Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen
Jeder Benutzer benötigt ein Login, um sich in BMD NTCS anzumelden. Dieses Login kann sichtbar sein oder im Hintergrund automatisch über Single Login erfolgen. Hinter jedem Login steckt im NTCS ein Benutzer, welcher Mitglied in zumindest einer Berechtigungsgruppe ist. Jeder Benutzer kann Mitglied in einer oder mehreren Berechtigungsgruppen sein.
Jeder Berechtigungsgruppe wiederum sind verschiedene einzelne Funktionsberechtigungen zugeordnet, z. B. Kunden ansehen, Kunden bearbeiten, Dokumente ansehen etc. Datenbesitzergruppen stellen die Möglichkeit dar, Berechtigungen nicht nur auf Funktionsebene, sondern auch auf Datenebene zu definieren. Dadurch können z. B. bestimmte Kunden, Mitarbeiter, Archive, Dokumentenkategorien, Berechtigungen für Mitarbeiterdaten etc. nur für die Mitglieder einer bestimmen Datenbesitzergruppe bearbeitbar oder auch ansehbar sein.
Die Rechte der einzelnen Gruppen werden additiv gehandhabt. Das bedeutet, wenn ein Benutzer in zwei Berechtigungsgruppen zugeordnet ist und eine hat ein spezielles Funktionsrecht aktiviert, die andere hat dieses nicht, so darf der Benutzer die Funktion ausführen.
Änderungen in der Berechtigungszuordnung wirken immer auf alle Mitglieder, die dieser Gruppe zugeordnet sind, nachdem sich diese erneut mit ihrem Benutzer einloggen.
Änderungen in der Berechtigungszuordnung wirken immer auf alle Mitglieder, die dieser Gruppe zugeordnet sind, nachdem sich diese erneut mit ihrem Benutzer einloggen.
Folgende Standardbenutzer sind auf jeder Installation vorhanden und sollten nicht zum normalen Arbeiten verwendet werden:
| User-ID | Benutzername | Verwendung | ||||
| BMD | Benutzer BMD | Dieser spezielle Benutzer dient als Administrator und verfügt über uneingeschränkte Funktions- und Datenbesitzerrechte. Diese Rechte gelten global und sind unabhängig von der Zuordnung zu Berechtigungsgruppen, Rollen oder Datenbesitzergruppen. Das Konto ist fest im System verankert. Es kann weder gelöscht noch kopiert werden. Das Passwort für den BMD Benutzer kann ausschließlich durch den Benutzer selbst geändert werden. Dies ist unter Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Passwort ändern möglich. Wird das Passwort vergessen, kann ein Zurücksetzen des Passworts nur durch den BMD Support im Rahmen einer kostenpflichtigen Dienstleistung erfolgen. Verwenden Sie diesen Benutzer ausschließlich für Grundeinstellungen und administrative Aufgaben. Für das laufende Tagesgeschäft sollten personalisierte Benutzerkonten mit den jeweils erforderlichen Rechten genutzt werden. | ||||
| BMDANONYM | Benutzer BMDANONYM | Dieser Benutzer wird nur für die Anonymisierung der aktuellen Datenbank verwendet bzw. MUSS für den Aufruf der Anonymisierungsfunktionen verwendet werden. Die TOOLS Funktionen für die Anonymisierung sind nur mit diesem Benutzer möglich. Aus Sicherheitsgründen (damit niemand "unabsichtlich" mit BMDANONYM arbeitet und eine Anonymisierung starten kann) wird bei jedem Update das Passwort für diesen Benutzer zurückgesetzt und kann nur vom Benutzer BMD neu vergeben werden. | ||||
| BMDCOM | Benutzer BMDCOM | Über diesen Benutzer können Sie Parametereinstellungen für BMD COM Benutzer speichern. Dieser Benutzer ist standardmäßig in folgendem Parameter hinterlegt: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD COM → Allgemein → BMD NTCS Benutzer für Parametereinstellungen:
| ||||
| BMDLINK | Benutzer BMDLINK | Wenn aus BMD heraus per E-Mail externe Links versendet werden (z. B. Unterschrift) und der Anwender durch Klick auf diesen Link die jeweilige BMD Funktion startet, wird dieser Benutzer für den Aufruf des Links verwendet. Der Anwender kann aber mit diesem Benutzer nur die vom Link beabsichtigte Funktion ausführen, alle weiteren Funktionen sind gesperrt. Dieser Benutzer kann nicht für ein normales Login und auch nicht von einem Administrator verwendet werden. | ||||
BMDMaintain | BMDMAINTAIN user | Dieser Benutzer ist ausschließlich für die Unterstützung durch den BMD Support verwendbar. Auch nach einer Passwortänderung kann dieser Benutzer nicht für ein normales Login und nicht von einem Administrator verwendet werden. Im Zuge des Supports durch BMD verbraucht er keine Softwarelizenzen und verfügt gleichzeitig über alle kundenseitig lizenzierten Pakete und Funktionen. Um hohe Sicherheit zu gewährleisten, wird ein starkes, zufällig generiertes Passwort verwendet. Nur der BMD Support kann diesen Benutzer im Zuge einer angeforderten Fernwartung oder einer gewährten Zugangserlaubnis mit einem täglich wechselnden Spezialpasswort zur Hilfestellung verwenden. | ||||
| BMDUPDATE | Benutzer BMDUPDATE | Dieser Benutzer wird nur vom BMD Datenbankupdate verwendet, um zu dokumentieren, welche Änderungen in den Daten durch das Update (= vom Benutzer BMDUPDATE) durchgeführt worden sind. Dieser Benutzer kann nicht für ein normales Login und auch nicht von einem Administrator verwendet werden. |
Benutzer
In der Benutzerverwaltung sind sämtliche Anwender von BMD NTCS einzutragen. Ein neu erfasster Benutzer ist automatisch der Standardgruppe zugeteilt. Ist das nicht gewünscht, ordnen Sie den Benutzer einer anderen Gruppe zu. Beachten Sie bitte, dass ein Benutzer durchaus mehreren Gruppen angehören kann!
