Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

Leistungserfassung → Auswertungen → Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle ermöglicht das Auswerten, Anlegen bzw. Verwalten von Urlaubsstunden, Überstunden und Zeitausgleichen je Mitarbeiter. Die Zeitsalden werden in tabellarischer Form in Industriezeit übersichtlich dargestellt.

Die dafür benötigen Daten werden direkt aus der Leistungserfassung und aus den Historischen Mitarbeiterdaten ermittelt.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der Daten für die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle für ein bestimmtes Jahr vorzunehmen. Sie können sich dabei die Daten bestimmter Mitarbeiter und eines bestimmten Zeitraumes anzeigen lassen.

Mitarbeiter	In diesem Feld wird der Mitarbeiter ausgewählt, für den die Tabelle betrachtet werden soll. Standardmäßig wird immer die eigene Mitarbeiternummer in das Feld übernommen. Die Tabelle kann entweder mit einem, mehreren oder mit allen Mitarbeiter(n) gestartet werden. Mit F4 lässt sich ein Mitarbeiter auswählen, mit F8 lassen sich mehrere Mitarbeiter über die Zuordnungsmaske auswählen und durch das Leeren des Feldes wird die Tabelle mit allen Mitarbeitern gestartet. Durch die Funktion rechts neben dem Feld können Sie wieder auf die eigene Mitarbeiternummer umschalten. Im Gegensatz zur Leistungserfassung (siehe beispielsweise Tageserfassung) kann die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle nicht getrennt nach Dienstverhältnissen gestartet werden. In der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle werden die Stunden aller parallel laufenden, nicht ruhenden Dienstverhältnisse automatisch addiert. Über die Vergabe der Berechtigung "Mitarbeiter wechseln" ist es möglich, die Mitarbeiterauswahl in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle auf die eigene Mitarbeiternummer zu beschränken. Darüber hinaus können durch Verwendung der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen ansehen" bestimmte Mitarbeiternummern für bestimmte Mitarbeiter freigegeben werden.
Jahr	In diesem Feld geben Sie das Jahr ein, für welches Sie die Tabelle betrachten möchten. Wenn Sie in die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle neu einsteigen, weist dieses Feld das Jahr aus dem LEA Parameter Beginn-Jahr auf. Dieser LEA Parameter sollte daher am Beginn jedes Jahres aktualisiert werden (siehe auch Informationen zum Jahreswechsel in der LEA).
Zeitraum bis	Mit diesem Feld wird gesteuert, bis zu welchem Datum innerhalb des Jahres die Tabelle geladen werden soll. Der Vorschlagswert für dieses Feld kommt aus dem CRM Parameter Bis-Zeit-Vorschlag der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, welcher folgende Möglichkeiten bietet: Heute Gestern Letzter des Vormonats Ende des Wirtschaftsjahres (Standardeinstellung) Das Wirtschaftsjahr-Ende hinsichtlich des Monats ermittelt sich wiederum aus dem LEA Parameter Beginn-Monat. Dafür wird in diesem Fall der Monatsletzte VOR dem Beginn-Monat herangezogen.

Nach dem Bestätigen einer Eingabe in diesen Feldern wird die Tabelle mit den ermittelten Daten aufgebaut.

Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Dieser Bereich besteht aus einer Tabelle, die mithilfe einer Baumstruktur gegliedert ist.

Ermittelt werden die Daten ab dem Ersteintrittsdatum des Mitarbeiters. Die ermittelten Daten werden je Mitarbeiter, also "Dienstverhältnis-übergreifend", dargestellt und berechnet (siehe Hinweis Dienstverhältnis).

Der LEA Parameter Beginn Tageserfassung wird auch für diese Tabelle heranzogen. Vor diesem Stichtag findet grundsätzlich - unabhängig von den Mitarbeiterdaten - keine Ermittlung von Daten statt.

Baumstruktur

Die Daten der Tabelle sind mithilfe einer Baumstruktur aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie selbst entscheiden können, welchen Monat Sie detailliert je Tag betrachten möchten und welchen Monat nur in einer Summenzeile. Über das Symbol

kann ein Knotenpunkt aufgeklappt werden. Mit dem Symbol

kann der aufgeklappte Knotenpunkt wieder zugeklappt werden.

