Update von Person auf Firma
Allgemein
Wenn Sie einen Kunden mit einer dazugehörigen Mandantenfirma angelegt haben, besteht die Möglichkeit, ein Stammdatenupdate vom Kundenstamm in den Firmenstamm zu aktivieren. Dadurch werden wichtige Felder aus den Kundenstammdaten bei der Neuanlage bzw. bei der Bearbeitung im Kundenstamm automatisch in die dazugehörigen Firmenstammdaten upgedatet.
Grundvoraussetzung für die Aktivierung des Stammdatenupdates ist, dass der Kunde mit seiner Firma verknüpft ist.
Wie Sie zu einem Kunden eine Mandantenfirma erstellen können, lesen Sie unter Punkt 2: Mandantenfirma erstellen.
Weitere wichtige Parameter und Einstellungsmöglichkeiten zum Update von der Person auf die Firma finden Sie unter Punkt 3: Wichtige CRM Parameter.
Mandantenfirma erstellen
Um für einen Kunden eine zugehörige Mandantenfirma anzulegen, gibt es drei Möglichkeiten:
Feld "Entspricht Firma"
Haben Sie bereits einen Kunden und eine entsprechende Firma angelegt, und möchten diese nun lediglich verknüpfen, verwenden Sie dazu das Feld "Entspricht Firma" am Kundenstamm. Tragen Sie hier die Firmennummer der gewünschten Firma ein.
Funktion "Firma erstellen"
Haben Sie bereits einen Kunden angelegt, aber noch keine Mandantenfirma, können Sie mit der Funktion "Firma erstellen" automatisiert eine Firma anlegen, welche direkt mit dem Kunden im Feld "Entspricht Firma" verknüpft wird. Diese Funktion befindet sich in der Kundenliste im Menü unter Funktionen → Sonderfunktionen → Firma erstellen.
Über den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → "Firmen-Präfix" kann eingestellt werden, ob dieser Firmennummer ein Präfix vorangestellt werden soll.
Dieser Parameter ist relevant, wenn Sie aus Ihren Kunden über die Funktion "Firma erstellen" Mandantenfirmen erzeugen. Die Nummer der Mandantenfirma entspricht über diese Funktion grundsätzlich der Kundennummer. Hier können Sie ein Präfix einstellen. Ein Präfix ist ein Nummernbereich, der der Nummer der Mandantenfirma vorangestellt wird. Beispiel: Sie haben als Präfix "10" hinterlegt. Sie erstellen eine Mandantenfirma zur Kundennummer 201001. Als Firmennummer wird 10201001 verwendet. Möglicher Anwendungsfall: Sie verwalten in der Datenbank mehrere eigene Firmen und wollen über das Präfix kennzeichnen, welche Mandantenfirma von welcher eigenen Firma verwaltet wird. Bitte beachten Sie, dass die Nummer der Firma inkl. Präfix maximal 9 Stellen betragen darf. Wenn Ihre Kundennummern 6-stellig sind (Standard), darf das Präfix maximal 3 Stellen haben. Details zu Mandantenfirmen lesen Sie unter Update von Person auf Firma. |
Über den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → "Firma erstellen" kann eingestellt werden, ob beim Start dieser Funktion direkt eine Mandantenfirma erstellt werden soll, oder ob Sie einen Dialog für die Firmen- und Fibu-Anlage erhalten.
Einstellung für jene Aktion, die bei der Funktion "Firma erstellen" aus einem Kunden durchgeführt werden soll. 0 - Firma wird erstellt. 1 - Abfrage für Firmen- und FIBU-Anlage: Bei der Funktion "Firma erstellen" erfolgt eine Abfrage, ob auch FIBU, Lohnfirma, Datenschutzverzeichnis, Mandanten-Archiv zur Firma erzeugt werden soll. Der Parameter bezieht sich NICHT auf eine bloße Firmenneuanlage in den Firmenstammdaten! Details lesen Sie auch unter Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen. |
Workflow
Es besteht die Möglichkeit, bei Kundenanlage eine Abfrage für die Anlage einer Mandantenfirma einzustellen, oder sogar eine völlig automatische Firmen- und FIBU-Anlage zu aktivieren. Verwenden Sie dazu den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → Kunden-Neuanlage
Einstellung der Aktion, die bei einer manuellen Kunden-Neuanlage durchgeführt werden soll. 0 - Keine Aktion 1 - Abfrage für Firmen-, FIBU- und Lohnfirmen-Anlage: Bei Kundenneuanlage kann beim Speichern gewählt werden, ob auch Firma/FIBU/Lohnfirma/Datenschutzverzeichnis/Mandanten-Archiv erzeugt werden sollen. 2 - Automatische Anlage Firma/FIBU: Es erfolgt bei jeder Neuanlage eines Kunden die automatische Anlage einer Firma und der zugehörigen FIBU. Diese Ausprägung bietet sich beispielsweise für reine Wirschaftsprüfungskanzleien an, weil diese ausschließlich Kunden mit Mandantenfirma und FIBU haben. Der Parameter sollte firmenbezogen nur für jene eigenen Firmen gesetzt werden, welche überwiegend Mandantenfirmen benötigen. Bei allgemeiner Aktivierung würde die Abfrage sonst auch bei Kundenneuanlagen in Mandantenfirmen erfolgen. Details lesen Sie auch unter Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen. |
Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo 
Wie kann ich Mandantenfirmen komfortabel aus dem Kundenstamm erstellen?
