Firma, Firmengruppe, Kunde, Projekt

 

Für die Organisation der Kunden- bzw. Klientenverwaltung ist es zunächst erforderlich, eine oder mehrere eigene Firmen bzw. Kanzleifirmen anzulegen.

Unter diesen Firmen können dann die jeweiligen Kunden (Klienten) zugeordnet werden. Das heißt, jeder Kunde (Klient) muss unter einer entsprechenden Firma (Kanzlei) angelegt werden.

 

Firmen werden in NTCS für zwei verschiedene Zwecke verwendet:

Einerseits stellen Firmen Ihre eigene(n) Firma(en) dar, andererseits werden sie für die Verwaltung der jahresbezogenen Firmenstämme, für die Zuordnung zu Finanzbuchhaltungen und Bilanzprojekten verwendet.

Bei einer Neuinstallation ist bereits eine Firma mit der Nummer 1 vorhanden. Das ist (meist) die eigene Firma, die Sie mit den entsprechenden eigenen Firmendaten ergänzen.

Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Firmen besteht, sind die eigenen Firmen fast immer in einer Firmengruppe zusammengefasst.

Um eine Firma als eigene Firma zu kennzeichnen, verwendet man das Feld "ist eigene Firma".

Firmengruppen dienen dazu, um trotz mehrerer eigener Firmen (Kanzleien) einen Stammdatenpool zu haben, der alle Klienten (Mitarbeiter, Poststücke, Dokumente ...) aller Firmen der Firmengruppe beinhaltet. Das heißt, die Administration der Stammdaten erfolgt gemeinsam, Daten im CRM können angesehen und manipuliert werden - unabhängig davon, welche Firma (Kanzlei) sie nun wirklich betreffen. Beispielsweise werden alle Klienten aller Kanzleien immer gemeinsam angezeigt und können aufgerufen werden, ohne die Firma wechseln zu müssen. Wenn Klienten im NTCS Bilanz- und Berichtswesen für Auswertungen konsolidiert werden sollen, so werden die jeweiligen Einzelfirmen zu Firmengruppen zusammengefasst. Näheres dazu unter Firmengruppen.

Prinzipiell sollte jeder Klient zunächst als Kunde angelegt werden. Der Kunde dient zur Verwaltung im NTCS Organizer, für ihn werden Telefonate aufgezeichnet, Termine vergeben, Fristen festgesetzt, die Post und die Quotenverwaltung durchgeführt usw. Nähere Informationen siehe Kunden.

Ein Kunde muss als Firma geführt werden, wenn für ihn eine Buchhaltung, ein Jahresabschluss etc. durchgeführt wird, also prinzipiell für die Verwendung des NTCS Bilanz- und Berichtswesens. Zur Vereinfachung kann aus jedem Kunden automatisch eine Firma erzeugt werden. Die Firmennummer des Kunden wird in den Kundenstammdaten im Feld "entspricht Firma" abgespeichert und kann auch von der Kundennummer abweichen. Um eine doppelte Stammdatenwartung zu vermeiden, kann ein automatisches Update von der Person auf die Firma eingestellt werden. 

Weitere Informationen finden Sie unter Update von Person auf Firma.

Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo  Wie kann ich Mandantenfirmen komfortabel aus dem Kundenstamm erstellen?

Mehrere Kunden können zu Kundenkonzernen zusammengefasst werden. Der Kundenkonzern dient dazu, um Informationen, Auswertungen etc. für mehrere Kunden, die organisatorisch gemeinsam behandelt werden können, auch gemeinsam abrufen zu können. Beispielsweise kann der Kunden-Navigator auch auf eine Konzernsicht umgeschaltet werden. Nähere Informationen siehe Kundenkonzerne.

Projekte dienen dazu um bestimmte Tätigkeiten (Termine, Telefonate, Aufgaben etc.), dazugehörige Dokumente etc. für einen Klienten unter einem sogenannten Projekt zusammenzufassen. Sie können sowohl als kunden- als auch als firmenbezogene Projekte angelegt werden. Jedem Kunden können unbegrenzt sowohl als Firma (Firmenbezogene Projekte) als auch als Kunden (Projektliste) Projekte zugeordnet werden.