Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Diverse Personen

Diverse Personen sind eine Möglichkeit, um Personendaten von Personen zu führen, die weder Kunden/Interessenten, Lieferanten, noch Mitarbeiter sind. Sie sind spezielle Personen mit der Personenart "DI" und werden über Personenkennzeichen eingeteilt bzw. funktionalen Rollen zugeordnet.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

In den Einstiegsfeldern kann eingestellt werden, für welche Firmen oder Firmengruppen Sie die Diversen Personen ansehen oder bearbeiten möchten. Die Eingabe "Personen-Kennz." bewirkt, dass nur Diverse Personen dieses Personenkennzeichens angezeigt werden und eine neue Diverse Person automatisch mit diesem Personenkennzeichen angelegt wird.

Beachten Sie dazu folgenden Parameter: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

Start Diverse Personen

Hinterlegen Sie hier ein Personenkennzeichen, mit dem das Fenster "Diverse Personen" (Stammdaten → Personen → Diverse Personen) standardmäßig gestartet werden soll. Wenn Sie "0" eingeben, wird das Fenster mit allen Personenkennzeichen gestartet.

Diverse Personen

Die Liste der Diversen Personen zeigt alle Diversen Personen entsprechend den Filtereinstellungen und Einstiegsfeldern.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Kontrolle


Edikte	Starten Sie hier eine Insolvenzprüfung für die markierte Person. Das Programm startet im NTCS Browser die Ediktsdatenbank des Justizministeriums und sucht dort nach der Firmenbuchnummer der Person.
Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren	Starten Sie hier die Funktion UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Bei der Stufe 2-Prüfung wird überprüft, ob die bei den Finanzbehörden aufliegenden Daten zu dieser UID-Nummer den Daten im Personenstamm entsprechen.

Compass


Firmenorganigramm	Das Firmenorganigramm zeigt das geschäftliche Umfeld eines Unternehmens in Form von Eigentumsverhältnissen und Beteiligungen. Es werden komfortable Funktionen geboten, um die Firmen in die eigenen Stammdaten zu übernehmen bzw. um bezüglich der enthaltenen Unternehmen weitere Recherchen anzustellen.
Firmenorganigramm mit Firmensuche	Über das Firmenorganigramm mit Firmensuche ist es möglich, per Eingabe einer Firmenbuchnummer ein Organigramm zu laden oder über "F4" die Compass-Firmensuche zu öffnen. Sie müssen die Personendaten zuvor nicht in NTCS anlegen.
Insolvenzmeldungen	Die täglichen Insolvenzmeldungen werden mit den eigenen Personenstammdaten verglichen. Die Insolvenzprüfung kann manuell oder über Stapel gestartet werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Insolvenzmeldungen.
Scheinunternehmen	Vergleicht die Liste der Scheinunternehmen des Bundesministeriums für Finanzen mit den eigenen Personenstammdaten. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Scheinunternehmen bzw. in der Hilfe zum Fenster.
Bilanzen	Die beim Firmenbuch hinterlegte Bilanz eines Unternehmens kann als PDF-Dokument geladen werden. Zu diesem Zweck wird eine Übersicht aller vorhandenen Bilanzen gelistet, die einzeln abgerufen werden können. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Bilanzen.
Urkundenliste	Startet die Urkundenliste zum gewählten Datensatz. In der Urkundenliste können Sie sämtliche elektronischen Urkunden, die in der Firmenbuchdatenbank der Republik zu diesem Unternehmen verfügbar sind, abfragen.
Firmenreport	Der PDF-Report enthält alle relevanten Daten eines Unternehmens oder einer Person in übersichtlicher Form. Der Report kann für Firmen, Gewerbe, Vereine und Personen abgerufen werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Firmenreport.
Firmenbuchauszug	Fragen Sie hier einen kostenpflichtigen Firmenbuchauszug ab.
Grundbuchauszug	Hier gelangen Sie in den Online-Bereich für Compass-Grundbuchauszüge der HF Data GmbH.

