Personalakt
Der Personalakt ermöglicht die Digitalisierung von Mitarbeiterdokumenten und basiert auf dem BMD Archiv des Pakets CRM. Die Anlage von Dokumentenkategorien ermöglicht eine strukturierte Verwaltung. Somit ist der Abruf von abgelegten Dokumenten einfach und unkompliziert möglich.
Allgemeines und erste Einstellungen
Um mit dem elektronischen Personalakt (DMS) starten zu können, müssen im Vorfeld Einstellungen vorgenommen werden. Diese ermöglichen einen effizienten und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Einsatz des elektronischen Personalakts.
Pfade
CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade
Zu Beginn muss festgelegt werden, wo die Dokumente gespeichert werden sollen. Dafür muss für den Personalakt ein Standardverzeichnis am Server hinterlegt werden, wo alle Dokumente abgespeichert werden.
Unter der Combobox "DMS" kann über die Funktion "F5" eine Neuanlage initialisiert werden. Folgende Felder sollten gemäß den Gegebenheiten befüllt werden:
Pfad-Bezeichnung | In diesem Feld können Sie den Pfad nach ihren Wünschen bezeichnen (z. B. DMS Pfad 1). | ||
Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode des Pfades erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Pfad-Bezeichnung automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | ||
Server-Pfad | In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z. B. D:\Dokumente) definieren. Der Server-Pfad ist zu hinterlegen wenn alle Dokumente über den BMD eigenen Dienst (BMDNTCSSvc.exe) abgelegt werden sollen. Der Vorteil des Server-Pfades liegt darin, dass der Benutzer für das hinterlegte Verzeichnis keine Lese- bzw. Schreibrechte benötigt um Dokumente zu archivieren. Hinweis
Damit die Speicherung über Server auf den hier hinterlegten Pfad erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 1 - Speicherung über Server zu stellen. | ||
Netz-Pfad | In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z.B.: \\bmd-server\dokumente) definieren. Der Netz-Pfad ist zu hinterlegen, wenn alle Dokumente direkt über ein freigegebenes Verzeichnis am Server abgespeichert werden sollen. Die NTCS Anwender benötigen dazu Lese- und Schreibrechte auf das hinterlegte Verzeichnis, der BMD eigene Dienst (BMDNTCSSvc.exe) wird für diese Archivierungsmöglichkeit nicht benötigt. Dieses Speicherverfahren sollte normalerweise nur bei einer Einzelplatzlizenz, oder wenn NTCS auf einem lokalen Rechner installiert ist, verwendet werden. Damit die Archivierung auf die Verzeichnisfreigabe des hier hinterlegten Pfads erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig) zu stellen. | ||
Ist aktuell? | Wenn Sie das Feld für den Pfad aktivieren, wird dieser als Standardpfad für alle Archive verwendet, die keinen speziellen Pfad hinterlegt haben. Es kann immer nur einen Pfad mit diesem Kennzeichen geben. Das heißt, sobald Sie dieses Feld bei einem neu angelegten Pfad setzen, wird der zuvor als aktuell gekennzeichnete automatisch deaktiviert. Hinweis
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Speicherung über Server/Direkte Speicherung
Nach Hinterlegung des Server- oder Netz-Pfades, muss das tatsächliche Speicherverfahren über einen Parameter definiert werden. Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter kann unter dem Parameter "Speicherverfahren" zwischen "1 - Speicherung über Server" oder "2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig)" gewählt werden.
