Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

 CRM und DMS → Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen

 

Hinweis 

Mit den Hilfsprogrammen können versierte Benutzerinnen und Benutzer Korrekturen bei den Personennummern bzw. Stammdaten durchführen. Achten Sie gegebenenfalls durch entsprechende Berechtigungen/Sperren darauf, dass diese Aktionen auch wirklich nur von Mitarbeitenden ausgeführt werden können, die sich auch der Auswirkungen bewusst sind!

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

In diesem Bereich sind folgende Umstellungen über die Eingabemaske möglich:

Um eine Umstellung zu starten, befüllen Sie folgende Felder und klicken Sie auf "Umstellung starten".

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

 

Kunde/Lieferant

Umstellung starten

Startet die Umstellung entsprechend den Eingaben in der Eingabemaske.

 

Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten zu paketspezifischen Daten.

Das Hilfsprogramm analysiert die CSV-Datei zu Beginn und prüft sie auf vorhandene Kreuzbezüge. Kreuzbezüge kommen vor allem dann vor, wenn im Rahmen eines FIBU-Imports die Personennummern zwischen Quell- und Zielsystem nicht übereinstimmen und von NTCS automatisch eine CSV-Datei zur Angleichung erstellt wird.

Beispiel 

Person 200000 soll auf 210000 umgestellt werden. Die Personennummer 210000 ist aber ebenfalls belegt und soll weiter hinten mit der gleichen CSV-Datei auf 220000 umgestellt werden.

 

Werden Kreuzbezüge festgestellt, wird für die betroffenen Personen im Hintergrund eine Zwischenumstellung durchgeführt und die Kreuzbezüge so automatisch aufgelöst. Ausgehend von obigem Beispiel wird Personennummer 200000 z. B. zuerst auf Nummer 999000000 umgestellt. Anschließend erfolgt die Umstellung von Nummer 210000 auf 220000. Dadurch ist die Nummer 210000 frei und der Kreuzbezug kann durch eine Umstellung von Nummer 999000000 auf 210000 aufgelöst werden.

Hinweis 

Im Anschluss an jede Personenumstellung erhalten Sie eine Zusammenfassung über die Anzahl der umgestellten Personen. In dieser Meldung werden auch die automatischen Zwischenumstellungen zum Auflösen der Kreuzbezüge mitgezählt. Es kann also sein, dass die Anzahl der gezählten Umstellungen höher ist, als die Anzahl in Ihrer CSV-Datei. Sollte die genannte Anzahl für Sie nicht nachvollziehbar sein, können Sie jede Umstellung im KUNDENUMST.LOG kontrollieren.

Beim Umstellen von Personenarten wird auch geprüft, ob eine Berechtigung zur Neuanlage bei der Ziel-Personenart besteht.

Beispiel 

Fehlt die Berechtigung zur Neuanlage eines Kunden, so darf über das Hilfsprogramm auch kein neuer Kunde aus einem Interessenten erzeugt werden. Dies äußert sich dadurch, dass die Combo-Box-Ausprägung, für die keine Berechtigung besteht, nicht sichtbar ist.

Hinweise und Meldungen werden im "KUNDENUMST.LOG" protokolliert.

In diesem Bereich sind folgende Umstellungen über die Eingabemaske möglich: Diverse Person auf Kunde, Interessent, Lieferant, Möglicher Lieferant, Diverse Person.

 

Um eine Umstellung zu starten, befüllen Sie folgende Felder und klicken Sie auf "Umstellung starten".

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

  

Es besteht neben der Verwendung der Umstellmaske die Möglichkeit, eine Umstellung via CSV-Datei durchzuführen.

Das kann z. B. interessant sein, wenn eine größere Menge von Daten auf einmal umgestellt werden soll.

Folgende CSV-Umstellungen stehen Ihnen in diesem Fenster im Bereich "Kunde/Lieferant" über die Menüleiste zur Verfügung:

 

Achtung! 

Eine Nummernkreisüberprüfung findet bei der CSV-Umstellung nicht statt. Es müssen in der CSV-Datei die richtigen Nummern enthalten sein!

Nach der Umstellung wird in einer Meldung angezeigt, ob die Datensätze bzw. wie viele Datensätze korrekt umgestellt worden sind.

Es werden alle Datensätze umgestellt, welche sich in der verwendeten CSV-Datei befinden. Eine Überschriftenzeile ist in der CSV-Datei nicht notwendig.

Eine Umstellung auf eine Nummer, die bereits bei dieser Personenart existiert, kann nicht durchgeführt werden.

Die Tabelle muss folgenden Aufbau haben:

VonFirmenNr; VonPersonenNr; AufFirmenNr; AufPersonenNr; Umstellungskennzeichen; Personenkennzeichen

0 = umstellen

1 = zusammenspielen

Personenkennzeichen (auf dieses Kennzeichen wird die Von-Person umgestellt):

1 = Kunde

2 = Lieferant

3 = Interessent

4 = Möglicher Lieferant

Umstellungskennzeichen und Personenkennzeichen müssen als Ziffer in der CSV-Datei enthalten sein!

Hinweis 

Mit CSV-Umstellung ist auch eine Umstellung von Kunden auf Lieferanten möglich. Dabei erfolgt eine Prüfung durch die FIBU. Ist die gewünschte Änderung nicht zulässig, wird eine Umstellung unterbunden. Fehlgeschlagene Umstellungen sind im Protokoll ersichtlich.

Hinweis 

Eine CSV-Umstellung eines Interessenten auf eine diverse Person ist zur Zeit nicht möglich und funktioniert nur über die Umstellmaske.

 

Die Tabelle muss folgenden Aufbau haben:

Die Tabelle muss folgenden Aufbau haben:

1 = zusammenspielen

Jede andere Zahl in dieser Spalte = umstellen

Umstellungskennzeichen müssen als Ziffer in der CSV-Datei enthalten sein!

Die Tabelle muss folgenden Aufbau haben:

Die Tabelle muss folgenden Aufbau haben:

Achtung! 

Diese Funktionen ändern nur die Personen-Nummer in NTCS - die BMD 5.5 Daten müssen separat behandelt werden!