BvD


Firmenorganigramm	Öffnet das Firmenorganigramm, wenn die Person bereits einmal über die Firmensuche abgefragt wurde, und somit eine BvD-ID besitzt.
Firmenreport	Öffnet den Firmenreport, wenn die Person bereits einmal über die Firmensuche abgefragt wurde, und somit eine BvD-ID besitzt.
Monitoring	Setzt das Kennzeichen zur Aktivierung des Monitoring. Dieses wird verwendet, um die Personenstammdaten in einem gewissen Zeitintervall automatisch zu aktualisieren.

Weitere Stammdaten


Fremdschlüssel	Fremdschlüssel: Verwalten Sie Schlüssel/IDs, die die Person in Fremdprogrammen besitzt.

Checklisten


Checkliste öffnen	Öffnet die aus den Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind der Person mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht.
Checklistenfortschritt	Zeigt den Forschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind der Person mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in der der Fortschritt sichtbar ist.
Checkliste entfernen	Löscht sämtliche der Person zugeordneten Checklisten. Sollten Sie nur einzelne entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
Checkliste Übersicht	Zeigt alle der Person zugeordneten Checklisten.

Funktionen

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur aktive Personen angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur inaktive Personen angezeigt.
Alle anzeigen	In der Liste der Personen werden aktive und inaktive Personen angezeigt.

Drucken
Ausdruck Etiketten	Öffnet einen Dialog zum Ausdruck von Etiketten. Hier können für alle in der Liste enthaltenen Personen Etiketten gedruckt werden.

Extras
Anrufen	Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten der Diversen Person.
E-Mail senden	Öffnet das E-Mail-Programm und übergibt die E-Mail-Adresse der Person in eine neue E-Mail.
Adresslisten Standardbrief	Zeigt die Adresslisten an, in denen die Diverse Person derzeit enthalten ist, und ermöglicht es, die Diverse Person zu weiteren Adresslisten hinzuzufügen. Nähere Informationen siehe Standardbrief und Standardbrief kurz und bündig.
VCard erstellen/mailen	Erstellt aus den Daten des markierten Kunden eine VCard (vcf-Datei) und bringt einen Dialog mit der Möglichkeit, diese VCard sofort per Mail an jemanden zu senden, an einem beliebigen Ort zu speichern oder mittels QR-Code an Ihr Smartphone zu übergeben.
Routenplaner	Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wählen Sie zwischen: Adresse der Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist bzw. unter welcher er sein Dienstverhältnis hat. Adresse der Filiale, falls am Stamm des Mitarbeiters eine Filiale hinterlegt ist. Hauptadresse und alle weiteren Adressen des Mitarbeiters. Es wird jeweils jener Mitarbeiter herangezogen, der mit dem verwendeten Benutzer verknüpft ist. Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen: Hauptadresse und allen weiteren Adressen der betreffenden Person.
Anonymisieren	Mit dieser Funktion starten Sie die Anonymisierung/Löschung der markierten Person entsprechend den Einstellungen in den Personalien DSGVO. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
Kontaktpersonen	Zeigt die Kontaktpersonen für die markierte Diverse Person an und ermöglicht die Eingabe bzw. Zuordnung weiterer Kontaktpersonen zur Diversen Person. Weitere Informationen siehe Kontaktpersonen.
Personengruppen	Öffnet das Fenster zum Erstellen von Personengruppen. Damit können Diverse Personen (oder andere Personen) in beliebige Gruppenstrukturen gegliedert werden. Diese Personengruppen können für Suchroutinen und für die Gliederung von Personen in Auswertungen verwendet werden. Nähere Informationen siehe Verwaltung Gruppenordner.
Übersicht Personengruppen	Öffnet ein Fenster mit allen für die gerade markierte Diverse Person definierten Personengruppen und ermöglicht dort die Zuordnung dieser Person für jede Personengruppe. Siehe auch die Funktion Verwaltung Gruppenordner.
Umstellen auf Kunde/Lief./Interessent	Ruft das Programm zum Umstellen einer Diversen Person auf. Näheres siehe Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.

