Telekom importieren - Telefonnummern und E-Mail-Adressen
Allgemeines
Mit diesem Import-Programm können für Personen Weitere Telefonnummern beziehungsweise Weitere E-Mail-Adressen importiert werden. Haupt-Telefonnummer, Haupt-Faxnummer und Haupt-E-Mail-Adresse können NICHT mit der Funktion "Telekom importieren" importiert werden! Für diesen Zweck muss "Personen importieren" verwendet werden.
Anwendung
Folgende Varianten stehen für den Aufruf der Funktion "Telekom importieren" zur Verfügung:
Manueller Start des Imports
Manuell wird der Import im Paket CRM über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → "Telekom importieren" gestartet. Im folgenden "Öffnen-Dialog" können Sie die gewünschte Importdatei auswählen und mit "Öffnen" bestätigen.
Automatischer Import mittels Stapel
Wollen Sie die Funktion "Telekom importieren" automatisiert durchführen, kann ein Stapel eingerichtet werden.
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel CRM Standardimporte. |
Hinweis
 | Bei Verwendung des Stapels kann über einen Stapelparameter eingestellt werden, dass je Telefonart nur eine Nummer gespeichert wird. Sie können in diesem Modus Telefonnummern einer bestimmten Telefonart aktualisieren. Im Standardmodus wird jede importierte Nummer zusätzlich angelegt. Diese Funktion ist ausschließlich über Stapel verfügbar. Details lesen Sie in der Stapelhilfe. |
Automatischer Import mittels Funktionsaufruf
Ein automatischer Import mittels Funktionsaufruf kann mit folgender Funktion erfolgen: MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT
Als Parameter muss "MODE=3" mitgegeben werden.
Beispiel
 | Beispiel für einen solchen Funktionsaufruf: ...BMDNTCS.exe /USERID=BMD /PWD=??? /FUNC=MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT /MODE=3 /FILE=D:\Importdatei.csv |
Aufbau der CSV-Datei
In der Folge lesen Sie Details zum Aufbau der Importdatei: Es muss eine CSV-Datei (Format: "Trennzeichen-getrennt") erstellt werden.
WICHTIGE allgemeine Eigenschaften:
- Die ersten beiden Spalten (TEL_FIRMENNR, TEL_KUNDENNR) sind Pflichtfelder!
- Wenn Sie einen Import zu Kunden machen, muss keine eigene Spalte für die Personenart enthalten sein. Für den Import zu anderen Personenarten verwenden Sie zusätzlich die Spalte "PER_PERSONENART":
KO = Kontaktperson
DI = Diverse Person
MA = Mitarbeiter
GE = Gesellschafter
AN = Angehörige
Import von Telefonnummern:
- Die Überschrift der Spalten muss einem Telefonart-Matchcode entsprechen. Dieser Telefonart-Matchcode muss in NTCS eindeutig sein. Zum Beispiel wäre "TELEFON" nicht eindeutig, wenn es auch einen Matchcode "TELEFONMOBIL" gibt. Sie finden die Telefonarten im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Kommunikation → Telefonarten.
- Für jede importierte Telefonnummer wird ein neuer Datensatz erstellt. Ausnahme: Bei der Verwendung eines Stapels können Sie mit dem Stapelparameter "TEA" einen alternativen Modus aktivieren.
- Ein Löschen von Telefonnummern ist über den Import nicht möglich.
Import von E-Mail-Adressen:
- Alle Felder, in denen ein "@" vorkommt, werden als E-Mail-Adresse interpretiert, alle Felder ohne "@" als Telefonnummer. Es ist bei E-Mail-Adressen unerheblich, wie die Spalte bezeichnet ist.
- Im Standard werden alle importierten E-Mail-Adressen mit der E-Mail-Adressart "Geschäftlich" angelegt. Möchten Sie die E-Mail-Adressen unter einer anderen E-Mail-Adressart importieren, müssen Sie die entsprechende Adressart in der Spalte EMA_EMAILARTNR festlegen. Verwenden Sie dabei die Nummer der entsprechenden Adressart. Sie finden die E-Mail-Adressarten im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Kommunikation → E-Mail-Adressarten.
- Wenn bereits eine E-Mail-Adresse mit der entsprechenden Adressart bei der Person existiert, wird diese beim Import überschrieben.
- Hauptadressen können nicht geändert werden! Ist Beispielsweise eine Hauptadresse auch als Rechnungsadresse gekennzeichnet, wird beim Import einer E-Mail als Rechnungsadresse diese neu angelegt, anstatt die bestehende zu aktualisieren.
- Ein Löschen von E-Mail-Adressen ist über den Import nicht möglich.
Beispiel
| Musteraufbau für einen Import von Telefonnummern zu Mitarbeitern:
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Hinweis
| Die Telefonnummer muss beim Import automatisch in Ländervorwahl, Ortsvorwahl und Ortsanschluss aufgeteilt werden können. Es ist daher erforderlich, dass die Telefonnummer so eingegeben wird, dass die einzelnen Teile für das Importprogramm erkennbar sind. Wir empfehlen folgenden Aufbau: die Ländervorwahl mit + Symbol, danach die Ortsvorwahl ohne führende 0 in Klammern, danach der Ortsanschluss. Beispiel: +43(7252)123456 Andere Eingaben und Trennzeichen sind unter Umständen möglich. In diesem Fall müssen die Telefonnummern aber im Hintergrund konvertiert werden, was bei größeren Datenmengen zu Problemen führen kann. |
Beispiel
| Musteraufbau für einen Import von E-Mail-Adressen zu Kunden:
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Beispiel
| Musteraufbau für einen gemeinsamen Import von Telefonnnummern und E-Mail-Adressen zu Mitarbeitern in einer Datei:
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Nach erfolgtem Import erscheint eine Hinweismeldung:
Protokoll ansehen zeigt Ihnen eventuell aufgetretene Probleme (Bewegen Sie sich ans untere Ende des Textes). Dort erfahren Sie, in welcher Zeile der Importdatei welches Problem aufgetreten ist.
Datei ansehen zeigt Ihnen den Inhalt der importierten Datei.
 | Siehe auch: |