Standardbriefe und Berichte im PI

 

Der PI-Standardbrief basiert auf dem CRM Standardbrief, daher verhält sich die Mehrheit der Funktionen paketübergreifend gleich oder zumindest ähnlich.

Im Personalinformationssystem wird grundlegend zwischen zwei Arten von Standardbriefen unterschieden. Die Art des Standardbriefs entscheidet darüber, welche Datenbankfelder zum Auswerten zur Verfügung stehen und wo er aufgerufen wird.

* Der PI-Standardbrief für Mitarbeiter/Bewerber kann Stamm- und Abrechnungsdaten vom NTCS Lohn einlesen, wenn diese in Kombination mit dem Personalinformationssystem benötigt werden. Generell gibt es im NTCS Lohn einen eigenen Standardbrief, dieser wird im Paket Lohn unter Auswertungen → Standardbrief Lohn aufgerufen.

Hinweis 

Es ist wichtig, dass man sich im richtigen Standardbrief befindet, weil die verfügbaren Datenbankfelder je Standardbrief variieren. Dies lässt sich mit einem Blick feststellen, indem man die Bezeichnung des Fensters links bzw. rechts oben beachtet:

 

 

 

In der Vorschau (rechts oben) wird die selektierte Briefvorlage im Vorschaufenster dargestellt. 

Als Adressatenliste wird die Menge aller Empfänger bezeichnet, denen gleichzeitig derselbe Brief per Ausdruck oder E-Mail übermittelt wird bzw. für die derselbe Brief archiviert wird. Bei der Verwendung im Standardbrief können Adressatenlisten geladen, gespeichert, miteinander verglichen und exportiert werden. Durch das Speichern der Adressatenliste ist die spätere Wiederverwendung genauso möglich wie die Recherche, an wen ein Brief gesendet worden ist.

Damit nun aus der Briefvorlage die endgültigen Briefe erstellt werden können, sind zur Briefvorlage die jeweiligen Adressaten auszuwählen, die diesen Brief erhalten sollen. Dazu stehen verschiedene Funktionen in der "Adressatenliste" zur Verfügung: Hinzufügen, Gruppe hinzufügen und Erweitertes Hinzufügen.

Hinweis 

Im PI ist es eher unüblich, die Adressaten in Adressatenlisten zu verwalten, weil der Standardbrief in der Regel direkt aus bestimmten Programmteilen gestartet wird und so die Personen automatisch mitübergeben werden.

BMD liefert standardmäßig bereits einige Standardbriefvorlagen aus, auf welche man in weiterer Folge aufbauen kann.

Importiert werden die Vorlagen im Paket PI unter Stammdaten →  Schnittstellen →  Import PI Standards:

Hinweis 

Wird das Personalinformationssystem gemeinsam mit einem BMD Trainer konfiguriert, so werden alle PI-Standards zu Beginn importiert. Sind die Vorlagen aus irgendeinem Grund gelöscht worden, können Sie jederzeit nachträglich wieder importiert werden. Beim nachträglichen Import werden keine bestehenden Vorlagen überschrieben.

 

Im Standardbrief Ausbildungen stehen die Briefordner "Rückzahlungsvereinbarung", "Teilnahmebestätigungen & Zertifikate" sowie "Organisation Seminare" bereit:

Hinweis 

Die BMD Standardbriefvorlagen sind nicht schreibgeschützt, sie können jederzeit bearbeitet werden.

Wichtig ist, dass zu Beginn überlegt wird, wie der Brief am Ende zum Empfänger gelangen soll.

Der Standardbrief bietet die Möglichkeit, Briefvorlagen, HTML-Vorlagen und WinWord-Vorlagen anzulegen. Diese drei Typen unterscheiden sich darin, welche Informationen sie jeweils auswerten können und in welcher Form sie per E-Mail versendet werden können.

Im weiteren Hilfethema wird zur Vereinfachung der Begriff "Briefvorlage" verwendet.

Hinweis 

HTML-Vorlagen sind dann zu verwenden, wenn ein formatierter Text in ein Mail eingebettet werden soll (siehe E-Mail-Einstellungen für Versand).