Hintergrundinformationen

DMS Standardperson: Sollte für Archivierungen im Hintergrund im DMS keine Person ermittelt werden können und im Feld "Standardperson" am Archiv auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine Diverse Person angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen "DMS Standardperson" und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt. Detailinfomationen finden Sie in der Feldhilfe des Feldes Standardperson vom Archivstamm.

Kalte Adressen als Diverse Person: Wenn Sie Personendaten für Marketingzwecke strategisch einsetzen möchten, empfehlen wir Ihnen, sogenannte "kalte Adressen" als Diverse Personen zu führen, diese dann als "Chancen" mittels Hilfsprogramm Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen in Interessenten umzuwandeln und dann, wenn sie tatsächlich Kunden sind, wieder mit diesem Hilfsprogramm von einem Interessenten in einen Kunden umzuwandeln.

Sollten Sie diese Anbahnung vertiefender betreiben wollen, informieren Sie sich über unser Modul Leadmanagement.

Firmenübergreifende Personensuche: Bei der Anlage einer Diversen Person kann in der Neuanlagemaske (F5) im Fenstermenü unter Extras → Suchen und einfügen (Strg + F) eine firmenübergreifende Personensuche gestartet werden. Es kann damit geprüft werden, ob die Person bereits unter einer anderen Firma (auch außerhalb der Firmengruppe) geführt wird. Ist dies der Fall, können deren Daten auf die neu zu erstellende Person dupliziert werden. Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie zuvor die Firmennummer und Personennummer der zu erstellenden Person bestätigt haben! Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster.

V-Card importieren: Bei der Anlage von Kunden, Lieferanten, Diversen Personen und Kontaktpersonen kann in der Neuanlagemaske (F5) im Fenstermenü unter Extras → "VCard importieren" eine elektronische Visitenkarte (Vcard) importiert werden. Es öffnet sich ein Fenster zur Dateisuche, in dem Sie die entsprechende vcf-Datei auswählen können. Anschließend werden die Daten aus der VCard ermittelt und in den Eingabefeldern vorgeschlagen. Folgende Felder werden (wenn in der VCard vorhanden) als Vorschlag übernommen:

Name
Vorname
Titel/Anrede
Beruf
Geschlecht
Straße
Land
Postleitzahl
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Homepage

Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie zuvor die Firmennummer und Personennummer der zu erstellenden Person bestätigt haben!

Feldauswahl Diverse Person: Standardfelder

Feldauswahl Diverse Personen: Alle Felder

Gruppen

Erstellen Sie innerhalb dieser Personenart Personengruppen nach beliebigen Kriterien.

Combobox	In der Combobox wählen Sie den gewünschten Baum aus. Jeder Baum muss zuvor in der Gruppenverwaltung erstellt werden.
Baum	In diesem Bereich werden die Gruppen des in der Combobox ausgewählten Baums angezeigt.

Folgende Funktionen stehen im Fenstermenü zur Verfügung:

Personengruppen
Personenzuordnung	Öffnet das Fenster Personengruppenzuordnung, um der Gruppe Personen zuzuordnen. Diese Funktion steht nur bei Bäumen mit dem Baumtyp "Manuelle Personenzuordnung" zur Verfügung.

Funktionen
Letzte Auswahl merken	Wird diese Funktion aktiviert, wird benutzerbezogen je Baum der zuletzt gewählte Knoten beim Verlassen des Programms oder beim Umschalten auf einen anderen Baum gespeichert. Beim Öffnen des Programms wird der Standardbaum weiterhin wie bisher selektiert und zusätzlich der zuletzt gewählte Knoten aktiviert. Beim Umschalten auf einen anderen Baum wird dessen zuletzt gewählter Knoten aktiviert.