Im Baum-Infobereich oberhalb sehen Sie zusätzlich, welcher Tag gerade in der Tabelle markiert ist und somit, wo im Baum der momentane Fokus steht.

Mithilfe der Funktionen unter Ansicht können Sie Ihre gewünschte Ansicht weiter gestalten. Sämtliche vorgenommene Einstellungen werden beim Schließen des Programmes gemerkt und beim erneuten Einstieg in das Programm wieder für die Ansicht angewendet. Empfehlung: Aktivieren Sie die Funktion Nullwerte aufhellen, um einen besseren Überblick über die relevanten Daten zu erhalten (und die nicht relevanten Nullwerte blasser erscheinen zu lassen).

Im unteren Teil dieses Bereichs befindet sich eine Suchleiste, mit der die Tabelle durchsucht werden kann.

Allgemeine Informationen zum Aufbau

Die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle ist mit einer Jahressumme, mit Monatssummen und Tageseinträgen aufgebaut.

Die Summen eines Mitarbeiters werden je Spalte in der ersten Tabellenzeile (erster Baumknotenpunkt "Mitarbeiter") angezeigt (= Jahressumme eines Mitarbeiters). Die weiteren Detailebenen sind die Monatssumme und die Tageseinträge.

Bei den Tageseinträgen wird zwischen ermittelten Einträgen (ohne Symbol) und manuellen/durch Vortrag entstandenen Einträgen (mit Symbol

) unterschieden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Herkunft der Daten.

Sie sehen somit Tageseinträge immer dann, wenn sich an diesem Tag eine interessante Stundenänderung ergeben hat. Wenn an einem Tag die Iststunden den Sollstunden entsprechen, an diesem Tag kein Urlaub konsumiert und auch kein sonstiger Stundenwert manuell erfasst worden ist, erscheint für diesen Tag keine eigene Tageszeile. Mithilfe der Funktion Tage mit Soll = Ist anzeigen können Sie, falls gewünscht, alle Tage in der Liste anzeigen lassen.

Verfügbare Spalten

Die Spalten der Tabelle liefern Informationen über die Überstunden, den Zeitausgleich und die Urlaubsstunden des Mitarbeiters. Welche Spalten angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl

festlegen. Hier gibt es einige Besonderheiten im Aufbau zu beachten:

Da die Baumstruktur fix in der Spalte Mitarbeiter verankert ist, muss diese Spalte jedenfalls am Beginn der Tabelle stehen.
Jene Spalten, die die Stundenwerte liefern bzw. berechnen, sollten in jener Reihenfolge zusammenhängend folgen, wie sie auch in der Standardfeldauswahl angeordnet sind. Somit bleiben die Daten leichter lesbar.
Die Spalte Notiz sowie die Spalte Stundenart dienen zur besseren Information, welche Daten in der betreffenden (manuell eingetragenen) Zeile geliefert werden.
Zwei weitere Spalten - die Spalte Abteilung und die Spalte Bereich - können hinzugefügt werden, um die organisatorische Zuteilung des Mitarbeiters ersichtlich zu machen. Diese weisen jeweils die Nummer der Abteilung bzw. des Bereichs auf. Sobald Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, erhalten Sie die Bezeichnung der Abteilung bzw. des Bereichs als Hinweis.
Achtung: In den Summenzeilen wird Ihnen die zum jeweils Monatsersten (Jahresbeginn) gültige Zuteilung der historisch geführten Abteilung angezeigt.

Herkunft der Daten

Grundsätzlich muss zwischen der automatischen Ermittlung der Daten und dem manuellen Eintragen von Daten unterschieden werden. Unter die manuellen Einträge fallen dabei auch jene Einträge, welche durch einen Vortrag entstanden sind.

Automatisch ermittelte Daten

Zusammengefasst entstehen die automatischen Einträge durch Vergleich der Sollstunden (Ermittlung aus dem Tagesmodell (Wochenmodelle) laut Historischen Mitarbeiterdaten) mit den Iststunden (Ermittlung aus der Leistungsaufzeichnung der Tageserfassung).

