Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.

PI → Mitarbeiter → Mitarbeiter

Im PI Mitarbeiterstamm fließen viele Informationen rund um den Mitarbeiter zusammen.

Das Fenster unterteilt sich in folgende Bereiche:

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im Bereich "Einstiegsfelder" kann die jeweilige Firma oder Firmegruppe ausgewählt werden. Neben dem Feld "Firma/Firmengruppe" können mithilfe der Feldauswahl auch weitere Felder (z. B. "Typ", "Stelle", "Firma Dienstverhältnis", "Bis Datum" und "Von Datum") im Bereich der "Einstiegsfelder" eingeblendet werden.

Gruppen

Im Bereich "Gruppen" können Gruppen zum Filtern der Mitarbeiter angelegt werden. Die Anlage und Definition der Gruppen kann automatisch (z. B. nach Abteilung oder Kostenstelle) oder manuell und individuell erfolgen.

Die Neuanlage und Verwaltung der Gruppen erfolgt über die

Gruppenverwaltung.

Mitarbeiter

Im Bereich "Mitarbeiter" werden die Mitarbeiter gelistet.

Achtung!

Lesen Sie unbedingt vor der ersten Mitarbeiteranlage das Dokument Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem. Darin wird unter anderem auf essenzielle Voraussetzungen, wie beispielsweise eine Firmengruppe, auf Importmöglichkeiten und auf die manuelle Anlage von neuen Mitarbeitern eingegangen. Wenn Sie ohne entsprechende Vorbereitung und vor einer korrekt durchgeführten Konfiguration mit der Anlage von Mitarbeitern beginnen, dann ist ein Ändern im Nachhinein nur bedingt, sehr aufwendig oder gar nicht möglich.

In der Standardfeldauswahl sind einige der wichtigsten Informationen rund um den Mitarbeiter enthalten.

Firma Dienstverhältnis

Firma des Hauptdienstverhältnisses.

Dieses Feld wird automatisch zwischen Hauptdienstverhältnis und Mitarbeiterstamm abgeglichen.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Titel

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.

Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Titel hinten

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt.

Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma, wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn

In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen.

Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar!

Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben.

Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Postleitzahl

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

Staatsangehörigkeit

In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht).

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein.

Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:

Ist das Land der Verrechnungsfirma gleich dem Land des Rechnungsempfängers, handelt es sich um eine Privatperson aus dem Inland.
Ist das Land der Verrechnungsfirma ungleich dem Land des Rechnungsempfängers, muss ein weiterer Punkt in der Ermittlungslogik beachtet werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Geschlecht

Geschlecht der Person:

männlich
weiblich
keine Angabe
divers
offen
inter

Hinweis

Wenn Sie im Standardbrief mit den Standard-Adressmakros von BMD arbeiten, wird über das Feld "Geschlecht" entschieden, ob es sich bei dem Adressaten/der Kontaktperson um eine natürliche Person bzw. ein Unternehmen handelt. Dementsprechend wird die geschäftliche Anrede den Anforderungen automatisch angepasst und entweder mit Namen (natürliche Person) oder ohne Namen (Unternehmen) erstellt.

Sehr geehrter Herr Allinger
Sehr geehrte Damen und Herren

Details lesen Sie in der Dokumentation BMD Adressmakros im Standardbrief.

Besonderheiten Paket LOHN

Das Geschlecht "divers" kann ab dem Jahr 2021 auf allen ELDA-Meldungen, die das Geschlecht enthalten, gemeldet werden. Das betrifft insbesondere:

Familienhospiz/Pflegekarenz (E.12)
Anmeldung Fallw. Besch. (E.18)
VSNR-Anforderung (E.30)
Gesundheitsberuferegistermeldung (E.35)

Am L16 (Lohnzettel Finanz) ist das Geschlecht "divers" bereits ab dem Jahr 2020 möglich.

