielt werden. Das bedeutet, dass ein Umstellungskonto nur einmal hinterlegt sein darf. Ist ein Umstellungskonto mehrfach hinterlegt, werden Sie in der Logdatei darauf hingewiesen. Bitte informieren Sie sich dazu auch unter dem Thema "Umstellen bzw. Zusammenspielen von Personen" im CRM.
Ist der Parameter nicht gesetzt, ein Umstellungskonto ist aber mehrfach hinterlegt, werden Sie mit folgender Meldung darauf hingewiesen:
Hinweis | In Spezialfällen kann es vorkommen, dass die Prüfung zwar erfolgreich verläuft, aber trotzdem nicht alle Konten umgestellt werden können (z. B. wenn zum Zeitpunkt der Umstellung ein anderer User den Datensatz sperrt, indem er das betreffende Konto mit F6 bearbeitet). In diesem Fall wird bis zur betreffenden Kontonummer umgestellt, alle Konten ab dem gesperrten Konto aber nicht.
Stellen Sie aus diesem Grund bitte sicher, dass während der Umstellung keine Konten bearbeitet werden!
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Sind nach der Umstellung Ihnen unbekannte 10-stellige Kontonummern mit 1 beginnend vorhanden, hat die Umstellung nicht geklappt. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an
fibu@bmd.at oder an unseren NTCS FIBU Support.
Nachdem die Kontenumstellung erfolgreich durchgeführt wurde, muss der richtige Kontenrahmen in den FIBU-Stammdaten hinterlegt werden:
Sobald der richtige Kontenrahmen im FIBU-Stamm hinterlegt wurde, müssen die Fix- und Steuerkonten aus dem Kontenrahmen übernommen werden:
Fixkonten
Steuerkonten
Bei der Sachkontenumstellung mit mehreren Vorjahren wird die Referenzierung immer vom aktuellen Jahr verwendet. Ist ein Konto im aktuellen Jahr nicht vorhanden, so muss das Umstellungskonto im betreffenden Vorjahr hinterlegt werden.
Soll im laufenden Jahr und im Vorjahr eine Umstellung mit unterschiedlichen Konten durchgeführt werden, muss die Umstellung für jedes Jahr einzeln durchgeführt werden.
Es besteht bei der Kontenumstellung im Feld "Feldauswahl" die Möglichkeit, bestimmte Felder aus dem hinterlegten Standard zu übernehmen. Diese Funktion ist sowohl bei dem Punkt "einzelnes Konto umspielen" als auch "mehrere Konten umspielen" möglich.
Wird kein Standardkontenrahmen und keine Feldbeschreibung angegeben, erfolgt keine Übernahme von Feldern.
Bei Konten, die nicht im Standardkontenrahmen gefunden werden, werden die Werte vom vorhergehenden Konto - soweit dies die gleiche Kontoklasse besitzt - übernommen.
Möchten Sie zum Beispiel aus dem Kontenrahmen die Bezeichnung übernehmen, so hinterlegen Sie den Kontenrahmen im Feld "Standardfirma" und geben in der Feldauswahl eine Bezeichnung ein:
Danach können Sie über die Suche mit der Funktion

F4 das Feld auswählen, welches aus dem Kontenrahmen übernommen werden soll:
Nach der Umstellung erhalten Sie ein Protokoll, bei welchem die Änderung angeführt wird:
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Buchhaltungen auf z. B. einen neuen Kontenrahmen umzustellen. Dazu hinterlegen Sie am Kontenrahmen Ihre
Umstellungskonten, wie bereits in den
Vorbereitungen angeführt wurde.
Unter FIBU → Konten → Funktionen → Umstellungskonten übernehmen haben Sie dann die Möglichkeit, alle Umstellungskonten aus dem Kontenrahmen zu übernehmen.
| Firma | Wählen Sie hier den Kontenrahmen bzw. die Firma aus, aus welcher die Umstellungskonten übernommen werden sollten. |
| FIBU | Wählen Sie hier die FIBU aus, aus welcher die Umstellungskonten übernommen werden sollten. |
Nachdem die Umstellungskonten auf die einzelnen FIBUs übernommen wurden, können diese dann in den einzelnen FIBUs nachbearbeitet werden.
