Informationen zum Jahreswechsel in der LEA
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Hinweis
 | Wenn Sie es bevorzugen, sich visuell durch die für den Jahreswechsel nötigen Schritte führen zu lassen, haben wir im Clientsinfobereich unter NTCS → Leistungserfassung das  Lernvideo: Jahreswechsel in der LEA für Sie! |
Es gibt in der NTCS LEA einige wenige Programmabläufe, die auf jahresbezogene Einstellungen zugreifen.
Hier finden Sie die nötigen Punkte in Kurzform, die daher beim Jahreswechsel beachtet werden müssen, falls Sie diese Funktionen verwenden.
In den einzelnen Kapiteln finden Sie weiterführende Informationen.
In Fibu verbuchen | Durchführung der Jahresübernahme FIBU auf eine neue Jahres-Fibu für alle eigenen Firmen vor dem Druck der ersten Honorarnote mit Rechnungsnummer des neuen Wirtschaftsjahres Bei Fragen zur Jahresübernahme wenden Sie sich bitte an den NTCS FIBU Support!  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. |
| Rechnung mit Nummer drucken | Bestätigung oder Eingabe der Startnummer für den neuen Nummernkreis beim Druck der ersten Honorarnote des neuen Wirtschaftsjahres Dies ist nur dann notwendig, wenn es in den betreffenden WWS Parametern vorgesehen ist: Auf Basis dieser WWS Parameter wird für die Vergabe der Rechnungsnummer der korrekte Nummernkreis ermittelt bzw. neu angelegt. Alternativ zur Anzeige des Vorschlagswerts ist eine automatische Nummerierung im Hintergrund vorgesehen (in diesem Fall müssen Sie keine Startnummer bestätigen bzw. festlegen). Wenn in den Vorjahren die Ermittlung der ersten neuen Belegnummer immer richtig funktioniert hat, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass die Einstellungen der WWS Parameter passen. Aufruf im Programm: Möchten Sie die WWS Parameter dennoch kontrollieren, finden Sie diese unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke (Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" bzw. "Allgemeine Einstellungen") → Rechnungen Stellen Sie sicher, dass Sie sich im korrekten Reiter befinden, um die Einstellungen zu kontrollieren! |
Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle | 1. Setzen des neuen Wirtschaftsjahres in den LEA Parametern zum Wirtschaftsjahr Aufruf im Programm: Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Allgemeine LEA Parameter → Wirtschaftsjahr 2. Durchführen der Vortragsberechnung je Mitarbeiter in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle |
Kassenanbindung (Nur wenn Sie mindestens eine Kasse in Verbindung mit der LEA einsetzen) | Prüfung des Jahresbelegs (= Monatsbeleg des Monats 12 des Vorjahres) je Kasse nach dem Jahreswechsel (bis spätestens 15.02) gemäß RKSV Aufruf im Programm: Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Kassen → Kassenbelege für Barfakturen → RKSV Beleg prüfen |
Achtung! Empfehlung: Drucken Sie zu Beginn der Fakturierung im neuen Jahr zuerst nur eine Honorarnote mit Rechnungsnummer!
 | Durch fehlerhafte Programmeinstellungen bzw. Bedienungsfehler passiert es, dass zum Jahreswechsel viele Honorarnoten mit falschen Belegnummern gedruckt oder in die falsche Fibu verbucht werden. Daher empfehlen wir, bei Beginn der Fakturierung im neuen Jahr vorerst je Verrechnungsfirma nur EINE Honorarnote mit Rechnungsnummer zu drucken bzw. nur EINE Honorarnote in die neue Fibu zu verbuchen. Wenn Rechnungsnummernkreis und Fibu richtig gefunden werden, können alle weiteren Honorarnoten ausgestellt und verbucht werden. Ist im Programm die Erstellung eines neuen Nummernkreises "Mit Vorschlag" eingestellt, so wird ein Ausdruck von mehreren Honorarnoten aus diesem Grund in einem Lauf verhindert, wenn in diesem Zuge ein neuer Nummernkreis erstellt wird. Es erscheint folgende Meldung nach dem Ausdruck der ersten Honorarnote im neuen Nummernkreis, diese weist Sie darauf hin, dass ein neuer Nummernkreis erstellt wurde.  |
Programme/Funktionen
Für Rechnung mit Nummer drucken und In Fibu verbuchen: Jahresübernahme durchführen / Eigene Fibus kontrollieren
Für jede der Verrechnungsfirmen ist, wenn das Wirtschaftsjahr zu Ende ist, eine erfolgreich abgeschlossene Jahresübernahme FIBU auf das neue Jahr notwendig, um die Honorarnoten mit Belegdatum >= 01.01.2026 drucken und verbuchen zu können.