Das Geschlecht "divers" wird am Einkommensbericht nicht berücksichtigt. In der Konjunkturstatistik, der Schwerarbeitsmeldung und für die Altersbefreiungen wird es wie das Geschlecht "männlich" interpretiert. Für die Konjunkturstatistik kann übrigens eine Programmsperre im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt werden.

E-Mail

Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at).

Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das

F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Besondere Funktionen zu diesem Feld:

Domäne automatisch ergänzen

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol).

Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann:

Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.

Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.

Beispiel

Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.

Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt.

Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt.

Domänenprüfung

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen:

Hinweis

Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:

Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:

Eingabe mit Namen:

Robinsonliste

Über das

-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen.

Klicklink

Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm

Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.
E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.
E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden.

Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN

Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.

Hinweis

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren

Telefonnummer

Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen.

Weitere wichtige Informationen zum Anlegen von Telefonnummern finden Sie unter Telefonnummernformatierung, sowie unter Verwaltung Telefonnummern.

Durchwahl

Diese ist vor allem bei Kontaktpersonen sowie Mitarbeitern hilfreich.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Im Telefonprotokoll vervollständigt die Durchwahl die Telefonnummer des Anrufers.
Bei Kontaktpersonen reicht es aus, die Durchwahl zu befüllen, sofern die Haupttelefonnummer jene der Person ist, der die Kontaktperson zugeordnet ist.
Bezüglich Mitarbeiter finden Sie die Durchwahl im Anschluss auch im Mitarbeitertelefonbuch. Auch in den Zuständigkeiten nach Kunde kann die Durchwahl des zuständigen Mitarbeiters eingeblendet werden.

Eintrittsdatum

Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt.

Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann.

Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!"

Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt.

Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln.

Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter"

Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen.

Besonderheiten dieses Feldes im LOHN

Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.

Austrittsdatum

Über das Austrittsdatum können Personen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgangsweise, anstatt die Person zu löschen.

Wird ein Datum in der Vergangenheit eingegeben, wird automatisch auch das Feld Aktiv deaktiviert. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten.
Wird ein aktuelles oder ein zukünftiges Datum in das Feld eingegeben, wird das Feld "Aktiv" NICHT automatisch deaktiviert. Das heißt, der Kunde/Lieferant ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell entfernt werden.

In den einzelnen Personenlisten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) kann über das Menü "Ansicht" beziehungsweise über STRG + U auf ausgeschiedene Personen umgeschaltet werden.

Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten oder Mitarbeiters erscheint je nach Parameter-Einstellung automatisch das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten bzw. Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter.

Bei Kunden/Lieferanten: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen

Bei Mitarbeitern: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen

Besonderheit bei Mitarbeitern:

Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren".

Beachten Sie bei Mitarbeitern zusätzlich folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Verzögerungstage nach Austritt

Besonderheit bei Gesellschaftern und Angehörigen:

Bei Gesellschaftern und Angehörigen kann das Feld auch befüllt werden. Diese Personen werden jedoch dadurch nicht unsichtbar. Es kann lediglich gefiltert werden, dass jene mit Austrittsdatum nicht mehr angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Austrittsdatum: Unter der Mitarbeiternummer von ausgeschiedenen Mitarbeitern können keine Leistungen mehr erfasst werden. Das Austrittsdatum ist der letzte Tag, an dem die Sollstunden aus dem Wochenmodell berechnet werden. Die Leistungen können jedoch noch angesehen und fakturiert werden.
Kunde - Austrittsdatum: Selbst wenn der Kunde bereits ausgeschieden ist, können weiterhin Leistungen für den Kunden erfasst werden.

Besonderheiten im Paket LOHN

Sofern der NTCS LOHN verwendet wird, müssen Austritte über die Funktion Austritt im Dienstnehmer oder der Bruttoerfassung eingegeben werden. Bei Verwendung des NTCS LOHN Pakets ist das Feld "Austrittsdatum" nicht manuell zu befüllen!