Ansicht
Direkte Gruppenzuordnung	Steuert, ob nur die direkt der Gruppe zugeordneten Personen angezeigt werden sollen oder auch die der darunterliegenden Ordner. Diese Funktion ist nur bei Bäumen mit dem Baumtyp "Manuelle Personenzuordnung" anwendbar.

Weitere Informationen zur Verwendung von Personengruppen finden Sie unter Verwaltung Personengruppen-Bäume, Verwaltung Gruppenordner und Verwendung Personengruppenbaum in Personenfenstern.

Details

Im Bereich "Details" werden bestimmte Daten zur selektierten Person kompakt dargestellt.

Kontaktpersonen

Im Bereich "Kontaktpersonen" werden die Kontaktpersonen zur selektierten Person angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Kunden/Lieferanten
Neu	Öffnet den Dialog zur Neuanlage einer Kontaktperson. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Bezug zu einer Zugehörigkeit hergestellt werden kann. In der Liste der Kontaktpersonen muss dafür das Einstiegsfeld befüllt sein. Bitte beachten Sie die Hinweise unter Anlage/Zuordnung von Kontaktpersonen.
Löschen	Löscht die jeweils selektierte Kontaktzuordnung. Bitte beachten Sie die Hinweise unter Ausscheiden und Löschen von Kontaktpersonen.
Kontakt zuordnen	Öffnet den Dialog zum Zuordnen von Kontakten. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Bezug zu einer Zugehörigkeit hergestellt werden kann. In der Liste der Kontaktpersonen muss dafür das Einstiegsfeld befüllt sein.

Funktionen
Als Hauptzuordnung markieren	Markiert den aktuellen Datensatz als Hauptzuordnung. Damit wird DIESE Zuordnung der Kontaktperson zu seiner Hauptzuordnung und eine allfällige andere Hauptzuordnung wird entfernt. Die Spalte "HZ" erhält ein grünes Häkchen .

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur aktive Personen angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur inaktive Personen angezeigt.
Alle anzeigen	In der Liste der Personen werden aktive und inaktive Personen angezeigt.

Drucken
Ausdruck Etiketten	Öffnet einen Dialog zum Ausdruck von Etiketten. Hier können für alle in der Liste enthaltenen Personen Etiketten gedruckt werden.

Extras
Anrufen	Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten der Kontaktperson.
E-Mail senden	Öffnet eine leere E-Mail mit der E-Mail-Adresse der Kontaktperson.
Adresslisten Standardbrief	Öffnet einen Dialog, in dem links alle Adresslisten angezeigt werden und rechts alle Adresslisten, in denen die Kontaktperson mit der markierten Zuordnung bereits enthalten ist. In der Folge kann dieser Kontakt weiteren Adresslisten hinzugefügt oder aus Adresslisten entfernt werden. Diese Funktionen sind abhängig von: Datenbesitzergruppen-Berechtigungen am Kunden, auf der Kontaktperson und auf der Adressatenliste Parametereinstellungen in den Allgemeinen CRM Parametern → Kunden → Adressatenliste Nähere Informationen siehe Standardbrief kurz und bündig.
VCard erstellen/mailen	Erstellt aus den Daten des markierten Kunden eine VCard (VCF-Datei). Es erscheint ein Dialog mit der Möglichkeit, diese VCard sofort per Mail an jemanden zu senden, an einem beliebigen Ort zu speichern oder mittels QR-Code an Ihr Smart-Phone zu übergeben.
Routenplaner	Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wählen Sie zwischen: Adresse der Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist bzw. unter welcher er sein Dienstverhältnis hat. Adresse der Filiale, falls am Stamm des Mitarbeiters eine Filiale hinterlegt ist. Hauptadresse und allen weiteren Adressen des Mitarbeiters. Es wird jeweils jener Mitarbeiter herangezogen, der mit dem verwendeten Benutzer verknüpft ist. Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen: Hauptadresse und allen weiteren Adressen der betreffenden Person.
Anonymisieren	Mit dieser Funktion starten Sie die Anonymisierung/Löschung der markierten Person entsprechend den Einstellungen in den Personalien DSGVO. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
Neue E-Mail Archivierungsregel	Öffnet das Fenster zum Hinzufügen einer neuen Regel für die automatische kundenspezifische Archivierung von E-Mails. Nähere Informationen siehe Outlook Automatische E-Mail-Archivierung.
WWS-Adressen verbergen/anzeigen	Mit dieser Funktion können Kontaktzuordnungen mit den WWS Personenkennzeichen 102, 103, 104, 105, 109 ein- bzw. ausgeblendet werden.
An WIADOK übertragen	Mit dieser Funktion können Sie Personenstammdaten an den WIADOK-Publisher übertragen. Details und Voraussetzungen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation zu WIADOK. Diese Funktion ist ausschließlich für das Kanzleimanagement in Deutschland vorgesehen.

