E-Mail-Archivierung mit Aufforderungsdialog

 Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen

Die E-Mail-Archivierung mit Aufforderungsdialog bietet eine Möglichkeit, zwar selber jederzeit zu bestimmen, welche E-Mails archiviert werden, allerdings kann der Anwender auch festlegen, welche Domänen oder E-Mail-Adressen immer bzw. nie archiviert werden sollen.

 

Diese Variante hat gleich zwei Vorteile: Die Archivierung kann manuell beeinflusst werden, muss allerdings nicht immer wieder händisch angestoßen werden.

 

Der Administrator (die Unternehmensleitung) bestimmt, ob vollautomatisch oder mit Aufforderungsdialog archiviert werden soll. Das kann der einzelne Mitarbeiter dann nicht ausschalten. Er bestimmt auch, welche Domänen von diesen Automatismen ausgeschlossen sind (z. B. die Domänen des eigenen Unternehmens). 

 

Der Mitarbeiter wird bei bestimmten Aktionen der E-Mail-Bearbeitung gezielt aufgefordert, zu archivieren bzw. durch ein sofortiges Öffnen der Archivierungsmaske motiviert, die Archivierung auch tatsächlich vorzunehmen. Außerdem bestimmt der Mitarbeiter mit dem lernenden System, welche E-Mail-Adressen immer oder nie archiviert werden.

 

Beim Senden eines E-Mails und beim Schließen eine geöffneten E-Mail.

 

Achtung! 

Manche Funktionen für die manuelle Archivierung (Archivieren und Speichern) werden ausgeblendet, weil sie hier zu Funktionskonflikten führen würden.

Der Anwender wird bei E-Mail-Adressen, für die es noch keine Regelung gibt, mit einer Aufforderung mit folgenden Optionen für die Archivierung von gesendeten E-Mails konfrontiert:

Anschließend wird der Beschlagwortungsdialog geöffnet und die E-Mail kann archiviert werden.

 

Auf den Reitern "Blacklist" und "Whitelist" können Sie jederzeit überprüfen, welche Domänen und E-Mail-Adressen immer oder nie archiviert werden, und Sie können diese jederzeit wieder entfernen.

 

Immer wenn eine E-Mail versendet wird, überprüft das Programm, ob es für den Empfänger ein White- oder Blacklisting gibt oder ob die Domäne des Empfängers vom Administrator für die Archivierung ausgeschlossen wurde. Ist das nicht der Fall, so erscheint der Archivierungsdialog.

 

Immer wenn eine geöffnete E-Mail geschlossen wird, überprüft das Programm, ob es für den Empfänger (im Fall eines Postausganges) bzw. den Absender (im Fall eines Posteinganges) ein White- oder Blacklisting gibt oder ob die Domäne des Empfängers vom Administrator für die Archivierung ausgeschlossen wurde. Ist das nicht der Fall, so erscheint der Archivierungsdialog.

Die Einstellungen zur Archivierungsaufforderung finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.

 

Folgende Einträge finden sich mit dieser Einstellung in der Ini-Datei unter dem Kapitel [BMDNTCS] (Beispiel)

ADDINS_DIALOG=1
ADDINS_EXCEPT_DOMAEN=bmd.at
ADDINS_WHITELIST=1
ADDINS_BLACKLIST=1

Achtung! 

Die E-Mail-Archivierung mit Aufforderungsdialog funktioniert nicht in Kombination mit der (Voll-)automatischen E-Mail-Archivierung. Nähere Informationen dazu siehe Varianten der E-Mail Archivierung.

 

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