Achtung! Abweichendes Wirtschaftsjahr
| Die Jahresübernahme der Fibu ist bei Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr zum Jahreswechsel vorzunehmen. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist dies erst zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres der Fall! |
Die Jahresübernahme wird nicht im Paket LEA, sondern im Paket FIBU vorgenommen (Aufruf im Programm: Paket FIBU unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten).
Für die Verbuchung der Honorarnoten sind im Anschluss folgende Felder zu kontrollieren:
- 52 - WJ-Beginn
- 53 - WJ-Ende
- 50 - Firmen-Nr Vorjahr
- 49 - FIBU-Nr Vorjahr
- 36 - Firmen-Nr Folgejahr (bei der Vorjahres-Fibu!)
- 35 - FIBU-Nr Folgejahr (bei der Vorjahres-Fibu!)
- 68 - USt Ist/Soll
Beachten Sie für weitere Hilfestellungen und Hintergrundinformationen dazu die Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen.
Achtung! Zuständigkeit Support bei Jahresübernahme
| Bei Fragen zu der Jahresübernahme FIBU wenden Sie sich bitte an Ihre Buchhaltung bzw. an den NTCS FIBU Support! Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. |
Für Rechnung mit Nummer drucken: Startnummer für neuen Nummernkreis festlegen
Beim Einrichten Ihrer LEA wurde mit Ihnen festgelegt, wie die Rechnungsnummernkreise strukturell aufgebaut sein sollen. Im Rahmen dieser Einrichtung wurde auch bestimmt, ob Sie eine Abfrage nach der Startnummer erhalten, wenn vom Programm ein neuer Nummernkreis angelegt wird.
Achtung! Abweichendes Wirtschaftsjahr
| Bei Verwendung von jahresbezogenen Nummernkreisen oder wirtschaftsjahrbezogenen Nummernkreisen (Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr) ist ein neuer Nummernkreis nach dem Jahreswechsel nötig. Ist ein wirtschaftsjahrbezogener Nummernkreis (abweichendes Wirtschaftsjahr) eingestellt, wird der neue Nummernkreis zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres angelegt. Verwenden Sie einen allgemeinen Nummernkreis, müssen Sie diesbezüglich nichts beachten, da kein neuer Nummernkreis nötig ist. |
Die Anlage von Nummernkreisen erfolgt automatisch aufgrund der für Sie bereits getroffenen Einstellungen in den WWS Parametern. Diese sind korrekt eingestellt, wenn Sie im Vorjahr einen passenden Vorschlagswert zum richtigen Zeitpunkt erhalten haben und die Vergabe der ersten Rechnungsnummer problemlos funktioniert hat.
Der Nummernkreis wird automatisch angelegt, sobald bei einer Rechnung von Ihnen ein Belegdatum gewählt wird, das aufgrund der eingestellten Nummernkreisart in einen neuen Nummernkreis fallen wird.
Wenn der WWS Parameter Nummernkreise automatisch anlegen zudem eine Abfrage mit Vorschlag vorsieht, kann der Startwert (= Belegnummer für die erste Honorarnote des neuen Jahres) anhand des Dialogfensters "Eingabe der Startnummer/aktuellen Nr. für neuen Nummernkreis" kontrolliert werden. Dieses Fenster erscheint automatisch zum Zeitpunkt des Rechnungsdrucks mit Nummer.
