Update Kunde - Gesellschafter
Allgemein
Wenn Sie einen Kunden mit einem dazugehörigen Gesellschafter verknüpft haben, besteht die Möglichkeit, ein automatisches Stammdatenupdate zwischen Kundenstamm und Gesellschafterstamm zu aktivieren. Dadurch werden wichtige Felder automatisch zwischen Kunde und Gesellschafter upgedatet. Wie Sie aus einem Kunden einen Gesellschafter erzeugen bzw. wie Sie aus einem Gesellschafter einen Kunden erzeugen, lesen Sie unter Personen erzeugen. Wie Sie ein automatisches Stammdatenupdate zwischen Kunde und Gesellschafter aktivieren, lesen Sie unter Wichtige CRM Parameter.
Gesellschafter richtig verwenden
Sobald für einen Gesellschafter irgendeine Form von Leistung erbracht wird, sollten Sie diesen ergänzend auch als Kunde führen. Daten (z. B. Steuererklärungen, Leistungen) sollten dann auf der Personenart "Kunde" erfasst werden. Die Führung von Personen, die einerseits Gesellschafter von Gesellschaften (Kunden), andererseits selbst Kunden sind, erfordert daher im Programm eine Anlage sowohl als Kunde als auch als Gesellschafter. Damit durch diesen Umstand kein doppelter Wartungsaufwand entsteht, ist es möglich, ein automatisches Stammdatenupdate einzurichten.
Stammdaten müssen dadurch nur auf einer Person (Kunde oder Gesellschafter) gewartet werden.
Personen erzeugen
In der Gesellschafterliste sowie in der Kundenliste haben Sie die Möglichkeit, automatisch die entsprechende Person zu erzeugen und zu verknüpfen.
Kunde aus Gesellschafter erzeugen
Existiert eine Person bereits als Gesellschafter und Sie möchten daraus den entsprechenden Kunden erzeugen, können Sie dazu eine Funktion in der Gesellschafterliste verwenden.
Öffnen Sie Stammdaten → Personen → Gesellschafter. Im Fenstermenü finden Sie unter Extras die Funktion Kunde erstellen.
 Kunde erstellen | Erstellt aus dem markierten Gesellschafter einen Kunden. Gesellschafter und Kunde werden dadurch automatisch miteinander verknüpft, so dass die Stammdaten nur einmal gewartet werden müssen. |
Gesellschafter aus Kunde erzeugen
Existiert eine Person bereits als Kunde und Sie möchten daraus den entsprechenden Gesellschafter erzeugen, können Sie dazu eine Funktion in der Kundenliste verwenden.
Öffnen Sie Stammdaten → Personen → Kunden. Im Fenstermenü finden Sie unter Extras die Funktion Gesellschafter erstellen.
 Gesellschafter erstellen | Erstellt aus dem markierten Kunden einen Gesellschafter. Kunde und Gesellschafter werden dadurch automatisch miteinander verknüpft, so dass die Stammdaten nur einmal gewartet werden müssen. |
Feld "Entspricht Kunde"
Haben Sie bereits einen Kunden und einen entsprechenden Gesellschafter manuell angelegt, und möchten diese nun lediglich verknüpfen, verwenden Sie dazu das Feld "Entspricht Kunde" am Gesellschafterstamm.
Tragen Sie hier die Kundennummer des gewünschten Kunden ein. Wenn Sie einen Kunden bzw. Gesellschafter über die zuvor genannten Funktionen erstellen, wird dieses Feld automatisch befüllt.