Um eine neue Briefvorlage anzulegen, muss ein Briefordner ausgewählt sein. Dann kann entweder mit der Funktionstaste F5 oder mit Rechtsklick auf den Briefordner eine neue Briefvorlage angelegt werden. Zusätzlich steht die Funktion in der gelben Menüleiste unter "Briefvorlagen und Ordner" zur Verfügung. Der Titel der Briefvorlage kann entweder sofort oder auch nachträglich mit der Funktion "Umbenennen (F2)" geändert werden.

 

Mit Rechtsklick auf eine bestehende Briefvorlage wird diese mit der Funktion "Briefvorlage bearbeiten (F6)" geöffnet. Alternativ kann sie auch mit einem Doppelklick geöffnet werden.

 

Es öffnet sich der BMD-Editor, in welchem Texte erfasst, aber auch Spezialfelder eingelesen werden können:

 

Für das Erfassen der Texte stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, welche im Hilfethema BMD-Editor im Detail angeführt sind. Nachfolgend werden einige dieser Funktionen näher erklärt.

Der Fließtext kann entweder

Am Reiter "Start" stehen viele Formatierungsmöglichkeiten wie etwa Schriftart, Schriftgröße, Ausrichtung etc. zur Verfügung.

Felder werden im Standardbrief in gelber Farbe dargestellt und lassen sich so gut vom Fließtext unterscheiden.

Ein neues Feld wird mit der Funktion fx Feld vom Reiter "Einfügen" hinzugefügt:

Es öffnet sich ein Dialog mit der Feldauswahl, aus welcher Datenfelder, Systemfelder, Formeln, Makros oder benutzerdefinierte Felder gewählt werden können.

Datenfelder werden bei der Aufbereitung des Dokuments mit Werten aus der Datenbank befüllt. Sie dienen vorübergehend als Platzhalter. Abhängig davon, welcher Standardbrief aufgerufen wird, gestaltet sich auch die Auswahl der Datenfelder.

 

Standardbrief Mitarbeiter/Bewerber

Standardbrief Ausbildungen

Ist das gewünschte Feld ausgewählt geworden, kann es mit der Schaltfläche "OK" in den Standardbrief übernommen werden. 

Hinweis 

BMD stellt für den Standardbrief spezielle Adressmakros zur Verfügung. Statt den Briefkopf bzw. die Anrede aus den einzelnen Feldern und Formeln zusammenzuhängen, können mit den Makros bei entsprechender Wartung der Stammdaten, im Handumdrehen Schreiben mit perfektem Briefkopf und perfekter Anrede erstellt werden. Der Aufruf erfolgt über das Datenfeld "Adressmakro" aus dem Ordner "Mitarbeiter": Anschließend kann aus den vorhandenen Adressmakros gewählt werden, wobei es drei Standardmakros für das Personalinformationssystem gibt: In folgendem Hilfethema werden die Adressmakros detailliert erklärt: BMD-Adressmakros im Standardbrief

Systemfelder können in jedem Standardbrief aufgerufen werden und enthalten allgemeine, paketunabhängige Informationen wie das aktuelle Datum, die Seitenanzahl, den aktuellen Benutzer etc.

Auch Formeln und Makros können im Standardbrief verwendet werden. Praktisch einsetzen kann man sie beispielsweise, um geschlechterspezifische Formulierungen einzubauen. Somit wird dem Brief eine noch persönlichere Note verliehen. 

Die Formel kann anschließend kopiert und an weiteren Stellen eingefügt und abgeändert werden.

Benutzerdefinierte Felder werden anders als Daten- und Systemfelder nicht automatisch befüllt, sondern sie werden direkt beim Erstellen des Standardbriefs vom Briefersteller erfasst. Der Standardbrief baut sich bis zum ersten benutzerdefinierten Feld auf, dann öffnet sich im Vordergrund ein Dialog, in welchem die benutzerdefinierte Information vom Briefersteller eingetragen wird. Erst danach wird der Standardbrief weiter automatisch aufgebaut. Diese Variante eignet sich dann, wenn eine gewünschte Information nicht automatisch aus der Datenbank entnommen werden kann.

Wird ein benutzerdefiniertes Feld eingefügt, müssen einige Einstellungen definiert werden:

 

 

Hinweis 

Sollen die Einstellungen eines benutzerdefinierten Feldes im Nachhinein geändert werden, so steigt man mit einem Rechtsklick auf das Feld in die Feldeigenschaften ein:

Formatieren 

Das Format eines Feldes kann entweder bereits beim Einfügen oder erst im Nachhinein definiert werden. Es hängt vom Feld ab, ob Formatierungsoptionen zur Verfügung stehen oder nicht.