Wie kann ich Mandantenfirmen komfortabel aus dem Kundenstamm erstellen?
Wichtige CRM Parameter
Um das Update von der Person auf die Firma zu aktivieren, müssen folgende CRM Parameter beachtet werden:
Update von Person auf Firma
Durch diesen Parameter wird das Update aktiviert oder deaktiviert. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Update von Person auf Firma:
Dieser Parameter ist relevant, wenn Sie aus Ihren Kunden Mandantenfirmen erstellen. Sie können damit ein automatisches Stammdatenupdate zwischen Kundenstamm und zugehöriger Mandantenfirma aktivieren. Somit ersparen Sie sich eine doppelte Stammdatenwartung. Soll das Update aktiviert werden? 0 - Nein 1 - Ja ACHTUNG!
Details lesen Sie unter Update von Person auf Firma. |
Update Feldsperren
Mit diesen Parametern können bestimmte Felder für das Update gesperrt werden. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update Feldsperren:
Die in dieser Feldauswahl enthaltenen Felder werden beim Update vom Kunden auf die Firma NICHT übernommen. Um eine Feldauswahl zu hinterlegen, geben Sie zuerst eine beliebige Bezeichnung ein. Mit F4 können Sie die Feldauswahl anschließend bearbeiten und Felder für die Feldsperre hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation Update von Person auf Firma. |
Mit diesem Parameter ist einstellbar, ob die am Kunden erfasste ÖGK auf den Firmenstamm übernommen werden soll. Voraussetzung dafür ist, dass das Update von Person auf Firma aktiv ist. |
Mit diesem Parameter ist einstellbar, ob die am Kunden erfasste Gemeinde auf den Firmenstamm übernommen werden soll. Voraussetzung dafür ist, dass das Update von Person auf Firma aktiv ist. |
Update Protokoll
Das Update der Stammdaten funktioniert nur in die Richtung "Von Kunde auf Firma". Werden Stammdaten auf der Firma geändert, werden diese nicht in den Kundenstamm geschrieben. Es besteht die Möglichkeit, dass Änderungen am Firmenstamm durch spätere Änderungen am Personenstamm wieder überschrieben werden.
Um Unstimmigkeiten in den Stammdaten zu vermeiden, besteht die Möglichkeit, ein Update-Protokoll zu aktivieren. Weichen dann die Stammdaten der Mandantenfirma von jenen am Personenstamm ab, wird eine E-Mail an eine hinterlegte Adresse gesendet. Die erforderlichen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update-Protokoll:
Dieser Parameter wird für das Update-Protokoll im Rahmen von Update von Person auf Firma bzw. Update Kunde - Gesellschafter benötigt. An diese E-Mail-Adresse wird das Protokoll mit den geänderten Feldern und Werten gesendet. Der Versand erfolgt ausschließlich im Vordergrund. Ein Hintergrundversand des Update-Protokolls wird nicht unterstützt. Motiv: Dem Anwender soll bewusst gemacht werden, dass seine vorgenommene Änderung am Firmenstamm nicht in den Kundenstamm durchgeschrieben wird. |
Aktivieren Sie eine Protokollierung jener geänderten Firmenfelder, die durch ein Update von Person auf Firma wieder überschrieben werden würden. 0 - Nein 1 - Ja Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation Update von Person auf Firma. |
Hinweis
 | Felder, die über Update Feldsperren vom Update von Person auf Firma ausgenommen sind, erzeugen im Update-Protokoll keinen Eintrag. Motiv: Das Updateprotokoll dient dazu, um Differenzen zwischen Firmen- und Personenstamm zu vermeiden. Bei Feldern, die in einer Update-Feldsperre enthalten sind, ist dieses Risiko nicht gegeben. |
Zusammenhang mit "Personen importieren"
- Wird "Personen importieren" manuell über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → "Personen importieren" aufgerufen, werden die Einstellungen laut Parameter verwendet und Änderungen werden, wie manuelle Änderungen, in den Firmenstamm upgedatet.
