Honorarnoten in Fibu verbuchen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Allgemeines
Aus der LEA können alle Honorarnoten (Rechnungen, Stornos, Gutschriften, Teilrechnungen, Akontos) als Ausgangsrechnungen in die kanzleieigene Fibu verbucht werden. Die dafür nötige Rechungsfunktion, die im Fenster Honorarnoten auf allen Reitern zur Verfügung steht, heisst In Fibu verbuchen. Diese Buchungen werden ohne weiteren Zwischenschritt in Ihrer Buchhaltung im Programm Buchen angezeigt, bis zur Zahlung als Offene Posten gelistet und können somit sofort weiterverarbeitet bzw. ausgewertet werden.
Sie haben auch die Möglichkeit, im Zuge dieser Funktion die Ausgangsrechnung automatisch als Eingangsrechnung in der Belegablage Databox abzulegen und in der Mandantenbuchhaltung weiterzuverarbeiten. Dazu finden Sie alle Details im Kapitel Ausgangsrechnungen als Eingangsrechnungen übergeben.
Eine Anbindung an die kanzleieigene Kore ist möglich. Alle weiteren Details dazu finden sich in der Themendokumentation LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig).
Hinweis Probleme beim Verbuchen in die Fibu nach Jahres- oder Wirtschaftsjahrwechsel
 | Sollte es nach dem Jahres- bzw. Wirtschaftsjahrwechsel zu Problemen bei der Verbuchung in Ihre Fibu kommen, so beachten Sie bitte die Dokumentation Ursachenfindung für Probleme bei erster Fakturierung im neuen Jahr. |
Hinweis Akontos oder Teilrechnungen in Fibu verbuchen
| Für das Ausstellen und Verbuchen von Akontos oder Teilrechnungen sind eine Reihe weiterer Programmeinstellungen zu beachten. Alle weiteren Informationen zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Teilrechnungen in der LEA und Akontos in der LEA. |
Hinweis Honorarnoten in BMD 5.5 Fibu verbuchen
| Wenn Sie Honorarnoten in Ihre kanzleieigene Fibu verbuchen und diese noch in BMD 5.5 geführt wird, finden Sie alle weiteren Informationen zu diesem Thema unter der Themendokumentation "In BMD 5.5 Fibu verbuchen". |
Voraussetzungen in der Fibu
Eigene Firmen- und Fibu-Stammdaten kontrollieren
Um Honorarnoten in die Fibu zu verbuchen, ist es notwendig, dass die kanzleieigene Fibu bereits existiert und zur Gänze eingerichtet ist. Im Normalfall ist diese bereits zum Zeitpunkt der LEA Einrichtung einsatzbereit, da einerseits bereits Kunden als Personenkonten angelegt werden und andererseits für die Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung bereits passende Erlöskonten existieren müssen.
Um die korrekte Fibu zu ermitteln, wird die Verrechnungsfirma der Honorarnote berücksichtigt. Verbucht wird in jene Fibu, die im Paket FIBU in den Firmen- und FIBU-Stammdaten unter der Verrechnungsfirma hinterlegt ist. Jene Verrechnungsfirma, die für eine Honorarnote relevant ist, können Sie am einfachsten direkt bei der Honorarnote im Feld Verrechnungsfirma ablesen.
Da die Fibus wirtschaftsjahresbezogen geführt werden, ist neben der Verrechnungsfirma auch das Rechnungsdatum der Honorarnote relevant. Dieses wird im Feld Belegnummer für die Honorarnote gespeichert. Anhand des Rechnungsdatums der Honorarnote im Vergleich mit dem Wirtschaftsjahr der Fibu wird ermittelt, welche Fibu die "gültige" Fibu ist. Somit ist es auch möglich, gleichzeitig Honorare für das alte und für das neue Wirtschaftsjahr zu verbuchen.
