Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Kommunikation → Besprechungsprotokolle

Das Besprechungsprotokoll bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu protokollieren. Sie können Aufgaben, Termine, Ressourcen, Einsätze, Teilnehmer und Dokumente der jeweiligen Besprechung zuteilen. Termine und Aufgaben, die im Zuge der Besprechung entstehen, werden direkt an die betreffende(n) Person(en) verteilt bzw. delegiert.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet.

Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der Besprechungsprotokolle vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Besprechungsprotokolle mit einem/einer bestimmten Kategorie, Abteilung, Projekt, Vorgang, Kunde/Lieferant anzeigen lassen. Die Besprechungsprotokolle können mit der Hilfe des Einstiegsfelds "Volltextsuche" durchsucht werden. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie rechts oben über das 3-Punkte-Menü

aufrufen. Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen Feldauswahl.

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Besprechungsprotokolle

Der Bereich Protokolle steht Ihnen hier im Standard eingeklappt zur Verfügung. Der Bereich Besprechungsprotokollgruppen ist im Standard ausgeblendet, kann aber über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden.

Im Bereich Besprechungsprotokollgruppen haben Sie die Möglichkeit, einen Automatikbaum anzulegen und somit Besprechungsprotokolle nach selbst festgelegten Kritierien zu sortieren bzw. zu gliedern.

Um einen Baum anzulegen, klicken Sie auf das Symbol für die Gruppenverwaltung.

Im folgenden Fenster legen Sie mit F5 einen neuen Baum an und vergeben eine Bezeichnung. Im Feld "Baumtyp" ist "Automatische Zuordnung" voreingestellt. Sie öffnen die Zuordnungsoptionen mit dem F8-Symbol vor dieser Zeile.

Wählen Sie nun im linken Bereich des Fensters aus, welche Sortierungen Sie benötigen. Durch Anhaken werden diese im rechten Teil des Fensters hinzugefügt. Bestätigen Sie dieses Fenster mit der Schaltfläche "OK" und speichern und schließen Sie das Fenster "Gruppenverwaltung" und somit den Automatikbaum. Der neu angelegte Baum steht Ihnen sofort zur Sortierung der Protokolle zur Verfügung.

Bei Anlage der Automatikbäume stehen Ihnen folgende Sortierungsebenen zur Verfügung, die Sie individuell reihen können: Jahr des Besprechungstages, Kategorie, Kunde/Lieferant, Projekt, Moderator und Protokollführer.

Im Bereich "Protokolle" stehen Ihnen das aktuell markierte und gegebenenfalls ältere Vorgängerprotokoll mit dessen Agendapunkten zur Verfügung. Mit einem Doppelklick auf den Agendapunkt öffnet sich das Besprechungsprotokoll bei diesem Agendapunkt.

Im Bereich Besprechungsprotokolle sind alle gespeicherten Besprechungsprotokolle zu finden.

Mittels der Combobox rechts oben kann zwischen allen, öffentlichen (für alle Mitarbeiter sichtbar) oder eigenen Protokollen umgeschaltet werden.

"Eigene" Besprechungsprotokolle sind jene,

bei denen Sie selbst Moderator, Protokollführer oder Bearbeiter sind oder
bei denen Sie teilgenommen haben und die vom Moderator, Protokollführer oder Bearbeiter bereits freigegeben sind oder
die freigegeben wurden und auf Sie verteilt worden sind.

Unter "Alle" Besprechungsprotokolle werden alle eigenen angezeigt und zusätzlich alle Besprechungsprotokolle, die freigegeben (grünes Häkchen in der Spalte "Freigegeben") sind, auch wenn Sie kein Teilnehmer an der Besprechung waren. Ebenso werden unter diesem Comboboxeintrag auch alle öffentlichen Protokolle angezeigt.

"Öffentliche Protokolle" sind jene Protokolle, bei denen im Besprechungsprotokoll im Reiter "Besprechung" das Feld Öffentliches Protokoll aktiviert worden ist und die freigegeben sind.

