UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

In diesem Dokument finden Sie die Beschreibung zu folgenden Fenstern:
  1. Zusätzliche E-Mail-Adressen - Dieses Fenster dient zur Verwaltung der E-Mail-Adressen einer Person.
  2. E-Mail-Adresse-suchen - Dieses Fenster dient zur Suche der E-Mail-Adressen einer Person und wird in der Zentralen Personenverwaltung unter "Extras" → "E-Mail-Adresse suchen" aufgerufen.
Durch Klicken auf den Link, gelangen Sie direkt zum entsprechenden Abschnitt.

Zusätzliche E-Mail-Adressen

In diesem Fenster können Sie:
  • zusätzliche E-Mail-Adressen (neben der Haupt-E-Mail-Adresse) zu Personen/Firmen/Institutionen erfassen.
  • weitere Informationen bzw. Eigenschaften auf den bestehenden E-Mail-Adressen hinterlegen, welche für verschiedene NTCS Pakete von Bedeutung sind.
    Hinweis 
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    Bei Neuanlage über die Funktion E-Mail-Adressen aus dem Kunden-Navigator benötigen Sie das Feld "Person" (Siehe Besondere Felder).


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    Fensterbereiche

    Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

    E-Mail-Adressen

    Hier finden Sie eine Liste der E-Mail-Adressen zu der Person/Institution/Firma ..., aus deren Stammdaten Sie in das Fenster gewechselt sind.

    Hinweis 
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    Wie Sie zusätzliche E-Mail-Adressen zu Personen importieren, lesen Sie unter Telekom importieren - Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

    Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

    A_EMAIL.bmp E-Mail senden
    Starten Sie hier die Erstellung einer E-Mail. Die markierte E-Mail-Adresse wird als Adressat an die E-Mail übergeben.
    E-Mail-Adressen

    Feldauswahl.png Besondere Felder
     
    Neben der E-Mail-Adressart können folgende Informationen auf der E-Mail-Adresse hinterlegt werden:
     
    Hinterlegen Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse.

    Besondere Funktionen zu diesem Feld:

    Domänenprüfung Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → 1.Gesamtsystem → 8.Standard-E-Mail → E-Mail-Domäne prüfen:

    Stellen Sie ein, ob bei der Anlage einer E-Mail-Adresse die Domäne geprüft werden soll.

    0 - Nein: Es erfolgt keine Prüfung. Das Feld "E-Mail-Adresse" kann auch mit ungültigen Eingaben befüllt werden.

    1 - Ja: Bei der Anlage einer E-Mail-Adresse erfolgt im entsprechenden Feld eine Prüfung der Domäne.

    Weitere Informationen zu E-Mail-Adressen erhalten Sie unter Verwaltung E-Mail-Adressen.

    Hinweis 
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    Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehrere E-Mail-Adressen im Feld, oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:

    Mehrere E-Mail-Adressen:

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    Eingabe mit Namen:

    1087147158001100032_3.png

    Über das 1087147158001100032.png - Lupensymbol können Sie prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden. Siehe auch Feld Robinsonliste.

    stapel.bmp
    Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen.
     
    Klicklink
    Wenn Sie in Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechene E-Mail-Adresse übergeben.
     
    Grundsätzlich wird bei jeder E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" eine Adressart hinterlegt, welche mitunter auch funktionale Bedeutung hat. Informationen zur jeweiligen Bedeutung lesen Sie in der Hilfe zum Fenster E-Mail-Adressarten.

    In diesem Feld können Sie mit F8 einen Zuordnungsdialog öffnen, mit dem mehrere E-Mail-Adressarten zu einer E-Mail-Adresse zugeordnet werden können. Die E-Mail-Adresse kann somit von mehreren Funktionen verwendet werden und muss nur einmal angelegt werden.

    Hinweis 
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    Versandeinstellungen werden ausschließlich vom Paket WWS unterstützt. Dementsprechend können Sie nur E-Mail-Adressarten zuordnen, welche funktional der WWS angehören!