Das bedeutet, dass in der kanzleieigenen Fibu als Voraussetzung für das Verbuchen aus der LEA zumindest folgende Felder richtig befüllt sein müssen (Paket FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten):
Das bedeutet, dass in der kanzleieigenen Fibu als Voraussetzung für das Verbuchen aus der LEA zumindest folgende Felder richtig befüllt sein müssen (Paket FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten):
- WJ-Beginn
- WJ-Ende
- Grundwährung
- Firmen-Nr Standardkontorahmen
- FIBU-Nr Standardkontorahmen
- Firmen-Nr. Vorjahr
- FIBU-Nr. Vorjahr
- Firmen-Nr. Folgejahr (bei der Vorjahres-Fibu)
- FIBU-Nr. Folgejahr (bei der Vorjahres-Fibu)
- USt Ist/Soll
Achtung!
 | In dieser Aufzählung sind ausschließlich Felder genannt, welche eine Rolle im Programmablauf der Verbuchung der LEA Honorarnoten spielen. Für die Inbetriebnahme der Fibu selbst sind eine Reihe weitere Felder zu warten! Bitte beachten Sie hierzu die Dokumentation Erste Schritte des Paketes FIBU. |
Kontrollieren Sie, ob die lt. Wirtschaftsjahr aktuelle Buchhaltung (Fibu) im Firmenstamm der Verrechnungsfirma im Feld Aktuelle FIBU hinterlegt ist.
Hinweis Jahresübernahme in der Fibu / Jahreswechsel in der LEA
| Sobald die ersten Honorarnoten für ein neues Wirtschaftsjahr ausgestellt werden, ist für jede der Verrechnungsfirmen die Anlage einer Fibu für das neue Jahr notwendig (Info: Auch die Rechnungsnummernkreise benötigen die Informationen der aktuellen Fibu). Die Anlage der Fibu bzw. die Jahresübernahme der Fibu ist bei Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr somit zum Jahreswechsel vorzunehmen, bei abweichendem Wirtschaftsjahr zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres. BMD empfiehlt, die oben genannten Felder jedenfalls auf Richtigkeit nach der Fibu-Jahresübernahme zu kontrollieren. Bitte beachten Sie hier die Informationen zum Jahreswechsel in der LEA, das Dokument FAQ LEA Jahreswechsel oder auch das  Lernvideo: Was ist beim Jahreswechsel in der LEA zu beachten? |
Eigene Erlöskonten kontrollieren
Zu den weiteren, Fibu-seitigen Voraussetzungen zählen die Kontrolle der benötigten Erlöskonten hinsichtlich Umsatzsteuerprozentsatz und Umsatzsteuercode. Da diese nicht erst bei der Verbuchung der Honorarnoten, sondern bereits beim ersten Ansehen der Honorarnoten korrekt sein müssen, wird an dieser Stelle nur darauf kurz darauf hingewiesen. Beachten Sie dazu bitte auch das Kapitel Kontentabellen kontrollieren.
Berechtigungen kontrollieren
Folgende Berechtigungen muss der Benutzer, der die Funktion "In Fibu verbuchen" auslöst, zusätzlich zu den üblichen Funktionsberechtigungen besitzen:
Sofern ein Datenbesitzer für Buchen auf der kanzleieigenen Fibu hinterlegt ist, muss der Benutzer Mitglied dieser Datenbesitzergruppe sein.
Außerdem muss der Benutzer den Buchungskreis des betroffenen Monats, auf welchen die Honorarnote verbucht werden soll, sehen und auch benutzen dürfen.
Wenn die kanzleieigene Fibu mit einem Datenbesitzer für Ansehen geschützt ist, kann der Benutzer die Verbuchung auch durchführen, wenn er nicht Mitglied dieser Datenbesitzergruppe ist. Die Buchung in der Fibu selbst sieht dieser Benutzer natürlich nicht.
Kontentabellen kontrollieren
Die Verwendung von korrekten Kontentabellen sowie die Hinterlegung von Kontentabellen in der LEA ist für die Verbuchung LEA-seitig Voraussetzung, damit auf die richtigen Erlöskonten gebucht wird. Die korrekte Hinterlegung der Kontentabellen mit richtig eingestellten Konten- und Fibu-Stammdaten ist allerdings bereits beim ersten Ansehen einer Honorarnote, also schon vor Rechnungsdruck mit Nummer für die USt-Ermittlung von Bedeutung. Daher finden Sie an dieser Stelle nur den kurzen Hinweis und alle weiteren Informationen in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.
LEA Parameter kontrollieren
Einige LEA Parameter beeinflussen den Programmablauf der Verbuchung von Honorarnoten in die Fibu. Sie befinden sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnote → FIBU-Verbuchung. Diese sind im Standard so eingestellt, wie sie üblicherweise verwendet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie direkt bei der jeweiligen Parameterhilfe des Fensters LEA Parameter.