Wird beispielsweise das Wunschgehalt der Bewerbung gewählt, können die Nachkommastellen bzw. der Tausenderpunkt definiert werden.

Das Format der eingefügten Felder kann im Nachhinein mit einem Rechtsklick auf das Feld "Formatieren" angepasst werden:

Da nicht alle Informationen, die man auswerten möchte, in Form von Datenfeldern eingebunden werden können, stehen paketspezifisch vordefinierte Tabellenbausteine zur Verfügung.

Nach Auswahl des Tabellenbausteins öffnet sich eine Maske mit diversen Einstellungsmöglichkeiten, die je Tabellenbaustein unterschiedlich ist.

Hinweis 

Die Sortierung der einzelnen Spalten kann bei Tabellenbausteinen nicht verändert werden, diese ist fix vom Programm vorgegeben.

Ähnlich wie in Berichten können im Standardbrief Auswertungen eingefügt werden, die im Auswertungsdesigner angelegt worden sind und für die es in der Auswertungsübersicht ein Smart-Interface gibt.

Hinweis 

Für diese Funktion ist das Lizenzpaket "BMD NTCS Berichtswesen" erforderlich! Informationen zu den Kosten der verschiedenen Lizenzmodelle können im BMD Verkauf nachgefragt werden.

Im BMD-Editor wird am Reiter "Tabelle" die Funktion "Vorgefertigte Tabelle" gewählt:

Je angeführtem Paket gibt es den Tabellenbaustein "Auswertung", z. B. Paket Personalinformationssystem →  Auswertung:

Nachfolgend startet eine Übersicht aller vorhandenen Smart-Interfaces dieses Pakets. Mit der Combobox kann der gewünschte Auswertungstyp geladen werden; dann die Auswertung markieren und übernehmen:

Es öffnet sich das Smart-Interface der Auswertung, in dem die Filterwerte vordefiniert werden können. Filterwerte, die an dieser Stelle eingegeben werden, werden gespeichert und beim Aufbereiten des Standardbriefs vorgeschlagen.

Hinweis 

Im Smart-Interface der Auswertung, das in der Auswertungsübersicht definiert wird, muss sich das Filterfeld "Mitarbeiter" befinden, damit die Auswertung im Brief für den einzelnen Adressaten erstellt werden kann. Im Unterschied dazu ist dies bei Berichten nicht zwingend notwendig, weil Berichte auch für mehrere Personen erstellt werden können.

Zusätzlich werden bei jeder Auswertung folgende Einstellungen angeboten:

 

Hinweis 

Die Smart-Interface-Einstellungen können jederzeit geändert werden, indem man mit der rechten Maustaste auf der eingefügten Auswertung in die Tabelleneigenschaften einsteigt.

Ist die Briefvorlage fertig angelegt worden, muss sie vor dem Ausstieg noch gespeichert werden. Dazu steht am Reiter "Datei" die Funktion "Speichern" zur Verfügung.

Alternativ wird beim Ausstieg mit ESC automatisch gefragt, ob gespeichert werden soll.

Hinweis 

Briefvorlagen werden global gespeichert, das heißt, sie können für alle Firmen verwendet werden.

Im Standardbrief besteht die Möglichkeit, ein Briefpapier zu hinterlegen und dann je Briefvorlage einzustellen, ob das Briefpapier angezeigt, gedruckt und im PDF verwendet werden soll. Es kann auch lediglich in der Vorschau und beim Ansehen des Briefes eingeblendet werden, wenn der Brief später auf ein fertiges Briefpapier gedruckt wird.

Zunächst muss das Briefpapier im Format 3508 x 2480 Pixel als JPEG gespeichert werden. Wir empfehlen, diese Datei von einem Grafiker vorbereiten zu lassen.

Die Einstellung erfolgt mit Rechtsklick auf einer Briefvorlage in den Briefeinstellungen:

Im Feld "Briefpapier simulieren" wird das Briefpapier mit der F4-Suchfunktion ausgewählt.