Wird der Parameter "1 - Speicherung über Server" eingestellt, müssen zusätzlich folgende Parameter befüllt werden:
Servername/IP Adresse | Hier ist der Servername/IP Adresse des BMD NTCS Servers anzugeben. Dort sollte natürlich der BMD Dienst "BMDNTCSSvc.exe" bereits installiert sein (Installationshinweise weiter unten im Thema). |
Portnummer | Hier ist eine Portnummer einzutragen, über die die Dateikommunikation läuft (Standard BMD Port: 81) |
| User | Auf dem Dienst, der für die laufende Erstellung des Suchindex zuständig ist, muss ein User hinterlegt werden, wenn der Pfad, in dem die Dokumente liegen im UNC-Format angegeben ist. Der hinterlegte User muss Zugriffsrechte in diesem Pfad besitzen, da ansonsten die Indizierung nicht gestartet werden kann. |
Passwort | Auf dem Dienst, der für die laufende Erstellung des Suchindex zuständig ist, muss ein Passwort hinterlegt werden, wenn der Pfad, in dem die Dokumente liegen im UNC-Format angegeben ist. Der hinterlegte User muss Zugriffsrechte in diesem Pfad besitzen, da ansonsten die Indizierung nicht gestartet werden kann. |
BMDNTCSSvc Dienst
Damit die Dokumentenablage direkt über den Server laufen kann (Speicherverfahren "Speicherung über Server"), muss der BMD-eigene Dienst (BMDNTCSSvc.exe) am Server installiert sein.
Grundsätzlich sollte dieser Dienst bereits nach der BMDNTCS Installation am Server laufen. Andernfalls muss der Dienst manuell installiert werden.
Folgende Schritte sind bei der manuellen Installation zu beachten:
1. Am NTCS-Server als Administrator anmelden
2. Start der Eingabeaufforderung (CMD)
3. Wechseln in das NTCS Programmverzeichnis (z. B. D:\Programme\BMDSoftware)
4. Eingabe von "BMDNTCSSvc.exe /install" → Enter
5. Der Dienst wird im Hintergrund installiert.
Hinweis
 | Wird in der Verwaltung der Dienste "automatisch verzögerter Start" eingestellt, kann gewährleistet werden, dass der Dienst erst dann gestartet wird, wenn der Server ausreichend Ressourcen zur Verfügung hat. Ebenso wird das Risiko minmiert, dass aufgrund fehlender Ressourcen der Dienst beim Neustarten des Servers nicht mehr verfügbar ist. |
Anlage Archiv
CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Archive
Viele Unternehmen nutzen nur ein Archiv. Mehrere Archive können z. B. aus Berechtigungsgründen notwendig werden oder weil Sie als Steuerberatungskanzlei je Mandant ein Archiv für die Ablage der Buchungsbelege benötigen.
Über die Funktion "F5 - Neu" kann ein neues Archiv angelegt werden.
Archivname | In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv). Hinweis
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Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | |||||||
Firma | Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen. Diese Zuordnung ist zum Beispiel wichtig für das Papierlose Buchen, damit die Dokumente automatisch zur richtigen Person im richtigen Mandantenarchiv abgelegt werden. | |||||||
Standardkategorie | In diesem Feld können Sie eine Dokumentenkategorie hinterlegen, die beim Start des Archivierungsvorgangs in dieses Archiv automatisch vorgeschlagen wird. Sie können diese Dokumentenkategorie aber jederzeit manuell in der Archivierungsmaske abändern. | |||||||
Standardperson | Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen. Hinweis
Verwendung von Kunden In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden. Hinweis
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Hinweis
| Zu beachten ist, dass archivierte Dokumente von allen BMD NTCS Benutzern eingesehen werden können, sofern keine Beschränkung durch eine Datenbesitzergruppe oder durch Funktionsrechte eingerichtet worden ist. Es empfiehlt sich daher, Berechtigungsbeschränkungen bei der Anlage des Archivs zu hinterlegen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Abgesehen von der Funktionsberechtigung, um überhaupt mit dem Archiv arbeiten zu können, besteht mit den optionalen Feldern "Datenbesitzer für Ansehen" und "Datenbesitzer für Bearbeiten" die Möglichkeit, die Berechtigung auf geeignete Benutzer zu beschränken.  Ein weiteres wichtiges Feld ist die Pfad-Nr:, in welchem ein spezieller Speicherpfad für Ihre Dokumente hinterlegt werden kann:  |