Bei Bestätigung des Fensters mit "Ok" wird der Nummernkreis laut Vorschlag angelegt und die Startnummer vergeben.
Für den Fall, dass die Startnummer für die erste Honorarnote im neuen Nummernkreis an dieser Stelle falsch vorgeschlagen wird, ist es richtig, diese im Dialogfenster gleich zu korrigieren. Die folgenden Honorarnoten werden aufgrund der eingegebenen Nummer weiter fortlaufend nummeriert.
Achtung! Startnummer festlegen
| Die Rechnungsnummer kann grundsätzlich beliebig eingegeben werden. Allerdings ist zu beachten, dass sie zwischen dem vorgeschlagenen Startwert und dem Endwert des Nummernkreises liegt (im Beispiel zwischen 202600001 und 202699999) und dass der Nummernkreis für die Anzahl der Honorarnoten ausreicht (im Beispiel passen 99999 Honorarnoten in den Nummernkreis). |
Achtung! Abbrechen des Dialogfensters
| Das Dialogfenster kann im Bedarfsfall mit der Schaltfläche "Abbrechen" bestätigt werden, falls Sie noch den korrekten Startwert recherchieren möchten. Es erscheint in diesem Fall beim nächsten Start des Rechnungsdrucks wieder, da ja noch kein Nummernkreis angelegt worden ist. Beachten Sie aber, dass das zuvor festgelegte Rechnungsdatum bereits auf der Honorarnote fixiert ist und nicht mehr neu vergeben werden kann! |
Hinweis WWS Parameter zum Rechnungsnummernkreis richtigstellen
| Wenn der Vorschlag der Startnummer für den neuen Nummernkreis nicht richtig war, empfehlen wir Ihnen, aus Sicherheitsgründen den Administrator darüber zu informieren, welcher gegebenenfalls dann die Einstellungen für das nächste Jahr optimieren kann. Die WWS Parameter sind also nur dann anzupassen, wenn sich die Struktur der Rechnungsnummer ändern soll bzw. der Vorschlag der ersten Rechnungsnummer im neuen Jahr falsch war und immer manuell ausgebessert werden muss. Möchten Sie diese kontrollieren, finden Sie diese unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke (Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" bzw. "Allgemeine Einstellungen") → Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im korrekten Reiter befinden, um die Einstellungen zu kontrollieren. Hier sind folgende Fragestellungen relevant:
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Beachten Sie für weitere Hilfestellungen und Hintergrundinformationen dazu die Themendokumentation Rechnungsnummernkreise.
Bei einer falsch vergebenen Rechnungsnummer finden Sie Informationen in folgendem Lernvideo: Was ist zu tun, wenn eine Rechnung mit Rechnungsnummer falsch ist?
Lernvideo: Was ist zu tun, wenn eine Rechnung mit Rechnungsnummer falsch ist?Für Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle: Vortragswerte berechnen
Diese Einstellungen sind nur vorzunehmen, wenn Sie die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle unter Leistungserfassung → Auswertungen → Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle verwenden.
Achtung! Abweichendes Wirtschaftsjahr
| Die notwendigen Schritte für die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle sind bei Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr zum Jahreswechsel vorzunehmen, bei abweichendem Wirtschaftsjahr zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres. |
In den LEA Parameter Beginn-Jahr und Beginn-Monat ist das neue Wirtschaftsjahr zu hinterlegen, damit beim Einstieg in das Programm das richtige Jahr geöffnet wird.
Sobald die Leistungserfassung für das vergangene Jahr abgeschlossen ist, kann in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle - im neuen Jahr - die Funktion Vortrag berechnen (je Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter) verwendet werden, um die Werte für das neue Jahr auf den aktuellen Stand zu bringen. Das bedeutet konkret, die Funktion
- übernimmt den Rest der Überstunden (des Zeitausgleichs) des Vorjahres in das neue Jahr
- übernimmt den Rest der Urlaubsstunden des Vorjahres in das neue Jahr
- und bucht den Urlaubsanspruch wieder neu ein.