In den darunterliegenden Feldern kann definiert werden, wie sich das Briefpapier beim Drucken, beim Ansehen sowie bei der PDF-Erstellung verhalten soll. Nähere Informationen zu den einzelnen Einstellungen finden Sie in der Fensterhilfe: Einstellungen zu einer Standardbriefvorlage

Hinweis 

Ändert sich das Briefpapier der Firma, so muss nur die JPEG-Datei im Hintergrund ausgetauscht werden und alle Briefvorlagen werden automatisch aktualisiert. Wichtig ist, dass die neue Datei denselben Dateinamen erhält wie die ursprüngliche. Aus diesem Grund ist es effizienter, auch Kopf- und Fußzeilen direkt in das Briefpapier einzubauen, da die Wartung einfacher ist.

Hinweis 

Sie haben auch die Möglichkeit, je Firma im Firmenstamm ein eigenes Briefpapier zu hinterlegen, welches beim Aufbereiten von Standardbriefvorlagen berücksichtigt wird. Das Briefpapier kann im Bearbeitungsfenster der Firmenstammdaten unter Extras bei jeder Firma hinterlegt werden. Wenn Sie in den drei oben genannten Comboboxen Druckart für Briefpapier, Anzeigeart für Briefpapier und Briefpapier bei PDF-Erstellung eingestellt haben, dass Sie mit Briefpapier arbeiten, dann wird das Briefpapier je hinterlegter Absenderfirma am Adressaten ermittelt. Sollten Sie aber im oben genannten Feld Briefpapier simulieren direkt ein Briefpapier hinterlegen, wird dieses herangezogen. Das heißt, ein auf der Briefvorlage direkt hinterlegtes Briefpapier zieht immer mit höherer Priorität als ein am Firmenstamm hinterlegtes.

Der Standardbrief kann auch mit vordefinierten Kopf- und Fußzeilen aufbereitet werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob pro Firma für jede Briefvorlage dieselbe Kopf- und Fußzeile verwendet werden soll oder ob dies unterschiedlich gewünscht ist.

Mit dieser Variante werden durch wenige Einstellungen viele Briefvorlagen abgedeckt. 

Im Paket CRM wird die eigene Firma unter Stammdaten →  Firmen →  Firmen geöffnet. Im Ansehen- oder Bearbeitenmodus werden im Menü "Extras" die Kopf- und Fußtexte angelegt bzw. bearbeitet:

 

 

Es öffnet sich der BMD-Editor, in dem zum Beispiel das Firmenlogo , Datenbankfelder  oder einfache Texte eingefügt werden können. Mit der Funktion Übernehmen (F2)  wird die Erfassung gespeichert.

Hinweis 

Das Firmenlogo kann anhand eines Briefpapiers mit wenigen Mausklicks in den Briefeinstellungen hinterlegt werden.

Achtung! 

Es handelt sich hier um eine paketübergreifende Einstellung auf der CRM-Firma. Das heißt, auf diese Kopf- und Fußtexte können auch andere NTCS-Module im Zuge der Erstellung von Dokumenten zugreifen (z. B. Lohn-Standardbrief, LEA-Honorarverrechnung).

Hinweis 

Innerhalb einer Firmengruppe müssen die Kopf- und Fußtexte auf jeder Personenfirma angelegt werden. Beim Aufbereiten des Standardbriefs wird je Person auf die Einstellungen der Firma zugegriffen, auf welcher die Person angelegt ist.

Globale Aktivierung im Standardbrief 

In der gelben Menüleiste ist unter "Briefvorlagen und Ordner" die Einstellung  zu aktivieren.

Briefeinstellungen der einzelnen Briefvorlagen 

Mit Rechtsklick auf eine Briefvorlage sind in den Briefeinstellungen  folgende Hinterlegungen zu prüfen und ggf. anzupassen:

 

Textbausteine zur mehrfachen Verwendung 

Textbausteine bieten den Vorteil, dass sie nur einmal angelegt werden müssen und dann immer wieder verwendet werden können.

Die Briefvorlage wird mit Rechtsklick "Briefvorlage bearbeiten (F6)" geöffnet. Im BMD-Editor stehen am Reiter "Seitenlayout" die Einstellungen für die Kopf- und Fußzeile zur Verfügung. Wird einer der beiden Punkte gewählt, öffnet sich das Textbausteinmenü. Mit der Funktion "Textbaustein hinzufügen (F5)" wird ein neuer Kopf- oder Fußbereich angelegt.