Benutzer manuell erfassen
Sie gelangen in die Benutzerverwaltung, indem Sie im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Benutzer auswählen.
Ein neuer Benutzer wird mit seiner User-ID und seinem Namen erfasst. Zusätzlich wird bei einer Neuanlage die User-ID als gleichlautendes Passwort gesetzt. Der Anwender hat später die Möglichkeit sein Passwort abzuändern (Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Passwort ändern).
In der User-ID sind Buchstaben, Ziffern und einige Sonderzeichen möglich, sinnvollerweise sollte man sich jedoch auf Buchstaben und Ziffern beschränken. Bei der User-ID sind 255 Zeichen möglich. Wenn die Benutzer jedoch nicht aus dem Betriebssystem importiert werden, ist eine Beschränkung auf 10 Zeichen oft praktisch.
Unter Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen → Kennwort können Sie auch Einstellungen für die Kennwort-Richtlinien festlegen:
Wenn Sie den Parameter Überprüfung der Kennwortrichtlinien aktiviert haben und das Passwort nicht diesen Richtlinien entspricht, erscheint beim Einstieg in die NTCS folgender Dialog, in dem angezeigt wird, welche Richtlinien noch nicht erfüllt sind. Um fortfahren zu können, muss hier ein neues Passwort definiert werden:
Hinweis
 | Der Benutzer kann mit seinem Passwort in die BMD Anwendung einsteigen, jedoch nicht direkt in die Datenbank! Dadurch wird sichergestellt, dass sich die im BMD NTCS Berechtigungssystem vergebenen Benutzerrechte auch wirklich auf die enthaltenen Daten auswirken! |
Benutzer automatisch bei Mitarbeiterneuanlage erfassen
Bei folgenden Abläufen kann bei der Mitarbeitererstellung automatisch ein Benutzer angelegt und in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt werden:
- Bei Personen importieren für Mitarbeiter
- Bei einer manuellen Neuanlage eines Mitarbeiters
- Beim Mitarbeiterimport aus der BMD 5.5-Lohnverrechnung
Die automatisch generierte User-ID des Benutzers setzt sich nach folgender Systematik zusammen: BMD + Mitarbeiternummer. Bei "Personen importieren" kann über die Spalte MIT_BMDUSERID eine selbst definierte User-ID übergeben werden. Ist diese Spalte nicht befüllt oder leer, so wird die Standardsystematik verwendet.
Ist der Mitarbeiter bereits vorhanden, kann die Spalte MIT_BMDUSERID zur Verknüpfung mit einem bestehenden Benutzer verwendet werden. Eine Neuanlage des Benutzers tritt in diesem Fall nicht ein.
Der Benutzer wird der Standard-Berechtigungsgruppe lt. TOOLS Parameter zugeordnet. Diesen Parameter finden Sie unter Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Allgemein:
Um neu angelegte Benutzer immer einer bestimmten Gruppe zuordnen zu können, kann hier eine Standardgruppe hinterlegt werden. |
Voraussetzungen für die automatische Benutzeranlage:
- Es muss der Mitarbeiter neu angelegt werden. Wenn der Mitarbeiter bereits existiert, aber keine User-ID im zugehörigen Feld hinterlegt hat, wird dennoch kein Benutzer erstellt.
- Es muss das Feld User anlegen am Firmenstamm aktiviert sein. Für die Ermittlung dieses Kennzeichens wird die Firma verwendet, unter der der Mitarbeiter erfasst wird - nicht die Dienstverhältnisfirma!
Benutzer automatisch über Betriebssystembenutzer erfassen
In der Benutzerverwaltung finden Sie im Menü unter Benutzer die Funktion Benutzer vom Betriebssystem importieren. Über diese Funktion können Betriebssystembenutzer in die NTCS importiert werden. Beim Einstieg in das Fenster werden die Betriebssystembenutzer sofort ausgelesen und im linken Teil des Fensters aufgelistet. Mit den Pfeilchen in der Mitte können anschließend Benutzer in den rechten Fensterteil verschoben und somit für den Import ausgewählt werden.
Im Einstiegsfeld oben kann ausgewählt werden, von welchem Computer die Suche gestartet werden soll.
Anschließend kann ausgewählt werden, ob der Import mit oder ohne Single Login erfolgen soll. Unter den Optionen im Fenstermenü kann der Import auch ohne Single Login erfolgen.
Der Benutzer wird anschließend mit der Windows-Benutzer-ID angelegt.
Single Login Einstellungen
Mit Hilfe der Single Login Einstellungen kann definiert werden, ob statt der manuellen Passworteingabe eine automatische Anmeldung mit einem verifizierten Betriebssystembenutzer an die NTCS Datenbank erfolgen soll. Wenn diese Funktion genutzt werden soll, dann muss das Kennzeichen Single Login Aktiv aktiviert und dem NTCS Benutzer ein Betriebssystembenutzer zugeordnet werden:
Beim Startvorgang wird anschließend im Hintergrund geprüft, ob für den aktuellen Betriebssystembenutzer ein NTCS Benutzer hinterlegt ist und ob dieser gültig ist. Ist das der Fall, so wird mit genau diesem NTCS Benutzer die Anmeldung durchgeführt und der Benutzer bekommt keine Abfrage.
Soll eine Anmeldung ausschließlich über Single Login erfolgen, so sollte bei den Benutzern entsprechend Single Login aktiviert und die beiden folgenden Parameter auf "Nein" gesetzt werden:
Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Anmeldung:
| Normale Anmeldung bei SingleLogin zulassen | Wenn Ja, kann der Benutzer auch über den Anmeldedialog BMD NTCS starten. Wenn Nein, wird das BMD NTCS Kennwort des Benutzers automatisch generiert und es besteht keine Möglichkeit, mit diesem Benutzer über den Anmeldedialog einzusteigen. |
| Kommandozeilen-Login erlaubt? | Wenn Ja, kann eine direkte Anmeldung über die Kommandozeile erfolgen. |
Hinweis
| Falls sich die Netzwerk Domäne von Benutzern im Unternehmen geändert hat, können Sie diese für alle Benutzer automatisiert umstellen. Menü Extras → Domänenumstellung bei SingleLogin Benutzern Für alle Benutzer, bei denen Single Login aktiviert ist, wird durch diese Funktion im Feld Betriebssystembenutzer die bisherige Domäne durch eine neue Domäne ausgetauscht. Gleichzeitig wird die Single Login-ID (SID) neu ermittelt. Durch diese Funktion erspart sich der Administrator, bei jedem NTCS Benutzer manuell die Domäne zu ändern. |
Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpfen
Sofern neue Benutzer nicht automatisch bei der Mitarbeiterneuanlage erfasst werden, sollte dieser üblicherweise manuell einem Mitarbeiter zugeordnet. (Menü CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter, Feld User-ID).