Wichtige CRM Parameter
Beim Erstellen von Gesellschaftern aus Kunden und in weiterer Folge beim Update zwischen Kunde und Gesellschafter müssen folgende CRM Parameter beachtet werden:
Berechtigung Gesellschafter Angehörige
Mit diesem Parameter stellen Sie ein, ob beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Gesellschafters die Datenbesitzergruppen des zugehörigen Kundenstamms geprüft werden sollen.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:
Stellen Sie ein, ob beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Gesellschafters die Datenbesitzergruppen für Bearbeiten am zugehörigen Kundenstamm geprüft werden sollen. 1 - Prüfung Kunden-Datenbesitzer
2 - Keine Prüfung
3 - Datenbesitzer Vorschlag des Kunden
4 - Datenbesitzer Vorschlag oder Bearbeiten
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Update Kunde - Gesellschafter
Durch diesen Parameter wird das Stammdatenupdate zwischen Kunde und Gesellschafter aktiviert oder deaktiviert. Es kann auch eingestellt werden, in welche Richtung ein Stammdatenupdate erfolgen soll.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:
Gibt es Personen, die gleichzeitig als Kunde und Gesellschafter geführt werden, haben Sie die Möglichkeit, mit diesem Parameter ein automatisches Stammdatenupdate zu aktivieren. 0 - Kein Update: Es erfolgt kein Update zwischen Kundenstamm und Gesellschafterstamm. 1 - Gegenseitiges Update: Es erfolgt ein gegenseitiges Update zwischen Kundenstamm und Gesellschafterstamm. Werden Felder am Kundenstamm geändert, werden diese Änderungen automatisch in den zugehörigen Gesellschafterstamm upgedatet. Umgekehrt werden bei Änderungen am Gesellschafterstamm automatisch die Felder am zugehörigen Kundenstamm upgedatet. 2 - Update von Kunde auf Gesell: Werden Felder am Kundenstamm geändert, werden diese Änderungen automatisch in den zugehörigen Gesellschafterstamm upgedatet. In die umgekehrte Richtung erfolgt kein Update. 3 - Update von Gesell auf Kunde: Werden Felder am Gesellschafterstamm geändert, werden diese Änderungen automatisch in den Kundenstamm upgedatet. In die umgekehrte Richtung erfolgt kein Update. Weitere Informationen zum Stammdatenupdate zwischen Kunde und Gesellschafter finden Sie in der Dokumentation zum Thema Update Kunde - Gesellschafter. |
Hinweis
 | Sollten Sie das Update zwischen Kunde und Gesellschafter in Betrieb nehmen, nachdem Sie schon längere Zeit mit Kunden und zugehörigen Gesellschaftern arbeiten, ist Folgendes zu beachten: Nach Inbetriebnahme werden, je nach Einstellung des Updates, bei jeder Speicherung eines Kunden bzw. Gesellschafters Daten auf die verknüpfte Person übertragen bzw. Felder, die bei der einen Person leer sind, auch auf der anderen Person geleert. Eine nachträgliche Inbetriebnahme sollte daher sehr sorgfältig erfolgen und die Datenqualität auf allen Personen zuvor sichergestellt werden. |
- Beim Update eines Kunden auf einen Gesellschafter wird der Name der Privatadresse vom Kunden (falls unter den Weiteren Adressen eine Privatadresse hinterlegt ist) an den Gesellschafter übergeben.
- Beim Update vom Gesellschafter auf den Kunden wird der Name der Privatadresse des Gesellschafters an den Kunden nur dann weitergegeben, wenn der Kunde keine Privatadresse hinterlegt hat.
Update-Feldsperren
Mit diesem Parameter können bestimmte Felder für das Update gesperrt werden.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update Feldsperren:
Name der Feldauswahl, die in der Eingabemaske des Gesellschafters gespeichert wurde. Die in dieser Feldauswahl enthaltenen Felder werden beim Update vom Kunden auf den Gesellschafter NICHT übernommen. Bitte beachten Sie folgende Punkte:
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Thema Update Kunde - Gesellschafter. |
Um Felder für das Update zu sperren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie unter Stammdaten → Personen → Gesellschafter über "Neu (F5)" die Gesellschaftermaske
- Öffnen Sie darin die Feldauswahl
- Entfernen Sie sämtliche Felder bis auf jene, die Sie für das Update sperren möchten.