 

Nach dem Erfassen von Name und Beschreibung öffnet sich wiederum der BMD-Editor, in dem zum Beispiel das Firmenlogo , Datenbankfelder  oder einfache Texte eingefügt werden können. Mit der Funktion  wird der Textbaustein gespeichert. Nun muss der Textbaustein nur noch links im Menü selektiert und mit der Funktion "Übernehmen (F2)"  in die Briefvorlage übernommen werden.

Nach dem Übernehmen wird noch gefragt, an welcher Position der Textbaustein eingefügt werden soll:

Alle Briefvorlagen, die nun auf denselben Textbaustein zugreifen sollen, müssen in weiterer Folge bearbeitet werden.

1. Rechtsklick auf die Briefvorlage - "Briefvorlage bearbeiten (F6)"

2. Reiter "Seitenlayout" - Kopfzeile oder Fußzeile auswählen

3. Links den gewünschten Textbaustein selektieren und "Übernehmen (F2)"

Hinweis 

Es ist darauf zu achten, dass in den Briefeinstellungen der Briefvorlagen die Einstellung "Absenderkopf und Fuß dazuladen" deaktiviert ist. Diese würde die Textbausteine übersteuern.

Kopf- und Fußzeile für eine bestimmte Briefvorlage 

Wenn der Kopf- und Fußtext nur für eine bestimmte Briefvorlage genutzt werden soll, dann besteht auch diese Möglichkeit.

Die Briefvorlage wird mit der Funktion "Briefvorlage bearbeiten (F6)" geöffnet. Im BMD-Editor stehen am Reiter "Ansicht" unter "Bereich" folgende Punkte zur Verfügung:

Mit Auswahl des gewünschten Bereichs kann dieser im BMD-Editor angepasst werden, in dem zum Beispiel das Firmenlogo , Datenbankfelder  oder einfache Texte eingefügt werden. Mit der Funktion   wird die Erfassung gespeichert.

Hinweis 

Die globalen Einstellungen der Firma und die individuellen Einstellungen je Briefvorlage können auch kombiniert werden.

Mit Rechtsklick auf eine Briefvorlage können in den Briefeinstellungen  weitere wichtige Einstellungen getroffen werden. Unter anderem wird hier definiert, wie sich der E-Mail-Versand oder die Archivierung verhalten soll.

 Die Briefeinstellungen werden in der Fensterhilfe Einstellungen zu einer Standardbriefvorlage genau beschrieben.

Mit dem Standardbrief Mitarbeiter/Bewerber können automatisierte Briefe auf Basis personenbezogener Datenbankfelder erstellt werden. Mitarbeiterseitig können zusätzlich zu den Mitarbeiterstammdaten auch die Stamm- und Abrechnungsdaten der NTCS Lohnverrechnung eingelesen werden, damit beispielsweise am Dienstvertrag auch die vereinbarte Lohn-/Gehaltssumme aufscheint. Bewerberseitig ist es möglich, auf die Job- und Bewerbungsdaten zuzugreifen, um z. B. automatisch auf die Bewerbung abgestimmte Zu- und Absagen zu erstellen.

Im Mitarbeiterstamm wird der Standardbrief mit Rechtsklick auf einen Mitarbeiter gestartet. Es können auch mehrere Mitarbeiter mit gedrückter STRG-Taste markiert werden.

Die Personen werden dabei automatisch als Adressaten in die Adressatenliste übernommen. Nun muss im linken Bereich nur noch die gewünschte Briefvorlage markiert werden und der Brief kann angesehen, gedruckt, versendet oder archiviert werden.

Soll der Standardbrief an eine größere Anzahl von Mitarbeitern gesendet werden, so kann in den PI-Stammdaten der Menüpunkt "Standardbrief-Vorlagen" gewählt werden. Mehrere Mitarbeiter werden mit der Funktion  als Adressaten hinzugefügt. Nun wird im linken Bereich wieder die gewünschte Briefvorlage markiert und die Briefe können angesehen, gedruckt, versendet oder archiviert werden.

Im Bewerberstamm wird der Standardbrief mit Rechtsklick auf einen Bewerber gestartet. Es können auch mehrere Bewerber mit gedrückter STRG-Taste markiert werden.

Achtung! 