Auf diese Weise erkennt das Programm einerseits, ob Überstunden oder Zeitausgleich angefallen sind/ist und andererseits, ob Urlaubsstunden konsumiert worden sind.

Überstunden/Zeitausgleich

Übersteigen die Iststunden des Mitarbeiters an einem Tag die Sollstunden des Mitarbeiters, entstehen automatisch Überstunden. Werden hingegen die Sollstunden nicht erreicht, da zu wenige Iststunden auf den Leistungen dieses Tages vorhanden sind, fallen automatisch Stunden für den Zeitausgleich an. Ausnahme: Es handelt sich um einen Urlaub.

Hinweis Erfassung Zeitausgleich

Stunden, die als Zeitausgleich gerechnet werden, ergeben sich aber auch dann, wenn Stunden auf Leistungen mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst werden. Diese Variante ist eher selten anzutreffen, da ein Zeitausgleich im Normalfall nicht als eigene Leistung erfasst wird.

Urlaub

Stunden scheinen dann automatisch als Urlaub auf, wenn diese auf eine Leistung mit Leistungstyp "Urlaub" erfasst sind. Bitte beachten Sie auch, dass das Kennzeichen Verrechenbar auf der Tätigkeit nicht aktiviert sein darf, damit die Stunden in der Tabelle auch berücksichtigt werden.

Manuell eingetragene Daten / Daten aus Vortragsberechnung

Alle anderen interessanten Daten - wie zum Beispiel Auszahlung der Überstunden, Urlaubsanspruch usw. - müssen durch Neuanlage von Datensätzen mithilfe von Stundenarten manuell in die Tabelle eingepflegt werden. Einzelne davon können auch über die Vortragsberechnung in die Tabelle übernommen werden. Beide sind erkennbar am Symbol

Hinweis
Zeitbuchungen der Zeiterfassung wirken sich nicht auf die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle aus. Auch umgekehrt werden keine Daten von der Tabelle in die Zeiterfassung übergeleitet.

Arbeiten mit der Monatlichen Überstundenpauschale

In der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle kann auch eine Überstundenpauschale monatlich angewendet werden. Hier gelten weitere Ermittlungsregeln, die in der Themenhilfe Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle: Arbeiten mit der monatlichen Überstundenpauschale genau beschrieben sind.

Standardfeldauswahl Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Standardfeldauswahl Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Hinweis

Wenn Sie die Funktionalität der Monatlichen Überstundenpauschale einsetzen, ist es notwendig, die beiden Spalten Überstunden pauschaliert und Überstunden Überhang über die Feldauswahl

am Ende der Tabelle hinzuzufügen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:


Ansehen	Die Funktion "Ansehen" öffnet den markierten Tageseintrag zur Ansicht. Die Funktion ist nur für Tabellenzeilen verfügbar, die in der Tabelle manuell oder mit der Funktion Vortrag berechnen entstanden sind. Dazu öffnet sich das Fenster Zeitausgleich/Urlaub.
Neu	Mit der Funktion "Neu" nehmen Sie neue, manuelle Einträge in die Tabelle vor, indem Sie die gewünschten Stunden auf eine Stundenart erfassen. Dazu öffnet sich das Eingabefenster Zeitausgleich/Urlaub.
Bearbeiten	Mit der Funktion "Bearbeiten" bearbeiten Sie den markierten Tageseintrag. Die Funktion ist nur für Tabellenzeilen verfügbar, die in der Tabelle manuell oder mit der Funktion Vortrag berechnen entstanden sind. Dazu öffnet sich das Eingabefenster Zeitausgleich/Urlaub.
Löschen	Mit der Funktion "Löschen" löschen Sie den markierten Tageseintrag. Die Funktion ist nur für Tabellenzeilen verfügbar, die in der Tabelle manuell oder mit der Funktion Vortrag berechnen entstanden sind. Wenn Sie mehrere Einträge gleichzeitig löschen möchten, so können Sie diese per Multiselect (Strg & Mausklick) markieren und mithilfe dieser Funktion gleichzeitig löschen.
Vortrag berechnen	Mit der Funktion "Vortrag berechnen" berechnen Sie für das aktuelle Jahr den Vortrag aus dem vergangenen Jahr. Dabei wird jener Saldo, der sich am Ende des Vorjahres an Urlaubsstunden ergibt, als Vortrag Urlaub und jener Saldo, der sich am Ende des Vorjahres an Überstunden/Zeitausgleich ergibt, als Vortrag ZA übernommen. Die Vortragsberechnung kann wiederholt ausgeführt werden. Eine neuerliche Berechnung würde aber eine eventuell bereits erfolgte manuelle Richtigstellung des Vortrags wieder zurücksetzen. Darauf werden Sie auch über eine Meldung hingewiesen. Existiert im Vorjahr bereits ein Urlaubsanspruch, so wird dieser in der damals erfassten Stundenhöhe am gleichen Tag im gleichen Monat, aber für das aktuelle Jahr eingetragen. Dieser muss gegebenenfalls nachbearbeitet werden (anderes Datum/andere Stundenhöhe).