Nach Anlage des Archivs ist dieses noch in den PI Parametern zu hinterlegen. Der notwendige PI Paramter ist zu finden unter: PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Allgemein → Nummer des Archivs
Dokumentenkategorien
CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Dokumentenkategorien
Diese Kategorien sind pro Archiv zu führen und müssen zusätzlich noch einer Hauptkategorie zugeordnet werden. Die Dokumentenkategorien dienen neben dem Betreff des Dokuments, Mitarbeitername, Datum der Archivierung, Sachbearbeiter usw. als zusätzliche Filtermöglichkeit im DMS.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Geben Sie die Anzahl der Jahre ein, nach denen Dokumente dieser Kategorie gelöscht werden können. Dieses Feld wird in Zusammenhang mit der Funktion "Altdaten löschen" verwendet. Am Dokument kann ein Datum hinterlegt werden (Feld Ablaufdatum), welches den Zeitpunkt definiert, ab wann dieses Dokument nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden kann. Wenn Sie ein Dokument archivieren und eine entsprechende Dokumentenkategorie auswählen, bei der dieser Vorschlag hinterlegt ist, dann wird ausgehend vom Feld Datum am Dokument das Ablaufdatum automatisch berechnet. Wie das Löschen aller abgelaufenen Dokumente eines Archivs funktioniert, erfahren Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Löschen von Altdaten bzw. in der Hilfe zum Fenster Abgelaufene Dokumente löschen. | |||||||
| Bezeichnung | In diesem Feld können Sie eine detailliertere Bezeichnung der Dokumentenkategorie vornehmen. | ||||||
| Berechtigung für Mitarbeiterdaten | In dieser Combobox können Sie die Berechtigung für Mitarbeiterdaten auswählen, mit der geprüft wird, von WEM die Dokumente eines Mitarbeiters, die auf diese Dokumentenkategorie archiviert sind, gesehen werden dürfen. Damit kann erzielt werden, dass nur mehr der Vorgesetzte die Dokumente eines Mitarbeiters einer bestimmten Kategorie sehen darf. Über folgenden Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf diese Berechtigung erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob der Datensatz ausgeblendet wird. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz
Sollten Sie ein Dokument ansehen, für das Sie aufgrund von Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt sind, erscheint die Hinweismeldung, dass aufgrund der Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte für das Öffnen oder Bearbeiten des ausgewählten Dokumentes vorhanden sind:  Hinweis
Beispiel
Weitere Informationen zu den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten. | ||||||
In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter die in dieser Datenbesitzergruppe sind, können diese Kategorie sehen bzw. Dokumente zu dieser Dokumentenkategorie archivieren. Hinweis
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In diesem Feld können Sie sich detaillierte Notizen zu dieser Dokumentenkategorie machen. Mit dem Klick auf eines der beiden Symbole vor dem Feld öffnet sich ein Editorfenster, in dem Sie sich Ihre Notizen machen können. | |||||||
Das Kennzeichen "Personalakt" bewirkt in Verbindung mit dem PI Parameter "Bewerberakt" die Aushebelung eines Datenbesitzers auf einer Dokumentenkategorie am Personalakt des Bewerbers bzw. Mitarbeiters. |
Optionale Felder mit besonderer Bedeutung
Sehr vorteilhaft ist die Verwendung des Feldes Notiz, welches optional eingeblendet werden kann. Hier kann die Information hinterlegt werden, welche Dokumente unter dieser Kategorie abgelegt werden sollen. Durch Mouseover wird die hinterlegte Notiz angezeigt und ermöglicht dem Benutzer einen schnellen Überblick, ohne die Notiz öffnen zu müssen.
Mit der Berechtigung für Mitarbeiterdaten PI kann die Berechtigung für Mitarbeiterdaten ausgewählt werden, mit welcher gepüft wird, wer auf dieser Kategorie abgelegte Dokumente eines Mitarbeiters sehen darf.
