Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade

In diesem Fenster werden die Pfade verwaltet, die für die einzelnen Programme in NTCS benötigt werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Pfade

Im Menüpunkt "Pfade" definieren Sie – meist einmalig bei der Inbetriebnahme – die gewünschten Archivpfade. Das sind die Server-Verzeichnisse, in denen Dokumente/Dateien gespeichert werden. Die Pfade am Server müssen bereits existieren und die jeweiligen Benutzerrechte müssen vergeben sein. Bei der Anlage eines Pfades sind folgende Felder zu beachten:

Server-Pfad: Dieser Pfad beinhaltet das Verzeichnis aus Sicht des Servers (zum Beispiel D:\BMDDMS).
Netz-Pfad: Dieser Pfad muss nur bei direkter Speicherung angegeben werden und ist ansonsten leer zu lassen. Er beinhaltet den UNC-Pfad des freigegebenen Verzeichnisses am Server, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben und für das diese Schreibrechte besitzen.

Beachten Sie, dass je Comboboxausprägung ein Pfad aktiv sein muss, damit die Dokumente, Bilder, Dateien etc. unter dem angegebenen Pfad abgelegt werden. Dieses Kennzeichen setzen Sie im Feld "Ist aktuell?" bei Anlage des Pfades.

In der Combobox rechts oben können Sie für die unterschiedlichen Bereiche Ihre gewünschten Speicherpfade angeben:

Hinweis

UNC-Pfade und gemappte Laufwerke dürfen nicht in der Pfadverwaltung hinterlegt sein, da es zu Problemen mit dem Benutzer kommen kann, unter dem der Service für die Übermittlung der Dateien läuft (aufgrund fehlender Rechte). Wir empfehlen, den Service unter einem lokalen Server-User laufen zu lassen, wo die Dokumente/Dateien abgelegt werden sollen und dann muss nur noch der lokale Serverpfad in der Pfadverwaltung hinterlegt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Suchkataloge aktualisieren	Diese Funktion aktualisiert den Index für die Volltextsuche im DMS.

Standardfeldauswahl Pfade

Standardfeldauswahl Pfade

Benutzerdefinierte Pfade

Im diesem Bereich können Sie abweichend zu den allgemeinen Pfaden einen benutzerdefinierten Pfad hinterlegen.

Um einen benutzerdefinierten Pfad korrekt anzulegen (mit F5 Neu), müssen Sie die User-ID, mit der Sie in die NTCS eingestiegen sind, im Feld "Benutzer" eingeben und anschließend im Feld "Benutzer-Pfad" den Speicherort für diesen Benutzer angeben. Wenn Sie nun mit diesem Benutzer Dokumente archivieren, werden die Dokumente im eingetragenen Verzeichnis abgelegt.

Ein angelegter Pfad, der in den allgemeinen Pfaden aktiv ist (sichtbar im Feld "Ist aktuell?" anhand des grünes Häkchens) ist allgemein – für alle NTCS User – gültig. Mit den benutzerdefinierten Pfaden können Sie Ausnahmeregelungen für bestimmte Benutzer verwalten.

DMS

Dieser Pfad wird für die Archivierung von Dokumenten ins DMS benötigt. Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis (am Server), in das die physischen Dokumente bei der Archivierung ins DMS verschoben/kopiert werden. Je nach Programmteil werden die physischen Pfade direkt erzeugt, zum Beispiel durch das Mandantenarchiv.

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten, um DMS-Pfade zu hinterlegen: entweder einen Server-Pfad beim Speicherverfahren Speicherung über Server oder einen Netzpfad, wenn die Direkte Speicherung eingestellt ist.

Details dazu erhalten Sie in der Feldauswahl zu den Pfaden.

Mitarbeiterfotos

Der Pfad für Mitarbeiterfotos wird benötigt, wenn Sie Personenfotos in der Fotoverwaltung speichern möchten. Diese Personenfotos können anschließend im Mitarbeiterstamm bzw. Kundenstamm hinterlegt werden.

Mitarbeiterfotos können in der Mitarbeiterliste bzw. im Besprechungsprotokoll angezeigt werden. Kundenfotos können im Telefonprotokoll angezeigt werden.

Artikelfotos

Der Pfad für Artikelfotos wird benötigt, wenn Sie Fotos von Artikeln in der Fotoverwaltung speichern möchten. Diese Fotos können anschließend am Artikelstamm im Paket WWS hinterlegt werden. Über den Artikel-Navigator können diese mit dem Punkt "Foto" aufgerufen werden.

Rechnungen

Der Pfad für Rechnungen ist für die temporäre Aufbereitung von Honorarnoten nötig: Das Programm benötigt eine Freigabe am Server oder im Netzwerk, um eine Honorarnote, sobald sie in der Honorarnoten zur Ansicht bzw. zur Bearbeitung geöffnet wird, als lokale Arbeitskopie im RTF-Format abzulegen. Das RTF-Dokument wird in der Folge auch wieder von dort aufgerufen, wenn die Honorarnote im Programm angesehen oder weiterbearbeitet wird (siehe auch Kapitel Rechnungspfade in der Themendokumentation Honorarnotengestaltung).

Der Pfad für Rechnungen ist entsprechend den Empfehlungen zur Festlegung eines DMS-Pfades im Netzwerk bzw. am PC einzurichten. Die RTF-Dokumente werden automatisch in Tagesordnern (Ordner mit dem Tagesdatum) abgelegt.

Achtung!

Sollte eine Pfadumstellung erforderlich sein, ist es wichtig, dass man den Pfad in der Pfadverwaltung nicht neu anlegt, sondern den bestehenden Pfad beibehält und nur den Serverpfad bzw. den Netzpfad in den betreffenden Feldern anpasst! Der Grund ist, dass in der Datenbank nicht nur der Pfad, sondern auch die Pfadnummer auf der Honorarposition gespeichert ist. Wird ein neuer Pfad angelegt und dieser als aktuell gekennzeichnet, werden bisher angesehene Honorarnoten nur mehr mit einem leeren Blatt aufgerufen.

Weiters ist darauf zu achten, dass unter dem neuen Pfad die Ordnerstruktur (angegebener Pfad & 0 & 16) sichergestellt ist und die alten "Tagesordner" vom alten Pfad auf den neuen Pfad umkopiert werden.

Checkliste-Dokumente

Dieser Pfad wird benötigt, wenn im Paket Wirtschaftsprüfung mit den erweiterten Checklisten der Bilanz gearbeitet wird. Wenn Sie Dokumente zu einem WP-Projekt oder Bilanzprojekt hinzufügen möchten, werden diese im hier angegebenen Verzeichnis abgelegt. Diese Dokumente werden auch bei einem Projektexport mitexportiert und können auch mitimportiert werden.