Grundlegende Informationen zu den Artikeln finden Sie unter Organisation Stammdaten.

Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Artikel

Achtung!

Es ist nicht zulässig, Mandanten mit dem Modul "LEA" abzurechnen oder Leistungen zu erfassen. Der Zugriff auf das Fenster "Artikel" wird ebenfalls mit der entsprechenden Hinweismeldung verweigert. Für eine Fakturierung bei Mandanten sind die Module "BMD Faktura Com" oder "NTCS Faktura" zu verwenden. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte den Verkauf.

Im Fenster "Artikel" sind die Stammdaten der Artikel anzulegen.

Artikel werden als Gegenstück für Tätigkeiten für alle Leistungen verwendet, die nicht in Form von Arbeitsstunden erfasst werden können. Alle Nicht-Stunden-Leistungen (Barauslagen, Fremdleistungen (= Eingangsrechnungen über Consultingstunden), Sonstige Kosten ...) werden in der Leistungserfassung somit auf Artikel gebucht, damit sie dem Kunden in der Fakturierung zur Weiterverrechnung zur Verfügung stehen. Der Artikel ist dabei wie die Tätigkeit jene Einheit, mit der die Mitarbeiter bei der Leistungserfassung die Leistung genauer spezifizieren.

In manchen Fällen wird das Fenster als Zuordnungs- bzw. Auswahlfenster "Tätigkeiten/Artikel suchen" geöffnet. Möchten Sie zum Beispiel in einer Auswertung im Filterfeld Tätigkeit/Artikel eine Mehrfachauswahl treffen, besitzt das Fenster folgendes Aussehen:

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

In den Einstiegsfeldern wird die eigene Firma vorgeschlagen, unter welcher die Artikel angelegt werden können. Wenn eine Firmengruppe existiert, handelt es sich beim Vorschlag immer um die Hauptfirma. Artikel können auch in einer Firmengruppe nur unter der Hauptfirma erfasst werden und sind somit firmenübergreifend sichtbar.

Hinweis

In einem Fall sind die Artikel nicht nur unter der Hauptfirma zu führen. Sollten innerhalb einer Firmengruppe Firmen existieren, die eine Warenwirtschaft einsetzen und diese Firmen als "WWS Einzelfirma" betrieben werden, so kann auf diese betroffenen Firmen gewechselt werden.

Artikel

Der Bereich "Artikel" zeigt alle angelegten Artikel.

Organisatorische Empfehlungen zur Artikelanlage

Es können beliebig viele Artikel im gleichnamigen Fenster mit der Funktion "Neu" oder "F5" erfasst werden.

Die Nummer des Artikels kann beliebig vergeben werden, muss aber numerisch angelegt sein. Daher muss der WWS Parameter "Numerische Artikelerfassung" (Paket Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein) für den LEA Betrieb unbedingt aktiviert sein!

Bei der Vergabe der Artikelnummer dürfen Sie allerdings keine Nummern verwenden, die bereits als Nummer für Tätigkeiten vorgesehen sind. (Beide Stammdaten befinden sich in einer gemeinsamen Datenbank-Tabelle). Sie können also nicht einen Artikel 250 und eine Tätigkeit 250 anlegen!

Der Aufbau der Artikel sollte sich auch anhand der Nummern erkennen lassen, wenn diese eindeutig Tätigkeitsgruppen zuzuordnen sind. Ist beispielsweise die Tätigkeitsgruppe Buchhaltung mit der Nummer 100 angelegt, sollte auch der Artikel Buchungszeilen eine Nummer beginnend mit 1, beispielsweise 11, erhalten. Weiters ist zu beachten, dass sich die Andruckreihenfolge auf der Honorarnote aufgrund der Nummer ergibt (die niedrigste Artikelnummer wird zuerst gedruckt).

Je nachdem, welche Werte die Felder in den Stammdaten aufweisen, wird die Eingabe in der Leistungserfassung automatisiert gesteuert bzw. wird mitbestimmt, ob Selbstkosten für den Artikel anfallen. Typische funktionale Merkmale des Artikels sind daher die Kostenart und der Zeilenverrechnungstyp.

Hinweis

Sie können gemeinsam mit Ihrem BMD Berater passende Organisationsvorschläge für die Artikel ausarbeiten bzw. im LEA Support allgemeine Vorschläge anfordern.

