Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.
Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.
Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" | Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert! |
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Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person.
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Titel | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.
Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"
Hinweis | Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.
Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt. |
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. |
Titel hinten | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt.
Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'"
Hinweis | Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.
Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma, wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt. |
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. |
Geschlecht | Geschlecht der Person: - männlich
- weiblich
- keine Angabe
- divers
- offen
- inter
Hinweis | Wenn Sie im Standardbrief mit den Standard-Adressmakros von BMD arbeiten, wird über das Feld "Geschlecht" entschieden, ob es sich bei dem Adressaten/der Kontaktperson um eine natürliche Person bzw. ein Unternehmen handelt. Dementsprechend wird die geschäftliche Anrede den Anforderungen automatisch angepasst und entweder mit Namen (natürliche Person) oder ohne Namen (Unternehmen) erstellt. - Sehr geehrter Herr Allinger
- Sehr geehrte Damen und Herren
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Besonderheiten Paket LOHN
Das Geschlecht "divers" kann ab dem Jahr 2021 auf allen ELDA-Meldungen, die das Geschlecht enthalten, gemeldet werden. Das betrifft insbesondere: - Familienhospiz/Pflegekarenz (E.12)
- Anmeldung Fallw. Besch. (E.18)
- VSNR-Anforderung (E.30)
- Gesundheitsberuferegistermeldung (E.35)
Am L16 (Lohnzettel Finanz) ist das Geschlecht "divers" bereits ab dem Jahr 2020 möglich.
Das Geschlecht "divers" wird am Einkommensbericht nicht berücksichtigt. In der Konjunkturstatistik, der Schwerarbeitsmeldung und für die Altersbefreiungen wird es wie das Geschlecht "männlich" interpretiert. Für die Konjunkturstatistik kann übrigens eine Programmsperre im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt werden. |
Anrede | Hinterlegen Sie mit F4 eine Anrede. Dieses Feld ist für die Anrede in einem Briefkopf gedacht, z. B. Firma, Herrn, Frau, Familie etc.
Anreden werden im Paket CRM unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Anreden verwaltet. |
Personenkennzeichen | Hinterlegen Sie hier, in welcher Rolle/Funktion die Kontaktperson bei der Zugehörigkeit tätig ist. Dazu haben Sie hier Zugriff auf die Liste der Personenkennzeichen, die Sie beliebig erweitern können, um die nötigen Rollen abzubilden. |
Telefonnummer | Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen.
Weitere wichtige Informationen zum Anlegen von Telefonnummern finden Sie unter Telefonnummernformatierung, sowie unter Verwaltung Telefonnummern. |
Durchwahl | Durchwahl DIESER Kontaktzuordnung. Die Durchwahl wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt, um eine vollständige Nummer zu erhalten. Sie müssen somit nicht die komplette Telefonnummer auf allen Kontaktpersonen warten. |
E-Mail | Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at).
Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das  F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.
Besondere Funktionen zu diesem Feld:
| Domäne automatisch ergänzen | Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol). Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann: - Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
- Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.
Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.
Beispiel | Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson. Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt. |
Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt. | | Domänenprüfung | Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen:
Hinweis | Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:
Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:
Eingabe mit Namen:
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| Robinsonliste | Über das  -Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.
| | Klicklink | Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben.
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Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen.
Besonderheiten dieses Feldes im CRM - Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.
- E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.
- E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU - In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden.
Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN - Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.
Hinweis | Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren
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Zustellanweisung | Wie soll in Korrespondenzen an die Kontaktperson im betreffenden Kontaktzuordnungskontext adressiert werden? (z.H., c/o,..).
Wählen Sie zwischen folgenden Ausprägungen: - zu Handen
- c/o
- Nur namentlich (ohne "zu Handen")
- c/o Umkehrung
Die hier hinterlegte Zustellanweisung wird als Vorschlagswert an die Adressatenliste im Standardbrief übergeben, wenn Sie dort einen Adressaten mit der entsprechenden Kontaktperson einfügen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Zustellanweisung im gleichnamigen Feld direkt in der Adressatenliste manuell abzuändern, wenn Sie im Einzelfall eine abweichende Zustellanweisung verwenden möchten.
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