QR-Rechnungen erstellen (Schweiz)
Grundlegende Informationen zum Rechnungsversand per E-Mail finden Sie unter Rechnungsversand per E-Mail.Überblick
Da es in der Schweiz 
üblich ist (speziell auch im Zusammenhang mit der QR-Rechnung ab Juni 2020), den Zahlteil (auch QR-Zahlteil genannt) bei Rechnungsversand per E-Mail zu übermitteln, gibt es auch in Zusammenhang mit der NTCS LEA Möglichkeiten, diese Anforderung abzudecken. Dieses Dokument beschreibt alle Voraussetzungen, Einstellungen und Abläufe im Programm, die dafür nötig sind oder beachtet werden müssen.
üblich ist (speziell auch im Zusammenhang mit der QR-Rechnung ab Juni 2020), den Zahlteil (auch QR-Zahlteil genannt) bei Rechnungsversand per E-Mail zu übermitteln, gibt es auch in Zusammenhang mit der NTCS LEA Möglichkeiten, diese Anforderung abzudecken. Dieses Dokument beschreibt alle Voraussetzungen, Einstellungen und Abläufe im Programm, die dafür nötig sind oder beachtet werden müssen.Die QR-Rechnungen können neben dem Standardimport auch manuell angelegt werden.
Um die Zahlungen gleichzeitig mit Honorarnoten-Versand per E-Mail abwickeln zu können, sind einige spezielle Einstellungen nötig. Grundsätzlich ist jedoch vorauszusetzen, dass der Rechnungsversand per E-Mail voll funktionsfähig eingerichtet ist.
Voraussetzungen
Als Voraussetzungen sind Importe durchzuführen und Stammdaten an verschiedenen Stellen im Programm zu warten.
Importe durchführen
Durch Verwenden des Standardimports über das Fenster Import kann sowohl der Report (Standard-Zahlscheinformular) als auch das Ausdrucksmodelldetail automatisch angelegt und verknüpft werden. Beachten Sie dazu auch die Themendokumentation Rechnungseinstellungen importieren (Schweiz).
Im Detail wird hier Folgendes automatisch angelegt:
- Im Fenster Reportliste wird das Standard-Zahlscheinformular "QR-Zahlteil Schweiz" (unter der nächsten freien Nummer) angelegt:
Ab dem 21. November 2025 muss der QR-Zahlteil mit Swiss-QR-Code gemäß den Vorgaben der QR-Code-Version 2.3 ausgestellt werden. Um die Anforderungen zu erfüllen, ist es notwendig, das Patchupdate ab Version 28.45 einzuspielen. Anschließend muss das neue Standardzahlscheinformular im Bereich Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Zahlscheinformulare → "Report" importiert und im Importdialog die Option "Überschreiben" ausgewählt werden. Gegebenenfalls müssen danach die Ausdrucksmodelle angepasst werden.
Die manuelle Anlage des Zahlscheinformulars "BMDStdZahlschein Schweiz" wäre im Bedarfsfall ebenfalls möglich. Das Formular steht im Format "A4 hoch" im Standard zur Verfügung und kann unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Zahlscheinformulare über die Funktion "Importieren" aus dem Verzeichnis ...\Daten\Standards\Commerce\SCH importiert werden. - Die Zahlungsart "QR-Zahlteil Schweiz" wird (unter der nächsten freien Nummer) angelegt, die Zahlungsart erhält die Druckereinstellung "QR-Zahlteil Schweiz" fix zugeordnet.
Weitere Einstellungen in der Zahlungsart werden gesetzt:
- Zahlungstyp: Ausdruck
- Rundung: Ja
- Zahlscheinbelegart: ESR
Diese Zahlungsart wird in der Folge dem LEA Parameter Standard-Zahlungsart automatisch hinterlegt. In diesem Parameter wird die Zahlungsart eingetragen, die für jene Rechnungen, die an Kunden ohne fix hinterlegter Zahlungsart gehen, beim Honorarnoten aufbereiten festgelegt wird.
Ausdrucksmodell und Ausdrucksmodelldetails warten
Die Einstellungen zum Versand der Rechnung / Versand des Zahlteils per E-Mail sind im Fenster Ausdrucksmodelle unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle zu treffen.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der Versand des Zahlteils gleichzeitig mit dem Versand der Rechnung per E-Mail erfolgen kann:
- Bei den betroffenen Ausdrucksmodellen muss das Feld ges. E-Mail aktiviert werden.
- Bei den Ausdrucksmodelldetails der betroffenen Ausdrucksmodelle kann die Belegfreigabe für den zeitverzögerten Rechnungsversand (per E-Mail) bei Bedarf aktiviert werden. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn zusätzlich ein Leistungsverzeichnis/-nachweis generiert und mit der Rechnung per E-Mail mitgesendet werden soll.
- Die E-Mail der Rechnung kann je nach Bedarf im Hintergrund oder im Vordergrund verschickt werden.
- Bei allen betroffenen Ausdrucksmodellen muss ein zweites Ausdrucksmodelldetail mit dem Reporttypnamen "Zahlschein" angelegt werden:
Bei diesem zweiten Ausdrucksmodelldetail sind folgende Felder zu befüllen:Reportnummer (Pflicht) Zahlscheinformular, das für den Mailversand des Zahlteils genutzt werden soll.Ausdruck mailen (Pflicht) JaArt des E-Mail-Versands (Pflicht)Dieses Feld muss den gleichen Wert enthalten wie die Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der Rechnung selbst.Anhang (optional)Name des Zahlteils im Anhang der Mail, z. B. "Zahlteil zu Rechnung $NUMMER". (Hierbei kann jedoch nur "$NUMMER" als Platzhalter verwendet werden - andere werden nicht unterstützt.)
