Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

1. Überblick

1. Honorarnote regelmäßig per E-Mail über den eigenen Mail-Client versenden: Die E-Mail wird im Postausgang Ihres E-Mail-Programmes gespeichert und Sie können einfach nachvollziehen, welche E-Mails versendet worden sind.
   
   Bei dieser Variante können Sie weiters wählen, ob der Versand im Vordergrund oder im Hintergrund durchgeführt wird:
   
   Im Vordergrund bedeutet, dass der Anwender die E-Mail vor dem Versand noch im E-Mail-Programm bearbeiten kann, da die E-Mail von NTCS im Bearbeitungsmodus geöffnet wird. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob die E-Mail im Vordergrund NTCS blockieren soll (NTCS wartet, bis die E-Mail versendet ist) oder ob die E-Mail im Vordergrund NTCS nicht blockieren soll (ein Weiterarbeiten in NTCS ist unabhängig vom tatsächlichen Versand möglich).
   
   Im Hintergrund bedeutet, dass die E-Mail nicht im Vordergrund geöffnet wird. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob die E-Mail in den Entwürfen gespeichert (eine Nachbearbeitung wäre also noch möglich) oder ob die E-Mail sofort versendet werden soll (eine Nachbearbeitung ist ausgeschlossen).
   
   
2. Honorarnote regelmäßig per E-Mail direkt über den Mail-Server versenden: Die E-Mail wird im Postausgang des Mail-Servers gespeichert. Damit ist es für den jeweiligen Anwender im eigenen E-Mail-Programm nicht nachvollziehbar, an welche Empfänger E-Mails gesendet worden sind. Eine Kopie davon kann aber zu Kontrollzwecken an eine weitere (interne) E-Mail-Adresse gesendet werden.
   
   Bei dieser Variante ist nur der Versand im Hintergrund möglich.

Hinweise

Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themendokumentation Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems. Seitenanfang

2. Allgemeine Einstellungen

2.1. Einstellungen im Kundenstamm

In den Stammdaten des Kunden muss die E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegt sein und der E-Mail-Versand aktiviert werden.

Folgende Felder müssen entsprechend gewartet werden:

Rechnung per E-Mail

Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Nein Der Versand der Honorarnoten erfolgt postalisch. Aus diesem Grund wird keine E-Mail erzeugt, sondern ein Ausdruck der Honorarnote angefertigt. Die Ausprägung "Nein" ist der Standard, wenn ein Kunde unter einer Mandantenfirma neu angelegt wird, um keine unerwünschten Wartungseffekte in der Mandanten-Fibu zu erzeugen. E-Mail (PDF mit Signatur) Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail mit elektronischer Signatur. E-Mail (PDF ohne Signatur) Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail ohne elektronische Signatur. Die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" ist der Standard, wenn ein Kunde unter der eigenen Firma neu angelegt wird. Das ist der Fall, wenn die Firma als Ist eigene Firma gekennzeichnet ist. Voraussetzung dafür ist weiters das Vorhandensein des Lizenzpakets 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" und/oder des Lizenzpakets 13 "BMD NTCS Warenwirtschaft". BMD Com (PDF ohne Signatur) Die Zustellung der Honorarnoten erfolgt via BMD Com. Die Ausprägung "BMD Com (PDF ohne Signatur)" steht nur dann zur Verfügung, wenn die Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, als Ist eigene Firma am Firmenstamm gekennzeichnet ist.  Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist. Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen: Wenn weder eine Rechnungs-E-Mail-Adresse noch eine Haupt-E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist und das Feld "Rechnung per E-Mail" auf "Ja" gesetzt worden ist. Wenn der Rechnungsversand per E-Mail bereits aktiv ist und nachträglich die Haupt- sowie die Rechnungs-E-Mail-Adresse gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird.  Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich.