- Speichern Sie die Feldauswahl nun über "Speichern unter" "Global" und unter einem eigenen Namen ab:
- Wechseln Sie nun zum Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update Feldsperren → Update Kunde auf Gesell.
- Geben Sie hier den identischen Namen der zuvor definierten Feldauswahl ein:
Hinweis
| Wenn Sie mit der Quotenverwaltung arbeiten, ist es nicht erwünscht, dass dieselbe Person sowohl als Kunde als auch als Gesellschafter in der Quote aufscheint. Um dies zu verhindern, werden die Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" nicht zwischen Kunde und Gesellschafter upgedatet. Eine Feldsperre ist für diesen Zweck nicht erforderlich. |
Update-Protokoll
Um Unstimmigkeiten in den Stammdaten zu vermeiden, besteht die Möglichkeit, ein Update-Protokoll zu aktivieren. Weichen z. B. die Stammdaten des Gesellschafters von jenen am Kunden ab, dann wird eine E-Mail an eine hinterlegte Adresse gesendet. Dieser Fall kann beispielsweise vorkommen, wenn ein Update nur in die Richtung von Kunde auf Gesellschafter aktiv ist, aber die Stammdaten am Gesellschafter manuell geändert werden.
Die erforderlichen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Update-Protokoll:
Dieser Parameter wird für das Update-Protokoll im Rahmen von Update von Person auf Firma bzw. Update Kunde - Gesellschafter benötigt. An diese E-Mail-Adresse wird das Protokoll mit den geänderten Feldern und Werten gesendet. Der Versand erfolgt ausschließlich im Vordergrund. Ein Hintergrundversand des Update-Protokolls wird nicht unterstützt. Motiv: Dem Anwender soll bewusst gemacht werden, dass seine vorgenommene Änderung am Firmenstamm nicht in den Kundenstamm durchgeschrieben wird. |
Protokollierung jener geänderten Gesellschafterfelder, die durch ein Update von Kunde auf Gesellschafter wieder überschrieben werden würden. 0 - Nein 1 - Ja Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation Update Kunde - Gesellschafter. |
Zusammenhang mit "Personen importieren"
- Wird Personen importieren manuell über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → "Personen importieren" aufgerufen, werden die Einstellungen laut Parameter verwendet und Änderungen werden, wie manuelle Änderungen, zwischen Kunde und Gesellschafter upgedatet.
- Wird "Personen importieren" über Stapel bzw. über einen automatischen Import mittels Funktionsaufruf durchgeführt, kann das Update über einen mitgegebenen Parameter deaktiviert werden. Verwenden Sie dazu die Einstellung UPD = 0. Weitere Informationen zum automatischen Import finden Sie in der Dokumentation Personen importieren bzw. in der Hilfe zum Stapelschritt Stapel Automatischer Personen CSV-Import.
Weitere Wichtige Informationen zum Updateverhalten
- Das Update funktioniert in beide Richtungen: von Kunde auf Gesellschafter und von Gesellschafter auf Kunde. Entscheidend dafür ist, wie der Parameter Update Kunde - Gesellschafter eingestellt ist.
- Bei aktivem Update vergleicht das Programm bei jeder Änderung im Kundenstamm bzw. Gesellschafterstamm die jeweiligen Felder mit der verknüpften Person. Werden Differenzen festgestellt, passt das Update die Werte an. Es ist dabei irrelevant, welches Feld auf der Person geändert wurde. Es werden immer alle Felder verglichen. Sollten dennoch manche Felder zwischen den Personen unabhängig voneinander gepflegt werden, besteht die Möglichkeit, mit Update Feldsperren zu arbeiten. Ebenso kann eine Einstellung gesetzt werden, dass bei Differenzen in den Stammdaten beider Personen ein Update Protokoll an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet wird. Die Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" sind vom Update generell ausgenommen, um einen doppelten Eintrag in der Quotenverwaltung zu vermeiden.
