Kontaktpersonen

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

 CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen

 

Kontaktpersonen sind natürliche Personen, die anderen Personen oder Institutionen über ein Personenkennzeichen zugeordnet sind. Eine Kontaktperson existiert nie für sich alleine sondern hat immer eine Zugehörigkeit, z. B. zu einem Kunden, und dient dort als direkte Ansprechperson, an die Sie sich wenden können.

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Geben Sie die Person oder Institution ein, deren Kontaktpersonen in der Liste angezeigt werden sollen. Entsprechend Ihrer Eingabe wird automatisch der richtige Reiter geöffnet. Ist das Feld leer, werden alle Kontaktpersonen angezeigt. Wenn Sie das Fenster in Bezug auf eine Zugehörigkeit öffnen (z. B. Strg + K in der Kundenliste), wird das Feld automatisch befüllt und ist für die manuelle Bearbeitung gesperrt.

In diesem Bereich werden alle Personen angezeigt, die als Kontaktperson angelegt wurden, oder mit der Funktion "Kontakt zuordnen" als Kontakt zugeordnet wurden. Die Anzeige erfolgt je Zuordnung, d. h., wenn eine Person mehrfach als Kontakt zugeordnet ist, wird sie in der Liste auch mehrfach angezeigt. Im Standard werden nur aktive Kontaktpersonen angezeigt. Wenn Sie auch inaktive Kontaktpersonen sehen möchten (Personen mit Kontaktende), können Sie die Anzeige über den Menüpunkt Ansicht umschalten. Inaktive Personen werden dann, wie im Screenshot, hellgrau dargestellt.

Mit den Reitern über der Personenliste können Sie zwischen den Kontaktpersonen von Kunden/Lieferanten bzw. Institutionen wechseln.

Bei Kontaktpersonen kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:

In der späteren Anwendung besteht zwischen diesen beiden Arten kein Unterschied. Vermeiden Sie daher, wenn möglich, die mehrfache Anlage von Personenstammdaten!

Es empfiehlt sich, dass es sich bei einer Kontaktperson immer um eine natürliche Person handelt, da sie bei der Zugehörigkeit als direkte Ansprechperson dient, an die Sie sich wenden können.

Bei der Anlage einer neuen Kontaktperson sollten Sie zuerst über die Funktion "Kontakt zuordnen" prüfen, ob die benötigte Person bereits in der Datenbank existiert. Starten Sie die Funktion und öffnen Sie anschließend beim Feld "Kontakt" mit F4 die Personensuche. In diesem Fenster können Sie in allen Personen Ihrer Firma/Firmengruppe nach der Person suchen. Achten Sie darauf, auch inaktive Kontaktpersonen zu prüfen. Wenn Sie die gewünschte Person hier finden, können Sie sie gleich zuordnen.

Befüllen Sie nach Bedarf die restlichen Felder und speichern Sie die Zuordnung mit "OK".

Die Person existiert somit nur einmal mit ihren primären Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Anrede ...). Die Daten der Kontaktzuordnung (Personenkennzeichen, Durchwahl ...) können jedoch für jede Zuordnung abweichend hinterlegt werden.

Hinweis 

Zuordnung von inaktiven Kontaktpersonen: Sofern es sich bei der zugeordneten Kontaktperson um eine inaktive Person der Personenart "KO" handelt, wird die Person durch das neuerliche Zuordnen automatisch wieder auf "aktiv" gesetzt

Einen Überblick über die verfügbaren Felder bei einer Kontaktzuordnung finden Sie unter folgendem Link:

Sollten Sie die Person über diesen Weg nicht finden, bzw. wenn Sie sich sicher sind, dass die Person noch nicht angelegt wurde, können Sie mit F5 eine Neuanlage starten. Um eine redundante Stammdatenführung zu vermeiden, findet an dieser Stelle eine automatische Prüfung statt, ob die Kontaktperson bei dieser Zuordnung bereits existiert. Es werden die Felder "Name", "Vorname", "Geschlecht" und "Geburtsdatum" vergleichen. Werden Daten gefunden, werden Sie mit folgender Meldung gewarnt.

Kontaktpersonen, die Sie nicht mehr benötigen, sollten nicht gelöscht werden. Wir empfehlen, in diesem Fall auf der Kontaktzuordnung das Feld "Kontaktende" zu befüllen.

Wenn Sie eine Kontaktperson dennoch löschen möchten, kann es sein, dass Sie dabei folgende Meldung erhalten:

In diesem Fall ist ein Löschen der Kontaktperson nicht mehr möglich! Ursache: Eine Kontaktperson kann am Kundenstamm im Feld "Ansprechpartner" als Hauptansprechpartner hinterlegt werden. Wenn für den Kunden in der LEA fakturiert wird, während die entsprechende Kontaktperson als Ansprechpartner hinterlegt war, besteht die Möglichkeit, dass diese Kontaktperson automatisch für die zugehörigen WWS Auftragspositionen ermittelt und hinterlegt wird. Die Ermittlung des Ansprechpartners erfolgt dann, wenn im Honorarnotenformular die Felder für die Ermittlung von Kontaktpersonendaten gesetzt sind und im LEA Parameter Personenkennzeichen Kontaktperson kein Personenkennzeichen hinterlegt ist und auch auf der Honorarposition keine spezielle Kontaktperson ausgewählt wird. Das Entfernen dieser Daten ist nicht möglich, Sie können die Kontaktperson dann nur mehr auf "inaktiv" setzen, aber nicht mehr löschen.

Bei der Anlage von Kunden, Lieferanten, Diversen Personen und Kontaktpersonen kann in der Neuanlagemaske (F5) im gelben Menü unter Extras → "VCard importieren" eine elektronische Visitenkarte (Vcard) importiert werden. Es öffnet sich ein Fenster zur Dateisuche, in dem Sie die entsprechende vcf-Datei auswählen können. Anschließend werden die Daten aus der VCard ermittelt und in den Eingabefeldern vorgeschlagen. Folgende Felder werden (wenn in der VCard vorhanden) als Vorschlag übernommen:

Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie zuvor die Firmennummer und Personennummer der zu erstellenden Person bestätigt haben!