E-Mail

Hier ist die E-Mail-Adresse anzugeben, an welche die Rechnung per E-Mail versendet werden soll. (Achtung: Diese E-Mail-Adresse wird auch für den E-Mail-Versand aus dem Standardbrief und dem DMS verwendet.) Unter den weiteren E-Mail-Adressen (Aufruf mit der F8-Funktion) ist es möglich, die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand abweichend der Standard-E-Mail-Adresse des Kunden zu definieren und auch CC- und BCC-E-Mail-Adressen für Kunden zu erfassen, welche auch beim Rechnungsversand berücksichtigt werden. Diese Prioritäten gelten dabei: Prioritäten zur Ermittlung der E-Mail-Adresse bei Rechnungsversand per E-Mail: E-Mail-Adresse aus den weiteren E-Mail-Adressen des Rechnungsempfängers, bei der das Feld E-Mail-Adresse für Rechnung aktiviert ist. Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn im Feld E-Mail-Adressart die Adressart "3 - Rechnung" ausgewählt wird. Ist diese E-Mail-Adressart bei mehreren E-Mail-Adressen hinterlegt worden, so wird die erstbeste davon für den Rechnungsversand verwendet - die Ermittlung folgt hier keiner speziellen Logik. Daher wird seitens BMD empfohlen, immer nur eine E-Mail-Adresse mit dieser E-Mail-Adressart anzulegen. Haupt-E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers Prioritäten zur Ermittlung der CC-/BCC-E-Mail-Adresse bei Rechnungsversand per E-Mail: Es können beliebig viele CC-/BCC-E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand verwendet/angelegt werden. Alle E-Mail-Adressen, bei denen das Feld "Rechnung in CC" auf "Ja" steht, werden in die CC-Zeile der E-Mail und alle E-Mail-Adressen, bei denen das Feld "Rechnung in BCC" auf "Ja" steht, werden in die BCC-Zeile der E-Mail übergeben. Dieses Kennzeichen darf nicht bei einer E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3 - Rechnung" verwendet werden. Diese ist ausschließlich für den Versand in der "An-Zeile" reserviert und würde keine CC-/BCC-Adressierung auslösen. Hinweis     E-Mail-Adresse der Offenen Zugehörigkeit Ist beim Kunden eine offene Zugehörigkeit hinterlegt, wird dessen E-Mail-Adresse als Empfängeradresse herangezogen. Hinweis     E-Mail-Adresse der Kontaktperson Die Kontaktperson, die für die Honorarnote vom Kunden oder vom Projekt ermittelt werden kann, kann ebenfalls in die Ermittlung der E-Mail-Adresse einbezogen werden. Zur Verwendung der E-Mail-Adressen der Kontaktpersonen beachten Sie bitte weiter unten das entsprechende Kapitel in den Tipps und Hintergrundinformationen.

2.2. Einstellungen im Mitarbeiterstamm

• Beim Rechnungsversand im Vordergrund bzw. auch im Hintergrund über den eigenen Mail-Client wird immer der eigene E-Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet.
  
  
• Beim Rechnungsversand im Hintergrund über den Mail-Server gibt es ein mehrstufiges Ermittlungsverfahren, wobei die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm eine Rückfallebene bildet (siehe Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse). Hier gibt es zudem die Möglichkeit, eine Kopie der Rechnung per E-Mail zu erhalten. Dafür müssen die TOOLS Parameter "SMTP-Kopie senden" und "SMTP-Kopieempfänger" gesetzt werden (siehe Einstellungen zum Versand einer E-Mail-Kopie).

Achtung! 

Wenn die E-Mails zusätzlich an bestimmte Personen im eigenen Unternehmen zugestellt werden sollen, können (irrelevant, welche Variante des E-Mails-Versands eingestellt ist) die Felder E-Mail-Kennzeichen und E-Mail-Adresse der Druckereinstellungen für Ablaufarten verwendet werden.