Hinweis
| Wenn mehrere BMD 5.5 Konfigurationen im Einsatz sind, kann es sinnvoll sein, einem Mitarbeiter mehrere User-IDs zuzuordnen. Dadurch kann ein Mitarbeiter über seine verschiedenen User-IDs mit mehreren 5.5 Konfigurationen kommunizieren, z. B. bei Cloud-Betrieb das Auslesen von Buchungszeilen usw. In diesem Fall ist der folgende Parameter zu aktivieren: Menü Stammdaten → Einstellungen→ Allgemeine CRM Parameter→ Mitarbeiter→ Allgemeine Einstellungen→ Allgemein→ Mehrere User-IDs je Mitarbeiter
Sobald der Parameter aktiv ist, finden Sie in der Mitarbeiterverwaltung im Menü "Mitarbeiter" den zusätzlichen Befehl Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter.  |
Gruppen zu einem Benutzer zuordnen
Sie können einem Benutzer eine weitere Gruppe zuordnen. Aktivieren Sie den gewünschten Reiter (Gruppen, Datenbesitzergruppen bzw. Rollen), und klicken Sie auf den entsprechenden Zuordnen-Schalter. Mit Pfeil-rechts bzw. Doppel-Pfeil-rechts können Sie eine bzw. alle Gruppen hinzufügen, mit Pfeil-links bzw. Doppel-Pfeil-links entfernen.
Hinweis
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Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie kann ich schnell einen (neuen) Benutzer zu einer Gruppe/Rolle hinzufügen? an.
Wie kann ich schnell einen (neuen) Benutzer zu einer Gruppe/Rolle hinzufügen? an. Benutzern Lizenzen zuordnen
Für die Nutzung verschiedener Programmteile sind entsprechende Lizenzen erforderlich. Bei der Ersteinrichtung oder bei Erweiterungen bestehender Lizenzen ist es notwendig, diese den Benutzern zuzuordnen.
Je nach Größe des Unternehmens bzw. Anzahl der NTCS Benutzer können benutzerbezogene Lizenzen im Zuge der Benutzeranlage automatisch oder manuell zugewiesen werden.
Automatische Zuweisung von benutzerbezogenen Lizenzen
Einzelunternehmen oder KMUs, in denen alle NTCS Benutzer alle lizenzierten Funktionen nutzen, können die Zuordnung von Lizenzen vollständig automatisieren. Dieses Verhalten ist über folgenden Parameter steuerbar: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Benutzerverwaltung
Dieser Parameter steuert, ob und welche Lizenzen einem neuen Benutzer zugewiesen werden. 0 – Alle verfügbaren, benutzerbezogenen Lizenzen zuweisen. (Dem neuen Benutzer werden automatisch alle verfügbaren, benutzerbezogenen Lizenzen zugewiesen.) 1 – Keine automatische Zuweisung. (Es wird keine automatische Lizenzzuweisung durchgeführt.) 2 – Lizenzen manuell zuordnen. (Nach der Benutzeranlage öffnet sich das „Lizenzen zuordnen“ Fenster, in dem die Lizenzen für jeden Benutzer individuell vergeben werden können.) |
Hinweis
| Solange bei bestehenden Systemen keinerlei benutzerbezogene Lizenzen aktiv sind, zeigt der Parameter -1 - Keine Einstellung an. Werden dann zu einem späteren Zeitpunkt benutzerbezogene Lizenzen ergänzt und ein neuer Benutzer im System angelegt, so wechselt der Parameter automatisch. |
- Werden im System ausschließlich benutzerbezogene Lizenzen vorgefunden, so stellt sich der Parameter bei der ersten Benutzeranlage automatisch auf den Wert "0" ein. In dieser Einstellung ist bei der Anlage von Benutzern keine manuelle Zuordnung von Lizenzen notwendig. Jedem neu angelegten Benutzer werden automatisch alle verfügbaren Lizenzen zugewiesen.
- Handelt es sich im System um eine Kombination von bestehenden und benutzerbezogenen Lizenzen, wird der Parameter bei der ersten Benutzeranlage automatisch auf den Wert "1" gesetzt. Bei einer Neuanlage von Benutzern kann dieser somit die bereits bestehenden Lizenzen weiterverwenden oder bei Bedarf bestimmte Lizenzpakete manuell zugewiesen bekommen.
- Soll bei jeder Benutzerneuanlage automatisch das Fenster für die Zuordnung von Lizenzen geöffnet werden, kann der Parameter manuell auf den Wert "2" gesetzt werden.
Manuelle Zuweisung von benutzerbezogenen Lizenzen
Ist der TOOLS Parameter "Lizenzierungsverhalten bei Benutzerneuanlage" auf den Wert "2 - Lizenz manuell zuordnen" gestellt worden, so öffnet sich nach dem Speichern eines neuen Benutzerkontos automatisch das Fenster Lizenzen zuordnen mit einem Filter auf diesen neuen Benutzer. In der Parametereinstellung "1 - keine automatische Zuweisung" ist dieses Fenster nach der Benutzeranlage manuell aufzurufen.
Im Menüpunkt TOOLS → Tools → Administration → Lizenzen → Lizenzen zuordnen werden alle Benutzer und alle lizenzierten Pakete angezeigt.
Für die manuelle Zuordnung von Lizenzen gibt es zwei Möglichkeiten.