Hinweis

Grundsätzlich können freigegebene Besprechungsprotokolle nur von den Teilnehmern der Besprechung gesehen werden. Damit das aber funktioniert, müssen Sie die Berechtigung Alle Protokolle ansehen zusätzlich sperren. Diese Berechtigung finden Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen → Funktionen → Berechtigung auf Funktionen und Felder → BMD Zentrale → Funktionen.

Ist diese Berechtigung freigeschaltet (= grün), können die freigegebenen Protokolle von allen Benutzern gesehen werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

Freigeben

Öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll - Freigeben, um das markierte Besprechungsprotokoll freizugeben, sodass es von anderen Teilnehmern angesehen werden kann.

Nachfolgebesprechung erstellen

Es öffnet sich das Fenster Nachfolgebesprechung, in dem eine Nachfolgebesprechung definiert werden kann. Detaillierte Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Als E-Mail senden

Als Link senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher der Link zum Besprechungsprotokoll angeführt ist.

Als Anhang senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher das Besprechungsprotokoll als Anhang angefügt ist.

Als HTML senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher das Besprechungsprotokoll als HTML eingefügt ist. Wurde in den HTML-Vorlagen (Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen) unter der Comboboxausprägung Besprechungsprotokollvorlagen eine Vorlage angelegt, die für den E-Mail-Versand passend ist, kann diese im Feld E-Mail Vorlage am Besprechungsprotokoll und/oder auf der Besprechungskategorie hinterlegt werden. Soll für alle E-Mails die gleiche Vorlage verwendet werden, müssen Sie die gewünschte Vorlage entweder im Parameter "Versand intern" oder "Versand extern" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll) hinterlegen.

Versand intern

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage für das Versenden des Besprechungsprotokolls an interne Teilnehmer mit E-Mail hinterlegen. Diese Vorlage wird herangezogen, wenn die Funktionen Als Anhang senden oder Als HTML senden unter Funktionen → Als E-Mail senden oder unter Freigeben im Fenstermenü ausgeführt werden.

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Versand extern

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage für das Versenden des Besprechungsprotokolls an externe Teilnehmer mit E-Mail hinterlegen. Diese Vorlage wird herangezogen, wenn die Funktionen Als Anhang senden oder Als HTML senden unter Funktionen → Als E-Mail senden oder unter Freigeben im Fenstermenü ausgeführt werden.

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Die Besprechungsprotokolle werden dann mit dieser Vorlage versendet. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation zum Besprechungsprotokoll unter dem Punkt HTML-Vorlagen für Besprechungsprotokolle.

Hinweis

Ist in dieser Vorlage ein Feld hinterlegt, das "Link" heißt, so wird in der E-Mail direkt ein Link zum Besprechungsprotokoll eingefügt. Klickt man auf diesen Link, so öffnet sich NTCS mit dem entsprechenden Besprechungsprotokoll.

Ist hier keine Vorlage eingetragen, so werden die Besprechungsprotokolle mit der ersten Vorlage in der Liste der HTML-Vorlagen → Besprechungsprotokollvorlagen versendet.

Hinweis

Haben Sie dem Besprechungsprotokoll Dokumente zugeordnet, werden diese beim Versand des Besprechungsprotokolls automatisch als Anhang in die E-Mail übergeben.

Funktionen

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Besprechungsprotokoll Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente eines Besprechungsprotokolls können auch per Drag & Drop einem anderen Besprechungsprotokoll zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Ausdruck
Drucken	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Besprechungsprotokolle generieren.
Druckvorschau	Mit dieser Funktion können Sie sich den Ausdruck vor dem Durcken in einer Vorschau anzeigen lassen.
Bildschirmliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Besprechungsprotokolle generieren. Im Fenster "Bildschirmliste" können verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zu dem Ausdruck ausgewählt werden.

Extras
Suchindex neu erstellen	Diese Funktion kann verwendet werden, wenn die Volltextsuche in der Besprechungsprotokollübersicht nicht korrekt funktionert.

Standardfeldauswahl Besprechungsprotokoll

Standardfeldauswahl Besprechungsprotokoll

Hinweis

Für die Funktion "Als E-Mail senden" gibt es zwei CRM Parameter: Versand intern und Versand extern (im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll).