Geburtsdatum

Geburtsdatum der Person (Eingabeformat TT.MM.JJJJ).

Besonderheiten im Paket CRM

Durch die Hinterlegung des Geburtsdatums kann im Feld Alter automatisiert das Alter der Person berechnet werden.
Die "SVNR" (= Sozialversicherungsnummer) kann automatisiert bei deren Eingabe vervollständigt werden (siehe SVNR).
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld Geburtsdatum befüllt.
Nur am Mitarbeiterstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.
Mit Hilfe des Geburtsdatums können diverse Geburtstagslisten erstellt werden, wie z. B. aus der Zentralen Personenverwaltung bzw. aus der Mitarbeiterliste.
In weiterer Folge können über die Geburtstagseinstellungen auch automatisierte Aufgaben bzw. Termine erstellt werden.
Im Standardbrief ist es ebenfalls möglich, Geburtstagslisten zu erstellen (Hinzufügen → Alle Personen → Extras), um daraus ein Geburtstagsschreiben zu generieren.

Besonderheiten im Paket LOHN

Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld für die Abrechnung. Nur mit dem Geburtsdatum können Abschläge bei der Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.
Als Geburtsdatum kann nur ein gültiges Datum hinterlegt werden. Bei fiktivem Geburtsdatum werden oft die Monate 13, 14 oder 15 verwendet. Diese Eingaben sind jedoch nicht erlaubt. Beachten Sie, dass auch die Pensionsversicherung bei fiktivem Geburtsdatum den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres annimmt. Es wird empfohlen, bei fiktiven Geburtsdaten analog zur Pensionsversicherung ebenso den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres zu verwenden.

Position

Definieren Sie hier die Position eines Mitarbeiters innerhalb der Firma.

0 - normaler Mitarbeiter

1 - Geschäftsführer

2 - Abteilungsleiter

Wird der Mitarbeiter als "Geschäftsführer" oder "Abteilungsleiter" definiert, kann er in den Stammdaten von Kunden und Mitarbeitern in den Feldern Geschäftsführer oder Abteilungsleiter ausgewählt werden. Die damit verbundenen Möglichkeiten lesen Sie in den dortigen Feldhilfen.

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Abteilungsleitung

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu.

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden.
Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.
Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.
Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.
Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann.
Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Geschäftsführung

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu.

Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden.
Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.
Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.
Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.
Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann.
Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Stellvertretung MA

Hier können ein oder mehrere Stellvertreter des Mitarbeiters eingegeben werden.

Erfassen Sie den Haupt-Stellvertreter direkt in dem Feld. Mittels

-F8 können Sie noch weitere Stellvertreter zuordnen. Ohne weitere Einstellungen hat dieses Feld nur Info-Charakter.

Besonderheiten im Paket CRM

in den Terminen kann der Haupt-Stellvertreter für die Genehmigung von Terminen herangezogen werden (siehe auch Termin genehmigen).
im Allgemeinen dürfen die Stellvertreter auch aus diversen Workflows (z. B. aus der Kampagne) entstandene Aufgaben für die tatsächlichen Besitzer ausführen bzw. erledigen.
Ebenso können im Bereich der Termine sowie Aufgaben Neuanlagen- und Bearbeitungssperren per Parameter aktiviert werden, die nur für den Anwender selbst und seine Stellvertreter nicht gelten (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM):

Im Notfall verständigen

Wer ist im Notfall zu verständigen? Es handelt sich um ein reines Informationstextfeld, dass optional verwendet werden kann.

Anrede

Hinterlegen Sie mit F4 eine Anrede. Dieses Feld ist für die Anrede in einem Briefkopf gedacht, z. B. Firma, Herrn, Frau, Familie etc.

Anreden werden in diversen Korrespondenzen verwendet, unter anderem auch im Standardbrief im Zuge der Adressmakros.

Anreden werden im Paket CRM unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Anreden verwaltet.