"An Berechtigungen anpassen" kann bei einem einzelnen Benutzer angewendet werden oder bei einer Auswahl von mehreren Benutzern. Die Mehrfachauswahl folgt dem Windows-Standard. Es können die Von-/Bis-Benutzer mit Drücken der Umschalttaste markiert werden und es kann eine Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste erfolgen.
Ebenso können mit STRG+A alle angezeigten Benutzer ausgewählt werden. Dabei ist eine Filterung per Eingabe oder über die Combobox möglich.
Um die Auswahl bei allen ausgewählten Benutzern anschließend wieder aufzuheben, klicken Sie auf die Überschrift einer Spalte. Die selektierten Benutzer werden durch kleine Häkchen vor der User-ID und eine farbige Hinterlegung der Zeilen gekennzeichnet.
An Berechtigungen anpassen
Wurden den Benutzern bereits Berechtigungen zugewiesen, kann die Verteilung der Lizenzen direkt auf dieser Basis erfolgen. Für alle Funktionen, für die beim jeweiligen Benutzer eine Berechtigung besteht, wird ein dafür nötiges Lizenzpaket automatisch zugewiesen.
Einen Überblick über die im ausgewählten Lizenzpaket enthaltenen Funktionen sowie die Anzeige, ob der ausgewählte Benutzer dafür berechtigt ist, wird bei den meisten Lizenzpaketen im Bereich "Enthaltene Funktionen" angezeigt.
Lizenzzuordnung kopieren
Diese Funktion erlaubt, bestehende benutzerbezogene Lizenzen eines Benutzers auf einen oder mehrere andere Benutzer zu kopieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzzuordnung kopieren.Lizenzen entfernen
Den ausgewählten Benutzern werden alle verfügbaren Lizenzen automatisch und ohne Rückfrage entfernt.
Modus "Bearbeiten"
Im Bearbeitungsmodus (Bleistiftsymbol) können den Benutzern die Lizenzpakete völlig individuell per Häkchen zugeordnet oder die Zuordnung entfernt werden.
Ein Klick in eine andere Zeile speichert die Änderungen und öffnet dort den Bearbeitungsmodus. Das Diskettensymbol speichert die Änderungen der aktiven Bearbeitungszeile, während das X-Symbol die Änderungen in der aktuellen Zeile verwirft (beides ganz links in einer aktiven Tabelle).
Achtung!
 | Sind nicht genügend freie Lizenzpakete für eine Zuordnung vorhanden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Beim Versuch, ein Lizenzpaket zuzuordnen, obwohl schon alle verfügbaren Lizenzen zugeordnet sind, erscheint beim Speichern der Zeile direkt der Hinweis, dass zu wenig Lizenzen des entsprechenden Pakets vorhanden sind.  Tritt die Lizenzüberschreitung beim "Lizenzen zuordnen" oder "An Berechtigungen anpassen" auf, werden nur die verfügbaren Lizenzen zugeordnet und es wird darauf hingewiesen.  Sollten Sie feststellen, dass zusätzliche Lizenzen benötigt werden, zögern Sie nicht, den BMD Verkauf zu kontaktieren. |
Benutzer löschen
Wenn ein Benutzer gelöscht wird, wird er von der Liste der BMD Benutzer in die Gelöschten BMD Benutzer verschoben. Mit Menü Funktionen → "Gelöschten Benutzer reaktivieren" wird der Benutzer wieder aktiviert.
Dieser Befehl ist jedoch nur verfügbar, wenn im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Benutzerverwaltung der folgende Parameter aktiviert ist:
Dieser Befehl ist jedoch nur verfügbar, wenn im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Benutzerverwaltung der folgende Parameter aktiviert ist:
Hinweis
| Das Löschen eines Benutzers ist unabhängig von einem gegebenenfalls verknüpften Mitarbeiter. Selbst wenn ein Mitarbeiter mit offenen Aufgaben etc. besteht und eine Benutzerzuordnung hat, kann dieser Benutzer gelöscht werden. |
Import/Export
Bei Bedarf können die Benutzerdaten auch von einer Datenbank exportiert und in einer anderen wieder importiert werden. Dies kann über eine Textdatei oder über XML erfolgen. Die zugehörigen Export- und Importfunktionen finden Sie im Menü "Extras". Beim Import wird versucht, alle Benutzer in der Datenbank anzulegen. Neue Benutzer werden automatisch der Standardgruppe lt. Parameter zugeordnet. Ist der Benutzer bereits vorhanden, wird nichts importiert.
Sie können auch die Gruppen- und Rollenzuordnungen exportieren und in einer anderen Datenbank wieder importieren, diese Funktionen finden Sie ebenfalls im Menü "Extras". Benutzer, die im System nicht existieren, werden beim Import ignoriert und die Zuordnung wird nicht importiert.
Hinweis
| Achten Sie beim Import darauf, dass zuerst die Benutzer und danach die Gruppenzuordnungen importiert werden. Wenn Sie vor dem Import alle Gruppenzuordnungen löschen wollen, dann müssen Sie den TOOLS Parameter Zuordnungen vor dem Import löschen auf "Ja" setzen (Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Allgemeine Einstellungen → Gruppenparameter).
|
Zwei-Faktor-Authentifizierung im BMD Web
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt ein 2-stufiges Anmeldeverfahren dar, welches neben der Eingabe eines Passwortes auch einen zusätzlichen Code erfordert. Der Zusätzliche Code kann beispielsweise über die Apps Google-Authenticator oder Microsoft Authenticator generiert werden. Beide sind sowohl im Google Playstore, also auch im Apple App Store verfügbar.
Voraussetzung für die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist, dass dies im Feld Erweiterte Authentifizierung in den Benutzerstammdaten aktiviert worden ist. Falls dieses Feld nicht vorhanden ist, besteht die Möglichkeit, es über den Schalter "Auswahl" temporär hinzuzufügen. Alternativ kann die Funktion auch über die Feldauswahl dauerhaft integriert werden.