Programmablauf
Das Verbuchen einer Honorarnote in die kanzleieigene Fibu ist eine Tätigkeit, die im Rahmen der Fakturierung durchgeführt wird und daher als Funktion im zentralen Programm Honorarnoten angesiedelt ist. Diese Funktion selbst muss manuell ausgeführt werden. Eine automatische Verbuchung der Honorarnoten oder eine stapelfähige Funktion ist seitens der LEA aktuell nicht vorgesehen.
Eine Honorarnote kann erst in die Fibu verbucht werden, wenn sie eine Belegnummer (= Rechnungsnummer) besitzt, also wenn für die Honorarnote bereits im Vorfeld die Funktion Rechnung mit Nummer drucken durchgeführt worden ist. Es ist jedoch irrelevant, ob die Honorarnote aktuell den Status "Mit Rechnungsnummer" oder den Status "Abgeschlossen" aufweist.
Die Verbuchung der Honorarnoten erfolgt über die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen. Diese Funktion steht unter der Schaltfläche "Rechnungsfunktionen" sowie mit der rechten Maustaste unter "Rechnungsfunktionen" zur Verfügung. Durch das Ausführen der Funktion werden alle markierten Honorarnoten verbucht, die noch nicht in die Fibu verbucht worden sind.
Weiters kann die Funktion im Rahmen des Rechnungsstapels ausgeführt werden.
Nach dem Ausführen der Funktion ermittelt das Programm anhand Verrechnungsfirma und Belegdatum die passende Fibu und verbucht die Honorarnoten direkt als Ausgangsrechnung dorthin. Die Buchungen sind also sofort unter Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → Buchen sichtbar. Alle wichtigen Details zur Buchung sind vorhanden und auch das Rechnungsdokument ist als Beleg sichtbar. Die Buchung selbst wird mit Einzelgegenbuchung durchgeführt.
Im Fenster Honorarnoten weist die Spalte FIBU ab diesem Zeitpunkt den Eintrag "Ja" auf. In dieser Spalte kann man ablesen, ob eine Honorarnote bereits verbucht ist. Eine einmal erfolgte Verbuchung kann nicht mehr rückgängig gemacht und auch nicht wiederholt werden. Weiters können Sie im Bereich Fibu-Details nun Informationen zur Buchung, wie zum Beispiel den OP-Betrag, erhalten.
Sobald die Zahlung/Teilzahlung zur Buchung in der Fibu gebucht wird, kann auch diese Information im Fenster Honorarnoten im Bereich Erhaltene Zahlungen angezeigt werden. Nähere Informationen zu den Zahlungen generell und zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Zahlungen (LEA).
Buchungsinformationen von der Honorarnote übergeben
Neben den unbedingt notwendigen Buchungsinformationen wie Buchungsbetrag, Steuercode, Kontonummer etc. gibt eine Reihe von weiteren Daten der Honorarnote, die automatisch oder parametergesteuert an die daraus resultierende Buchung übergeben werden können. In diesem Kapitel finden Sie die entsprechenden Informationen.
Adresse
Die postalische Adresse der Honorarnote (zentrale Rechnungsadresse) wird an das Feld Adresse der Buchung übergeben. Es handelt sich dabei um die Adresse, die nach den üblichen Rückfallebenen ermittelt wird (Rechnungsadresse, Offene Zugehörigkeit, Verwendung der Zustelladresse). Dadurch können beispielsweise in weiterer Folge Mahnungen, die im Paket FIBU erzeugt werden, an die Adresse der Buchung zugestellt werden.
Sprache
Die Sprache der Honorarnote wird an das Feld Sprache der Buchung übergeben, sofern sich die Sprache der Honorarnote von der Sprache der Verrechnungsfirma der Honorarnote unterscheidet. Ist auf der Verrechnungsfirma keine Sprache hinterlegt, so erfolgt der Vergleich mit der CRM Firma. Dadurch können beispielsweise in weiterer Folge sprachenabhängig unterschiedliche Mahnungen im Paket FIBU produziert werden.
Bankverbindung
Die Eigene Bankverbindung der Honorarnote wird an das Feld Eigene Bank der Buchung übergeben, wenn der LEA Parameter ZV-Banknummer übergeben aktiviert ist. Dadurch können beispielsweise in weiterer Folge je Bankverbindung unterschiedliche Mahnungen im Paket FIBU produziert werden.