- Bitte beachten Sie, dass bei Institutionen immer nur der jeweilige Hauptdatensatz upgedatet wird. Haben Sie z. B. am Kunden mehrere Finanzämter hinterlegt, können diese nicht in den Gesellschafterstamm upgedatet werden.
Kundendaten manuell aktualisieren
Neben dem automatischen Stammdatenupdate, besteht in der Gesellschafterliste die Möglichkeit ein Update von Gesellschafter auf Kunde manuell zu starten.
Sie finden die Funktion im Fenstermenü unter "Extras" → "Kundendaten aktualisieren". Voraussetzung ist, das der Gesellschafter über das Feld "Entspricht Kunde" mit einem Kunden verknüpft ist.
Der manuelle Start des Stammdatenupdates kann z. B. erforderlich sein, wenn:
- kein automatisches Update zwischen Kunde und Gesellschafter aktiv ist.
- das Update nur in die Richtung von Kunde auf Gesellschafter aktiv ist, aber Stammdaten am Gesellschafter gewartet wurden.
Konsolidierung von Gesellschaftern
Sollten Sie redundant geführte Gesellschafterstrukturen im Sinne der oben angeführten Möglichkeiten und Empfehlungen bereinigen wollen, so sollte dies im Zuge eines Beratungstermines mit einem BMD Trainer erfolgen.
Grundsätzlich sind dabei folgende Punkte zu berücksichtigen:
| Konsolidierungsschritte | Anmerkungen | ||
| 1. Suche nach einem (Basis-)Gesellschafter, der erhalten bleiben soll. | a) Gesellschafter suchen, auf dem eventuell bisher die Erklärungen gemacht wurden → dieser bleibt. Wenn keine Erklärungen vorhanden sind, dann Schritt b). b) Gesellschafter suchen, aus dem schon ein Kunde erzeugt wurde, dann Schritt c). c) irgendeinen Gesellschafter wählen (der mit den saubersten Stammdaten) | ||
| 2. Die Beteiligungsverhältnisse der anderen Gesellschafter merken/ausdrucken. | Der verbleibende Gesellschafter muss mittels Beteiligungsverhältnissen wieder den bisherigen Beteiligungen zugeordnet werden. Im Idealfall könnten auch die archivierten Bilanzen und/oder Steuererklärungen darüber Aufschluss geben. | ||
| 3. Den verbleibenden Gesellschafter wieder beim ursprünglichen Kunden zuordnen und die Beteiligungsverhältnisse eingeben. | |||
4. Kontrollieren, ob noch irgendwelche Steuererklärungen von bisherigen auf den bleibenden Gesellschafter umgehängt werden müssen (z. B. DMS, Telefonate ...). | Im Steuer-Navigator kann unter "Steuererklärungen" → "Steuererklärungen" über das Menü "Extras" der Menüpunkt "Erklärungen verschieben" ausgeführt werden. Hinweis: Beim Erzeugen eines Kunden aus einem Gesellschafter werden die Steuererklärungen automatisch umgespielt. | ||
5. Kontrollieren, ob eventuell CRM Bewegungsdaten umgehängt werden müssen (z. B. DMS, Telefonate ...) | Dazu im Kunden-Navigator alle Personen anzeigen lassen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Eingabe Kunden-Navigator) dann die Gesellschafter wählen und das Kontaktjournal ansehen. Die Datensätze bearbeiten und den entsprechenden bleibenden Gesellschafterdatensatz hinterlegen. | ||
6. Nun können nicht mehr benötigte Gesellschafter gelöscht werden (siehe Achtung rechte Seite!) | Achtung!
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Weitere Anmerkungen: | |||
| Was passiert mit den Gesellschafterlisten in alten Bilanzen? | Wenn Gesellschafter eliminiert werden, werden sie auch in der Gesellschafterliste der alten Bilanzen nicht mehr angezeigt. Erst wenn die bereinigten Gesellschafter mit richtigen Beteiligungssätzen wieder existieren, werden sie auch gedruckt. Auch hier könnte auf die archivierten Bilanzen zurückgegriffen werden. |
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