Hinweis

Um systematisch vorzugehen, erfolgt vor der Anlage der Artikel die Anlage der Tätigkeitshaupt- und Tätigkeitsgruppen, da diese im Artikelstamm bei eindeutig zuordenbaren Artikeln eingetragen werden müssen.

Hinweis

Bei einer Änderung der Tätigkeitsgruppe eines Artikels ist es erforderlich, zu überprüfen, ob dieser Artikel auch im Fenster Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung in einem Kostenfaktor hinterlegt ist. Falls dies der Fall ist, muss die Tätigkeitsgruppe auch dort entsprechend angepasst werden.

Standardfeldauswahl Artikel für Steuerberater (Standard)

Standardfeldauswahl Artikel

Standardfeldauswahl Artikel für Wirtschaftskunden

Standardfeldauswahl Artikel ERP

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Duplizieren	Mit der Funktion "Duplizieren" ist es über das Fenster Duplizieren möglich, einen bereits angelegten Artikel zu duplizieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe Duplizieren.

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	Die aktivierte Funktion "Nur aktive Daten anzeigen" schränkt die Ansicht aller Artikel auf die aktiven Artikel ein. Inaktive Artikel werden in diesem Fall nicht angezeigt. Das sind jene Artikel, für die das Feld Inaktiv bewusst aktiviert wurde oder durch einen Löschversuch automatisch aktiviert ist. Das Löschen eines Artikels ist nicht zulässig, sofern bereits auf diesen Artikel erfasste Leistungen existieren. Wenn Sie die Funktion deaktivieren, sehen Sie alle aktiven und inaktiven Artikel. Inaktive Artikel werden rot und durchgestrichen dargestellt.

Artikelnummernumstellung

Mit der Funktion "Artikelnummernumstellung" wechseln Sie in das gleichnamige Fenster Artikelnummernumstellung. Hier haben Sie die Möglichkeit, Tätigkeiten- bzw. Artikelnummern auf eine andere Nummer umzustellen.

Achtung!

Bitte führen Sie diese Funktion nie ohne vorherige Rücksprache mit dem BMD Support aus!

Im Feld "Von Art-Nr" müssen Sie die Artikelnummer eingeben oder mit F4 auswählen.

Im Feld "Auf Art-Nr" können Sie eine frei wählbare, noch nicht verwendete Nummer eingeben. Sollte die Nummer schon vergeben sein, wird das Feld automatisch wieder geleert und Sie können eine neue Nummer eingeben.

Befindet sich in der Spalte "Verarb-Kz" ein Häkchen, sehen Sie, dass für diese Zeile bereits eine Nummernumstellung durchgeführt worden ist. Mit der Funktion "Artikelnummernumstellung" können Sie die Umstellung starten. Es werden ALLE Zeilen umgestellt, die in der Spalte "Verarb-Kz" noch kein Häkchen besitzen.

Die Umstellung der Nummer wirkt sich auf ALLE Leistungen aus, egal, ob diese offen oder bereits fakturiert sind!

Hinweis

Die am Ursprungsartikel hinterlegten Kostendaten werden bei der Artikelnummernumstellung ebenso auf die neue Artikelnummer übernommen. Eine Änderung der Kostendaten (auch mit aktiver Kostentypenfindung, z. B. Artikelnummer = Kostenträger) ist bei der Artikelnummernumstellung nicht möglich. Sollen auch die Kostendaten geändert werden, sind diese manuell anzulegen und am neuen Artikel zu hinterlegen.

Textdatei importieren - Artikel

Die Funktion "Textdatei importieren - Artikel" bietet die Möglichkeit, eine Textdatei mit Artikeldaten zu importieren.

Hinweis

Wenn Sie Artikel unter einer Firma importieren möchten, die nicht Teil der Firmengruppe ist, muss für den korrekten Import in der CSV-Datei die Nummer der Tätigkeitshauptgruppe mitgegeben werden. Nur so werden auch jene Artikel korrekt importiert, die eine zugeordnete Tätigkeitsgruppe aufweisen.

Textdatei exportieren - Artikel

Die Funktion "Textdatei exportieren - Artikel" bietet die Möglichkeit, die Artikel als Textdatei zu exportieren.

Extras

Tätigkeitsgruppen

Die Tätigkeitsgruppen können über das Layout als Bereich eingeblendet werden.

Wird eine Tätigkeitsgruppe in der Baumstruktur markiert, so passt sich die rechte Liste automatisch an. Das bedeutet, es werden nur mehr die Artikel angezeigt, welche im Artikelstamm diese Tätigkeitsgruppe hinterlegt haben.