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Kritische Beurteilung der vollautomatischen E-Mail-Archivierung


Motive

Wenn E-Mails automatisch archiviert werden, dann entsteht durch E-Mails, die an einen Verteiler gehen (unerheblich ob ausgehende oder eingehende E-Mails) das Problem, dass mehrere E-Mails ins Archiv gelangen.


Problembereiche


Vorbemerkungen
1. Die E-Mails sind bereits am Exchange Server als mehrere E-Mails vorhanden, die von unserem Programm nicht gleichzeitig im Zugriff sind und nicht als zusammengehörig erkannt werden können. Außerdem werden die E-Mails von jeder Outlookinstanz clientseitig angegriffen.

Das bedeutet unsere Logik kann greifen

a) hinsichtlich der Eigenschaften der lokalen Kopie/Version des E-Mails.
b) hinsichtlich Informationen, die bei vorhergehenden Speichervorgängen von anderen Kopien/Versionen derselben E-Mails schon gespeichert werden könnten.

2. Die von einem Kunden ins Spiel gebrachte Single-Instance-Storage (SIS) des Exchange Server 2005 wurde mit Exchange Server 2010 von Microsoft aufgrund von Performancemängeln wieder aufgegeben.

3. Sollte es eine – allen zusammengehörigen E-Mails zu Grunde liegende – ID eines Ursprungsmails geben, könnten wir theoretisch speichern und später feststellen, ob schon einmal eine derartige E-Mail archiviert wurde und das Archivieren späterer E-Mails verhindern. Das würde allerdings bedeuten, dass dann nur die erste und somit älteste E-Mail im Archiv wäre und die aktuellsten nicht.


Eingehende E-Mails, die an mehrere Personen im Haus gehen

Diese E-Mail wird für jede Person (für welche die Archivierung aktiv ist) anhand der gleichen Regeln archiviert.

Problem: die E-Mail existiert dadurch mehrfach im Archiv.
 
Lösungsansatz: E-Mails, in welchen der aktuelle Empfänger nur in CC ist, nur dann archivieren, wenn sich unter den Hauptadressaten kein Empfänger mit derselben Domäne befindet.
 
Dabei können wiederum folgende Probleme auftreten: 
  • es gibt mehrere Domänen im Haus. 
  • beide haben zwar dieselbe Domäne, aber eine unterschiedliche Hauptfirma.
  • die andere Person hat die Archivierung nicht aktiviert. 


Eingehende E-Mails als Antwort auf bereits archivierte E-Mails

Problem: Auch diese E-Mails führen zu wiederholten Archiveinträgen. 

Lösung: Versuche, diese anhand einer ID oder an sonstigen Gemeinsamkeiten zu erkennen und dann als neue Version zu speichern.
 
Dabei können wiederum folgende Probleme auftreten:  
  • die ursprüngliche E-Mail könnte schon bei einem anderen Kunden gespeichert sein.
  • die ursprüngliche E-Mail könnte in einem anderen Archiv (oÄ) gespeichert sein.
  • die ursprüngliche E-Mail könnte an einem anderen Sachbearbeiter hängen, der SEIN Dokument plötzlich nicht mehr findet.
  • der Absender der neuen E-Mail antwortet auf die ursprüngliche E-Mail (selbe ID, selber Betreff) und bringt dabei völlig andere Themen ins Spiel – oder löscht sogar wesentliche Inhalte des ursprünglichen E-Mails.


Ausgehende E-Mails

Können nur aus Sicht EINES Clients ausgehend sein. Daher gibt es hier keine eigenen Probleme, sondern nur jene die sich ergeben durch den Eingang (s.o.), wenn das ausgehende Email auch an Adressen im Haus geht (und dort als Eingang aufscheint) oder wenn der Kunde darauf antwortet.


Weiterleitungen im Haus

Alle E-Mails, die nur interne Absender und/oder Empfänger haben (bei Weiterleitungen) sind unproblematisch, da keine Regel mit Kundenemailadresse gefunden werden kann und daher eine Archivierung nicht stattfindet.
 
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