Versand intern

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Versand extern

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Die HTML-Vorlage, die Sie im Parameter "Versand intern" hinterlegen, wird bei den beiden Funktionen "Als Anhang senden" und "Als HTML senden" dann herangezogen, wenn Sie am Reiter "Teilnehmer" im Besprechungsprotokoll nur interne Teilnehmer (also Mitarbeiter) hinterlegt haben.

Soabld Sie bei den Teilnehmern einen externen Teilnehmer (<> Mitarbeiter) dabei haben, wird als Vorlage bei Versand des Protokolls die Vorlage aus dem Parameter "Versand extern" genommen.

Befindet sich unter den Teilnehmern ein externer Teilnehmer, bekommen Sie bei Auswahl einer der beiden Funktionen eine Abfrage zur Entscheidug, welche Vorlage herangezogen werden soll.

Als Standardvorlage wird zuerst die am Besprechungsprotokoll direkt hinterlegte HTML-Vorlage herangezogen - sollte hier keine Vorlage hinterlegt sein, dann jene HTML-Vorlage, die der Besprechungskategorie zugeordnet ist. Ist auch hier keine Vorlage hinterlegt, dann wird die im Parameter Versand intern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll) hinterlegte HTML-Vorlage verwendet.

Dieselbe Abfrage erhalten Sie, wenn Sie bei einem Besprechungsprotokoll mit externen Teilnehmern die Funktion Freigeben wählen und die Option "Als Anhang per E-Mail" oder "Als HTML per E-Mail" wählen.

Mit rechter Maustaste auf einem Besprechungsprotokoll finden sich viele dieser Funktionen wieder. Zum Beispiel befindet sich die Funktion Notiz in diesem Menü, die es ermöglicht, eine Notiz zum Besprechungsprotokoll zu erfassen.

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Besprechungsprotokoll Bearbeitung

Wird ein Besprechungsprotokoll geöffnet (F2 "Ansehen", F5 "Neu", F6 "Bearbeiten"), so öffnet sich die Verwaltung der Besprechungsprotokolle.

Reiter "Besprechung"

Die Bezeichnung der Besprechung ergibt sich aus dem Termin, aus dem das Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist, und kann hier abgeändert werden. Ebenso werden die Zeit, das Projekt und die Ressource (wenn diese am Termin eingetragen worden sind) vom Termin an das Besprechungsprotokoll übergeben. Ist der Termin für mehrere Mitarbeiter angelegt worden, so werden diese Mitarbeiter auch gleich als Teilnehmer der Besprechung übergeben.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

Freigeben

Öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll - Freigeben, um das markierte Besprechungsprotokoll freizugeben, sodass es von anderen Teilnehmern angesehen werden kann.

Funktionen

DMS

Hinweis

Besprechungsprotokolle, denen hier eine Person zugeordnet worden ist, werden auch im Kontaktjournal angezeigt! Es werden alle Besprechungsprotokolle mit Personenzuordnung angezeigt, ohne darauf zu achten, ob sie bereits freigegeben worden sind!

Beachten Sie dazu den Aktivierungsparameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten:

Besprechungsprotokoll

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Besprechungsprotokolle automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

Hinweis

Wird im Reiter "Besprechung" ein Moderator im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird dieser automatisch beim Speichern des Besprechungsprotokolls als Teilnehmer übernommen. Details dazu in der Hilfe zum Feld:

Moderator

In diesem Feld können Sie den Moderator dieser Besprechung hinterlegen. Als Moderator kann nur ein im NTCS erfasster Mitarbeiter ausgewählt werden. Der in diesem Feld hinterlegte Mitarbeiter wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung zugeordnet.

Wird der Moderator im Besprechungsprotokoll nachträglich geändert, so wird dieser auch automatisch zu den Besprechungsteilnehmern hinzugefügt, falls er dort noch nicht zugeordnet ist. Zusätzlich bleibt auch jene Person als Besprechungsteilnehmer bestehen, die einmal als Moderator hinterlegt war.