Wird der Standardbrief vom Bewerber aus gestartet, können keine Bewerbungsfelder, wie z. B. das Bewerbungsdatum, das frühest mögliche Eintrittsdatum oder das Wunschgehalt ausgewertet werden. Grund dafür ist, dass sich der Bewerber für mehr als einen Job bewerben könnte und somit nicht eindeutig ist, von welcher Bewerbung die Informationen gewünscht sind. Möchte man über das Bewerberfenster arbeiten, so kann man den Standardbrief am Reiter "Jobs" mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Bewerbung starten. Dann können alle Bewerbungsdaten korrekt in den Brief eingelesen werden. Im nachfolgenden Kapitel ist diese Vorgehensweise über das Fenster "Jobs" erklärt.

Im Fenster "Jobs" wird der Standardbrief mit Rechtsklick auf eine Bewerbung gestartet. Es können auch mehrere Bewerbungen mit gedrückter STRG-Taste markiert werden.

Hinweis 

Wenn der Standardbrief für den Bewerber bzw. für die Bewerbung anschließend geschlossen wird, kann der Bewerber- bzw. Bewerbungsstatus abhängig von einer Parametereinstellung sofort geändert werden. Paket PI →  Stammdaten →  Einstellungen →  Allgemeine PI-Parameter →  Pkt. 2 Bewerber:

In der Onlinebewerbung wird der Standardbrief in der gelben Menüleiste unter Funktionen → "Absage erteilen" gestartet. Anschließend öffnet sich der Standardbrief mit dem Onlinebewerber in der Adressatenliste, im linken Bereich kann eine Briefvorlage für die Absage gewählt werden. Am besten wird dazu im Vorfeld eine HTML-Briefvorlage mit den Stammdaten des Onlinebewerbers sowie der Genderformel für die Anrede angelegt, damit diese anschließend per E-Mail versendet werden kann. Die Stammdaten des Onlinebewerbers können in Form von Datenfeldern eingelesen werden:

Hinweis 

Die Briefvorlage kann entweder unter PI → Stammdaten → Standardbrief-Vorlagen oder direkt in der Onlinebewerbung nach dem Aufruf der Funktion "Absage erteilen" angelegt bzw. bearbeitet werden. Das Aufbereiten des Standardbriefs funktioniert nur in der Onlinebewerbung mit der Funktion "Absage erteilen", da der Onlinebewerber von dort aus automatisch in die Adressatenliste übergeben wird.

Beim Ausstieg aus dem Standardbrief erfolgt die Abfrage, ob der Onlinebewerber auf inaktiv gesetzt werden soll. Diese kann in der Regel mit "Ja" bestätigt werden, damit sich in der Liste der Onlinebewerber nur aktuelle Datensätze befinden.

Hinweis 

Voraussetzung für die Verwendung des Standardbriefs für Onlinebewerber ist, dass in den Onlinebewerbung Einstellungen im Pkt. 9 "Bewerbung" unter Standardbrief → Person eine fiktive Standardperson hinterlegt wird. Diese Hinterlegung ist notwendig, weil der Onlinebewerber zum Zeitpunkt der Absage noch keine eigene Personalnummer besitzt, der Standardbrief im Hintergrund programmtechnisch jedoch eine Person benötigt.

Mit dem Standardbrief Ausbildungen können automatisierte Briefe auf Basis ausbildungsbezogener Datenbankfelder erstellt werden. Im Ausbildungsmanagement wird der Standardbrief vor allem für das Erstellen von Rückzahlungsvereinbarungen, Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten sowie Seminareinladungen verwendet.

Im Fenster Ausbildungen wird der Standardbrief am Reiter "Teilnehmer" mit der Funktion Standardbrief aus der gelben Menüleiste oder via Rechtsklick auf einen Teilnehmer gestartet. Es können auch mehrere Teilnehmer mit gedrückter STRG-Taste markiert werden. Es stehen die Funktionen Standardbrief sowie Teilnahmebestätigung drucken zur Verfügung. Der einzige Unterschied ist, dass mit der Funktion Teilnahmebestätigung drucken zuerst eine Teilnahmestatus-Abfrage gestartet wird, anschließend öffnet sich ebenfalls der Standardbrief und es kann eine beliebige Briefvorlage gewählt werden.

Hinweis 

Der Standardbrief Ausbildungen muss immer über die Teilnahme gestartet werden. Es ist nicht möglich, im Standardbrief selbst die Teilnehmer als Adressaten hinzuzufügen, weil hier der Bezug zur konkreten Ausbildung fehlt und die Person an mehreren Ausbildungen teilnehmen könnte.