    Beschreibung oder Notiz zu dieser E-Mail-Adresse.
    An diese E-Mail-Adresse werden die Rechnungen geschickt.

    Hinweis 
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    Dieses Feld wird automatisch aktiviert, wenn Sie eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Rechnung" anlegen. Es ist manuell nicht editierbar.

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    Dieses Feld wird beim Rechnungsversand per E-Mail nur dann verwendet, wenn diese Person als Rechnungsempfänger bzw. Offene Zugehörigkeit fungiert.
    Das ist theoretisch bei allen Personen (auch Mitarbeitern) möglich.

    Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Prioritäten zur Ermittlung der E-Mail-Adresse bei Rechnungsversand per E-Mail".

    Dieses Feld hat jedoch keine Funktionalität für den Absender der Rechnung. Wenn beispielsweise das Feld „E-Mail-Adresse für Rechnung“ bei einer E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hinterlegt wird, darf nicht davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung, die dieser Mitarbeiter (User) versendet, mit der hier hinterlegten E-Mail-Adresse versendet wird.

    Nähere Informationen zur Einflussnahme auf die Absender-E-Mail-Adresse finden Sie in der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Einstellungen am Mitarbeiterstamm".
    Vorschlag der E-Mail-Adresse als BCC beim Rechnungsversand
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    Dieses Feld wird beim Rechnungsversand per E-Mail nur dann verwendet, wenn diese Person als Rechnungsempfänger bzw. Offene Zugehörigkeit fungiert.
    Das ist theoretisch bei allen Personen (auch Mitarbeitern) möglich.

    Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Prioritäten zur Ermittlung der CC-/BCC-E-Mail-Adresse bei Rechnungsversand per E-Mail".

    Dieses Feld hat jedoch keine Funktionalität für den Absender der Rechnung. Wenn beispielsweise das Feld „E-Mail-Adresse für Rechnung“ bei einer E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hinterlegt wird, darf nicht davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung, die dieser Mitarbeiter (User) versendet mit der hier hinterlegten E-Mail-Adresse versendet wird.

    Nähere Informationen zur Einflussnahme auf die Absender-E-Mail-Adresse finden Siein der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Einstellungen am Mitarbeiterstamm".
     
    Vorschlag der E-Mail-Adresse als CC beim Rechnungsversand
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    Dieses Feld wird beim Rechnungsversand per E-Mail nur dann verwendet, wenn diese Person als Rechnungsempfänger bzw. Offene Zugehörigkeit fungiert.
    Das ist theoretisch bei allen Personen (auch Mitarbeitern) möglich.

    Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Prioritäten zur Ermittlung der CC-/BCC-E-Mail-Adresse bei Rechnungsversand per E-Mail".

    Dieses Feld hat jedoch keine Funktionalität für den Absender der Rechnung. Wenn beispielsweise das Feld „E-Mail-Adresse für Rechnung“ bei einer E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hinterlegt wird, darf nicht davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung, die dieser Mitarbeiter (User) versendet mit der hier hinterlegten E-Mail-Adresse versendet wird.

    Nähere Informationen zur Einflussnahme auf die Absender-E-Mail-Adresse finden Sie in der Hilfe zum Thema "Rechnungsversand per E-Mail" unter "Einstellungen am Mitarbeiterstamm".

    Die E-Mail-Adresse wird für Aktionen in der Lohnverrechnung verwendet (z. B. Versand des Lohnzettels). Ist keine eigene E-Mail-Adresse für die Lohnverrechnung markiert, wird die Standard-E-Mail-Adresse ermittelt.

    Hinweis 
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    Dieses Feld wird automatisch aktiviert, wenn Sie eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" anlegen. Es ist manuell nicht editierbar.

    Kennzeichen, ob diese E-Mail-Adresse in der Robinsonliste registriert ist.