Hinweis

Voraussetzung für die Übernahme des Moderators als Besprechungsteilnehmer ist immer das Speichern des Besprechungsprotokolls. Wird gleich bei der Neuanlage der Moderator ein paar Mal geändert, wird nur der zuletzt ausgewählte Moderator beim Speichern des Besprechungsprotokolls als Teilnehmer übernommen.

Existiert zu diesem Besprechungsprotokoll auch ein Termin, wird dieser automatisch auch auf den neu hinterlegten Moderator verteilt.

Berechtigt für Bearbeitung

Im Bereich "Berechtigt für Bearbeitung" werden alle Mitarbeiter angezeigt, die zur Bearbeitung berechtigt sind.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Bearbeitung berechtigen	Hier werden die Mitarbeiter, die das Protokoll bearbeiten dürfen, hinzugefügt. Nur für diese ist das Protokoll auch vor der Freigabe ersichtlich! Alle anderen Teilnehmer haben erst Zugriff auf das Besprechungsprotokoll, wenn die Freigabe erfolgt ist. Im unteren Bereich des Fensters sind die Mitarbeiter aufgelistet, die für die Bearbeitung des Besprechungsprotokolls berechtigt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung berechtigen.
Alle Teilnehmer berechtigen	Diese Funktion fügt alle Teilnehmer (Ausnahme "Verteilt an") der Besprechung zur Liste "Berechtigt für Bearbeitung" hinzu.

Foto

Im Bereich Foto wird das hinterlegte Foto der zugewiesenen Ressource angezeigt. Ein Foto kann gespeichert und verwaltet werden unter CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fotos. Im Fenster "Ressourcen" kann ein Foto zu einer Ressource hinterlegt werden.

Reiter "Teilnehmer"

Der Reiter "Teilnehmer" bietet einen raschen Überblick über alle Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Teilnehmer zuordnen	Es können Teilnehmer der Besprechung hinzugefügt oder auch von ihr entfernt werden. Es wird empfohlen, die Teilnehmer mittels dieser Funktion zu verwalten. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zu Besprechungsprotokoll - Teilnehmer zuordnen.
Verteilen an	Hier kann das Besprechungsprotokoll an weitere Personen verteilt werden. Sobald das Protokoll freigegeben ist, sehen diese Mitarbeiter das Besprechungsprotokoll. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe Verteilen an.
Anwesend	Für den markierten Teilnehmer (bzw. mehrere markierte Teilnehmer) wird der Status "Anwesend" vergeben. Ist der Teilnehmer bereits anwesend (Spalte "Anwesend"), so ist diese Funktion inaktiv. Personen, an die das Besprechungsprotokoll verteilt worden ist, können nicht auf anwesend gesetzt werden, diese werden immer als abwesend geführt.
Abwesend	Für den markierten Teilnehmer (bzw. mehrere markierte Teilnehmer) wird der Status "Abwesend" vergeben. Hat der Teilnehmer bereits den Status "abwesend" (Spalte "Anwesend"), so ist diese Funktion inaktiv. Der Protokollführer kann nicht auf "Abwesend" gesetzt werden. Der Teilnehmer, der im Feld "Protokollführer" am Reiter "Besprechung" hinterlegt ist, wird immer als anwesend geführt und kann nicht auf abwesend gesetzt werden.

In der rechten Fensterhälfte werden das Foto des Teilnehmers (wenn dieses in den Diversen Stammdaten unter "Fotos" bei den Personenfotos hinterlegt ist und der entsprechenden Person zugewiesen worden ist), die Zeitbuchungen und die Termine des ausgewählten Mitarbeiters, die am Tag der Besprechung stattfinden, angezeigt.

Der Protokollführer wird immer als "anwesend" angezeigt und kann nicht auf den Status "abwesend" geändert werden.

Hinweis: Verbindung Termine I

Werden Teilnehmer bei Terminen, zu denen bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist, geändert, werden automatisch auch die Teilnehmer im Besprechungsprotokoll aktualisiert und umgekehrt. Wird ein Teilnehmer eines solchen Termins gelöscht, wird dieser im Besprechungsprotokoll nur dann gelöscht, wenn es sich nicht um den Protokollführer, Moderator oder Bearbeiter des Besprechungsprotokolls handelt. Zusätzlich muss dieser Teilnehmer auf anwesend gestellt sein und es darf für diesen Teilnehmer kein Buchungstext erfasst sein.