Alle anderen Felder haben keine Relevanz. Der Zahlteil kann nicht archiviert oder zusätzlich gedruckt werden.
Firmenstammdaten warten
Land und Währung
Am Firmenstamm der betroffenen Verrechnungsfirmen muss die Währung "CHF" und das Land "17 - Schweiz" hinterlegt sein.
Bankreferenz in Kundendaten und Gesamtlesezone
Unter Stammdaten → Firmen → Firmen kann in den eigenen Firmenstammdaten (der Verrechnungsfirma) die Bankreferenznummer von der eigenen Bankverbindung entfernt werden, falls diese bislang hinterlegt gewesen ist.
Achtung!
 | Bei einigen Banken (z. B. UBS) bleibt die Bankreferenz jedoch weiterhin Pflicht! Bitte kontrollieren Sie, ob diese beim Wechsel der Teilnehmer-Nr. auf die QR-IBAN seitens der Bank geändert worden ist! |
Teilnehmernummer
Die Teilnehmernummer, auch (V)ESR-Nummer, entfällt am QR-Zahlschein. Sie muss in diesem Fall aus den Stammdaten der Bankverbindung entfernt werden.
QR-IBAN
Wird der QR-Zahlschein mit QR-IBAN genutzt, so muss die Bankverbindung mit der QR-IBAN unter der entsprechenden Verrechnungsfirma angelegt werden. Wird auf einem Kunden oder in weiterer Folge auf einer Honorarnote das Feld "Eigene Bankverbindung" mit dieser Bankverbindung befüllt, so wird die IBAN als QR-IBAN erkannt und der Zahlschein im entsprechenden QR-IBAN-Format erstellt. Die Referenznummer wird, sofern die unterhalb erwähnte Einstellung aktiviert worden ist, dem QR-IBAN-Format entsprechend angedruckt und in den QR-Code aufgenommen.
Referenznummer
Zum korrekten Andruck der Referenznummer muss folgender WWS Parameter (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Zahlscheine - Schweiz) aktiviert werden:
Definition, ob für den Zahlschein (Schweiz) das alte oder neue Format der Zahlungsreferenz verwendet wird. Hinweis: Ab Oktober 2022 muss das neue Format verwendet werden. |
Kundendaten in Referenzbereich und Gesamtlesezone
Die Zusammensetzung des QR-Codes und der Zahlungsreferenz wird über die sogenannten Verwendungszwecke geregelt. Zu finden sind diese unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Verwendungszwecke.
Folgende Verwendungszwecke (Zahlschein + QR-Code) werden als BMD Standard ausgeliefert:
Ist der BMD Standard nicht vorhanden, kann dieser über die Funktion "BMD Standard importieren" aus dem BMD Softwareverzeichnis unter .../Daten/Standards/Office/STD importiert werden.
Die optionalen Rechnungsinformationen (Belegnummer, Belegdatum, Konditionen ...) werden nicht über die Verwendungszwecke in den QR-Code integriert, sondern vollautomatisch nach den Vorgaben der SWICO integriert. Dazu ist keine Einstellung zu treffen.
Betragsrundung
Da die in der Zahlungsart "QR-Zahlteil Schweiz" verfügbare Option "Rundung" aktiviert ist, gelten für die Beträge auf dem Zahlteil folgende Einstellungen auf der Währung. Die Währungen sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Währungen zu finden.
| Rundungsart | Wählen Sie eine Rundungsart:
|
Stellen Sie ein, auf welchen Betrag gerundet werden soll:
Dieses Feld ist nur editierbar, wenn das Feld "Rundungsart" NICHT auf "Keine Rundung" steht. | |
| Runden Steuer auf |
Hinweis
 | Sollen die Beträge auch gerundet in die NTCS FIBU verbucht werden, so beachten Sie bitte das Kapitel Gerundete Beträge verbuchen in der Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen. |
Ablauf im Programm
Wurden alle Einstellungen entsprechend gesetzt und werden die Voraussetzungen somit erfüllt, können die Rechnungen im Programmteil Honorarnoten erstellt werden: Der Zahlteil wird im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer generiert und in die E-Mail an den Kunden als zusätzlicher Anhang angefügt.
Der Zahlteil wird mitgeneriert, wenn auf der Honorarposition der Honorarnote die korrekte Zahlungsart mit dem Zahlungsart-Typ "Ausdruck" hinterlegt ist (z. B. Zahlungsart "QR-Zahlteil Schweiz"). Diese wird wie gewohnt in erster Priorität von der Zahlungsart am Kundenstamm ermittelt.
Ansonsten kommt der LEA Parameter Standard-Zahlungsart zum Tragen. Die hier eingetragene Zahlungsart kommt als Rückfallebene zur Anwendung - diese wird allen Honorarnoten zugewiesen, für deren Rechnungsempfänger keine Zahlungsart im Kundenstamm vorhanden ist.
Wenn der Zahlteil mitgeneriert wird, so wird auch das Feld ZA erstellt auf "Ja" gesetzt.
Wenn der Zahlteil mitgeneriert wird, so wird auch das Feld ZA erstellt auf "Ja" gesetzt.
Hinweis
| Wenn der Rechnungsstapel in Kombination mit einem derartigen Ausdrucksmodell verwendet wird, so hat das Feld "Zahlungsart erstellen" in diesen Fällen keine Relevanz. Der Zahlteil wird erstellt, egal ob das Feld auf "Ja" oder "Nein" steht. |