In diesem Moment wird im Hintergrund bereits der erste Authentifizierungscode für diesen Benutzer generiert. Dies lässt sich in der Benutzerverwaltung unter Funktionen → Zwei-Faktor-Authentifizierung nachvollziehen.
In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Sicherheitsschlüssel zu deaktivieren, exportieren, versenden oder neu zu erzeugen/aktualisieren.
Beim Versand wird eine automatisch generierte E-Mail an die Mailadresse des mit dem Benutzer verknüpften Mitarbeiters gesendet.
Der Benutzer muss den QR-Code einmalig mit seiner Authentifizierungs-App scannen und kann sich ab diesem Zeitpunkt den für den Login zusätzlichen Passcode in der Authentifizierungs-App anzeigen lassen. Bei jedem Loginversuch wird zuerst das jeweilige Benutzerpasswort abgefragt und anschließend der Passcode der App.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, individuell gestaltete Vorlagen für den Versand des Authentifizierungscodes zu erstellen. Falls Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung jedoch für BMD Com verwenden möchten, haben Sie hier die Möglichkeit den QR-Code in die Zugangsdaten-E-Mail einzufügen. Weitere Informationen hierfür entnehmen Sie bitte der Hilfe-Dokumentation betreffend BMD Com. |
Kennwort zurücksetzen
Mit der Funktion Kennwort zurücksetzen im Menü unter Funktionen können Sie für einen oder mehrere Benutzer das Passwort zurücksetzen. Das Verhalten der Funktion ist abhängig davon, ob die Benutzeraktivierung aktiviert oder deaktiviert ist:
Wenn der Parameter auf "Ja" eingestellt ist, dann ist ein neu angelegtes Login automatisch gesperrt. Möchte sich der Anwender das erste Mal anmelden, dann erhält er eine Meldung, dass er gesperrt ist und sich an den Administrator wenden soll. Der Administrator kann dann dieses neue Login freischalten und danach hat der Benutzer n Minuten Zeit, um sich anzumelden. Der Wert n wird über den Parameter "Wartezeit für Erstanmeldung in min" gesteuert. Wird dieser Zeitraum überschritten, wird das Login wieder automatisch gesperrt. Dieser Parameter dient zum Schutz der Administration, da dadurch erreicht wird, dass es nachvollziehbar bleibt, was mit den Logins geschieht. |
Falls der Parameter "Benutzeraktivierung" aktiviert worden ist, werden zusätzlich die TOOLS Parameter in der Parametergruppe Berechtigung → Benutzerverwaltung berücksichtigt:
Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen, die Sie für die Zugangsdaten-Information an den Benutzer erstellt haben. |
Die Passwörter werden mit aktivierter Benutzeraktivierung nach dem Zurücksetzen per Mail im Hintergrund mit den allgemeinen SMTP-Zugangsdaten versendet.
Achtung!
| Beim Zurücksetzen der Kennwörter sehr vieler Benutzer kann es zu erheblichen Performance-Einbußen kommen. Daher empfiehlt BMD, je nach System, maximal 100 bis 500 Kennwörter gleichzeitig zurückzusetzen. |
Hinweis
| Sollte ein Benutzer nicht mit einem Mitarbeiter verknüpft sein oder der verknüpfte Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, so wird das Passwort für diesen Benutzer - trotz aktivierter Benutzeraktivierung - auf die User-ID zurückgesetzt. Bei Benutzern mit aktiviertem Single Login und deaktiviertem Parameter "Normale Anmeldung bei Single Login zulassen" wird das Kennwort nicht zurückgesetzt.
|
Berechtigungsgruppen
Funktions-Berechtigungen können ausschließlich auf Gruppen-Basis vergeben werden. In einer Berechtigungsgruppe wird definiert, welche Funktionen erlaubt und welche nicht erlaubt sind. Anschließend können Benutzer zu diesen Gruppen zugeordnet werden und erhalten somit Rechte.
Sie können die vorgefertigten Benutzergruppen aus dem BMD Standardberechtigungssystem verwenden oder neue Gruppen anlegen.
Gruppen anlegen
Um eine neue Gruppe anzulegen, wählen Sie im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Gruppen. Klicken Sie auf "Neu (F5)". Vergeben Sie die Gruppen-ID und den Gruppennamen.
Beispiel
 | Wenn Sie eine bestehende Gruppe mit ihren Berechtigungen kopieren möchten, markieren Sie die Gruppe und wählen im Menü Funktionen → Kopieren... |
Festlegen der Standardgruppe für neue Benutzer
Um neue Benutzer immer einer bestimmten Gruppe zuordnen zu können, kann eine Standardgruppe hinterlegt werden. Dieses Vorgehen verhindert, dass jeder neue Benutzer sofort nach der Anlage unerwünschten Zugriff auf Programmteile oder Funktionen erhält.
Um eine existierende Gruppe als Standardgruppe zu hinterlegen, tragen Sie im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Gruppenparameter beim Parameter Standardgruppe für neuen Benutzer die gewünschte Gruppe ein.
Um eine existierende Gruppe als Standardgruppe zu hinterlegen, tragen Sie im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Gruppenparameter beim Parameter Standardgruppe für neuen Benutzer die gewünschte Gruppe ein.
Benutzer zu Gruppen zuordnen
Sie können einer Gruppe weitere Benutzer zuordnen. Aktivieren Sie die gewünschte Karteikarte (Gruppen, Datenbesitzergruppen bzw. Rollen), und klicken Sie auf "Benutzer zuordnen".
Mit Pfeil-rechts bzw. Doppel-Pfeil-rechts können Sie einen bzw. alle Benutzer hinzufügen, mit Pfeil-links bzw. Doppel-Pfeil-links entfernen.
Datenbesitzergruppen oder Rollen zuordnen
Sie können einer Gruppe Datenbesitzergruppen und Rollen zuordnen. Aktivieren Sie die gewünschte Karteikarte (Gruppen, Datenbesitzergruppen bzw. Rollen), und klicken Sie auf "Datenbesitzergruppe zuordnen" bzw. "Rollen zuordnen". Mit Pfeil-rechts bzw. Doppel-Pfeil-rechts können Sie eine bzw. alle Gruppen oder Rollen hinzufügen, mit Pfeil-links bzw. Doppel-Pfeil-links entfernen.