Der PI Standardbrief kann auch in Workflows im CRM Workflowstudio eingebunden werden. Dazu ist in der Aufgabenaktion die Spezialfunktion "Standardbrief Ausbildungen" oder "Standardbrief Bewerber/Mitarbeiter" auszuwählen.

Wird die CRM Workflowaufgabe ausgeführt, öffnet sich der entsprechende Standardbrief mit der aus dem Workflow übergebenen Person als Adressat und die Briefvorlage kann im linken Bereich ausgesucht werden. Anschließend kann der Brief angesehen, gedruckt, versendet oder archiviert werden.

Möchte man, dass die richtige Standardbriefvorlage gleich vorausgewählt ist, so kann diese in der Aufgabenaktion im Feld "Standardbriefvorlage" hinterlegt werden.

Hinweis 

Im Workflow können keine zusätzlichen Adressaten hinzugefügt werden, daher ist die Adressatenliste in diesem Modus schreibgeschützt.

Auf einem Terminkennzeichen kann eine CRM-Standardbriefvorlage hinterlegt werden, wodurch bei der Terminanlage automatisch eine Terminbestätigung per E-Mail versendet wird. Im Personalinformationssystem können wir diese Funktionalität beispielsweise für Bewerbungsgespräche nutzen.

Der Standardbrief Mitarbeiter/Bewerber kann auch mit Informationen aus dem NTCS Lohn verknüpft werden.

Hinweis 

Wichtig ist, dass die Dienstnehmer in der Lohnperiode, die im Standardbrief ausgewertet wird, abgerechnet sind (Abrechnungsstatus "L"). Außerdem muss beim Auswerten darauf geachtet werden, dass in den Einstiegsfeldern des Standardbriefs die gewünschte Lohnperiode angegeben wird. Andernfalls wird die Lohnperiode herangezogen, die zum Zeitpunkt der Brieferstellung im Paket Lohn im Fenster Lohn-Basiseinstellungen gespeichert ist.

Nachdem eine Briefvorlage und ein oder mehrere Adressat/en ausgewählt worden sind, werden über die Schaltfläche Druck/Versand unten die Versandoptionen für den Brief angegeben.

Die Druck- und Versandoptionen werden von den Briefeinstellungen übernommen, wobei einige dieser Einstellungen direkt beim Aufbereiten des Briefs noch anhand der Druck-,  E-Mail- sowie Archiveinstellungen temporär übersteuert werden können.

Hinweis 

Wenn es sich um mehrere Adressaten handelt, ist es ratsam, in den Archiveinstellungen Direkt archivieren ohne Dialog zu wählen. Die Archivierung erfolgt dann automatisch im Hintergrund, ohne dass sich die Beschlagwortungsmaske öffnet.

Als PDF generierte Standardbriefe können mittels Passwort geschützt werden. So kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen das Dokument lesen können. Am Mitarbeiterstamm kann mithilfe des Feldes "Passwort für Lesen/Öffnen" ein Passwort hinterlegt werden.

Um vertrauliche Dokumente, die an Mitarbeiter gesendet werden, vor unbefugtem Zugriff zu schützen, muss man nicht für jeden Mitarbeiter manuell ein Passwort erstellen. Mittels CRM Parameter "Passwort für Lesen/Öffnen" kann bereits bei Mitarbeiteranlage bzw. Mitarbeiterimport, Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter oder bei der Anlage eines Dienstverhältnisses automatisch ein Passwort generiert werden. Die Kriterien für das Passwort können ebenfalls an dieser Stelle bestimmt werden.

Der Parameter "Passwort für Lesen/Öffnen" bietet die Möglichkeit, exakte Kriterien für die Passworterstellung festzulegen. Soll die automatische Passworterstellung genutzt werden und sollen die hinterlegten Kriterien berücksichtigt werden, sind die beiden Parameter "Passwort für Lesen/Öffnen generieren" und "Überprüfung der Passwortrichtlinien" auf "Ja" zu setzen. Dabei kann die maximale und minimale Passwortlänge sowie die Mindestanzahl an Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestimmt werden. Der CRM Parameter ist unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Passwort für Lesen/Öffnen zu finden.

 

Hinweis 

Passwörter können mittels Standardbrief an die jeweiligen Mitarbeiter versendet werden: Mehr Informationen zum Arbeiten mit dem Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" können unter Mitarbeiterpasswort für Lesen/Öffnen einstellen nachgelesen werden.