Wenn sich der Urlaubsanspruch des vergangenen Jahres verändert und im neuen Jahr nicht gleich ist, kann ...
- NACH der Berechnung des Vortrages der übernommene Urlaubsanspruch mit F6 nachbearbeitet und korrigiert werden ODER
- VOR der Berechnung des Vortrages der Urlaubsanspruch im neuen Jahr manuell mit F5 bereits angelegt werden.
Der Eintrag der Vorträge Überstunden und Urlaubsstunden erfolgt für den ersten Tag des (Wirtschafts-)Jahres, der Urlaubsanspruch wird am selben Tag wie im Vorjahr eingetragen (Ausnahme: Es existiert im neuen Jahr bereits ein manueller Eintrag des Urlaubsanspruchs).
Die Einträge können theoretisch auch manuell mit den Stundenarten "Vortrag Überstunden", "Vortrag Zeitausgleich" und "Urlaubsanspruch" mit der Funktion F5 neu angelegt werden, sofern diese im neuen Jahr nicht schon existieren (im Normalfall aber nur nötig, wenn Sie die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle im neuen Jahr zum ersten Mal in Betrieb nehmen!).
Für Hintergrundinformationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle.
Hinweis Nicht gesetzliche Feiertage anlegen
| Wenn Sie nicht-gesetzliche Feiertage für das neue Jahr hinterlegen möchten, können Sie die Neuanlage im Paket CRM unter CRM und DMS → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Feiertage durchführen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Feiertage. |
Für Kassenanbindung: Jahresbeleg (RKSV Beleg) prüfen
Dieser Punkt ist nur dann relevant, wenn Sie eine Kasse in Verbindung mit der NTCS LEA einsetzen und die Jahresumstellung mit Kalenderjahresende erfolgt (siehe auch LEA Kassenanbindung).
Als Jahresbeleg wird der Monatsbeleg des Monats 12 des jeweiligen Vorjahres bezeichnet. Dieser Jahresbeleg muss gemäß RKSV bis spätestens 15.02. des Jahres geprüft werden, so wie es auch bei der Erstregistrierung der Kasse mit dem Startbeleg notwendig gewesen ist. Diese Prüfung hat mithilfe der Funktion RKSV Beleg prüfen je Kasse und Abschlussbeleg zu erfolgen.
Die Funktion kann im Fenster Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) unter Funktionen → RKSV Beleg prüfen aufgerufen werden. Das Fenster "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)" wiederum finden Sie über das Fenster Fiskaljournal (DEP 131) unter Funktionen → Datenerfassungsprotokoll (DEP 7).
Die Funktion kann aber auch über das Fenster Kassenbelege für Barfakturen → RKSV Beleg prüfen gestartet werden.
Hinweise Jahresbeleg manuell erstellen
| Sollte der Abschlussbeleg für den Monat 12 zum Zeitpunkt einer etwaigen Prüfung jedoch noch gänzlich fehlen, so ist zuerst dieser Abschlussbeleg manuell zu erstellen. Die Funktion des Monatsabschlusses finden Sie im Fenster Kassenbelege für Barfakturen unter Funktionen → Monatsabschluss. Automatische Prüfung des RKSV-Beleges über Stapel "Monatsabschluss Barfaktura" Ist der Stapel Monatsabschluss Barfaktura aktiv und sind Webservice- oder Kassen-Webservice-Zugangsdaten für FinanzOnline hinterlegt, so wird beim Monatsabschluss des Monats 12 eines Jahres auch versucht, die Prüfung des Jahresbelegs durchzuführen, die bis 15.02. des Folgejahres gesetzlich durchzuführen ist. Es empfiehlt sich jedenfalls im Anschluss daran eine Kontrolle, weil etwaige Probleme bei der Überprüfung nicht im Vordergrund gemeldet werden, da es sich um einen Stapel handelt. Die Kontrolle erfolgt am besten direkt in FinanzOnline. Alle Belege, die zur Prüfung übermittelt worden sind, sind dort ersichtlich. |