- Wird "Personen importieren" über Stapel bzw. über einen automatischen Import mittels Funktionsaufruf durchgeführt, kann das Update über einen mitgegebenen Parameter deaktiviert werden. Verwenden Sie dazu die Einstellung UPD = 0. Weitere Informationen zum automatischen Import finden Sie in der Dokumentation Personen importieren bzw. in der Hilfe zum Stapelschritt Stapel Automatischer Personen CSV-Import.
Weitere Informationen zum Updateverhalten
- Das Update funktioniert nur in die Richtung von Kunde auf Firma. Ein umgekehrtes Update von Firma auf Kunde ist NICHT möglich!
- Bei aktivem Update vergleicht das Programm bei jeder Änderung im Kundenstamm die jeweiligen Felder mit den Daten im Firmenstamm. Werden Differenzen festgestellt, passt das Update die Werte im Firmenstamm an jene im Kundenstamm an. Es ist dabei irrelevant, welches Feld am Kundenstamm geändert wurde. Es werden immer alle Felder verglichen. Eine Ausnahme stellen Bankverbindungen dar. Sollten dennoch manche Felder im Firmenstamm unabhängig von den Feldern im Personenstamm gepflegt werden, besteht die Möglichkeit mit Update Feldsperren zu arbeiten. Ebenso kann eine Einstellung gesetzt werden, dass bei Differenzen zwischen Kunde und dazugehöriger Firma ein Update Protokoll an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet wird.
Informationen zu Feldern
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, welches Kundenfeld in welches Firmenfeld geschrieben wird. In der Spalte "Wissenswertes" sehen Sie auschließlich Besonderheiten in Bezug auf das Stammdatenupdate. Bitte beachten Sie zusätzlich die jeweilige Hilfe zum Feld!
| Kundenstamm | Firmenstamm | Wissenswertes | ||||||||
| Adressinfo | Adressinfo | |||||||||
| Aktiv | Aktiv | Eine Firma kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Filialen bereits inaktiv sind. Sind aktive Filialen vorhanden, bleibt die Firma aktiv, auch wenn die Person deaktiviert wird und das Update von Person auf Firma aktiviert ist. Sie erhalten in diesem Fall keinen Hinweis. | ||||||||
| Anrede | Anrede | |||||||||
| Bankverbindung (mehrere Felder) | Bankverbindung (mehrere Felder) | Es werden sowohl die Hauptbankverbindung als auch die weiteren Bankverbindungen beim Update berücksichtigt. Allgemein gilt: Durch das Update kann keine doppelte Anlage einer identen Bankverbindung am Firmenstamm erfolgen. Werden über das Update Bankverbindungen auf die Mandantenfirma geschrieben, erfolgt bei jeder Bankverbindung eine Prüfung, ob es auf der Mandantenfirma bereits eine Bankverbindung mit der entsprechenden IBAN gibt. Wenn ja, wird als Ziel-Bankverbindung die Firmen-Bankverbindung mit der passenden IBAN verwendet. Wenn es sich dabei beim Kunden um eine Hauptbankverbindung und bei der Firma um eine weitere Bankverbindung handelt, wird die Firmen-Bankverbindung durch das Update auf eine Hauptbankverbindung umgestellt. Die bestehende Hauptbankverbindung der Firma wird damit zu einer weiteren Bankverbindung. Von diesem Verhalten sind Kreditkarten sowie ERV-Bankverbindungen der Bilanz ausgenommen. Hauptbankverbindung:
Hinweis
Weitere Bankverbindungen: Bei Bankenverbindungen erfolgt neben dem Update der Hauptbankverbindung (jene Bankverbindung, die direkt am Kundenstamm eingetragen ist) auch ein Update der weiteren Bankverbindungen. Damit eine weitere Kundenbankverbindung auf die Mandantenfirma übernommen werden kann, muss diese der jeweils richtigen, bestehenden Firmenbankverbindung zugeordnet sein. Dazu wird das folgende Feld auf der Kundenbankverbindung verwendet:
Hinweis
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| Berufstitel | Berufstitel | |||||||||
| Betriebsende | Betriebsende | |||||||||
| Betriebsgründung | Betriebsgründung | |||||||||
| Bezirk | Bezirk | |||||||||
| Branche | Branche | Es wird nur die Hauptbranche übernommen. Wenn im F8-Fenster weitere Branchen hinterlegt sind (Mischbetrieb), werden diese durch das Stammdatenupdate nicht übertragen. | ||||||||