Hinweis: Verbindung Termine II

Ist ein Besprechungsprotokoll aus einem Termin erzeugt worden, werden die Teilnehmer des Termins immer gleich mit den Teilnehmern der Besprechung gehalten. Zusätzlich wirkt sich auch der Zusagestatus aus, wenn Sie mit diesem in den Terminen arbeiten. Alle Mitarbeiter, die beim Zusagestatus

Abgesagt verwenden, werden als Abwesend ins Besprechungsprotokoll übergeben.

Der Vorteil, wenn Sie mit dem Zusagestatus arbeiten, ist jener, dass Sie den Termin nicht mehr löschen müssen, wenn Sie an der Besprechung nicht teilnehmen können. Sie können einfach absagen, so bleibt auch die Information erhalten, dass sie ursprünglich an dieser Besprechung teilnehmen sollten, tatsächlich aber abwesend sind. Sie können dadurch auch das Protokoll der Besprechung lesen. Hätten Sie den Termin gelöscht, müsste Sie der Protokollführer wieder manuell zur Besprechung dazuverteilen.

Foto

Im Bereich Foto wird das Foto des Teilnehmers (wenn dieses unter CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fotos bei den Personenfotos hinterlegt ist und der entsprechenden Person zugewiesen worden ist) angezeigt.

Termine

Die Termine zeigen die Termine des Tages aus den Terminen an. Die Termine können über die rechte Maustaste hier auch mit diversen Terminfunktionen bearbeitet werden. Über die Combobox kann umgeschaltet werden zwischen "Alle Termine", "Erledigte Termine" und "Offene Termine".

Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl dieses Bereichs, die Sie über das 3-Punkte-Menü

→ Feldauswahl

aufrufen, selbst festlegen.

Zeitbuchungen

Der Bereich "Zeitbuchungen" zeigt die Zeitbuchungen des aktuell markierten Tages des betreffenden Mitarbeiters an. Voraussetzung ist jedoch, dass der LEA Parameter Zeiterfassung dementsprechend eingestellt ist.

Tagesmodell

In diesem Bereich wird das Tagesmodell des jeweiligen Teilnehmers angezeigt. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Tagesmodelle.

Reiter "Protokoll"

Im Protokoll selbst ist es möglich, bereits im Vorfeld eine (grobe) Vorlage zur Besprechung zu erstellen und die Besprechung anschließend gleich in dieser Vorlage mitzuprotokollieren.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Freigeben

Öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll freigeben, um das markierte Besprechungsprotokoll freizugeben, sodass es von anderen Teilnehmern angesehen werden kann. Es öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, ob die Besprechungsteilnehmer per E-Mail informiert werden sollen.

Als E-Mail senden

Als Link senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher der Link zum Besprechungsprotokoll angeführt ist.

Als Anhang senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher das Besprechungsprotokoll als Anhang angefügt ist.

Als HTML senden

Öffnet eine neue E-Mail, in welcher das Besprechungsprotokoll als HTML eingefügt ist. Wurde in den HTML-Vorlagen (Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen) unter der Comboboxausprägung Besprechungsprotokollvorlagen eine Vorlage angelegt, die für den E-Mail-Versand passend ist, kann diese im Feld E-Mail Vorlage am Besprechungsprotokoll und/oder auf der Besprechungskategorie hinterlegt werden. Soll für alle E-Mails die gleiche Vorlage verwendet werden, müssen Sie die gewünschte Vorlage entweder im Parameter "Versand intern" oder "Versand extern" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll) hinterlegen.

Versand intern

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Versand extern

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Hinweis

Ist hier keine Vorlage eingetragen, so werden die Besprechungsprotokolle mit der ersten Vorlage in der Liste der HTML-Vorlagen → Besprechungsprotokollvorlagen versendet.

Hinweis

Haben Sie dem Besprechungsprotokoll Dokumente zugeordnet, werden diese beim Versand des Besprechungsprotokolls automatisch als Anhang in die E-Mail übergeben.