Einige Dokumente können ein Ablaufdatum besitzen. Im Feld Ablaufdatum in Jahren können Sie bestimmen, wann ein Dokument gelöscht werden kann. Gemeinsam mit der Funktion Altdaten löschen können Sie gemäß der gültigen EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO abgelaufene Dokumente löschen.
Wie auch bei der Anlage des Archivs ist auch bei der Anlage der Dokumentenkategorien unbedingt darauf zu achten, welche Benutzer zu berechtigen sind. Jede Kategorie kann mit einem eigenen Datenbesitzer für Ansehen geschützt werden. Dies ermöglicht eine auf die Tätigkeiten abgestimmte Berechtigungsmatrix.
Beispiel
 | Ein Beispiel für eine mögliche Berechtigungsmatrix für Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Teamleiter, Human Resources und dem Mitarbeiter selbst:  |
Sinnvolle Anlage von Dokumentenkategorien
Die Anlage der "zugeordneten Kategorien" sollte vorab gut überlegt sein. Dabei gilt: Weniger ist oft mehr. Weiters besteht auch die Möglichkeit, Standardkategorien zu importieren. Damit hat man die Option, ein standardisiertes Grundkonzept zu verwenden, welches nach den Gegebenheiten erweitert werden kann.
Beispiel
| Das folgende Beispiel soll die negativen Auswirkungen einer nicht sinnvollen Strukturierung der zugeordneten Kategorien aufzeigen. Negativbeispiel Dokumentenkategorien Hauptkategorie:
Zugeordnete Kategorien:
Es wurde eine Kategorie "Bewerbungen" angelegt, wo theoretisch auch Lebensläufe, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Fotos usw. abgelegt werden könnten. Das heißt, ein User wird eventuell alle Dokumente unter der Kategorie "Bewerbungen" ablegen, der andere jedoch teilt diese auf die einzelnen Kategorien auf. Nun kann es vorkommen, dass bestimmte Dokumente nicht mehr auffindbar sind, da nach einer falschen Kategorie gesucht wurde. Somit ist es sehr wichtig, dass jeder Anwender die zu archivierenden Dokumente eindeutig einer Kategorie zuordnen kann. Zusätzlich wird des Öfteren eine Bewerbung mit allen Inhalten in einer PDF Datei versandt. Hierbei sollte man sich die Frage stellen, ob der Aufwand, die Dokumente auf einzelne Kategorien (Lebenslauf, Motivationsschreiben usw.) aufzuteilen, den "Kosten-Nutzwert" übersteigt. Somit ist eine Anlage einer einzelnen Kategorie (z. B. Bewerbungen), wo das gesamte Dokument auf einmal archiviert werden kann, oft sinnvoller. |
Kennzeichen Personalakt
Das Kennzeichen "Personalakt" bewirkt in Verbindung mit dem PI Parameter "Bewerberakt" die Aushebelung eines Datenbesitzers auf einer Dokumentenkategorie am Personalkt des Bewerbers bzw. Mitarbeiters.
Der notwendige PI Parameter ist unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Bewerber → Bewerberakt auf "Ja" zu stellen.