    Eine entsprechende Prüfung kann über das 1087147143002800000.png-Lupensymbol beim Feld E-Mail-Adresse gestartet werden. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. Ist die E-Mail-Adresse registriert, handelt es sich um einen geschützten Kontakt, der keine Werbung erhalten möchte.

    Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn die Prüfung ergibt, dass sich die Adresse auf der Robinsonliste befindet.
    Für die Neuanlage von E-Mail-Adressen aus dem Kunden-Navigator über die Funktion E-Mail-Adressen. Das Feld kann nur bei Aufruf aus dieser Funktion bearbeitet werden.

    Wählen Sie hier die Person aus, für die Sie die neue E-Mail-Adresse erfassen möchten. Es wird der Kunde/Lieferant sowie seine Kontaktpersonen angeboten. Existiert zu der gewählten Person noch keine Haupt-E-Mail-Adresse, dann wird eine hier neu erfasste E-Mail-Adresse automatisch als Haupt-E-Mail-Adresse auf die Person übernommen. Sollte bereits eine Haupt-E-Mail-Adresse auf der Person existieren, wird jede hier neu erfasste zu den weiteren E-Mail-Adressen zugeordnet.

    Wird eine E-Mail-Adresse nur bearbeitet, kann das Feld nicht verändert werden.
    Geänderte FinanzOnline-Zahlungspläne werden durch die Funktion BMDGhost-Zahlungsplan an jene E-Mail-Adressen von Kunden oder deren Kontaktpersonen versendet, die mit "Zahlungsplan" gekennzeichnet sind.
    Nur Mitglieder der hier hinterlegten Datenbesitzergruppe können diese E-Mail-Adresse sehen.

    Hinweis 
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    Besonderes Feldverhalten:
     
    Die Felder E-Mailadresse für Rechnung und Lohnverrechnung aktivieren und deaktivieren sich gleichzeitig mit der E-Mailadressart. Das heißt, die E-Mail-Adressart Lohnverrechnung aktiviert gleichzeitig das Feld Lohnverrechnung und umgekehrt. Gleiches gilt für die E-Mail-Adressart E-Mailadresse für Rechnung  und das Feld E-Mailadresse für Rechnung.

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    E-Mail-Adresse suchen

    In diesem Fenster können Sie E-Mail-Adressen aller Personenarten, mit Ausnahme von Mitarbeitern, in einer Liste aufrufen. Die Anzeige der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern wird aus Datenschutzgründen in diesem Fenster nicht unterstützt.

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    Fensterbereiche

    Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

    E-Mail-Adressen

    In diesem Bereich finden Sie die Liste der E-Mail-Adressen, welche entsprechend der Einstellungen im Einstiegsfeld angezeigt werden. Über das Einstiegsfeld "E-Mail-Adressart" können Sie festlegen, welche E-Mail-Adressen in der Liste angezeigt werden sollen. Ist das Feld leer, werden alle E-Mail-Adressarten angezeigt.

    Hinweis 
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    Bitte beachten Sie, dass nur die E-Mail-Adressen von aktiven Personen angezeigt werden!

    Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
     
    A_EMAIL.bmp E-Mail sendenÜbergibt die aktuell selektierte E-Mail-Adresse an Outlook und öffnet eine E-Mail.
    A_STDBRF.bmp Standardbrief
    Öffnet den Standardbrief und übergibt die aktuell gefilterte Liste in die Adressatenliste des Standardbriefs.

    Hinweis 
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    Wenn Sie den Standardbrief öffnen, wird in der Adressatenliste bei den Personen im Feld "E-Mail-Adresse" immer die Haupt-E-Mail-Adresse der jeweiligen Person angezeigt.

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    Es wird aber dennoch die eingestellte Adressart verwendet. Die tatsächlich verwendete E-Mail-Adresse sehen Sie im Feld "E-Mail Empfänger", wenn Sie einen Adressaten im Standardbrief mit F2 - "Ansehen" öffnen.

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    E-Mail-Adressen

    A_Export.bmp ExportierenErmöglicht den Export der Liste (z. B. in Excel).
    Extras

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