Ansicht
Mitarbeitersummen	Die Funktion "Mitarbeitersummen" stellt die Daten je Mitarbeiter ausschließlich in einer Summenzeile (ein Wert je Spalte) dar, sodass nur die Jahreswerte angezeigt werden. Ein Auf-/Einklappen der nächsten Ebenen ist manuell möglich (siehe Baumstruktur).
Monatssummen	Die Funktion "Monatssummen" stellt die Daten je Mitarbeiter in einer Mitarbeitersumme und darunter liegenden Monatssummen dar. Es handelt sich dabei um die Standardansicht der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle. Ein Auf-/Einklappen der nächsten Ebenen ist manuell möglich (siehe Baumstruktur).
Tagessummen	Die Funktion "Tagessummen" stellt die Daten zusätzlich zur Mitarbeitersumme und zu den Tagessummen auch je Tag dar. Ein Auf-/Einklappen der nächsten Ebenen ist manuell möglich (siehe Baumstruktur).
Nullwerte aufhellen	Die empfehlenswerte Funktion "Nullwerte aufhellen" ermöglicht es Ihnen, Nullwerte hellgrau darzustellen, um einen besseren Überblick über die Daten zu haben. Wählen Sie diese Einstellung nicht, erhalten Sie durchgängig schwarze Werte:
Tage mit Soll = Ist anzeigen	Mit der Funktion "Tage mit Soll = Ist anzeigen" können auch die Tage in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle gelistet werden, an denen die Iststunden den Sollstunden entsprechen. Es werden somit alle Tage in die Tabelle geladen. Diese Einstellung erhöht den Umfang der Tabelle, da auch Tage angezeigt werden, an denen sich keine relevanten Änderungen an den Daten ergeben haben.

Ausdruck
Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle	Die Funktion "Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle" erstellt mithilfe von vordefinierten Reports eine Auswertung über die Daten der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, die am Bildschirm angesehen oder am Drucker ausgedruckt werden kann. Da diese Funktion vordefinierte Reports verwendet, unterscheidet sich die Darstellung der Daten in der Auswertung von der Darstellung der Daten in der Tabelle. Eine genaue Beschreibung der Varianten (Standard/Spezial) finden Sie in der Fensterhilfe Ausdruck Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle.

Summenbereich

Dieser Bereich bietet einen schnellen Überblick über die Daten des Mitarbeiters, welcher aktuell in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle markiert ist.

Standardfeldauswahl Summenbereich

Standardfeldauswahl Summenbereich

Tipps und Hintergrundinformationen

Leistungskennzeichen "Produktivtyp" und "Leistungstyp"

Die Leistungskennzeichen Leistungstyp und Produktivtyp, welche für das Ermitteln der richtigen Werte für die Tabelle und Ausdrucke benötigt werden, werden von der Leistung ermittelt. Diese können aber entweder von der Tätigkeit stammen (Feld Leistungstyp/Feld Produktivtyp) als auch auf der Projektart des Projekts hinterlegt werden (Feld Leistungstyp/Feld Produktivtyp). Daher entscheidet der LEA Parameter Leistungskennzeichen, woher die Kennzeichen für die Leistung ermittelt werden sollen.