2.3. Einstellungen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten

Ausdruck mailen	Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail. Hinweis Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert.  Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird. Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert.
Art des E-Mail-Versands	In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll. Folgende Einstellungen sind möglich: Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen  Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei nicht blockiert wird.  Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!)  Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei angehalten wird.  Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden  Die E-Mail wird über einen vorhandenen Mail-Server (SMTP, zum Beispiel Exchange Server) verschickt. Existiert kein Mail-Server, wird die E-Mail im Hintergrund mit einem E-Mail-Client verschickt.  Im Hintergrund über den Mail-Client versenden  Die E-Mail wird direkt über den Mail-Client im Hintergrund versendet. Es wird nicht versucht, die E-Mail über den Mail-Server zu verschicken.  Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern Die E-Mail wird über den Mail-Client im Hintergrund in den Entwürfen gespeichert. Man kann die E-Mails später im Mail-Client bearbeiten und verschicken. Achtung: Da für die Fakturierung das Erstellen der E-Mail bereits als "korrekt versendet" gilt, wird man nicht mehr darauf hingewiesen, dass der E-Mail-Versand anschließend manuell angestossen werden muss. Hinweis Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können.
Absender-Account	In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.    Funktion F4 Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert.
E-Mail-Adresse	In diesem Feld können Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse eingeben, an die die E-Mail, welche beim E-Mail-Versand des Dokuments erzeugt wird, gesendet werden soll. Das ausgewählte E-Mail-Kennzeichen entscheidet, an welcher Stelle diese E-Mail-Adresse zur Anwendung kommt (Gewöhnliche E-Mail-Adresse, CC-E-Mail-Adresse oder BCC-E-Mail-Adresse). Diese Hinterlegung ist nur wirksam, wenn das Feld Ausdruck mailen aktiv ist. Die E-Mail-Adresse kann daher nicht statt des gewöhnlichen Ablaufs verwendet werden.
E-Mail-Kennzeichen	In diesem Feld kann eingestellt werden, an welcher Stelle die im Feld E-Mail-Adresse angegebene E-Mail-Adresse beim E-Mail-Versand des Dokuments verwendet werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: lt. WWS Parameter  Der WWS Parameter "Rückfallebene - E-Mail-Kennzeichen im Ausdrucksmodell" (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemeine Einstellungen → Allg. übergreifend für Ausdrucke) entscheidet, an welcher Stelle die E-Mail-Adresse zum Einsatz kommt. Möglich sind hier die Optionen: Normale E-Mail-Adresse CC-E-Mail-Adresse BCC-E-Mail-Adresse Ersetzt normale E-Mail-Adresse Normale E-Mail-Adresse Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Diese Option ist für den E-Mail-Versand von LEA Honorarnoten nicht sinnvoll einsetzbar und daher nicht empfehlenswert. Wenn die Option trotzdem eingestellt wird, ersetzt die E-Mail-Adresse die normale An-E-Mail-Adresse (des Rechnungsempfängers). Normale E-Mail-Adresse (ersetzt Kunden-/Lieferanten-E-Mail-Adresse)  Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Diese Option ist für den E-Mail-Versand von LEA Honorarnoten nicht sinnvoll einsetzbar und daher nicht empfehlenswert. Wenn die Option trotzdem eingestellt wird, ersetzt die E-Mail-Adresse die normale An-E-Mail-Adresse (des Rechnungsempfängers). CC-E-Mail-Adresse  Die E-Mail-Adresse wird als CC-E-Mail-Adresse verwendet. Damit kann, speziell wenn als Art des E-Mail-Versands der E-Mail-Versand über den Mail-Server eingestellt ist, eine "Kopie" der E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse versendet werden (zur Kontrolle oder Ablage). BCC-E-Mail-Adresse  Die E-Mail-Adresse wird als BCC-E-Mail-Adresse verwendet. Damit kann, speziell wenn als Art des E-Mail-Versands der E-Mail-Versand über den Mail-Server eingestellt ist, eine "Kopie" der E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse versendet werden (zur Kontrolle oder Ablage). Dabei sieht der tatsächliche Empfänger der E-Mail nicht, dass auch eine Kopie der E-Mail versendet worden ist.