Die Umstellung der Buchhaltung auf die neuen Umstellungskonten erfolgt wie unter
Mehrere Konten umspielen beschrieben wurde.
Es besteht die Möglichkeit, Sachkonten um eine beliebige Anzahl von Stellen erhöhen zu lassen (z. B. wird das Konto 4000 um 1 Stellen erhöht, so wird aus dieser Kontonummer 40000).
Diese Funktion kann unter den Extras sowohl über "einzelnes Konto umspielen" als auch über "mehrere Konten umspielen" gestartet werden.
Wird diese Funktion aufgerufen, können die gewünschte Stellenanzahl, die zu berücksichtigenden Vorjahre und falls eine KORE vorhanden ist, auch die KORE umgestellt werden.
Gibt es für eine KORE mehrere FIBUs, so müssen alle zugeordneten FIBUs auch umgestellt, und der Parameter für das Zusammenspielen der Konten auf "Ja" gestellt werden.
Nach erfolgreicher Umstellung wird ein Protokoll mit den umgestellten Kontonummern ausgegeben:
Eine Umstellung auf 10-stellige Sachkonten, wenn bereits 10-stellige Sachkonten vorhanden sind, ist nur mit Einschränkungen möglich:
- Die Konten müssen eindeutig sein (das Konto darf noch nicht vorhanden sein).
- Eine Zusammenfassung ist nicht möglich.
- Eine verkettete Umstellung ist nicht möglich (Konto auf neue Kontonummer und diese neue Kontonummer wiederum auf eine neue Kontonummer).
Die Umstellung der Sachkontonummern ist im Zuge der erstmaligen Jahresübernahme möglich. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation der Jahresübernahme unter
Umstellung der Kontonummer.
Werden Personen oder Sachkonten auf eine andere Nummer umgestellt oder zusammengespielt, wird nicht automatisch zu Finmatics synchronisiert. Nach der Umstellung müssen die Geschäftspartner bzw. die Sachkonten in Finmatics manuell gelöscht und der Finmatics-Abgleich muss neu gestartet werden. Die Buchungen müssen ebenfalls beim Abgleich zu Finmatics neu übertragen werden.
Werden nur einzelne Personen oder Sachkonten umgestellt oder zusammengespielt, ist es sinnvoll, nur die betroffenen Geschäftspartner bzw. Sachkonten in Finmatics zu löschen und dann den Finmatics-Abgleich durchzuführen.
Wird eine Kontenumstellung der Sach- oder Personenkonten durchgeführt, so wird geprüft, ob die betroffenen Konten in einer bereits
archivierten FIBU vorhanden sind. Ist das der Fall, dann wird die Umstellung auch in der Archivdatenbank durchgeführt.
Wird eine Kontenumstellung in der FIBU vorgenommen und es ist eine Warenwirtschaft vorhanden, so empfehlen wir Ihnen eine Kontenumstellung mittels Termin vorzunehmen. Für diese Umstellung sind einige Punkte zu beachten:
- Die Kontentabelle wird nicht mit umgestellt. Diese muss manuell angepasst werden.
- Vor der Kontenumstellung müssen alle offenen Aufträge aus der WWS in die FIBU verbucht werden. Zum Erfassungszeitpunkt eines Auftrags wird das Konto aus der Kontentabelle übernommen - somit steht hier noch das "alte" Konto am Auftrag. Werden Aufträge mit "alten" Konten in die FIBU verbucht, so erhalten Sie einen Fehler, dass das Konto nicht gefunden werden kann. Dazu muss für bestehende Aufträge ein Parameter zur Ermittlung der neuen Konten hinterlegt werden (Warenwirtschaft → Einstellungen → WWS Parameter → 12-Verspeicherung → 3-Neuermittlung bei der Rechnung → Erlöskonto: JA)
- Ein Storno der bisherigen WWS-Aufträge ist nicht möglich, da in der WWS auf den Aufträgen noch die ursprüngliche Kontonummer steht. Auch hier wird der Parameter (Warenwirtschaft → Einstellungen → WWS Parameter → 12-Verspeicherung → 3-Neuermittlung bei der Rechnung → Erlöskonto: JA) benötigt.
- Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass zwar bei Teil-/SR-Automatik die Stornos in der FIBU erzeugt werden, aber dazu muss die Originalrechnung im Vorjahr entsprechend umgestellt sein und es darf nicht das "alte" Konto auf der Rechnung hinterlegt sein.
- Haben Sie eine Registrierkasse in Verwendung, so sollte die Umstellung außerhalb der Betriebszeiten durchgeführt werden.
- Sind Makros vorhanden, die sich auf spezifische Konten beziehen, so müssen diese auch angepasst werden.
Wird eine Kontenumstellung in der FIBU vorgenommen und es ist eine Anlagenbuchhaltung im Einsatz, so empfehlen wir Ihnen, eine Kontenumstellung mittels Termin vorzunehmen. Auch für diese Umstellung sind einige Punkte zu beachten:
- Wenn bereits Anlagegüter erfasst wurden, ist es nicht empfehlenswert, Konten aus der Klasse "0" zusammenzuspielen. In diesem Fall empfehlen wir, Umbuchungen durchzuführen und die "alten" Konten auslaufen zu lassen.
- Zusätzlich ist es entscheidend, ob das Vorjahr bereits bilanziert wurde oder nicht. Wird nur das aktuelle Jahr auf die neuen Konten umgestellt, erhalten die Anlagegüter eine neue Zuordnung zum Konto. Werden dann im Vorjahr noch Zugänge und Abgänge erfasst, stimmt das mit dem aktuellen Jahr nicht mehr überein. Daher müssen Zu- bzw. Abgänge manuell erfasst werden.
- Ob das Vorjahr mitumgestellt wird, ist zusätzlich auch von der Rechtsform abhängig. Zum Beispiel ist eine GmbH verpflichtet, bei der Bilanz auch das Vorjahr offenzulegen.
Um für den Datenaustausch mit dem Steuerberater Probleme mit Konten zu vermeiden, muss auch der Steuerberater die Kontenumstellung mit gleich vielen Jahren durchführen. Deshalb empfiehlt es sich, sobald die Umstellungskonten beim Klienten hinterlegt sind, einen Export der FIBU an den Steuerberater zu schicken.
Werden in der FIBU Konten umgestellt, können durch das Feld "KORE umstellen" auch die Konten in der Kostenrechnung mitumgestellt werden.
Dieses Feld wird standardmäßig gesetzt, sobald eine KORE vorhanden ist. Sind mehrere FIBUs einer KORE zugeordnet, muss dieses Häkchen manuell gesetzt werden.
Die Kontentabelle in der Lohnverrechnung muss manuell umgestellt werden.
Im Rahmen der Kontenumstellung wird zunächst jedes umzustellende Konto auf ein 10-stelliges Konto umgespielt. Anschließend erfolgt die eigentliche Umstellung auf das neue Zielkonto.
Nach Abschluss der Umstellung kann es im Fehlerprotokoll eine Meldung geben, die besagt, dass ein oder mehrere Konten nicht umgestellt werden konnten:
Für dieses Konto aus dem Fehlerprotokoll besteht die Möglichkeit, es wieder auf das ursprüngliche Konto zurückzusetzen.
Diese Funktion finden Sie nur dann, wenn es sich um eine fehlerhafte Kontenumstellung handelt, unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten → Funktionen → Konten umspielen → 10-stellige Konten rückstellen.
FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenumstellung → Allgemein → Konten bei Umstellung zusammenfassen:
| Gibt an, ob beim Umstellen von Sachkonten diese zusammengefasst werden können. Wird die Kontenumstellung mit KORE durchgeführt, so greift dieser Parameter auch auf die KORE-Konten. 0 - Nein: Konten werden nicht zusammengefasst. Ist bei mehreren Konten dasselbe Umstellungskonto hinterlegt oder soll auf ein bereits bestehendes Konto umgestellt werden, erscheint eine Fehlermeldung. Die Konten dürfen bei der Umstellung noch nicht vorhanden sein. Weiters dürfen aus technischen Gründen keine 10-stelligen Konten vorhanden sein. 1 - Ja: Konten werden zusammengefasst.
Werden Konten im Zuge einer Kontenumstellung zusammengefasst, so beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass auch diese Änderungen beim Steuerberater durchgeführt werden müssen! |