Feldauswahl Kontaktperson: Standardfelder

Feldauswahl Kontaktperson: Alle Felder

Weitere Informationen zu Kontaktpersonen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktpersonen.

Telefonnummern

In diesem Bereich werden alle Telefonnummern der Diversen Person angezeigt.

Weitere Informationen zu Telefonnummern lesen Sie unter Verwaltung Telefonnummern.

E-Mail-Adressen

In diesem Bereich werden alle E-Mail-Adressen der Diversen Person angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

E-Mail-Adressen
E-Mail senden	Starten Sie hier die Erstellung einer E-Mail. Die markierte E-Mail-Adresse wird als Adressat an die E-Mail übergeben.

Weitere Informationen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Bankverbindungen

In diesem Bereich werden alle Bankverbindungen der Diversen Person angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Standardbrief

Diese Funktion steht nur bei Bankverbindungen von Kunden, Lieferanten, Interessenten, möglichen Lieferanten und Diversen Personen zur Verfügung! Damit wird der Standardbrief direkt aus der Liste der Bankverbindungen gestartet. Die markierte Bankverbindung wird dabei automatisch in das Feld "Bankverbindung" der Adressatenliste übergeben. Eine dort eingetragene Bankverbindung wird im Standardbrief bei den Feldern des Ordners "Bank", sowie bei den Bankfeldern der Person, anstatt der Hauptbankverbindung verwendet.

Hauptbankverbindung umstellen

Hier können Sie eine andere Bankverbindung zur Hauptbankverbindung machen.

Wenn die Funktion inaktiv ist, können folgende Ursachen vorliegen:

Sie haben eine Bankverbindung selektiert, die bereits die Hauptbankverbindung ist.
Sie haben nicht die erforderlichen Berechtigungen z. B. zum Bearbeiten der Person/Institution/Firma, Firmenberechtigungen, Datenbesitzergruppen.

Hinweis

Am Firmenstamm können Bankverbindungen nur dann umgestellt werden, wenn es sich nicht um eine Mandantenfirma handelt. Wenn Sie die Hauptbankverbindung auf einer Mandantenfirma wechseln möchten, verwenden Sie bitte die entsprechende Funktion im Kundenstamm. Durch das Update von Person auf Firma wird die geänderte Bankverbindung automatisch auf den Stamm der zugehörigen Mandantenfirma upgedatet.

Funktionen

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	Zeigt alle aktiven Bankverbindungen der Person an.
Nur inaktive Daten anzeigen	Zeigt alle inaktiven Bankverbindungen der Person an.
Alle Daten anzeigen	Zeigt alle aktiven und inaktiven Bankverbindungen der Person an.

Weitere Informationen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Bankverbindungen.

Siehe auch:

Personenverwaltung: Überblick über die Personenarten

Firmenübergreifende Personensuche

Kunden

Lieferanten

FAQ: Wann verwende ich Institutionen, wann Diverse Personen bzw. wie unterscheide ich im täglichen Arbeiten?