Betreff	In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.   Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.   Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle.  Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden: $DATUM (Belegdatum) $NUMMER (Belegnummer) $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden) $BELEGNUMMER (Belegnummer) $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto) Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken): Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER vom $DATUM Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER vom $DATUM Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER vom $DATUM Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER vom $DATUM Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER vom $DATUM Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden: $AUSDRUCKBEZ $NUMMER (Belegnummer) $DATUM (Belegdatum) $INFOTEXT (Buchungstext) $PROJEKTNR $PROJEKTBEZ $KUNDENNAME $BELEGNUMMER $ERFKZ $ERFNUMMER $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten) Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung: $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief) $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum) $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung) $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos) $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)
Anhang-Dateiname	In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll.  Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen.   Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden: $DATUM (Belegdatum) $NUMMER (Belegnummer) $KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden) $BELEGNUMMER (Belegnummer) $ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto) Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken): Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER  Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung: $AUSDRUCKBEZ (Avisobrief) $DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum) $IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung) $KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos) $KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant) Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird: $AUSDRUCKBEZ $NUMMER (Belegnummer) $DATUM (Belegdatum) $INFOTEXT (Buchungstext) $PROJEKTNR $PROJEKTBEZ $KUNDENNAME $BELEGNUMMER $ERFKZ $ERFNUMMER $ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)
E-Mail-Text	In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.  Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert). Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text"  können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten. Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen: Grundsätzlich wird jene Schriftart und Schriftgröße an Outlook übergeben, die in den folgenden Parametern definiert ist: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Editor - Einstellungen Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen: Standardschriftart HTML Standardschriftgröße HTML Die Schriftart und Schriftgröße, die hier definiert sind, werden auch im HTML-Editor als Standard angezeigt. Die Editor-Einstellungen werden jedoch in Outlook übersteuert, wenn folgende Parameter gesetzt sind: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsysten → E-Mail-Einstellungen Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen: Standardschriftart für HTML in Outlook verwenden ist auf "Ja" gesetzt und unter E-Mail Standardschriftart und E-Mail Standardschriftgröße wurden abweichende Einstellungen definiert. Alle zuvor genannten Parametereinstellungen werden allerdings nochmals für die Anzeige in Outlook übersteuert, wenn direkt im HTML-Editor der Text markiert wird und die Schriftart und Schriftgröße anschließend für den markierten Text manuell verändert und gespeichert wird.
Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung	Mit dieser Option ist es möglich, auf dem PDF-Dokument, welches bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage aus der Honorarnote erzeugt wird, ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn die Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote auch auf dem PDF-Dokument simuliert werden. Folgende Einstellungen sind möglich: Hintergrundbild einfügen wie bei Einstellung "Hintergrundbild bei Drucken" Hintergrundbild nicht drucken Hintergrundbild auf erster Seite drucken Hintergrundbild auf allen Seiten drucken Hintergrundbild ab zweiter Seite drucken Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild.  Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten einfügen" auf.