Matchcode

Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten.

In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten

Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

User-ID

Benutzer-ID des NTCS Benutzers dieses Mitarbeiters.

Wenn ein Mitarbeiter aktiv im Programm arbeitet, benötigt er eine Benutzer-ID. Nicht wenn er dort nur von anderen Benutzern verwaltet wird. Details zur User-ID lesen Sie unter Benutzer.

Mittels

- F4 wählen Sie aus der bestehenden Liste der Benutzer aus. Über

- F8 gelangen Sie in die Neuanlagenmaske für einen NTCS Benutzer.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern in der LEA vorgeschlagen wird, aber auch dafür, dass die Leistungen diverser Leistungsimportprogramme dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern CRM vorgeschlagen wird (z. B. in den verschiedenen Ansichten der Termine, Aufgaben, u.v.a.m.). Sobald mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, brauchen Mitarbeiter, deren Daten geschützt werden sollen, ebenfalls eine Benutzer-ID.

Hinweis

Bei einer Änderung der User-ID am Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM-Synchronisierung nicht korrekt."

Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Für die anderen Programmpakete hat die Hinterlegung einer User-ID eine ähnliche Bedeutung. Ebenso kann damit in allen Paketen nachvollzogen werden, welcher Benutzer und damit welcher Mitarbeiter Datensätze erstellt und geändert hat.

Aktiv

Sollte das Feld Austrittsdatum nur mit einem heutigen oder zukünftigen Datum befüllt werden, wird das Aktiv-Häkchen nicht automatisch entfernt, d. h., der Mitarbeiter ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell oder per automatischem Stapel (siehe Feldhilfe Feld Austrittsdatum) entfernt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Jeder Mitarbeiter, der seine Leistungen in der Leistungserfassung eingeben soll, muss als aktiver Mitarbeiter angelegt sein. An Tagen nach dem Austrittsdatum dürfen keine Leistungen mehr erfasst werden.

Fiktiv

Das Feld "Fiktiv" kennzeichnet eine fiktive Person. Es kann z. B. für die Anlage von Test-Mitarbeitern verwendet werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Fiktiv - Mitarbeiter: Ein fiktiver Mitarbeiter wird für Honorarmanipulationen verwendet, die keine Auswirkung auf die Leistungserfassung für einen bestimmten Mitarbeiter haben sollen. Weiters werden oft Leistungen unter fiktiven Mitarbeitern erfasst, die keinem konkreten Mitarbeiter zugerechnet werden können/sollen. Für einen fiktiven Mitarbeiter werden daher weder automatisch Sollstunden berechnet noch wird die Restzeitprüfung ausgelöst.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Aufgaben: Grundsätzlich können Aufgaben nur vom Besitzer, vom Stellvertreter des Besitzers bzw. vom Ersteller ausgeführt bzw. erledigt werden. Liegt die Aufgabe aber bei einem Mitarbeiter, der als fiktiv gekennzeichnet ist, besteht für Aufgaben aus CRM Workflows eine Ausnahme, wodurch diese durch alle Benutzer ausgeführt bzw. erledigt werden können. Bei anderen Aufgaben existiert diese Ausnahme NICHT! Möchten Sie dennoch Aufgaben eines anderen Mitarbeiters ausführen/erledigen, bestehen zwei Möglichkeiten:

Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter".
Delegieren Sie die Aufgabe zu jenem Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.

Letzter User

Benutzer, der diesen Datensatz zuletzt bearbeitet hat.

Änderungsdatum

Datum, an dem dieser Datensatz zuletzt geändert wurde.

Eine vollständige Übersicht der Feldauswahl findet sich hier:

Vollständige Feldbeschreibung PI Mitarbeiter

Details

Im Bereich "Details" können weitere Informationen zum selektierten Mitarbeiter dargestellt werden.

In diesem Bereich kann beispielsweise das Foto der Mitarbeiter angezeigt werden.