Mit Berichten werden mehrere Auswertungen und Informationsblöcke in einen zentralen Auswertungsbericht zusammengefasst. Neben der Möglichkeit, ähnlich wie im Standardbrief auf diverse Platzhalter der Personenstammdaten zuzugreifen, können auch vorgefertigte Tabellen und im Auswertungsdesigner erstellte Ausdrucke in einen Bericht eingebaut werden.
Der Unterschied zum Standardbrief ist, dass der Bericht eher einen Informations- bzw. Auswertungscharakter hat, während der Standardbrief als Kommunikationswerkzeug gegenüber dem Mitarbeiter oder Bewerber dient. 

Hinweis 

Die Berichte sind ein Zusatzmodul im BMD Personalinformationssystem. Informationen zu den Kosten der verschiedenen Lizenzmodelle können im BMD Verkauf nachgefragt werden.

 

 

 

Hinweis 

Wird das Personalinformationssystem gemeinsam mit einem BMD Trainer konfiguriert, so werden alle PI-Standards zu Beginn importiert. Sind die Berichte aus irgendeinem Grund gelöscht worden, können Sie jederzeit nachträglich wieder importiert werden. Achtung, beim nachträglichen Import von Berichten werden bestehende Standardberichte überschrieben!

Folgende Standardberichte bietet BMD an: 

Die Anlage erfolgt im Paket PI unter Auswertungen → Berichte.

Zunächst muss ein neuer Bericht mit der Funktion Neu (F5) angelegt und eine Berichtsbezeichnung vergeben werden. Wenn der Bericht später über den Mitarbeiternavigator ausgewertet werden soll, muss diese Einstellung in den Berichtsdaten gesetzt werden.

Mit Rechtsklick auf den Bericht und Auswahl von Bericht bearbeiten öffnet sich der BMD-Editor:

Hier stehen nun dieselben Funktionalitäten wie im Standardbrief zur Verfügung, zum Beispiel:

Hinweis 

Einen Unterschied zum PI-Standardbrief gibt es im Bereich der Datenfelder. Berichte können nicht auf PI-spezifische Datenfelder wie auf Bewerbungsdaten, Ausbildungsfelder etc. zugreifen.

Hinweis 

Wird in den Einstiegsfeldern ein Mitarbeiter ausgewählt, werden im Bearbeiten-Modus alle Datenfelder mit den Informationen dieses Mitarbeiters angezeigt: Ist dies nicht erwünscht, kann die Personennummer im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" einfach gelöscht werden.

Es gibt mehrere Stellen im Programm, an welchen PI-Berichte aufgerufen bzw. gedruckt werden können.

Der Mitarbeiter-Navigator bietet alle wesentlichen Informationen zu einem Mitarbeiter über nur einen Mausklick. Er wird entweder im Paket CRM unter CRM → Navigatoren/Cockpits → Mitarbeiter-Navigator oder über das Icon in der Programmstartleiste aufgerufen.

Nach Eingabe eines Mitarbeiters kann im Ordner "Berichte" paketübergreifend jeder Bericht aufbereitet werden:

Der Bericht wird im BMD-Editor geöffnet und kann dann mithilfe der Funktionen am Reiter "Datei" gespeichert, gedruckt, archiviert oder versendet werden.

In der PI-Mitarbeiterliste ist es möglich, mehrere Berichte für einzelne oder mehrere Mitarbeiter zu erstellen.

Zunächst werden die gewünschten Berichte im Menü "Ausdruck" mit der Funktion Berichte hinterlegen selektiert, anschließend werden sie mit der Funktion "Berichte starten" für die markierten Mitarbeiter aufbereitet.

Die Berichte werden wieder im BMD-Editor geöffnet, von wo aus sie gespeichert, gedruckt, archiviert oder versendet werden können.

In den PI-Auswertungen unter "Berichte" können diese natürlich auch gedruckt werden. Entweder man gibt in den Einstiegsfeldern einen bestimmten Mitarbeiter ein oder man löscht die Personennummer heraus, dann wird ein gesamter Bericht für alle Mitarbeiter der gewählten Firma erstellt.

Der Bericht wird als Report erzeugt und kann anschließend gedruckt, gespeichert, versendet oder archiviert werden.

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