Kundenbankverbindung
Die Kundenbankverbindung der Honorarnote wird an das Feld Bank der Buchung übergeben. Damit wird beim Bankeinzug im Paket FIBU die korrekte Bankverbindung berücksichtigt.
Im Zuge der Verbuchung können auch Informationen zum Bankeinzug von der Honorarnote auf die Buchung übergeben werden. Voraussetzung ist, dass auf der Zahlungsart, die in der Honorarnote hinterlegt ist, das Feld Bankeinzug entsprechend eingestellt ist:
- Die Ausprägung "Ja" bedeutet, dass auf der Buchung das Feld BE (Bankeinzugskennzeichen) aktiviert wird.
- Bei der Ausprägung "Nein" wird hingegen das Feld ZV-Sperre mit der Ausprägung "Zahlsperre" befüllt.
- Die Ausprägung "Standard" löst keinen dieser Einträge auf der Buchung aus. In diesem Fall wird bei Erstellung der Buchung nicht die Hinterlegung der Zahlungsart geprüft, sondern jene des Personenstamms zum Rechnungsempfänger (Felder Bankeinzug und Mahnsperre).
Weiterführende Informationen finden Sie in der Themendokumentation zum Bankeinzug.
Gutschrift/Storno – Kennzeichen und Originalbeleg
Beim Verbuchen von Gutschriften/Stornos werden die Felder GU/STO-Kz und GU/STO-Org.Beleg der Buchung mit folgenden Werten befüllt:
| Rechnungsart | Feld GU/STO-Kz | Feld GU/STO-Org.Beleg |
| Storno | Storno | Original-Rechnungsnummer der stornierten Honorarnote |
| Gutschrift | Gutschrift | Original-Rechnungsnummer der gutgeschriebenen Honorarnote |
Weitere Felder
Sollte es nötig sein, dass mit der Verbuchung auch weitere Felder (Freifelder, Filiale ...) von der Honorarnote an die resultierende Buchung weitergegeben werden, so ist dies möglich. Der WWS Parameter BuErf-Import-/Exportmodell der Rechnung kann dafür verwendet werden, um zu diesem Zweck ein entsprechendes Importmodell (für Honorarnoten) zu hinterlegen.
Zu finden ist dieser Parameter unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Buchungserfassungsdateien. Hier kann ein Importmodell hinterlegt werden, das mittels "Makro zur Nachbearbeitung" die gewünschte Werte ermittelt und in die gewünschten Felder der Buchungen überträgt.
Tipps und Hintergrundinformationen
Alternativ zur direkten Verbuchung in die Fibu ist es möglich, aus der LEA über eine Buchungserfassungsdatei zu buchen. Grundsätzlich empfehlen wir, bei Verbuchung aus der LEA aber die direkte Variante zu wählen.
Möchten Sie die Variante über die Buchungserfassungsdatei wählen, sind folgende Einstellungen durchzuführen:
- Im WWS Parameter Buchungserfassungsdatei der Rechnung (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → firmenbezogene Einstellungen → Buchungserfassungsdateien) hinterlegen Sie eine Buchungserfassungsdatei.
Ist dieser Eintrag vorhanden, so wird JEDE Buchung in diese Datei eingetragen . - Der WWS Parameter BuErf-Format (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verspeicherung → firmenbezogene Einstellungen → Erfassungsdatei)
muss auf die Option "BMDNTCS BuErf-Format" gestellt werden, damit alle Funktionalitäten der Verbuchung genutzt werden können.
Die Buchungen zu den in die Fibu verbuchten Honorarnoten werden nach Belegnummer aufsteigend sortiert in die Buchungserfassungsdatei übergeben. Die Datei kann dann manuell aus dem Fenster Buchen (Verbuchen → Buchungen importieren) verbucht werden (indirekte Verbuchung).
Protokolle analysieren
Tritt bei der Verbuchung von Honorarnoten ein Problem auf, versuchen Sie, mithilfe der Logdatei BMDRV.LOG (TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien) Rückschlüsse über die Ursache zu finden. Hier wird jede Verbuchung mitprotokolliert. Die Logdatei kann über die Funktion "Senden an" an BMD gesendet werden.