Beispiel
| Frau Berthold ist Abteilungsleiterin der Abteilung "Technik" und prüft laufend eingehende Bewerbungen für ihre Abteilung. Um sicherzustellen, dass Bewerbungen nur von berechtigten Führungskräften gesehen werden können, wurden alle Jobs mit einem "Datenbesitzer für Ansehen" geschützt. Somit ist Frau Berthold ausschließlich berechtigt, Bewerbungen und zugehörige Dokumente, welche Ihre Abteilung betreffen, anzusehen. Aufgrund von anderen Tätigkeiten besitzt Frau Berthold jedoch auch die Berechtigung für die Dokumentenübersicht und konnte dort Bewerbungsunterlagen von Herrn Müller, einem Ihrer Mitarbeiter sehen, welche an eine andere Abteilung gerichtet waren. Verärgert konfrontierte Sie Herrn Müller mit dieser Tatsache, welcher sich wiederum bei der Personalabteilung über die mangelnde Diskretion beschwerte. Die Personalabteilung reagierte prompt, indem sie die Dokumentenkategorie "Bewerbungsunterlagen" ebenfalls mit einem "Datenbesitzer für Ansehen" schützt. Um nun ausschließlich berechtigten Führungskräften Zugang zu den Bewerbungsunterlagen im Personalakt zu ermöglichen, wurde zusätzlich das Kennzeichen "Personalakt" auf der Dokumentenkategorie "Bewerbungsunterlagen" gesetzt. Damit ist sichergestellt, dass Frau Berthold keine Bewerbungsunterlagen in der Dokumentenübersicht sehen kann. Im Personalakt wird jedoch Einsicht betreffend Bewerbungsunterlagen ihrer Abteilung ermöglicht. Ohne dem "Datenbesitzer für Ansehen" auf der Kategorie "Bewerbungsunterlagen" sind die Bewerbungsunterlegen in der Dokumentenübersicht von Herrn Müller für Frau Berthold sichtbar:  Nachdem die Dokumentenkategorie "Bewerbungsunterlagen" mit einem "Datenbesitzer für Ansehen" geschützt wurde, ist die Kategorie für Frau Berthold in der Dokumentenübersicht nicht mehr sichtbar:  Durch das Kennzeichen "Personalakt" auf der Dokumentenkategorie "Bewerbungsunterlagen" ist es Frau Berthold jedoch möglich, im Personalakt Dokumente der Kategorie "Bewerbungsunterlagen" ihre Abteilung betreffend zu sehen:  Frau Berthold kann nun weiterhin Bewerbungsunterlagen am Reiter "Personalakt" einsehen, welche an ihre Abteilung gerichtet wurden:  |
Hinweis
| Das Kennzeichen "Personalakt" hebelt nur am Personalakt selbst einen "Datenbesitzer für Ansehen" aus. In der Dokumentenübersicht ist das Kennzeichen "Personalakt" nicht wirksam. |
DMS-Vorschlagswerte für PI
Es besteht die Möglichkeit, DMS-Vorschlagswerte für "PI - Allgemein" und "PI - Bewerbermanagement" zu hinterlegen. Dies bietet den Vorteil, dass diese Einstellungen bei der Drag & Drop-Archivierung automatisch vorgeschlagen werden.
Für die "PI - Mitarbeiterbewerbung" kann ebenfalls ein "DMS-Vorschlagswert" hinterlegt werden. Der Mitarbeiter gibt lediglich einen Dokumentenpfad an. Die Dokumente werden im Hintergrund automatisch gemäß "DMS-Vorschlagswert" archiviert.
Hier finden Sie ein konkretes Beispiel für DMS-Vorschlagswert für Bewerbermanagement.
Möglichkeiten der Archivierung
Grundsätzlich können Dokumente aller Personen (z. B. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden usw.) in der NTCS zugeordnet und archiviert werden. Hier werden nun die verschiedenen Varianten aufgezeigt.
Archivierungsdialog
Jede der unten beschriebenen Varianten öffnet den Archivierungsdialog, in welchem grundlegende Metainformationen zum Dokument angegegeben werden, nach denen später gefiltert werden kann.
Unter dem Feld "Person" muss ein Dokument einem Mitarbeiter, Bewerber, Kunden, Lieferanten usw. zugeordnet werden. Nach Hinterlegung einer Kategorie und einem beliebigen Betreff, muss unter dem Feld "Originaldokument" der korrekte Pfad, wo das zu archivierende Dokument temporär abgelegt ist, hinterlegt werden.
Je Variante werden dabei bestimmte Felder bereits vom System vorgeschlagen (z. B. wird ein Dokument direkt über den Mitarbeiterstamm archiviert, wird der Mitarbeitername sofort vorgeschlagen).