Das Feld Drucken, wenn E-Mail nicht möglich hat im Zusammenhang mit der NTCS LEA keine Auswirkung.

Hinweis WWS Parameter "Prüfen Firmenpapier/Hintergrundbild" 

Der WWS Parameter "Prüfen Firmenpapier/Hintergrundbild" wird auch beim Ablauf "Mailen" berücksichtigt. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Feld Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung.

Hinweis Feld "Schriften im PDF einbetten"

Wenn die Darstellung einer Schriftart des Honorarnotenformulars nicht richtig ist, weil beim Umwandeln des Rechnungsdokuments in das PDF-Format die Schriftart vom Drucker nicht erkannt wird, kann das Feld Schriften im PDF einbetten aktiviert werden. Diese Option wandelt die Schrift in Bilder um, was zu einer höheren Dateigröße führt - man kann mit ca. 300 KB je verwendeter Schriftart rechnen.

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3. Ablauf je Variante

3.1. Honorarnote regelmäßig per E-Mail über den eigenen Mail-Client versenden

• Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen
• Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!)
• Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern
• Im Hintergrund über den Mail-Client versenden

3.1.1. Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen

3.1.1.1. Voraussetzungen

3.1.1.2. Honorarnote per E-Mail versenden

1. Stellen Sie sicher, dass die Honorarnote/n im Fenster Honorarnoten fertig und bereit zum Versand ist/sind.
   
   
2. Führen Sie für die Honorarnote(n) die Funktion Rechnung mit Nummer drucken aus. Nach dem Bestätigen der Eingaben im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken wird jede Honorarnote mit Belegdatum und Belegnummer versehen. Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche ein E-Mail-Versand lt. Kundenstammdatenfeld Rechnung per E-Mail nicht vorgesehen ist, werden gedruckt. Für Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche lt. Kundenstammdaten der E-Mail-Versand aktiviert ist, wird jeweils eine E-Mail erzeugt und im Vordergrund geöffnet. In dieser E-Mail ist das Dokument der Honorarnote als PDF-Anhang enthalten.
   
   
3. Während in Ihrem E-Mail-Programm die E-Mail auf weitere Bearbeitungsschritte wartet, können Sie in der NTCS normal weiterarbeiten. 
   
   
4. In der E-Mail können Sie bei Bedarf den Text noch nachbearbeiten bzw. ergänzen, bevor Sie die E-Mail versenden.
   
   
5. Stellen Sie nach dem E-Mail-Versand fest, dass Korrekturen notwendig sind, ist das grundsätzlich möglich. Da die E-Mail im Vordergrund erzeugt worden ist, können Sie in diesem Ablauf weiterhin - sofern zuvor Rechnungsurkunde löschen korrekt durchgeführt worden ist - textliche Änderungen mit Rechnung ansehen und strukturelle Änderungen in der Rechnungsbearbeitung vornehmen und die Honorarnote neuerlich versenden. 
   
   

3.1.1.3. Protokollierung

E-Mail signiert	Das Feld E-Mail signiert ist aktiviert, wenn die E-Mail signiert (wie im Feld Rechnung per E-Mail eingestellt) verschickt worden ist.
E-Mail verschickt	Das Feld E-Mail verschickt enthält den Wert "Ja - Vordergrund", sobald die E-Mail für den Versand im Vordergrund erzeugt worden ist.
E-Mail-Versanddatum	Das Feld E-Mail-Versanddatum zeigt den Tag und den Zeitpunkt, an dem die E-Mail für den Versand im Vordergrund erzeugt worden ist.
E-Mail-Adresse	Das Feld E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse, welche an die E-Mail übergeben worden ist.
BCC-E-Mail-Adresse	Das Feld BCC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, welche an die E-Mail in BCC übergeben worden ist/sind.
CC-E-Mail-Adresse	Das Feld CC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, welche an die E-Mail in CC übergeben worden ist/sind.

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3.1.2. Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) 

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3.1.3. Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern

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3.1.4. Im Hintergrund über den Mail-Client versenden

3.1.4.2. Honorarnote per E-Mail versenden

1. Stellen Sie sicher, dass die Honorarnote/n im Fenster Honorarnoten fertig und bereit zum Versand ist/sind.
   
   
2. Führen Sie für die Honorarnote(n) die Funktion Rechnung mit Nummer drucken aus. Nach dem Bestätigen der Eingaben im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken wird jede Honorarnote mit Belegdatum und Belegnummer versehen. Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche ein E-Mail-Versand lt. Kundenstammdatenfeld Rechnung per E-Mail nicht vorgesehen ist, werden gedruckt. Für Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche lt. Kundenstammdaten der E-Mail-Versand aktiviert ist, wird jeweils eine E-Mail erzeugt und direkt über den Mail-Client versendet. In dieser E-Mail ist das Dokument der Honorarnote als PDF-Anhang enthalten. 
   