Sperrgruppen (_LCK)
Zusätzlich zu den Berechtigungsgruppen können auch Sperrgruppen angelegt werden, dies wird z. B. für den BMD Cloud-Betrieb benötigt oder auch für vereinzelte Korrekturen bei der Verwendung von Standardberechtigungen. Nähere Informationen finden Sie unter Standardberechtigungssystem.
Die Berechtigungen von Erlaubnisgruppen addieren sich in Summe. Sperrgruppen hingegeben bewirken, dass eine enthaltene Funktion gesperrt ist, auch wenn diese in einer anderen Gruppe aktiviert ist.
In Sperrgruppen sollten grundsätzlich ALLE Berechtigungen erlaubt sein und NUR die gesperrt, die von keinem Benutzer gestartet werden dürfen!
In Sperrgruppen sollten grundsätzlich ALLE Berechtigungen erlaubt sein und NUR die gesperrt, die von keinem Benutzer gestartet werden dürfen!
Beispiel
| Beispiel: *ASP_LCK01 – Sperrgruppe für Cloud-User eines Steuerberaters *ASP_LCK02 – Sperrgruppe für Cloud-User der BMD Cloud Beispiel: User USR001 ist in 3 Gruppen (Gruppe FIBU, Gruppe WWS, Gruppe MY_LCK Ampelfarben  Diese Funktion ist in der Berechtigungsgruppe erlaubt bzw. wird nicht durch die Sperrgruppe gesperrt. Diese Funktion ist in der Berechtigungsgruppe nicht erlaubt bzw. wird durch die Sperrgruppe gesperrt.
Die Rechte der beiden Gruppen FIBU und WWS werden addiert. Anschließend werden die Sperren der Gruppe MY_LCK aktiviert. |
Achtung!
| In "_LCK"-Gruppen sind neue Funktionen IMMER aktiviert. |
Hinweis
| Nur ein Benutzer mit Administratorrechten darf eine Sperrgruppe verändern bzw. einen User zuordnen/entfernen! |
Sperrgruppen im WEB
Generell gelten die hinterlegten Sperrgruppen sowohl in der NTCS als auch im BMD Web. Es besteht allerdings zusätzlich die Möglichkeit, Sperrgruppen nur für BMD Web zu definieren. Die Funktionen und Felder in der NTCS bleiben dann von dieser Gruppe unberührt.
Hierfür aktivieren Sie in den Metadaten der Sperrgruppe das Feld Ist Sperrgruppe für Web:
Für BMD Web-Sperrgruppen gelten dieselben Regeln wie für allgemeine Sperrgruppen.
Layoutgruppen
Feldauswahlen können für Layoutgruppen gespeichert werden. Dabei wird beim Speichern der Feldauswahl eine bestehende Berechtigungsgruppe als Layoutgruppe eingetragen:
Beim Laden eines Fensters wird geprüft, ob der Benutzer in einer Layoutgruppe enthalten ist und ob für diese eine Feldauswahl vorhanden ist, wenn ja, wird diese geladen.
Layoutgruppen sind ganz normale Berechtigungsgruppen. Diese Berechtigungen können je nach Bedarf freigeschalten werden oder gesperrt bleiben. Jedem Benutzer können mehrere Layoutgruppen zugeordnet werden. Die Layoutgruppen können unter TOOLS → Tools → Berechtigung → Benutzer → Reiter "Layoutgruppe" aufgerufen werden.
Je Benutzer darf je Fenster immer nur eine einzige Layoutgruppe existieren. Sollte ein Benutzer bereits einer Layoutgruppe mit einer Feldauswahl für ein Fenster zugeordnet sein und eine weitere Layoutgruppe mit einer Feldauswahl zum selben Fenster zugeordnet oder gespeichert werden, erscheint eine Meldung und die Zuordnung wird abgebrochen:
Hinweis
| Layoutgruppen in Rollen haben keine Auswirkungen. Sie müssen dem Benutzer direkt zugeordnet werden. |
Achtung!
| Sollte eine benutzerbezogene Feldauswahl vorhanden sein, wird diese anstatt der Layoutgruppe geladen. Die Rückfallebenen lauten wie folgt: 1. Benutzerbezogene Feldauswahl 2. Layoutgruppe 3. Globale Feldauswahl Je nach Programmteil und Fenster kann es erforderlich sein, dass automatisch beim Verlassen eines Fensters die aktuelle Einstellung benutzerbezogen gespeichert wird, auch wenn diese sich nicht von der globalen Feldauswahl oder der definierten Layoutgruppe unterscheidet. Im Falle von Änderungen der globalen oder einer per Layoutgruppe vorgegebenen Feldauswahl durch einen Administrator müssen daher gegebenenfalls alle benutzerbezogenen Feldauswahlen des jeweiligend Fensters per Mehrfachauswahl gelöscht werden. |
Datenbesitzergruppen
Datenbesitzergruppen stellen die Möglichkeit dar, Berechtigungen nicht nur auf Funktionsebene, sondern auch auf Datenebene zu definieren. Dadurch können z. B. bestimmte Kunden, Mitarbeiter, Archive, Dokumentenkategorien, Berechtigungen für Mitarbeiterdaten etc. nur für die Mitglieder einer bestimmen Datenbesitzergruppe bearbeitbar oder auch ansehbar sein.
Um Datensätze, wie Kunden, Mitarbeiter, Projekte etc. für bestimmte Benutzer berechtigen zu können, müssen zuerst Datenbesitzergruppen angelegt und die entsprechenden User zugeordnet werden. Am jeweiligen Datensatz (z. B. Kunde …), der nicht für alle Benutzer verfügbar sein soll, wird dann die entsprechende Datenbesitzergruppe entweder im Feld Datenbesitzer Ansehen oder Datenbesitzer Bearbeiten hinterlegt. Ab diesem Zeitpunkt können nur mehr die Mitglieder der Datenbesitzergruppe auf diesen Kunden / diesen Mitarbeiter / dieses Projekt ... zugreifen. Für alle anderen ist der Datensatz nicht sichtbar bzw. nicht bearbeitbar.