| Datenbesitzer für Ansehen | Datenbesitzer für Ansehen | |||||||||
| Datenbesitzer für Bearbeiten | Datenbesitzer für Bearbeiten | |||||||||
Durchwahl | Durchwahl |  Besonderheiten dieses Feldes in Deutschland: Bei deutschen Telefonanlagen muss beim Anrufen in die Zentrale in den meisten Fällen die Durchwahl "0" mitgewählt werden. | ||||||||
| E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse | Es wird nur die Haupt-E-Mail-Adresse übernommen. Wenn im F8-Fenster weitere E-Mail-Adressen hinterlegt sind, werden diese durch das Stammdatenupdate nicht übertragen. | ||||||||
| Empfängeradresse Databox | Empfängeradresse Databox | |||||||||
| EORI-Nummer | EORI-Nummer | |||||||||
| Etage | Etage | |||||||||
| Faxnummer | Faxnummer | |||||||||
| Finanzamt | Finanzamt |
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| Firmenbuchgericht | Firmenbuchgericht |
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Firmenbuchnummer | Es wird nur die Haupt-Firmenbuchnummer übernommen. Wenn Sie am Kunden beim Feld "Firmenbuchgericht" im F8-Fenster weitere Firmenbuchnummern hinterlegt haben, werden diese durch das Stammdatenupdate nicht übertragen. | |||||||||
| Firmenlogo groß | Firmenlogo groß | |||||||||
| Firmenlogo klein | Firmenlogo klein | |||||||||
| Gesundheitskasse | Gesundheitskasse |
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| Gebäude | Gebäude | |||||||||
| Geldwäsche kontrolliert am | Geldwäsche kontrolliert am | |||||||||
| Geldwäsche kontrolliert von | Geldwäsche kontrolliert von | |||||||||
| Geldwäsche Notiz | Geldwäsche Notiz | |||||||||
| Geldwäsche Status | Geldwäsche Status | |||||||||
| Gemeinde | Gemeinde |
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| GLN-Code | GLN-Code | |||||||||
| Größenklasse | Größenklasse | |||||||||
| Hausnummer | Hausnummer | |||||||||
Homepage | Homepage | |||||||||
Kurzname | Kurzbezeichnung | |||||||||
Land | Land | |||||||||
Legal Entity Identifier | Legal Entity Identifier | |||||||||
Matchcode | Matchcode | |||||||||
Nachname | Name | |||||||||
Zusatzname | Name 2 | |||||||||
Beruf | Name 3 | |||||||||
Postfach | Postfach | |||||||||
Postleitzahl | Postleitzahl | |||||||||
Rechtsform | Rechtsform | |||||||||
Sitz | Sitz | |||||||||
Sprache | Sprache | |||||||||
STB-Firma | STB-Firma | Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, kommt folgendes Verhalten zur Anwendung:
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STB-Firma für FIBU-Erklärungen | STB-Firma für FIBU-Erklärungen | |||||||||
Steuernummer | Steuernummer | Es wird nur die Haupt-Steuernummer übernommen. Wenn Sie am Kunden beim Feld "Finanzamt" im F8-Fenster weitere Steuernummern hinterlegt haben, werden diese durch das Stammdatenupdate nicht übertragen. Ist die Steuernummer am Kundenstamm leer, erfolgt für dieses Feld kein Update in den Firmenstamm. Damit wird verhindert, dass die Steuernummer am Firmenstamm durch das Update gelöscht wird, wenn sie am Kundenstamm nicht geführt wird. | ||||||||
Straße | Straße | |||||||||
Straßen-Art | Straßen-Art | |||||||||
Straßenname | Straßenname | |||||||||
Telefonnummer | Telefonnummer | |||||||||
Treppenhaus | Treppenhaus | |||||||||
Tür | Tür | |||||||||
UID-Nummer | UID-Nummer | Wenn Sie am Kundenstamm mehrere UID-Nummern führen, wird die UID-Nummer jenes Landes vom Kundenstamm auf den Stamm der Mandantenfirma geschrieben, welche dem eingestellten Land im Feld "Land Rechtsversion" der Mandantenfirma entspricht. Wird keine aktive UID-Nummer passend zur Rechtsversion gefunden, wird standardmäßig die Haupt-UID vom Kunden auf die Mandantenfirma übernommen. | ||||||||
UnternehmensID-Schweiz | UnternehmensID Schweiz | |||||||||
WP-Firma | WP-Firma | |||||||||
Währung | Währung | |||||||||
| ZVR-Nummer | ZVR-Nummer |
