Personenverwaltung: Überblick über die Personenarten
Allgemeines
Im Paket CRM stehen Ihnen bei den Personenstammdaten mehrere verschiedene Personenarten zur Verfügung.
Unter dem Begriff "Personen" werden Kunden, Lieferanten, Gesellschafter, Angehörige, Mitarbeiter, Diverse Personen, Kontaktpersonen und Kundenkonzerne zusammengefasst.
Personen werden immer unter einer Firma angelegt.
Die Personenarten unterscheiden sich funktional voneinander. Mit Kunden sind z. B. andere Funktionalitäten verbunden, als mit Kontaktpersonen oder Gesellschaftern.
Es ist daher wichtig, dass Sie bei der Anlage von Personen die jeweils entsprechende Personenart verwenden.
Ziel Ihrer Konzeption sollte sein, Ihre Personen und deren Adressen unter der Verwendung der in NTCS vorgegebenen Personenarten und Adressarten so zu führen, dass regelmäßige Tätigkeiten schnell erledigt werden können und für Ihre Administration eine ausreichende Transparenz herrscht, wie welche Person anzulegen ist.
Hinweis
 | Dieses Dokument befasst sich ausschließlich mit Personen. Informationen zu Firma und Firmengruppe finden Sie unter Firma, Firmengruppe, Kunde, Projekt. |
Personenarten im Detail
An dieser Stelle finden Sie einen Überblick über die einzelnen Personenarten. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die weiterführenden Links.
Kunden
Kunden werden unter Stammdaten → Personen → Kunden verwaltet.
Unter diese Personenart fallen alle juristischen und natürlichen Personen, für die Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Leistungen erbringen. Die Kunden können dabei Auftraggeber oder Rechnungsempfänger sein.
Kunden werden auch für Steuerfälle in der Quotenverwaltung verwendet.
Aus Sicht der FIBU entspricht der Kunde einem Debitor. Bei Anwendung des Programms in einer Steuerberatungskanzlei entspricht der Kunde jeder natürlichen oder juristischen Person, für die eine Buchhaltung, Bilanz, Steuererklärung gemacht wird bzw. für die Beratungsleistungen erbracht werden oder eine Rechnung gestellt wird.
Ein Kunde gehört zu genau EINER Firma und ist Debitor in einzelnen Jahres-FIBUs dieser Firma. Über die Funktion "Firma erstellen" kann ein Kunde auch zu einer Firma gemacht werden und kann damit (in einer Steuerberaterumgebung) selbst Kunden haben.
Weitere Informationen zu dieser Personenart finden Sie unter Kunden.
Lieferanten
Lieferanten werden unter Stammdaten → Personen → Lieferanten verwaltet. Unter diese Personenart fallen Personen, die für Sie Leistungen erbringen.
Aus Sicht der FIBU entspricht der Lieferant einem Kreditor. Ein Lieferant gehört zu genau EINER Firma und ist Kreditor in den einzelnen Jahres-FIBUs dieser Firma.
Lieferanten können wie alle Personenarten durchwegs in allen Modulen vom CRM und DMS verwendet werden. Das heißt, Sie können im NTCS DMS Dokumente zu Lieferanten ablegen, im Standardbrief Briefe an Lieferanten schreiben, Termine und Aufgaben anlegen, sowie viele weitere Funktionen verwenden.
Weitere Informationen finden Sie unter Lieferanten.
KuLi
Wenn eine Person gleichzeitig einen Kunden und einen Lieferanten darstellt, besteht die Möglichkeit diese Person als KuLi zu führen. Dadurch kann eine doppelte Wartung von Stammdaten vermieden werden.
KuLis sind in der Kunden- sowie in der Lieferantenliste sichtbar.
Diese Funktionalität wird ausschließlich im Paket FIBU verwendet.
Weitere Informationen finden Sie unter KuLi - Kunden und Lieferanten.
Gesellschafter
Gesellschafter werden unter Stammdaten → Personen → Gesellschafter verwaltet.
Sie können sowohl die Gesellschafterstrukturen Ihrer eigenen Firmen, sowie Ihrer Mandanten inklusive der Beteiligungsverhältnisse erfassen.
Eine Person kann beliebig vielen Kunden als Gesellschafter zugeordnet werden.
Gesellschafter scheinen in der Bilanz und KöSt-Erklärung auf.
Gesellschafter scheinen in der Bilanz und KöSt-Erklärung auf.
Weitere Informationen finden Sie unter Gesellschafter.
Angehörige von Kunden und Gesellschaftern
Angehörige von Kunden oder Gesellschaftern werden unter Stammdaten → Personen → Angehörige von Kunden Gesellschaftern verwaltet. Sie werden vor allem für die Übernahme in die betreffenden Steuererklärungen im Paket "Bilanzierung und Steuern" verwendet.
Weitere Informationen finden Sie unter Angehörige von Kunden und Gesellschaftern bzw. unter Anlage Angehörige.