   
3. Sowohl eine Nachbearbeitung der E-Mail als auch das Vornehmen von Korrekturen sind in diesem Ablauf nicht mehr möglich. Die Honorarnote müsste storniert und neu ausgestellt werden. Im Gegensatz zum Versand im Vordergrund können in diesem Ablauf keine textlichen Änderungen mit Rechnung ansehen und strukturelle Änderungen in der Rechnungsbearbeitung vorgenommen werden.
   
   

3.1.4.3.  Protokollierung

Direkt nach dem abgeschlossenen Honorarnotendruck mit Nummer werden auf der Rechnungsposition selbst folgende Informationen zur Kontrolle gespeichert:

E-Mail signiert	Das Feld E-Mail signiert ist aktiviert, wenn die E-Mail signiert (wie im Feld Rechnung per E-Mail eingestellt) verschickt worden ist.
E-Mail verschickt	Das Feld E-Mail verschickt enthält den Wert "Ja - Hintergrund", sobald die E-Mail im Hintergrund versendet ist.
E-Mail-Versanddatum	Das Feld E-Mail-Versanddatum zeigt den Tag und den Zeitpunkt, an dem die E-Mail im Hintergrund versendet worden ist.
E-Mail-Adresse	Das Feld E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse, welche an die E-Mail übergeben worden ist.
BCC-E-Mail-Adresse	Das Feld BCC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, welche an die E-Mail in BCC übergeben worden ist/sind.
CC-E-Mail-Adresse	Das Feld CC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, welche an die E-Mail in CC übergeben worden ist/sind.

 

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3.2.1. Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden

3.2.1.1. Voraussetzungen

Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server wird der Versand über einen SMTP-Server abgewickelt, sofern dieser vorhanden und in den entsprechenden TOOLS Parametern eingetragen ist. Diese befinden sich unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Standard-E-Mail:

SMTP-Server	URL oder IP-Adresse des SMTP-Servers
Port	Port des SMTP-Servers, über welchen kommuniziert wird
Standarduser für SMTP / SMTP-Passwort	User samt Passwort, welcher am SMTP-Server arbeiten darf (sollte unbedingt befüllt werden, damit nur dieser User Zugriffsrechte hat)
TLS für SMTP aktivieren	Wird die Option auf "Ja" gesetzt, dann wird Transport Layer Security (TLS) für die SMTP-Verbindung aktiviert.

Hinweis

Die TLS-Aktivierung und der User müssen nur angegeben werden, wenn es aufgrund von Exchange-Einstellungen notwendig ist.

Wird beim E-Mail-Versand im Hintergrund kein SMTP-Server hinterlegt, wird der lokal installierte Mail-Client über die MAPI-Schnittstelle des Betriebssystems angesprochen. Das heißt, der Versand funktioniert dann wie in den vorhergehenden Kapiteln ausgeführt.

Einstellungen zum Versand einer E-Mail-Kopie

Damit durch den vollautomatischen Versand nicht nur durch Kontrolle am Mail-Server, sondern auch einfacher nachvollziehbar ist, welche E-Mails gesendet worden sind, können die TOOLS Parameter "SMTP-Kopie senden" und "SMTP-Kopieempfänger" eingesetzt werden. Diese befinden sich unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Standard-E-Mail:

SMTP-Kopie senden	Mit diesem Parameter können Sie festlegen, ob bzw. wie eine Kopie Ihrer SMTP-Mail versendet werden soll. Die Ausprägungen des Parameters sind: 0 - Keine Kopie senden 1 - Kopie als CC senden 2 - Kopie als BCC senden
SMTP-Kopieempfänger	An diese E-Mail-Adresse wird die SMTP-Kopie versendet.