Die Leistungskennzeichen werden beim Speichern der Leistung ermittelt und bei Autorisierung nochmals aktualisiert. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, werden die Leistungskennzeichen erst zu diesem Zeitpunkt ermittelt und für die Leistung fixiert.

Die Stunden aus Leistungen, die noch kein Projekt bzw. noch keine Tätigkeit aufweisen (da sie noch nicht vollständig erfasst sind), werden wie "produktiv externe" Stunden behandelt. Leistungen, die bereits eine Tätigkeit, aber noch kein Leistungskennzeichen aufweisen, erhalten ihre vorläufige Einordnung anhand der Leistungskennzeichen der Tätigkeit.

Informationen zu den Standardfunktionen Drucken und Datensatzprotokoll

Wie in allen Fenstern können auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle "Weitere Funktionen"

aufgerufen werden. Im Folgenden werden Besonderheiten zu den beiden "Weiteren Funktionen" "Drucken" (= Bildschirmliste) und "Datensatzprotokoll" beschrieben.

Weitere Funktionen


Drucken	Die Funktion "Drucken" erstellt einen Ausdruck über die Daten der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, der am Bildschirm angesehen oder am Drucker ausgedruckt werden kann. Es handelt sich hier um den Ausdruck der Bildschirmliste. Dazu öffnet sich das Fenster "Ausdruck". Mit diesen Optionen kann eingestellt werden, wie die Tabelle ausgedruckt werden soll.

Weitere Funktionen → Extras


Datensatzprotokoll	Im Datensatzprotokoll werden die Funktionen "Neu", "Bearbeiten", "Löschen" und Vortrag berechnen aufgezeichnet. Wird die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig betrachtet, so kann dieses Protokoll immer nur für den markierten Mitarbeiter aufgerufen werden.

Darstellung von Feiertagen

Stunden betreffend Feiertage können nicht explizit in der Tabelle ausgewiesen werden. Die Einordnung der Stunden, welche auf Leistungen mit Leistungstyp "Feiertag" erfasst worden sind, erfolgt abhängig vom CRM Parameter "Sollstunden an Feiertagen". Dieser Parameter kann je Mitarbeiter im Feld Sollstunden an Feiertagen übersteuert werden.

Weist der Parameter bzw. das Feld die Option "Nein" auf, entstehen keine Sollstunden und jede erfasste Stunde wird als Überstunde gewertet.

Weist der Parameter bzw. das Feld die Option "Ja" auf, entstehen Sollstunden. Zum Ausgleich der Sollstunden muss eine Leistung in Höhe der Sollstunden erfasst werden.

Bedeutung von Ersteintrittsdatum und Austrittsdatum

Leistungen, welche vor dem Ersteintrittsdatum und nach dem Austrittsdatum des Mitarbeiters erfasst sind, werden in der Tabelle richtigerweise nicht berücksichtigt. Einträge, welche jedoch aus einer manuellen Erfassung in der Tabelle für Tage vor oder nach diesen Zeitpunkten stammen, sind trotzdem möglich.

Für das Ansehen von Daten bereits ausgetretener Mitarbeiter können Sie im Mitarbeitersuchdialog die Funktion Aktive/Ausgeschiedene Personen (unter "Ansicht") nutzen, um den betreffenden Mitarbeiter auszuwählen.

Empfehlung für Arbeitsstunden an Urlaubstagen

Es ist durchaus üblich, einen Urlaubstag in Höhe der Sollstunden mit der Tätigkeit "Urlaub" auf den Nichtleistungskunden zu erfassen und zusätzlich Leistungen mit den geleisteten Stunden zu erfassen.

In der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle werden an diesem Tag die Sollstunden als Urlaub und die weiteren Arbeitsstunden als Überstunden dargestellt. Es ist nicht möglich, für die Abrechnung die Stunden anders als Überstunden zu behandeln. Sie können aber durch manuelle Eingaben in der Tabelle in der Folge ausbezahlt oder durch Zeitausgleich abgegolten werden.

Das bedeutet weiters, dass keine Auswertung als Ergebnis liefert, welche Überstunden an einem normalen Arbeitstag und welche Überstunden an einem Urlaubstag angefallen sind.

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