In manchen Problemfällen wird aber direkt nach dem Start der Funktion In Fibu verbuchen eine Hinweismeldung im Vordergrund ausgegeben. Dies können z. B. Hinweise sein wie "Konto in FIBU nicht vorhanden" oder "Steuerkonto nicht gefunden".
Im Folgenden finden Sie diverse Meldungen, die Problemfälle aufdecken, und Lösungen dazu.
Sollte der Buchungskreis zum Zeitpunkt des Verbuchens gerade durch einen anderen Benutzer blockiert sein, so erscheint die Meldung "Fehler bei der NTCS Fibuverbuchung! Für die Periode konnte kein Buchungskreis ermittelt werden!"
In diesem Fall können Sie warten, bis der zu bebuchende Buchungskreis entweder derzeit nicht belegt ist (durch einen anderen Benutzer im gleichen Monat, der beispielsweise gerade im Fenster "Buchen" in dieser Fibu arbeitet), oder es muss mit einem Buchungskreis je Mitarbeiter und Monat gearbeitet werden (FIBU Parameter).
Die Verbuchung kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden, sobald der Buchungskreis der betroffenen Buchhaltung nicht mehr blockiert wird.
Diese Meldung tritt auf, wenn ein Datenbesitzer für Buchen auf der kanzleieigenen Fibu hinterlegt ist, und jener Benutzer, der die Verbuchung in die Fibu durchführt, kein Mitglied dieser Datenbesitzer ist. Die Meldung weist daher darauf hin, dass das Buchen nicht möglich ist, da keine Berechtigung für "Datenbesitzer für Buchen" am FIBU-Stamm vorhanden ist:
Nähere Information finden Sie auch im Kapitel Berechtigungen kontrollieren.
Diese Meldung tritt auf, wenn jener Benutzer, der die Verbuchung in die Fibu durchführt, den Buchungskreis des betroffenen Monats, auf welchen die Honorarnote verbucht werden soll, nicht sehen/benutzen darf. Diese Meldung weist daher darauf hin, dass für die Periode kein Buchungskreis ermittelt werden konnte:
Nähere Information finden Sie auch im Kapitel Berechtigungen kontrollieren.
Spezielle Parametereinstellungen treffen
Es gibt eine Reihe weiterer Parameter für spezielle Anforderungen, die sich in diesem Ablauf stellen können. In diesem Kapitel finden Sie diese gelistet.
Der WWS Parameter 0 Buchungen (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Erfassungsdatei) regelt, ob sogenannte "Nullbuchungen" erlaubt sind.
Dieser Parameter besitzt folgenden Ausprägungen:
- 0 Buchungen sind erlaubt (Standard)
- Keine 0 Buchungen
Alle Rechnungspositionen werden je Erlöskonto aggregiert. Kommt es dabei für ein Erlöskonto zu einem Nullbetrag, wird dieser nicht verbucht. Ausnahme: Für die gesamte Honorarnote ergibt sich ein Nullbetrag, dann wird trotzdem eine Nullzeile verbucht, um die Belegnummer in der Buchhaltung zu dokumentieren.
Damit die Verbuchung von Nullbuchungen auch Fibu-seitig akzeptiert wird, muss der FIBU Parameter Sperre Buchungen mit Betrag 0 entsprechend eingestellt werden. Das bedeutet, er darf für diesen Anwendungsfall nicht auf "2 - Sperre bei Buchen und Buchungen importieren" eingestellt werden.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Nullpositionen bei der Verbuchung in der Themendokumentation LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig), sofern Sie mit der Verbuchung der Honorarnote in die Fibu auch kostenrechnungsrelevante Daten aus der LEA übergeben.
Ist es nötig, Beträge, welche im Rechnungsdokument der Honorarnote gerundet sind, auch gerundet in die Fibu zu verbuchen, so muss der WWS Parameter Rundungsart auf die Option "Aufteilung" gestellt werden. Zu finden ist dieser WWS Parameter unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Erfassungsdatei.
Mit dieser Einstellung können die Buchungen inkl. Steuerbuchungen entsprechend gerundet werden. Die Rundungseinstellungen werden aufgrund der Felder Rundungsart, Runden Betrag auf und Runden Steuer auf jener Währung, die bei Honorarposition der Honorarnote hinterlegt ist, ermittelt.
