Outlook: Automatische E-Mail-Archivierung
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und RollenÜbersicht
Um die E-Mails eines Kunden, Lieferanten, Diverser Person und weiterer Personenarten automatisch archivieren zu können, müssen dafür Regeln hinterlegt werden. In diesen Regeln wird festgelegt, welche E-Mails mit welchen Beschlagwortungsdaten automatisch über die Schnittstelle "bmddocs.dok" importiert werden sollen.
Folgende Felder stehen Ihnen für die automatische E-Mail-Archivierung zur Verfügung:Aktiv | Hier können Sie eine Regel ein- oder ausschalten. Das Feld muss aktiviert sein, damit die Regel greift. |
Regelname | Ein eindeutiger Regelname erleichtert die Administration. |
E-Mail-Adresse | Im Feld "E-Mail-Adresse" ist einzutragen, welche Adresse in der Mail vorhanden sein muss, damit archiviert wird (es werden auch CC und BCC Adressen gefunden!). Dabei kann man die E-Mail-Adresse an sich, den Namen der E-Mail-Adresse oder aber einen Teil der Adresse mit %xxx% eingeben. Wird nichts eingegeben, so werden alle Adressen akzeptiert. Bei mehreren zutreffenden Regeln wird jene verwendet, die als erstes gefunden wird. |
Adressart | Im Feld "Adressart" ist einzutragen, an welcher Stelle diese Adresse in der E-Mail stehen muss, damit archiviert wird. |
Windows-User-ID | Die Regel gilt nur für den im Feld "Windows User-ID" eingetragenen Benutzer. Wird nichts angegeben, dann gilt die Regel für alle Benutzer. Mit F8 öffnet sich hier eine Anzeige aller NTCS-Benutzer, die allerdings nur als Orientierung dient (da NTCS und Windows Benutzer nicht zwingend identisch sind). |
Archiv-Nr. | Archiv, in das die eingehende E-Mail archiviert wird. Zum Beispiel "1". |
Kategorie | Kategorie des Archivs, in das die eingehende E-Mail archiviert wird. Geben Sie hier die Archivkategorie ein. |
KundenNr | Auswahl des Kunden, für den diese Regel gelten soll. |
Sachbearbeiter | Auswahl des Sachbearbeiters, für den E-Mails archiviert werden sollen. |
Projektnummer | Auswahl des Projekts, zu dem archiviert werden soll. |
Kennzeichen | Normale Regel - Archivieren: E-Mails, die die gesetzten Einstellungen besitzen, sollen archiviert werden. Ausnahmeregel - nicht archivieren: E-Mails, die die gesetzten Einstellungen besitzen, werden nicht archiviert. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Parameter in INI-Datei speichern | Diese Funktion muss nach jeder Änderung der Regeln ausgeführt werden. Dadurch werden die Regeln in die BMD.ini verspeichert und können somit vom Programm angewendet werden. |
 Mailadresse prüfen | Durchforscht alle Regeln (inklusive Spezialregel) nach der eingegebenen E-Mail-Adresse und zeigt alle Regeln für die E-Mail-Adresse in Form einer Logdatei. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung auf "Ja" gestellt ist. |
| Spezialregel speichern | Erzeugt für alle im System angelegten E-Mail-Adressen eine Regel. Berücksichtigt werden alle Personenarten, die unter einer Firma, die mit "ist eigene Firma" gekennzeichnet ist, angelegt worden sind. Für die Regel werden Firma und Person aus den zugehörigen Parametern unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung herangezogen. Die so erstellten Regeln scheinen nicht im Fenster "Automatische E-Mail-Archivierung" auf, sondern werden in einer Spezialdatei abgespeichert. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn der Parameter unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung → "Spezialregel für Kundenerkennung aktivieren" auf "Ja" gestellt ist. |