Mit einem Doppelklick auf eines der Icons (z. B. bei den Feldern

"Personalakt",

"Qualifikationen" oder

"Stelle") öffnen sich die dazugehörigen Informationen in einem eigenständigen Fenster.

Weitere Mitarbeiterdetails

Wie einleitend erwähnt, fließen im Fenster "PI Mitarbeiter" viele Informationen rund um den Mitarbeiter zusammen.

Neben den Informationen der Fensterbereiche "Mitarbeiter" und "Details" können im Fenster "PI Mitarbeiter" auch Informationen aus anderen Bereichen des Pakets PI eingesehen werden. Darüber hinaus stehen teilweise auch Informationen aus den Paketen CRM und LOHN zur Verfügung.

Standardmäßig ist ein Teil dieser sogenannten "Reiter" (z. B. "Ausbildungen", "Betriebsmittel" oder "Personalakt") im unteren Bereich des Fensters "PI Mitarbeiter" eingeblendet.

Nachfolgend findet sich eine Übersicht über alle optionalen Bereiche, die sich im Zuge des flexiblen Layouts beispielsweise im unteren Fensterbereich als "Reiter" ein- und ausblenden lassen.

Angehörige	Im Bereich bzw. Reiter "Angehörige" finden sich Informationen zu den Angehörigen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Aufgaben	Im Bereich bzw. Reiter "Aufgaben" finden sich Informationen zu den Aufgaben des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Ausbildungen	Im Bereich bzw. Reiter "Ausbildungen" finden sich Informationen zu den Ausbildungen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Ausbildungsanmeldung	Im Bereich bzw. Reiter "Ausbildungsanmeldung" finden sich Informationen zu den Ausbildungsanmeldungen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Ausbildungsbedarf	Im Bereich bzw. Reiter "Ausbildungsbedarf" finden sich Informationen zum Ausbildungsbedarf des selektierten Mitarbeiters. Dieser kann eingesehen und bearbeitet werden.
Ausbildungskontingent	Im Bereich bzw. Reiter "Ausbildungskontingent" finden sich Informationen zu den Ausbildungskontingenten des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Betriebsmittel	Im Bereich bzw. Reiter "Betriebsmittel" finden sich Informationen zu den Betriebsmitteln des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Dienstverhältnisse	Im Bereich bzw. Reiter "Dienstverhältnisse" finden sich Informationen zu den Dienstverhältnissen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und sofern das Paket LOHN nicht im Einsatz ist, bearbeitet werden. Ist das Paket LOHN im Einsatz, dann sind die Dienstverhältnisse über das Paket LOHN zu verwalten.
Kontaktjournal	Im Bereich bzw. Reiter "Kontaktjournal" finden sich Informationen aus dem Kontaktjournal des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Lebenslauf	Im Bereich bzw. Reiter "Lebenslauf" finden sich Informationen aus dem Lebenslauf des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Lohnkonto	Im Bereich bzw. Reiter "Lohnkonto" finden sich Informationen aus dem Lohnkonto des selektierten Mitarbeiters. Diese Informationen stammen aus dem Paket LOHN und können im Paket PI eingesehen, jedoch nicht bearbeitet werden.
NLZ-Karteiblatt	Im Bereich bzw. Reiter "NLZ-Karteiblatt" finden sich Informationen aus dem Nichtleistungszeiten-Karteiblatt des selektierten Mitarbeiters. Diese Informationen stammen aus dem Paket LOHN und können im Paket PI eingesehen, jedoch nicht bearbeitet werden.
Organigramm	Im Bereich bzw. Reiter "Organigramm" findet sich ein simples Organigramm, das die Hierarchie bezüglich Vorgesetzten und Stellvertretern des selektierten Mitarbeiters zeigt.
Personalakt	Im Bereich bzw. Reiter "Personalakt" finden sich die archivierten Dokumente bezüglich des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Qualifikationen	Im Bereich bzw. Reiter "Qualifikationen" finden sich Informationen zu den Qualifikationen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.
Stellen	Im Bereich bzw. Reiter "Stellen" finden sich Informationen zu den Stellen des selektierten Mitarbeiters. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Mitarbeiter
Standardbrief	Startet den Standardbrief des BMD Personalinformationssystems und übernimmt die selektierten Mitarbeiter als Adressaten.