Agenda versenden

Mit der Funktion Agenda versenden können Sie die Agenda an alle Besprechungsteilnehmer per E-Mail versenden.

Funktionen

Weiteres Besprechungsprotokoll öffnen	Mit dieser Funktion können Sie parallel ein weiteres bereits in NTCS gespeichertes Besprechungsprotokoll zur Ansicht öffnen. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich eine Liste mit den Besprechungsprotokollen, für die Sie zum Ansehen berechtigt sind. In diesem Fenster können Sie das entsprechende Besprechungsprotokoll dann auswählen.
Agenda von Vorgänger übernehmen	Mit der Funktion Agenda von Vorgänger übernehmen werden die Agendapunkte und Dokumente vom Vorgängerprotokoll auf das neue Protokoll kopiert. Die Agendapunkte werden jedoch nur dann kopiert, wenn im aktuellen Protokoll noch keine Agendapunkte vorhanden sind. Sie können wählen, ob Sie die Agendapunkte mit oder ohne Protokoll übernehmen möchten bzw. ob die Dokumente des Vorgängerprotokolls übernommen werden sollen. Außerdem werden nur die Agendapunkte übernommen, die den Status offen oder in Arbeit haben; weiters ist die Übernahme der Agendapunkte nur einmalig möglich.
Dokumente von Vorgänger übernehmen	Mit dieser Funktion können die Dokumente vom Vorgängerprotokoll übernommen werden. Es öffnet sich das Fenster "Von Vorgänger übernehmen" und die Dokumente können wie gewünscht zugeordnet werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente zuordnen.
Agendapunkte von anderem Protokoll kopieren	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Agendapunkte bereits erstellter Besprechungsprotokolle in das aktuell geöffnete Besprechungsprotokoll zu kopieren. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Agendapunkte kopieren.
Agenda zu Termin hinzufügen	Mit der Funktion Agenda zu Termin hinzufügen können Sie die Agenda dem Termin, aus dem das Besprechungsprotokoll erstellt worden ist, hinzufügen. Die Agenda wird im Feld "Langtext" des Termins eingefügt. Diese Funktion ist nur möglich, wenn das Besprechungsprotokoll aus einem Termin erzeugt worden ist.

Funktionen

Die weiteren Menüpunkte finden Sie oben in der Hilfe zum Reiter "Besprechung" unter "Ansicht" beschrieb

Im Protokoll selbst ist es möglich, bereits im Vorfeld eine grobe Vorlage zur Besprechung zu erstellen und die Besprechung anschließend gleich mitzuprotokollieren.

Hinweis

Eine Vorlage, die bei jeder Neuanlage eines Besprechungsprotokolls geladen wird, können Sie sich auch fix in den Parametern hinterlegen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Vorlage

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage für das Protokoll hinterlegen, damit wird bei Neuanlage eines Besprechungsprotokolls immer der Text laut dieser HTML-Vorlage vorgeschlagen. HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Dieser Vorschlag kann auch über die Besprechungskategorie erfolgen, wenn auf der für die Neuanlage eines Besprechungsprotokolls verwendeten Kategorie eine HTML-Vorlage hinterlegt ist. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Besprechungsprotokoll unter dem Punkt HTML-Vorlagen für Kategorien.

Protokolle

Zusätzlich zum aktuellen Protokoll haben Sie auch über den Baum auf der linken Seite die Möglichkeit, auf vorhergegangene Protokolle zuzugreifen und sich zur Besprechung zugeordnete Dokumente anzusehen. Sollte die Protokollleiste mit der Baumstruktur nicht angezeigt werden, müssen Sie diese mit der im nachfolgenden Bild markierten Schaltfäche einblenden. Damit diese Liste dann dauerhaft eingeblendet bleibt, müssen Sie die Stecknadel "senkrecht (

)" fixieren.

Sie können einen neuen Agendapunkt nur im aktuell geöffneten Protokoll erstellen. Dieser wird unterhalb des gerade markierten Agendapunktes eingefügt.

Text

Im BMD Editor kann man über das Menüband das Protokoll entsprechend anpassen.