Speichermöglichkeiten
Nach Erfassung aller relevanten Felder muss der Vorgang über eine Schaltfläche "Speichern" abgeschlossen werden. Dabei kann zwischen drei verschiedenen Speichervarianten gewählt werden.
 | Speichert das Dokument und verschiebt es vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das BMD DMS. Diese Option ist die häufigste und meist auch sinnvollste! |
 | Speichert das Dokument und kopiert es vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das BMD DMS. Achtung, bei dieser Variante haben Sie dann zwei Dokumente, und müssen den Überblick behalten, wo in späterer Folge immer die aktuelle Version zu finden ist. Wir empfehlen diese Option nur in bewussten Ausnahmefällen zu verwenden! |
 | Speichert das Dokument, verschiebt es vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das BMD DMS und öffnet es von dort wieder.Diese Option wird sehr häufig verwendet, wenn Sie ein Dokument zwischendurch beschlagworten, dann jedoch noch weiter bearbeiten möchten! |
Ebenso besteht die Möglichkeit, die Archivierung mit der Schaltfläche "Verwerfen und Schließen" zu verwerfen.
 | Verwirft die Archivierung und schließt den Dialog. |
Hinweis
| Der Personalakt bietet auch den Vorteil, dass Bewerbungsdokumente bei Übernahme eines Bewerbers mit der Funktion Bewerber auf Mitarbeiter umstellen in den Personalakt des neuen Mitarbeiters übernommen werden. Eine erneute Archivierung ist somit nicht notwendig. |
Variante 1: Archivierung Mitarbeiterstamm
PI → Mitarbeiter → Mitarbeiter → Reiter "Personalakt"
Nach Filterung und/oder Selektion eines Mitarbeiters in der Liste kann über den Reiter "Personalakt" ein Dokument archiviert werden. Über die rechte Maustaste am Reiter "Personalakt" → "F5 - Neu" wird der Archivierungsdialog initialisiert. Dabei wird im Dialog die Person automatisch vorgeschlagen.
Zusätzlich haben Sie hier auch die Möglichkeit, via Drag & Drop ein Dokument vom Explorer in das DMS zu übernehmen. Dafür muss das Dokument vom Explorer in den Bereich des Reiters "Personalakt" gezogen werden. Der Archivierungsdialog wird automatisch gestartet - der Pfad zum Dokument wird dadurch vorgeschlagen.
Hinweis
| Bei dieser Variante handelt es sich um die einfachste Archivierungsvariante, welche mittels Drag & Drop auch sehr zeitsparend eingesetzt werden kann. Ebenso können E-Mails und Anhänge auf diese Weise archiviert werden. |
Variante 2: Archivierung Explorer
Rechte Maustaste auf das Dokumente → Senden an → BMD Archiv
Diese Variante kann dann verwendet werden, wenn das zu archivierende Dokument in einem Ordner abgelegt ist.
Wird der Punkt "BMD Archiv" gewählt, wird BMD NTCS automatisch geöffnet und der Archivierungsdialog gestartet.
Variante 3: Archivierung BMD Office-Add-Ins
Soll ein Dokument / eine E-Mail etc. direkt aus einem MS-Office-Produkt archiviert werden, kann über BMD Office-Add-Ins gearbeitet werden. Dieses Add-In wird oben in der Menüleiste angezeigt. Nach dem Klicken auf das Symbol oder auf die Schaltfläche "BMD Archiv" öffnet sich NTCS mit der Archivierungsmaske und Sie können die gewünschten Daten eingeben und das Dokument im DMS archivieren.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Archivieren | - Das gesamte Dokument wird archiviert. - Die gesamte E-Mail inklusive Anhänge wird als "*.msg"-Datei im Archiv abgelegt. |
Archivieren und löschen | Dieser Punkt ist nur im MS Outlook verfügbar. Die gesamte E-Mail inklusive Anhänge wird als "*.msg" Datei im Archiv abgelegt. Anschließend wird die E-Mail aus dem Posteingang gelöscht. |
Anhang archivieren | Dieser Punkt ist nur im MS Outlook verfügbar. Hier können alle oder einzelne Anhänge archiviert werden. |
Hinweis
| Bei der Archivierung durch Drag & Drop wird das hinterlegte PI Standardarchiv vorgeschlagen, welches in dem PI Parameter Nummer des Archivs hinterlegt worden ist. |
Variante 4: Archivierung Dokumentenübersicht
CRM → DMS → Dokumentenübersicht
Im Programm "Dokumentenübersicht" können alle Dokumente je Kategorie, je Kunde, je Mitarbeiter usw. betrachtet werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren. Werden Dokumente am Reiter "Mitarbeiter" archiviert, sind diese automatisch im Personalakt sichtbar.