Angehörige von Mitarbeitern
Angehörige von Mitarbeitern werden unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → "Angehörige von Mitarbeitern" verwaltet. Wie auch bei den Angehörigen von Kunden/Gesellschaftern, werden die Angehörigen von Mitarbeitern primär zur Übernahme in Steuererklärungen im Paket "Bilanz und Steuern" verwendet.
Weitere Informationen finden Sie unter Angehörige von Mitarbeitern.
Mitarbeiter
Mitarbeiter werden unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter verwaltet. Mitarbeiter stellen die eigenen Mitarbeiter Ihrer Firma dar. Mitarbeiter müssen z. B. angelegt werden, wenn diese für CRM Zwecke (Termine, Aufgaben, Leistungserfassung, Zeiterfassung usw.) benötigt werden.
Sollte mit dem Personalinformationssystem (PI) oder der NTCS Lohnverrechnung gearbeitet werden, werden die Mitarbeiter auch spezifisch in diesen Paketen gewartet.
Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiter.
Diverse Personen
Diverse Personen werden unter Stammdaten → Personen → Diverse Personen verwaltet. Sie haben hier die Möglichkeit, Personendaten von Personen zu führen, die weder Kunden/Interessenten, Lieferanten, noch Mitarbeiter sind.
Diverse Personen sind spezielle Personen mit der Personenart "DI" und haben ein sogenanntes Personenkennzeichen.
Weitere Informationen finden Sie unter Diverse Personen.
Kontaktpersonen
Eine Übersicht über alle Kontaktzuordnungen steht unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen zur Verfügung.
Kontaktpersonen sind natürliche Personen, die anderen Personen oder Institutionen über ein Personenkennzeichen zugeordnet werden.
Kontakte können dabei unter anderem:
- tatsächliche Kontaktpersonen (z. B. gewöhnliche Mitarbeiter eines Kunden)
- andere Kunden (z. B. ein gewerblicher Buchhalter als Einzelfirma)
- eine Diverse Person (z. B. Rechtsanwalt) sein.
Jede Person jeder Personenart kann bei verschiedensten anderen Personen und Institutionen als Kontaktperson zugeordnet werden. Personen, die man als Kontaktperson benötigt und die noch nicht als Kunden, Diverse Personen, Mitarbeiter usw. existieren, können bei dieser Gelegenheit als Person mit der Personenart KO (Kontaktperson) angelegt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Kontaktpersonen.
Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo 
Was sind Kontaktpersonen und wo erstelle ich welche?
Was sind Kontaktpersonen und wo erstelle ich welche?Kundenkonzerne
Kundenkonzerne werden unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → "Kundenkonzerne" verwaltet.
Unter Kundenkonzernen können Kunden zusammengefasst werden, damit z. B. LEA Auswertungen auf Konzernebene durchgeführt werden können. Außerdem können auch CRM Daten auf Kundenkonzernebene angezeigt werden.
Jeder Kunde kann nur einem Konzern zugeordnet werden!
Die Führung von Kundenkonzernen in NTCS hat rein funktionalen Charakter, nämlich die Übergliederung von Kunden für Auswertungen und den Kunden-Navigator.
Weitere Informationen finden Sie unter Kundenkonzerne.
Personengruppen
Bei einigen Personenarten steht am linken Fensterrand eine Schaltfläche für Personengruppen zur Verfügung.
Über Personengruppen werden Personen (z. B. Mitarbeiter) zu einer Gruppe zusammengefasst, um CRM Funktionen auf Gruppenebene auszuführen.
Beispiel für die Verwendung bei Mitarbeitern:
- Interne Kommunikation (Verteilen von Nachrichten)
- Ansichten in den Terminen (Gruppenübersicht, freie Termine für die Gruppe usw.)
- Verteilen von Poststücken, Dokumenten, Terminen und Aufgaben an Mitarbeitergruppen
- Auswerten von Mitarbeiterstatistiken aus der LEA, gruppiert nach Mitarbeitergruppe oder nur für eine bestimmte Mitarbeitergruppe
Beispiel für die Verwendung bei anderen Personenarten:
- Adressatenlisten für Serienbriefe (Weihnachtspost, Kundeninformationen, Rundschreiben ...)
- Auswerten von Kundenstatistiken aus der LEA, gruppiert nach Kundengruppen oder nur für eine bestimmte Kundengruppe
Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung Personengruppen-Bäume.
Dazu empfehlen wir auch das Lernvideo Wie kann ich Personengruppen bilden und welche Anwendungsbereiche gibt es?
Wie kann ich Personengruppen bilden und welche Anwendungsbereiche gibt es?
 | Siehe auch: Lernvideo: Wie kann ich Personengruppen bilden und welche Anwendungsbereiche gibt es? Lernvideo: Wie verwende ich Checklisten auf Personen? Lernvideo: Wie kann ich eine Personennummer umstellen? |