Wechsel Organisationseinheit

Öffnet das Fenster Wechsel Organisationseinheit, in dem historisch geführte Felder wie Abteilung, Abteilungsleitung oder Kostenstelle für mehrere Mitarbeiter zum gleichen Stichtag abgeändert werden können.

Mitarbeiterdaten zum Stichtag

Öffnet das Fenster Mitarbeiterdaten zum Stichtag, in dem historischen Stammdaten zum gewählten Stichtag abgefragt werden können.

E-Mail versenden

Öffnet eine neue E-Mail im aktuellen E-Mail-Client und übernimmt die beim selektierten Mitarbeiter hinterlegte E-Mail-Adresse als Empfänger.

Mitarbeiter anrufen

Öffnet das Telefonprotokoll und übernimmt den selektierten Mitarbeiter in das Feld "Teilnehmer".

Chronik

Öffnet das Fenster "Chronik" zum selektierten Mitarbeiter. In der Mitarbeiterchronik können Vermerke und Chronikeinträge erfasst werden.

Im Hilfedokument BMD Editor finden sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen des Fensters "Chronik".

Workflow

Öffnet das Fenster Workflows.

Routenplaner

Öffnet das Fenster "Routenplaner".

Im Fenster "Routenplaner" werden die Adressen der Felder "Abfahrtsort" und "Ankunftsort" bei Betätigung der Schaltfläche "Routenplaner" an den Browser übergeben und in "Google Maps" übernommen.

Detail

Personalakt

Öffnet das Fenster Dokumentenliste zum selektierten Mitarbeiter.

Qualifikation

Qualifikation	Öffnet das Fenster Qualifikationen zum selektierten Mitarbeiter.
Historische Datenführung ansehen	Öffnet das Fenster "Historische Datenführung" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Historische Datenführung" können Historische Qualifikationen eingesehen werden.
Auswertung Mitarbeiterfähigkeiten	Öffnet das Fenster Mitarbeiterfähigkeiten zum selektierten Mitarbeiter.

Ausbildungen

Ausbildungen	Öffnet das Fenster "Ausbildungen" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Ausbildungen" können Ausbildungsdetails eingesehen werden.
Ausbildungsbedarf	Öffnet das Fenster Ausbildungsbedarf zum selektierten Mitarbeiter.
Ausbildungskontingent	Öffnet das Fenster Ausbildungskontingente zum selektierten Mitarbeiter.
Ausbildungsanmeldung	Öffnet das Fenster Ausbildungsanmeldung zum selektierten Mitarbeiter.
Auswertung Ausbildungsplan	Öffnet das Fenster Auswertung Ausbildungsplan.

Stellen

Öffnet das Fenster "Stellenübersicht" zum selektierten Mitarbeiter.

Im Fenster "Stellenübersicht" können die Stellen eingesehen werden.

Betriebsmittel

Öffnet das Fenster Betriebsmittel zum selektierten Mitarbeiter.

Dienstverhältnisse

Öffnet das Fenster Dienstverhältnisse zum selektierten Mitarbeiter.

Lebenslauf

Öffnet das Fenster Lebenslauf zum selektierten Mitarbeiter.

Aufgabe

Öffnet das Fenster Aufgaben zum selektierten Mitarbeiter.

Frist

Öffnet das Fenster Fristen zum selektierten Mitarbeiter.

Kontaktjournal

Öffnet das Fenster Kontaktjournal zum selektierten Mitarbeiter.