Egal in welchem Reiter stehend, wird über die rechte Maustaste → "F5 - Neu" der Archivierungsdialog initialisiert. Dabei werden je Reiter andere Metainformationen vorgeschlagen. Steht man z. B. am Reiter "Kategorien", wird im Archivierungsdialog die links gewählte Dokumentenkategorie vorgeschlagen. Steht man am Reiter "Mitarbeiter", wird im Archivierungsdialog die links selektierte Person vorgeschlagen.
Zusätzlich haben Sie hier auch die Möglichkeit, via Drag & Drop ein Dokument vom Explorer oder eine E-Mail aus MS Outlook in das DMS zu übernehmen. Dafür muss das Dokument vom Explorer in den Bereich "zugeordnete Dokumente" gezogen werden. Der Archivierungsdialog wird automatisch gestartet - der Pfad zum Dokument wird dadurch vorgeschlagen.
Nähere Informationen zu diesem Programm finden Sie unter Dokumentenübersicht.
Variante 5: BMD Scan
CRM → DMS → BMD Scan
In diesem Programm kann ein PDF-Dokument mit mehreren Seiten auf einzelne Dokumentenkategorien gesplittet werden. Der BMD Scan wird in der Praxis gerne eingesetzt, um ganze Mitarbeiterakte rasch und effizient zu digitalisieren. Der Vorteil ist, dass nicht nach jedem Dokument oder jedem Mitarbeiter ein neuer Scan gestartet werden muss, sondern dass viele Seiten auf einmal eingescannt werden können. Erst in der BMD Software, im BMD Scan, werden die Seiten dann nach Mitarbeiter und Dokumentenkategorie aufgesplittet.
Nähere Informationen zu diesem Programm finden Sie unter BMD Scan.
Hinweis
| Eine sehr effiziente Art einen Akt zu digitalisieren, ist die Verwendung von "Scan to Mail". Sie scannen beliebig viele Seiten auf Ihrem Scanner und senden dieses Dokument via "Scan to Mail" an Ihre E-Mail-Adresse. Nun müssen Sie lediglich das in der E-Mail befindliche Dokument mittels Drag & Drop in den gewünschten Bereich ziehen und haben somit das Dokument archiviert. |
Suchen und Filtern von archivierten Dokumenten
Um archivierte Dokumente wiederzufinden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Suchen Sie Dokumente zu einem bestimmten Mitarbeiter, können Sie diese im PI Mitarbeiterstamm am Reiter "Personalakt" abrufen. Benötigen Sie mehr Übersicht, um ein Dokument zu finden, kann dies über die Dokumentenübersicht oder Dokumentenliste durchgeführt werden. Ebenso kann nach bestimmten Dokumenten gefiltert werden. Eine weitere Suchoption bietet der Mitarbeiter-Navigator.
Gelöschte Dokumente
Sind im DMS Dokumente gelöscht worden, können diese unter dem Menüpunkt Gelöschte Dokumente wiedergefunden werden.
Hinweis
| Falls Sie noch die "BMD 5.5 Lohnverrechnung" in Verwendung haben, besteht für Sie die Möglichkeit, Auswertungen automatisch in den Personalakt zu übernehmen. Mehr Informationen finden Sie unter Archivierung mit STAPARCH aus BMD 5.5. |