In vielen Fenstern finden Sie ebenso das Feld Datenbesitzer Vorschlag. Die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe bewirkt in diesem Fall keinen Schutz für den jeweiligen Datensatz, allerdings wird für alle Folgedaten ebendieser Datenbesitzer verwendet.
Beispiel
| Am Kundenstamm wird das Feld Datenbesitzer Vorschlag bei Person Allinger hinterlegt. Somit ist die Person Allinger zwar weiterhin sichtbar, alle Daten die den Kunden betreffen, werden allerdings versteckt. Somit können keine Aufgaben, Termine, Aufträge, o. Ä. eingesehen werden. |
Achtung!
| Diese Sperren gelten nicht für den BMD User und für alle Benutzer der Gruppe BMD. Diese Benutzer haben immer volle Zugriffsrechte. In der ADMIN-Gruppe sind Datenbesitzer-Ansehen Sperren wirksam, Datenbesitzer Bearbeiten allerdings NICHT! |
Oft wird gewünscht, dass manche Mitarbeiter oder die Geschäftsleitung zwar alle Daten sehen, jedoch nicht alle Funktionen ausführen dürfen. Dies ist mit dem Parameter Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen → EIGENE Einstellungen → Berechtigung → Datenbesitzergruppe ignorieren möglich.
Durch diese Einstellung werden sämtliche Datenbesitzer-Berechtigungen außer Kraft gesetzt.
Durch diese Einstellung werden sämtliche Datenbesitzer-Berechtigungen außer Kraft gesetzt.
Wenn der Parameter auf "Ja" gestellt wird (default="Nein"), dann darf der aktuelle User alle Daten sehen und es wird keine Datenbesitzergruppe berücksichtigt (wie bei der Berechtigungsgruppe "BMD"). Diese Funktion wird vor allem für Benutzer verwendet, die zwar alle Daten sehen, aber nicht alle Funktionen ausführen dürfen. Meist wird der Parameter für diese Personen benutzerbezogen gesetzt. |
Datenbesitzergruppen anlegen
Um eine neue Datenbesitzergruppe anzulegen, wählen Sie im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Gruppen. Klicken Sie auf 
. Vergeben Sie die Gruppen-ID und den Gruppennamen.
. Vergeben Sie die Gruppen-ID und den Gruppennamen. Benutzer bzw. Benutzergruppen zu einer Datenbesitzergruppe zuordnen
Sie können einer Datenbesitzergruppe entweder weitere Benutzer, gesamte Benutzergruppen bzw. Rollen zuordnen, indem Sie im jeweiligen Reiter auf den entsprechenden Zuordnen Schalter klicken.
Führen Sie einen Doppelklick auf die zuzuordnenden Benutzer aus oder markieren Sie zuerst den Benutzer und klicken Sie anschließend auf Pfeil-rechts. Nicht erwünschte Benutzer können Sie in diesem Dialogfeld mit Pfeil-links aus der Datenbesitzergruppe entfernen. Die Schaltflächen mit den Doppel-Pfeilen führen diese Aktionen für alle Benutzer aus.
Analog gilt das auch für die Zuordnung von Benutzergruppen und Rollen.
Analog gilt das auch für die Zuordnung von Benutzergruppen und Rollen.
Hinweis
| Die Funktionen Benutzer zuordnen, Gruppe zuordnen bzw. Rolle zuordnen können in der Berechtigungsverwaltung erlaubt oder gesperrt werden. Somit wird gewährleistet, dass Zuordnungen nur von berechtigten Benutzern durchgeführt werden können. Dies kann noch weiter eingegrenzt werden, indem ein Benutzer als Gruppenbesitzer auf der Datenbesitzergruppe hinterlegt wird. Mithilfe dessen ist nurmehr der Besitzer dieser Gruppe berechtigt, neue Benutzer, Gruppen oder Rollen hinzuzufügen. Damit kann zum Beispiel ein Leiter einer Abteilung selbst bestimmen, welche Benutzer zu seiner Datenbesitzergruppe dazugehören oder nicht. |
Datenbesitzergruppen Vorschlagswerte
Wenn Sie Datenbesitzergruppen verwenden, können Sie für bestimmte Funktionen, z. B. Kunden, Mitarbeiter etc. Vorschlagswerte für Datenbesitzergruppen festlegen. Wird nun zum Beispiel ein neuer Kunde angelegt, so wird ihm automatisch die hier hinterlegte Datenbesitzergruppe zugeordnet. Der Vorschlagswert kann am neuen Datensatz jederzeit geändert werden.
Die Verwaltung der Vorschlagswerte finden Sie im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Datenbesitzer Vorschlagswerte. Tragen Sie den Benutzer, die gewünschte Funktion und dann die (schon zuvor angelegte Gruppe) bei Datenbesitzer Ansehen bzw. Datenbesitzer Bearbeiten ein.
Hinweis
| Änderungen bei Mitgliedschaft in Berechtigungsgruppen und Datenbesitzergruppen sind erst nach einem Neueinstieg in BMD NTCS wirksam! Datenbesitzer Vorschlagswerte können auch für Firmen hinterlegt werden. So kann für jeden Kunden, der unter der Firma X angelegt wird, wird der Datenbesitzer Bearbeiten YZ eingetragen werden. |
Datenbesitzerkonzept bei Cloud-Kanzleien
Achtung!
| Bitte beachten Sie, dass in diesem Kapitel nur die Organisation der Datenbesitzergruppen behandelt wird. Für einen reibungslosen Betrieb eines Cloud-Systems sollte zur Installation und Wartung zwingend die Hilfe eines unserer BMD Cloud-Spezialisten in Anspruch genommen werden. |
Wenn eine Kanzlei ihre Cloud-Kunden in der Kanzleidatenbank arbeiten lässt,
muss ein Datenbesitzerkonzept zum gegenseitigen Schutz von Daten angewendet werden. Die wichtigsten Schritte sind:
muss ein Datenbesitzerkonzept zum gegenseitigen Schutz von Daten angewendet werden. Die wichtigsten Schritte sind:
- Es muss eine Datenbesitzergruppe F_ALLE erstellt werden, in der alle Kanzleimitarbeiter enthalten sind.