Falls die Rundung der Beträge zwar bei der Verbuchung der Honorarnoten in die Fibu berücksichtigt werden soll, nicht aber beim Buchen und beim Zahlungsverkehr, beachten Sie bitte die folgenden Einstellungen in den jeweiligen Bereichen:
- FIBU Parameter Runden, Rundungsart und Gutschriften beim Runden (unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Zahlungsverkehr → FIBU-Bezogene oder Allgemeine Einstellungen → Betrag runden)
- FIBU Parameter Runden Beträge lt. Währung und Runden GW-Beträge bei FW (unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → FIBU-Bezogene oder Allgemeine Einstellungen → Fremdwährung)
Storno/Gutschriften ausziffern
Mithilfe des FIBU Parameters Ausziffern LEA-/WWS-Rng kann die Auszifferung bei Verbuchung von Stornos und Gutschriften geregelt werden. Der FIBU Parameter entscheidet, ob die Buchung des Stornos/der Gutschrift mit der Buchung der Originalhonorarnote ausgeziffert werden soll. Die Auszifferung wird nur dann durchgeführt, wenn die Buchung der Originalhonorarnote noch keine Auszifferung aufweist. Zu finden ist dieser FIBU Parameter unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Buchungen importieren.
Für Stornos/Gutschriften von Schlussrechnungen mit zugeordneten Akontos/Teilrechnungen muss dieser Parameter nicht aktiviert werden, denn in diesem Fall erfolgt die Auszifferung mit der Buchung der Originalhonorarnote automatisch und auf jeden Fall.
Ausgangsrechnung als Eingangsrechnung übergeben
Die in die Fibu verbuchten Honorarnoten können nicht nur als Ausgangsrechnungen in die kanzleieigene Fibu verbucht, sondern auch als Beleg der Eingangsrechnung für die Mandanten-Fibu, die Sie für den Kunden führen, zur Verfügung gestellt werden. Dies passiert direkt und vollautomatisch im Anschluss an die Verbuchung der Honorarnote in die kanzleieigene Fibu, sofern Sie diese Verbuchung mit der Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen durchführen. Somit muss Ihr Kunde den Beleg der Original-Ausgangsrechnung (= Honorarnote), die er von Ihnen erhalten hat, nicht wieder selbst als Eingangsrechnung übermitteln. Da die ausgestellten Ausgangsrechnungen direkt nach der Verbuchung automatisch als Beleg der Eingangsrechnung je Kundenfirma in der Belegablage Databox abgelegt werden, können Sie diese direkt in der Buchhaltung des Kunden weiterverarbeiten.
Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:
- Im Kundenstamm muss das Feld Entspricht Firma befüllt sein, damit das Programm ermitteln kann, welche Mandanten-Fibu zum Kunden gehört.
Ist diese Verknüpfung nicht vorhanden, wird die Übergabe des Belegs in die Mandanten-Fibu nicht durchgeführt. (Sie erhalten auch keinen Hinweis auf eine fehlende Verknüpfung beim Versuch, die Verbuchung in die Fibu durchzuführen.)
Ist jedoch die Verknüpfung vorhanden, aber unter der Firma keine Mandanten-Fibu angelegt, erhalten Sie beim Versuch, die Verbuchung in die Fibu durchzuführen, einen entsprechenden Hinweis. Informationen dazu erhalten Sie unter Die Rechnung konnte nicht an die Databox des Mandanten übergeben werden in der Themendokumentation Hinweismeldungen beim Verbuchen der Honorarnote in die Fibu.
In beiden Fällen wird jedoch die Verbuchung der Honorarnote in die kanzleieigene Fibu trotzdem durchgeführt. - Im Kundenstamm darf das Feld Rechnung per E-Mail nicht auf "Nein" stehen. Damit ist sichergestellt, dass die Honorarnote an den Kunden per E-Mail oder über die Kommunikationsplattform BMD Com als PDF-Dokument zugestellt wird. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.
- Das Feld AR als ER in Belegablage Databox (nur in den Kundeneinstellungen wartbar) muss durch die Ausprägung "Ja" oder "laut Parametereinstellung" aktiviert sein, wobei bei letzterer Ausprägung der LEA Parameter AR als ER in Belegablage Databox aktiviert sein muss.