LEA

Mitarbeiterstatistik

Öffnet das Fenster "Suchen". Im Fenster "Suchen" stehen jene Smart-Interfaces zur Verfügung, bei welchen zuvor in den Auswertungen unter "Smart-Interface" im Feld "Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen" die Ausprägung "Ja" hinterlegt worden ist.

Ist bei keiner Auswertung im "Smart-Interface" die Ausprägung "Ja" im Feld "Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen" hinterlegt, dann erscheint beim Versuch, die Funktion "Mitarbeiterstatistik" zu starten, folgende Meldung:

"Es sind noch keine Auswertungen für den Navigator definiert! Bitte treffen Sie diese Einstellung in den Auswertungen".

Zeitausgleich- und Urlaubstabelle

Öffnet das Fenster Zeitausgleich- und Urlaubstabelle.

Zeiterfassung

NLZ-Jahresansicht je Mitarbeiter

Öffnet das Fenster "Mitarbeiter-Jahresansicht".

Im Fenster "Mitarbeiter-Jahresansicht" kann die NLZ-Jahresansicht je Mitarbeiter eingesehen werden.

Berichte

Berichte starten

Erstellt die zuvor unter der Funktion "Berichte hinterlegen" hinterlegten Berichte zum selektierten Mitarbeiter.

Ist die Funktion ausgegraut, dann sind mit der Funktion "Berichte hinterlegen" noch keine Berichte hinterlegt worden. Sind unmittelbar zuvor Berichte mit der Funktion "Berichte hinterlegen" hinterlegt worden, dann steht die Funktion "Berichte starten" erst nach einem Fensterneustart zur Verfügung.

Berichte hinterlegen

Öffnet das Fenster "Berichte hinterlegen". Im Fenster "Berichte hinterlegen" können mehrere personenbezogene Berichte hinterlegt werden, die anschließend über die Funktion "Berichte starten" für den selektierten Mitarbeiter erstellt werden können.

Anonymisieren

Diese Funktion startet die Anonymisierung/Löschung des selektierten Mitarbeiters entsprechend den Einstellungen in den Personalien. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und zu den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden sich in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

Checklisten

Checkliste öffnen	Öffnet das Fenster "Checklisten" bzw. "Vorlage Tätigkeiten neuer Mitarbeiter" zum selektierten Mitarbeiter. Detaillierte Informationen zur Checklisten-Vorlagengestaltung finden sich im Hilfedokument Checkliste - Vorlagengestaltung.
Checklistenfortschritt	Öffnet das Fenster "Checklistenfortschritt" zum selektierten Mitarbeiter.
Checkliste entfernen	Löscht die Checkliste(n) des selektierten Mitarbeiters.
Checklistenübersicht	Öffnet das Fenster "Checklisten" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Checklisten" findet sich eine Übersicht der Checklisten. Detaillierte Informationen zur Checklistenübersicht finden sich im Hilfedokument Checkliste Übersicht.

Funktionen

Aktive anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach aktiven Mitarbeitern.

Inaktive anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Alle anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Checklisten

Liste nach offenen Checklisten filtern	Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach Mitarbeitern, bei denen offene Checklisten hinterlegt sind.
Liste nach fertigen Checklisten filtern	Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach Mitarbeitern, bei denen geschlossene Checklisten hinterlegt sind.
Checklistenfilter zurücksetzen	Setzt den Checklistenfilter zurück.

Skillfinder

Skillfinder Filter	Öffnet das Fenster Skillfinder.
Skillfinderauswahl zurücksetzen	Setzt die Skillfinderauswahl zurück.

Ansicht

Mitarbeiterstammblatt

Öffnet das Fenster "Mitarbeiterstammblatt" für den selektierten Mitarbeiter.

Bildschirmliste

Bildschirmliste - Mitarbeiter	Öffnet das Fenster "Bildschirmliste".
BMD Standardausdruck	Startet den BMD Standardausdruck.

