Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen

1. Überblick

Im Gegensatz zu Papierdokumenten, welche normalerweise einen gewissen Workflow durchlaufen, wenn Sie einlangen, liegt es bei der E-Mail sehr im Ermessen des Empfängers, wie damit weiter verfahren wird und dadurch entscheidet sich, ob auch Kollegen Einsicht in die elektronisch empfangene Post bekommen.

1.1. Papierdokument

Kommt ein Brief ins Haus, so gelangt er in die zentrale Poststelle, die den Brief scannt und archiviert. Somit kann das Dokument nicht verloren gehen und alle Mitarbeiter haben sofort Zugriff auf das Dokument. Durch die im Dokumentenworkflow erzeugten Fristen können keine Fristen mehr übersehen werden und alle Mitarbeiter können die Frist sehen, was eine hohe Transparenz gewährleistet.

Der zuständige Sachbearbeiter erhält die Frist bzw. das Dokument und würde per Fristencontroller erinnert. Der Kanzleileiter seinerseits kann sich somit auf seine Poststelle verlassen und hat ebenfalls Einblick in Dokumente und Fristen.

1.2. E-Mail

Gelangt die E-Mail eines Kunden an einen Sachbearbeiter, so liegt es in seinem Ermessen, ob diese E-Mail archiviert wird oder nicht, bzw. ob im weiteren Verlauf eine Frist entsteht.

Der Kanzleileiter muss statt einer zentralen Posteingangsstelle alle (neuen!) Mitarbeiter mit der Kanzleiorganisation vertraut machen und kann sich trotzdem nicht darauf verlassen, was wirklich archiviert wird bzw. ob es offene Aufgaben gibt, wenn keine Fristen oder Aufgaben im System erzeugt wurden.

2. Varianten

Im folgenden Kapitel widmen wir uns den Vor- und Nachteilen der drei Varianten der E-Mail-Archivierung, die NTCS zur Zeit bietet.

Beachten Sie dazu auch das Lernvideo zum Thema

Welche Varianten und Motive gibt es für die E-Mail-Archivierung?

2.1. Manuelle Archivierung

Am Outlook-Client kann eine einzelne E-Mail manuell mit dem Archiv-Com-Add-In archiviert werden.

Der Mitarbeiter löst die Archivierung bewusst aus und kann dabei mehrere Varianten wählen.

Vorteile

unterschiedliche Funktionen sind möglich (Archivieren E-Mail, Attachment(s), Aufgaben etc).
im DMS entsteht dadurch in der Regel kein Datenmüll.
der Anwender wird nicht durch Archivierungszwang belästigt.

Nachteil

zu wenig Druck auf die Anwender, die E-Mails auch wirklich zu archivieren, daher erfolgt unter Umständen keine vollständige Archivierung der wichtigen E-Mails.

Einstellungen siehe Manuelle E-Mail-Archivierung.

2.2. Vollautomatische Archivierung

Die E-Mails werden anhand von Regeln im Hintergrund archiviert, ohne dass der E-Mail-Empfänger bzw. -Absender eingreift.

Vorteile:

Die wichtigen E-Mails sind dann zweifellos im DMS.
Die Anwender werden nicht durch ständige Archivierung "belästigt".

Nachteil:

Die E-Mails müssen höchstwahrscheinlich im DMS nachbearbeitet werden, weil das Auslösen von Postein- und Postausgang sowie von Fristen vom Programm nicht automatisch erzeugt werden kann.
Es gibt mehrere Varianten von Datenmüll:
E-Mails, die nie hätten archiviert werden sollen.
E-Mails, die an mehrere Personen im Haus gingen und dadurch mehrfach archiviert werden.
E-Mails, welche zwischen Personen im Haus hin- und hergeschickt werden, landen ebenso mehrfach im DMS.

Einstellungen siehe Automatische E-Mail-Archivierung.

2.3. E-Mail-Archivierung mit Aufforderungsdialog

Der Anwender wird bei bestimmten Programmereignissen im Outlook auf die Archivierung aufmerksam gemacht oder sofort in die Archivierungsmaske geführt.

Vorteile: