Grundlegende Informationen zu den Tätigkeiten finden Sie unter Organisation Stammdaten.

Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeiten

Im Fenster "Tätigkeiten" sind die Stammdaten der Tätigkeiten anzulegen.

Die Tätigkeiten bilden gemeinsam mit den Artikeln die Basis für die Leistungserfassung. Tätigkeiten bezeichnen alle Leistungen, welche stundenweise für Kunden erbracht werden. In der Leistungserfassung werden von den Mitarbeitern die Stundenleistungen auf Tätigkeiten erfasst, d. h., es werden Leistungen mit einer Tätigkeit und einer Stundeneingabe angelegt.

In manchen Fällen wird das Fenster als Zuordnungs- bzw. Auswahlfenster "Tätigkeit suchen" geöffnet. Möchten Sie zum Beispiel in einer Auswertung im Filterfeld Tätigkeit/Artikel eine Auswahl über die F4-Suche treffen, besitzt das Fenster folgendes Aussehen:

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im Kopfbereich wird die eigene Firma vorgeschlagen, unter welcher die Tätigkeiten angelegt werden können. Wenn eine Firmengruppe existiert, handelt es sich beim Vorschlag immer um die Hauptfirma. Tätigkeiten können in einer Firmengruppe nur unter der Hauptfirma erfasst werden.

Hinweis Führung der Tätigkeiten unter den WWS Einzelfirmen

In einem Fall sind die Tätigkeiten nicht nur unter der Hauptfirma zu führen. Sollten innerhalb einer Firmengruppe Firmen existieren, die eine Warenwirtschaft einsetzen und diese Firmen als "WWS Einzelfirma" betrieben werden, so kann auf diese betroffenen Firmen gewechselt werden.

Tätigkeitsgruppen

Der Bereich "Tätigkeitsgruppen" dient zur schnellen Filterung der Tätigkeiten auf bestimmte Tätigkeitsgruppen und deren übergeordneten Tätigkeitshauptgruppen. Diese Stammdaten werden nicht an dieser Stelle gewartet, sie bilden nur die bereits vorhandene vorgelagerte Struktur ab, um die Tätigkeiten sofort sichtbar darunter einordnen zu können.

Wird eine Tätigkeitshauptgruppe oder eine Tätigkeitsgruppe in der Baumstruktur markiert, so passt sich die Liste im Bereich Tätigkeiten automatisch an. Das bedeutet, es werden nur mehr die Tätigkeiten angezeigt, welche im Tätigkeitsstamm diese Tätigkeitsgruppe hinterlegt haben.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ansicht
Ohne Zuordnung	Mit der Funktion "Ohne Zuordnung" können Sie einen separaten Ordner <Ohne Zuordnung> im Baum einblenden. Dieser Ordner ist für jene Tätigkeiten vorgesehen, die keine Tätigkeits(haupt)gruppe zugewiesen haben. Im Falle der LEA ist dies aber äußerst selten, da die Tätigkeiten im Normalfall einen fixen Tätigkeits(haupt)gruppenbezug aufweisen.
Gruppennummer im Baum anzeigen	Mit der Funktion "Gruppennummer im Baum anzeigen" können Sie die Tätigkeits(haupt)gruppennummer ein- bzw. ausblenden.

Tätigkeiten

Dieser Bereich enthält eine Auflistung aller bestehenden Tätigkeiten.

Organisatorische Empfehlungen zur Tätigkeitsanlage

Es können beliebig viele Tätigkeiten im gleichnamigen Fenster mit der Funktion "Neu" oder "F5" erfasst werden. Es ist jedoch sinnvoll, eine vernünftige Anzahl von Tätigkeiten festzulegen (die Mitarbeiter sollen eindeutig wissen, welche ihrer Aufgaben auf welche Tätigkeit erfasst werden muss; allerdings ist auch eine zu hohe Anzahl von Tätigkeiten oft nicht zweckmäßig, um aussagekräftige Informationen zu erhalten). Als Richtlinie lässt sich somit festhalten: So detailliert wie nötig und so grobmaschig wie möglich.

Die Nummer der Tätigkeit kann beliebig vergeben werden, muss aber numerisch angelegt sein. Daher muss der WWS Parameter "Numerische Tätigkeitenerfassung" für den LEA Betrieb (Paket Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein) unbedingt aktiviert werden!

Bei der Vergabe der Tätigkeitsnummer dürfen Sie allerdings keine Nummern verwenden, die bereits als Nummer für Artikel vorgesehen sind. (Beide Stammdaten befinden sich in einer gemeinsamen Datenbank-Tabelle). Sie können also nicht einen Artikel 250 und eine Tätigkeit 250 anlegen!

Der Aufbau der Tätigkeiten - Tätigkeitsgruppen - Tätigkeitshauptgruppen sollte sich auch anhand der Nummern erkennen lassen. Ist beispielsweise die Tätigkeitsgruppe Buchhaltung mit der Nummer 100 angelegt, sollten auch die Nummern 101 bis 199 für die Buchhaltungs-Tätigkeiten reserviert sein. Das erleichert eine schnelle Erfassung. Weiters ist zu beachten, dass sich die Andruckreihenfolge auf der Honorarnote aufgrund der Nummer ergibt. Die niedrigste Tätigkeitsnummer wird zuerst gedruckt.

Je nachdem, welche Werte die Felder in den Stammdaten aufweisen, wird die Eingabe in der Leistungserfassung automatisiert gesteuert bzw. den Tätigkeiten bestimmte Leistungskennzeichen für Auswertungen zugewiesen. Typische funktionale Merkmale von der Tätigkeit sind der Leistungstyp, der Produktivtyp und die Ausübung.

Hinweis

Sie können gemeinsam mit Ihrem BMD Berater passende Organisationsvorschläge für die Tätigkeiten ausarbeiten bzw. im LEA Support allgemeine Vorschläge anfordern.

Hinweis

Um systematisch vorzugehen, erfolgt vor der Anlage der Tätigkeiten die Anlage der Tätigkeitshaupt- und Tätigkeitsgruppen, da diese fix im Tätigkeitsstamm eingetragen werden müssen.

Damit in Folge die Tätigkeiten in der Leistungserfassung auch zur Verfügung stehen, muss die Tätigkeitsgruppe der Tätigkeit auch den passenden Leistungsumfängen zugewiesen werden (siehe Fensterhilfe Leistungsumfang).

Standardfeldauswahl Tätigkeiten für Steuerberater (Standard)

Standardfeldauswahl Tätigkeiten

Standardfeldauswahl Tätigkeiten für Wirtschaftskunden

Standardfeldauswahl Tätigkeiten ERP

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Duplizieren	Mit der Funktion "Duplizieren" ist es über das Fenster Duplizieren möglich, eine bereits angelegte Tätigkeit zu duplizieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe Duplizieren.

Funktionen
Lohnarten übernehmen	Mit der Funktion "Lohnarten übernehmen" können Sie der Tätigkeit Lohnarten zuordnen.
Prozess erzeugen	Mit der Funktion "Prozess erzeugen" können Sie Prozesse erzeugen, welche dafür benötigt werden, um einen Bezug zwischen Planungsobjekten und einer Tätigkeit herzustellen.

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	Die aktivierte Funktion "Nur aktive Daten anzeigen" schränkt die Ansicht aller Tätigkeiten auf die aktiven Tätigkeiten ein. Inaktive Tätigkeiten werden in diesem Fall nicht angezeigt. Das sind jene Tätigkeiten, für die das Feld Inaktiv bewusst aktiviert wurde oder durch einen Löschversuch automatisch aktiviert ist. Das Löschen einer Tätigkeit ist nicht zulässig, sofern bereits auf diese Tätigkeit erfasste Leistungen existieren. Wenn Sie die Funktion deaktivieren, sehen Sie alle aktiven und inaktiven Tätigkeiten. Inaktive Tätigkeiten werden rot und durchgestrichen dargestellt.

Artikelnummernumstellung

Mit der Funktion "Artikelnummernumstellung" wechseln Sie in das gleichnamige Fenster Artikelnummernumstellung. Hier haben Sie die Möglichkeit, Tätigkeiten- bzw. Artikelnummern auf eine andere Nummer umzustellen.

Hinweis zur Erklärung der Begriffe in diesem Programm: Datenbanktechnisch sind Tätigkeiten ebenfalls in der Tabelle der Artikel gespeichert, daher kann das Fenster "Artikelnummernumstellung" für beide Stammdaten (Artikel sowie Tätigkeiten) genutzt werden.

Achtung!

Bitte führen Sie diese Funktion nie ohne vorherige Rücksprache mit dem BMD Support aus!

Im Feld "Von Art-Nr" müssen Sie die Tätigkeitsnummer manuell eingeben. Eine Auswahl über die F4-Funktion ist für Tätigkeiten nicht möglich.

Im Feld "Auf Art-Nr" können Sie eine frei wählbare, noch nicht verwendete Nummer eingeben. Sollte die Nummer schon vergeben sein, wird das Feld automatisch wieder geleert und Sie können eine neue Nummer eingeben.

Befindet sich in der Spalte "Verarb-Kz" ein Häkchen, sehen Sie, dass für diese Zeile bereits eine Nummernumstellung durchgeführt worden ist. Mit der Funktion "Artikelnummernumstellung" können Sie die Umstellung starten. Es werden ALLE Zeilen umgestellt, die in der Spalte "Verarb-Kz" noch kein Häkchen besitzen.

Die Umstellung der Nummer wirkt sich auf ALLE Leistungen aus, egal, ob diese offen oder bereits fakturiert sind!

Hinweis

Die auf der Ursprungstätigkeit hinterlegten Kostendaten werden bei der Artikelnummernumstellung ebenso auf die neue Tätigkeitsnummer übernommen. Eine Änderung der Kostendaten (auch mit aktiver Kostentypenfindung, z. B. Artikelnummer = Kostenträger) ist bei der Artikelnummernumstellung nicht möglich. Sollen auch die Kostendaten geändert werden, sind diese manuell anzulegen und auf der neuen Tätigkeit zu hinterlegen.

Hinweis

Es gibt die Möglichkeit, bei der Tätigkeitenanlage auch automatisch Prozesse (mit identischer Prozessnummer = Tätigkeitsnummer) anlegen zu lassen. Falls diese Einstellung (siehe dazu Prozesse aus Tätigkeiten anlegen) aktiv ist, sollte nach der Artikelnummernumstellung auch die Prozessnummer geändert werden. Diese Funktion finden Sie im Fenster Prozesse.

Textdatei importieren - Tätigkeiten

Mit der Funktion "Textdatei importieren - Tätigkeiten" können Tätigkeiten über eine CSV-Datei importiert werden.

Sollten Sie Leistungen aus der PLE in die AVE überleiten und Firmen im WWS Einzelfirmenmodus betreiben, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Verteilung Tätigkeiten für AVE-Überleitung in WWS Einzelfirmenmodus.

Textdatei exportieren - Tätigkeiten

Mit der Funktion "Textdatei exportieren - Tätigkeiten" können Tätigkeiten als CSV-Datei exportiert werden.

Extras

Folgeartikel (LEA)

Im Bereich "Folgeartikel (LEA)" haben Sie die Möglichkeit, zur markierten Tätigkeit einen oder mehrere Folgeartikel (LEA) zu definieren. Ein Folgeartikel entspricht einem bereits vorab erstellten Artikel, der immer gemeinsam mit einer bestimmten Tätigkeit anfallen wird. Wird die Leistung mit der Tätigkeit autorisiert, erstellt und autorisiert das Programm automatisch je eine weitere Leistung mit dem dazugehörigen Folgeartikel. Diese Leistung wird auch Folgeartikelleistung genannt.

Hinweis Erklärung Zusatz "(LEA)" im Begriff "Folgeartikel (LEA)"

Der Zusatz "(LEA)" im Begriff "Folgeartikel (LEA)" dient der Abgrenzung zur gleichlautenden Funktionalität "Folgeartikel" in der WWS. Der Folgeartikel wird in der WWS jedoch an anderer Stelle (direkt im Stamm der Tätigkeit und daher nicht in einem eigenen Bereich) hinterlegt.

Beachten Sie bitte, dass für eine bessere Lesbarkeit in den weiteren Ausführungen sowie in den Programmteilen der LEA mit dem Begriff "Folgeartikel" auch ohne dem Zusatz "(LEA)" die Funktionalität "Folgeartikel (LEA)" gemeint ist.

Die Funktionalität, die der Folgeartikel bietet, wird unter anderem im Zuge der Weiterverrechnung von Zulagen in der WWS (siehe Themendokumentation Leistungen über Folgeartikel automatisch erzeugen) oder aber bei der Überleitung mehrerer Stundensätze in die Kore genutzt (siehe FAQ Wie können mehrere Stundensätze mit einer Leistung in die Kore übergeleitet werden?).

Um einen Folgeartikel anzulegen, wählen Sie bei der Neuanlage im Feld Art.-Nr. den gewünschten Artikel aus. Hier definieren Sie auch den Modus, der festlegt, welche Menge die Leistung mit dem Folgeartikel erhalten soll.

Bitte beachten Sie, dass Folgeartikel nicht historisch geführt werden. Sobald der Folgeartikel angelegt wird, wird auch bei Leistungen mit einem längst vergangenen Leistungsdatum bei Autorisierung eine Leistung mit dem Folgeartikel erstellt.

Details entnehmen Sie bitte der Themendokumentation Leistungen über Folgeartikel automatisch erzeugen.

Standardfeldauswahl Folgeartikel (LEA)

Standardfeldauswahl Folgeartikel (LEA)

Hinweis Spalte "Folgeartikel (LEA)" im Bereich der Tätigkeiten

Im Bereich der Tätigkeiten kann die Spalte "Folgeartikel LEA" eingeblendet werden. Diese Spalte beinhaltet, wie viele Artikel dieser Tätigkeit als Folgeartikel zugewiesen sind. In dieser Spalte ist allerdings keine Zahl, sondern nur ein Symbol "Häkchen"

ersichtlich, wenn Folgeartikel zugeordnet sind. Das Symbol steht also für die Anzahl der Folgeartikel. Möchten Sie daher nach allen Tätigkeiten filtern, die mindestens einen Folgeartikel aufweisen, müssen Sie die Filterung auf "Folgeartikel (LEA) größer gleich 1" stellen.