Ausdruck

Extras
Maßnahmen Mitarbeiteraustritt	Öffnet das Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter.
Historische Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterstamm übertragen	Öffnet das Fenster "Update mit historischen Daten". Sollten bereits zukünftige Daten (z. B. Wechsel des Wochenmodells ab einem bestimmten Datum in der Zukunft) in den historischen Mitarbeiterdaten hinterlegt sein, so werden diese mithilfe dieser Funktion in die Mitarbeiterstammdaten übertragen, sofern das hinterlegte "Gültig ab"-Datum dem Tag der Ausführung der Funktion entspricht. Es wird empfohlen, diese Funktion über einen automatisierten Stapel durchzuführen. Ein Stapel kann in der Stapeldefinition erstellt werden. Mithilfe der geplanten Ausführung kann ein automatisierter Stapel beispielsweise täglich im Hintergrund ausgeführt werden. Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden sich unter Stapel "Historische Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterstamm übertragen".
Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung	Öffnet das Fenster Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung.
Geburtstagsliste	Öffnet das Fenster Geburtstagsliste.
Erweiterte Suche	Öffnet das Fenster "Mitarbeiter suchen". Im Fenster "Mitarbeiter suchen" ist eine firmenübergreifende Mitarbeitersuche, aber keine Bearbeitung bzw. Neuanlage möglich. Der im Fenster "Mitarbeiter suchen" gefundene Mitarbeiter kann jedoch mit der Schaltfläche "Übernehmen" in den Bereich "Mitarbeiter" übernommen und anschließend dort bearbeitet werden.
Mitarbeitergruppen	Öffnet das Fenster Gruppenzuordnung.
Übersicht Mitarbeitergruppen	Öffnet das Fenster Gruppenzuordnung.
Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter	Öffnet das Fenster "Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter". Für einen Mitarbeiter können weitere User-IDs hinterlegt werden. So erkennt das Programm, trotz mehrerer User-IDs, welcher Mitarbeiter gerade im Programm arbeitet. Der CRM Parameter "Mehrere User-IDs je Mitarbeiter" steuert, ob diese Funktion zur Verfügung steht. Der Parameter findet sich unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Mehrere User-IDs je Mitarbeiter.
Fehlende Passwörter für Lesen/Öffnen generieren	Generiert Passwörter für Mitarbeiter, die noch keines haben. Bestehende Passwörter werden nicht verändert. Eine automatische Passworterstellung bei Neuanlage oder Import von Mitarbeitern, Umstellung eines Bewerbers auf Mitarbeiter oder bei der Erstellung eines Dienstverhältnisses kann über den CRM Parameter "Passwort für Lesen/Öffnen" gesteuert werden. An dieser Stelle können auch Prüfkriterien für generierte Passwörter festgelegt werden. Der Parameter ist unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Passwort für Lesen/Öffnen zu finden. Mehr Informationen zur Verwendung der automatischen Passworterstellung finden Sie unter Passwortgeschützte Standardbriefe.
Adresslisten Standardbrief	Öffnet das Fenster "Adresslistenzuordnung". Im Fenster "Adresslistenzuordnung" kann der selektierte Mitarbeiter zu einer Adressliste für den Standardbrief hinzugefügt werden. Weitere Details finden sich im Hilfedokument Adresslisten Standardbrief.
VCard erstellen/mailen	Öffnet das Fenster "VCard". Im Fenster "VCard" ist es möglich, eine Visitenkarte zum selektierten Mitarbeiter zu erstellen. Weitere Details finden sich im Hilfedokument VCard für Personen.
Protokoll	Öffnet das Fenster "Protokoll" zum selektierten Mitarbeiter.
Schattenlohnverrechnung aktualisieren	Aktualisiert die PI Lohndaten.

Siehe auch:

Thema: Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem

Thema: BMD Web - PI Mitarbeiter