3.2.1.2. Honorarnote per E-Mail versenden

1. Stellen Sie sicher, dass die Honorarnote/n im Fenster Honorarnoten fertig und bereit zum Versand ist/sind.
   
   
2. Führen Sie für die Honorarnote(n) die Funktion Rechnung mit Nummer drucken aus. Nach dem Bestätigen der Eingaben im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken wird jede Honorarnote mit Belegdatum und Belegnummer versehen. Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche ein E-Mail-Versand lt. Kundenstammdatenfeld Rechnung per E-Mail nicht vorgesehen ist, werden gedruckt. Für Honorarnoten an Rechnungsempfänger, für welche lt. Kundenstammdaten der E-Mail-Versand aktiviert ist, wird jeweils eine E-Mail erzeugt und über den Mail-Server versendet. In dieser E-Mail ist das Dokument der Honorarnote als PDF-Anhang enthalten.
   
   
3. Sowohl eine Nachbearbeitung der E-Mail als auch das Vornehmen von Korrekturen sind in diesem Ablauf nicht mehr möglich. Die Honorarnote müsste storniert und neu ausgestellt werden. Im Gegensatz zum Versand im Vordergrund können in diesem Ablauf keine textlichen Änderungen mit Rechnung ansehen und strukturelle Änderungen in der Rechnungsbearbeitung vorgenommen werden.
   
   
   

4. Tipps und Hintergrundinformationen

4.1. Honorarnote einmalig manuell versenden

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4.2. E-Mail-Adresse der Kontaktperson verwenden

1. Rechnungs-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die auf der Honorarnote im Feld Kontaktperson steht
2. Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die auf der Honorarnote im Feld Kontaktperson steht
3. Rechnungs-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die am Kundenstamm des Rechnungsempfängers als Ansprechperson hinterlegt wurde
4. Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die am Kundenstamm des Rechnungsempfängers als Ansprechperson hinterlegt wurde
5. Rechnungs-E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers
6. Haupt-E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers

1. Rechnungs-E-Mail-Adresse der offenen Zugehörigkeit
2. Haupt-E-Mail-Adresse der offenen Zugehörigkeit
3. Haupt-E-Mail-Adresse der Ansprechperson des zentralen Rechnungsempfängers
4. Rechnungs-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die auf der Honorarnote im Feld Kontaktperson steht
5. Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die auf der Honorarnote im Feld Kontaktperson steht
6. Rechnungs-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die am Kundenstamm des Rechnungsempfängers als Ansprechperson hinterlegt wurde
7. Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die am Kundenstamm des Rechnungsempfängers als Ansprechperson hinterlegt wurde
8. Haupt-E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers

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4.3. Protokollierung bei fehlenden E-Mail-Adressen

Wenn keine Empfänger- oder keine Absender-E-Mail-Adresse ermittelt werden konnte, wird anstelle der Generierung der E-Mail ein Ausdruck gestartet und der Anwender über eine Meldung darauf hingewiesen, dass der Versand der Rechnung per E-Mail nicht möglich ist:

 

4.4. Hinweis und Protokollierung in Logdatei

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4.5. Aktuellen Mail-Client kontrollieren

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4.6. Mailsystem kontrollieren 

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4.8. Zahlschein per E-Mail versenden

In der Schweiz ist es üblich, den Zahlschein als QR-Zahlteil gleichzeitig beim Rechnungsversand per E-Mail zu übermitteln. Beachten Sie dazu bitte zusätzlich zu diesem Dokument die Themendokumentation QR-Rechnungen erstellen (Schweiz) .

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Siehe auch: Honorarnoten Druckereinstellungen für Ablaufarten Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems XML-Rechnungen mit der NTCS LEA Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) QR-Rechnungen erstellen (Schweiz)   Lernvideo: Wie kann ich meine Honorarnoten per E-Mail versenden?

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