- Bitte beachten Sie: Die Möglichkeit, die Ausgangsrechnung als Eingangsrechnung in die Mandanten-Fibus zu übergeben, besteht nur, wenn Sie die Ausgangsrechnungen auch tatsächlich in Ihre eigene Fibu verbuchen. Die automatische Übergabe findet nur direkt im Rahmen der Funktion In Fibu verbuchen statt. Sie können die Funktionalität daher nicht nutzen, wenn Sie als reiner EA-Rechner keine Offenen Posten in der Fibu führen und daher keine Verbuchung der Ausgangsrechnung notwendig ist.
Da die ausgestellten Ausgangsrechnungen direkt nach der Verbuchung automatisch als Eingangsrechnungen in der Belegablage Databox mit dem OCR-Status "Eingeplant" abgelegt werden, können Sie diese direkt in der Buchhaltung des Kunden weiterverarbeiten. Bitte beachten Sie in der Fensterhilfe Belegablage Databox, welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten.
In die Belegablage Databox gelangen sämtliche Rechnungsdokumente, die für die Honorarnote erzeugt worden sind (PDF-Dokument, XML-Dokument etc.). Um sämtliche Verarbeitungswege wie z. B. Vorerfassung/ER-Kontrolle oder Papierlos Buchen mit BMD Scan zu nutzen, kann die Rechnung als PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei übermittelt werden. So können auch OCR-Daten angezeigt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA.
Zu diesem Thema steht Ihnen auch das 
Lernvideo Honorarnoten automatisch als Eingangsrechnungen in der Belegablage Databox ablegen zur Verfügung.
Lernvideo Honorarnoten automatisch als Eingangsrechnungen in der Belegablage Databox ablegen zur Verfügung.Erlösabgrenzung berücksichtigen
Für Honorarnoten, die aufgrund des Leistungszeitraums der Honorarnote z. B. zur Gänze in das vergangene Wirtschaftsjahr oder in zwei unterschiedliche Wirtschaftsjahre fallen, können Sie eine Erlösabgrenzung einstellen. Die Erlösabgrenzung wird im Zuge des Verbuchens automatisch angewendet. Dabei wird der Wertanteil am Erlös einer Honorarnote für das jeweilige Wirtschaftsjahr ermittelt und diese Wertanteile werden korrekt in die Fibu verbucht.
Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:
- Im Paket FIBU werden in der jeweiligen kanzleieigenen Fibu entsprechende Fixkonten für die Erlösabgrenzung benötigt. Orientieren Sie sich dafür bitte am jeweiligen BMD Standardkontenrahmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fibu-Themendokumentation Buchungsbeispiele im Kapitel Hinterlegung.
- Im Paket WWS ist auf den relevanten Erfassungskennzeichen für Verkauf das dafür vorgesehene Feld Erlösabgrenzung entsprechend einzustellen. Möglich sind die Optionen "Tageweise" oder "Monatsweise".
Das Einstellen der Erlösabgrenzung ist hier nur für die Erfassungsarten "Gutschrift Honorarnote" und "Honorarnote" möglich, nicht jedoch für die Erfassungsart "Anzahlungsrechnung". Das bedeutet in Bezug auf die in der LEA vorkommenden Geschäftsfälle, dass die Erlösabgrenzung nur auf Honorarnoten, Schlussrechnungen, Stornos und Gutschriften angewendet wird.
Beachten Sie weiters, dass diese Einstellung in der WWS je Verrechnungsfirma vorgenommen werden muss.
Weitere Informationen dazu finden Sie auch in der Fibu-Themendokumentation Buchungsbeispiele im Kapitel Abgrenzungen in der LEA. - Für die Berechnung der Abgrenzung sind die Felder Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum von der Honorarposition der Honorarnote maßgeblich.
Mit der Option "Tageweise" wird bei vollen Monaten immer ein Wert von 30 Tagen angenommen (unabhängig von der tatsächlichen Anzahl an Tagen des betreffenden Monats).Mit der Option "Monatsweise" wird anhand der Monate im Leistungszeitraum abgegrenzt. Dabei ist es unerheblich, mit welchem Kalendertag des Monats der Leistungszeitraum genau beginnt/endet.
Wird eine Honorarnote mit einem Leistungszeitraum vom 01.12.2024 bis 31.01.2025 verbucht und überschreitet diese z. B. den Bilanzstichtag 31.12.2024, ermittelt die Erlösabgrenzung jenen Anteil, der abgegrenzt werden soll und daher ins alte Wirtschaftsjahr übernommen werden muss.