- Es muss eine Datenbesitzergruppe F_2XXXXX für jeden Cloud-Kunden erstellt werden, der dadurch nur sich selbst sieht bzw. dessen Daten vom Einblick anderer Cloud-Kunden geschützt sind.
- Es muss ein Datenbesitzervorschlagswert für Kunde (je eigener Firma! – Feld Firma einblenden) hinterlegt werden, damit bei Anlage eines neuen Kunden
1. der eigenen Firma der Datenbesitzer Ansehen F_ALLE vergeben wird und sich auf die "entspricht Firma" durchschreibt.
2. der Datenbesitzer Ansehen Vorschlag F_ALLE vergeben wird und sich auf die wichtigsten Bewegungsdaten durchschreibt.
- Die Datenbesitzergruppe F_ALLE muss auf den eigenen Archiven, die Datenbesitzergruppen F_2XXXXX auf den Mandantenarchiven der Cloud-Kunden hinterlegt werden:
- Der bzw. die CRM Parameter für das Weitergeben der "Datenbesitzer Ansehen"-Vorschlagswerte vom Kunden als "Datenbesitzer Ansehen" auf die Bewegungsdaten muss gesetzt werden:
CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter→ CRM → CRM.
Rollen
Das Rollenkonzept kann eine umfangreiche Berechtigungsverwaltung wesentlich vereinfachen. Für den Einsatz von Standardberechtigungen sind Rollen sogar zwingend notwendig. Die Rolle ist die oberste Instanz in der Berechtigungsverwaltung. Einer Rolle können auf der einen Seite Benutzer und auf der anderen Seite Gruppen bzw. Datenbesitzergruppen zugeordnet werden. Ein Benutzer bekommt durch die Zuordnung zu Rollen mit einem Klick sämtliche Berechtigungen aller dieser zugeordneten Gruppen und Datenbesitzergruppen. Die einzelnen Rechte werden dabei addiert.
Sie finden die Rollenverwaltung im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Rollen:
Legen Sie Rollen für typische Benutzergruppen in Ihrem Unternehmen an und ordnen Sie die gewünschten Berechtigungs-Gruppen und Datenbesitzergruppen zu. Dann ordnen Sie der Rolle auch die zugehörigen Benutzer zu. Natürlich können Benutzer auch mehreren Rollen zugeordnet werden.
Gerade bei größeren Unternehmen mit vielen Berechtigungsgruppen und Datenbesitzergruppen macht der Einsatz der Rollen Sinn und vereinfacht die Benutzeradministration enorm! Einen neuen Benutzer ordnen Sie nur mehr seiner Rolle zu und er bekommt dadurch mit einem Klick sämtliche Berechtigungen!
Hinweis
| Rollen können auch mit einem Datenbesitzer ansehen bzw. bearbeiten versehen werden! Rollen können auch kopiert werden (Extras → Rollen kopieren)! Dabei werden zugeordnete Berechtigungsgruppen mitkopiert, Datenbesitzergruppen werden nicht mitkopiert. Es können eigene Rollen und Standardrollen kopiert werden, auch eine Mehrfachauswahl ist möglich. |
Festlegen der Standardrolle für neue Benutzer
Um neue Benutzer immer einer bestimmten Rolle zuordnen zu können, kann eine Standardrolle hinterlegt werden. Beachten Sie, dass auch die Standardgruppe für neue Benutzer eingetragen werden muss.
Um eine existierende Rolle als Standardrolle zu hinterlegen, tragen Sie im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Gruppenparameter beim Parameter Standardrolle für neuen Benutzer die gewünschte Gruppe ein.
Um eine existierende Rolle als Standardrolle zu hinterlegen, tragen Sie im Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Gruppenparameter beim Parameter Standardrolle für neuen Benutzer die gewünschte Gruppe ein.
Schutz des Berechtigungssystems mittels Datenbesitzergruppen
Wenn die Zuordnung von (neuen) Benutzern zu Rollen/Gruppen/Datenbesitzergruppen, wegen einer großen Anzahl von Benutzern oder einer hohen Fluktuation, von einem Hilfsadministrator durchgeführt werden soll, können Rollen/Gruppen/Datenbesitzergruppen ihrerseits per Datenbesitzer geschützt werden. Dies bedeutet, dass heikle Rollen mit vielen Rechten für den Hilfsadministrator nicht sichtbar sind und dadurch auch keine Zuordnungen zu diesen Rollen getätigt werden können.
Wenn Rollen zum Einsatz kommen, empfehlen wir, jeweils eigene Rollen für Funktionsrechte und Rollen für Datenbesitzerrechte zu designen und gleichzeitig auf die Zuordnung von Gruppen zu Datenbesitzergruppen zu verzichten, da das Berechtigungssystem ansonsten viel schwieriger zu verstehen ist. Diese optimierte Vorgehensweise ist zum Beispiel bei den BMD Standardberechtigungen der Fall.
Farbcodes, Notizen und Namenskonventionen
Mit Farbcodes können Rollen, Gruppen und Datenbesitzergruppen gekennzeichnet werden. Zum Beispiel:
- Grün: fertig designed, erfolgreich getestet und aktuell in Verwendung
- Rot: nicht mehr in Verwendung (wird aber aufbewahrt, falls man darauf zurückgreifen möchte)
In den Notizen von Rollen, Gruppen und Datenbesitzergruppen sollte zusätzlich festgehalten werden, welche Motive man hatte, diese zu designen, wofür sie gedacht sind und worauf man aufpassen muss. Damit ist das Berechtigungssystem genau dort dokumentiert, wo man diese Dokumentation benötigt.
FAQ
Eine Sammlung von häufig gestellten Fragen und Antworten finden Sie hier: FAQ Benutzer