Auf den einzelnen Reitern oberhalb der Menüleiste können Sie steuern, welche Funktionen unterhalb angezeigt werden. Die Beschreibung der einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum BMD Editor.

Hinweis

Die Schaltfläche Spezielle Hyperlinks wird durch die entsprechenden Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll beeinflusst.

Über den Parameter "Standardprogramm" können Sie definieren, welcher Programmteil sich hinter dem Omegazeichen verbirgt; die anderen Funktionen werden unter der Schaltfläche "Spezielle Hyperlinks" aufgelistet.

Standardprogramm

Mit diesem Parameter können Sie steuern, welche Neuanlagemaske (Aufgaben, Termine, Telefonprotokoll, Kontaktjournal oder Einsätze) beim Klick auf das Omega-Zeichen im HTML-Editor gestartet wird.

Der in diesem Parameter ausgewählte Programmteil kann dann nur mehr mit dem Klick auf das Omega-Zeichen gestartet werden. In der Liste der speziellen Hyperlinks unterhalb des Omega-Zeichens werden die anderen Programmteile aufgelistet.

Reiter "Termine"

Die Termine zeigen die Termine des Tages an. Die Termine können über die rechte Maustaste hier auch mit diversen Terminfunktionen bearbeitet werden.

Um Ihnen das Arbeiten mit dem Besprechungsprotokoll zu erleichtern, wurden hier die Funktionen der Termine eingebaut. Sie haben somit den Vorteil, Ihre Termine, die mit dem Besprechungsprotokoll verbunden sind, hier vollständig zu administrieren. Über die Combobox rechts oben können Sie einstellen, ob Sie die Termine des aktuellen Besprechungsprotokolls sehen möchten oder die Termine der gesamten Besprechungsprotokollserien.

Hinweis

Wenn Sie Besprechungsprotokolle aus den Terminen erstellen, beachten Sie bitte den Parameter Besprechungsprotokoll aus Termin unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Besprechungsprotokoll aus Termin

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Verschieben
Verschieben	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

Ressourcen zuordnen

Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenzuordnung.

Hinweis

Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis

Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters "Termin verteilen" steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Termin verteilen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Ja immer

1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern eine Abfragemeldung, ob alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen.

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung 0 - Ja immer wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Rückmeldung auf Abfrage
Mit Rückmeldung ohne Abfrage (keine Abfrage)
ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis

Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet ist, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren eine Hinweismeldung.

Terminserie

Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf "Erledigt" setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Ist der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen worden, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als offen gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis

Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonst unverändert.

Ressourcen freigeben

Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

Hinweis

Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.

Termin in Aufgabe umwandeln

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.

Tagestermin einfügen

Mit dieser Funktion können Tagestermine eingefügt werden.

Mit Aufruf der Funktion öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen"

Hinweis

Im Fenster "Terminkennzeichen suchen" werden alle Terminkennzeichen aufgelistet, die in den Stammdaten der Terminkennzeichen beim Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" selektiert haben.

Tagestermine werden im Terminkalender unter der Navigationsleiste zum jeweiligen Tag angezeigt.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checklistenübersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Genehmigen

Diese Funktion ermöglicht es, einen Termin zu genehmigen und den Genehmigungsstatus festzulegen.

Funktionen

Ausdruck
Terminliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminliste.

In LEA verbuchen

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.

Teilnehmer benachrichtigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis

Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

Als E-Mail senden

Ermöglicht das Versenden des Termins per E-Mail.

Freien Termin suchen

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten. Genauere Informationen dazu finden Sie in der HIlfe zum Fenster Freien Termin suchen.

Mitarbeitergespräch

Mit dieser Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.

Eventmanager

Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen, wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis

Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt worden ist. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.

Telefonprotokoll

Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis

Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter "Aktivität" bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.

Besprechungsprotokoll


Besprechungsprotokoll erzeugen	Mit dieser Funktion können Sie ein weiteres Besprechungsprotokoll erzeugen.
Zum Protokoll der Besprechung	Dorthin gelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt worden ist. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol in der Spalte "aus Bespr.Prot.".

Leadmanagement

Lead erstellen	Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.
Zum Lead	Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.

Einsatz

Zum Einsatz

Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.

Zusagestatus

Der Terminzusagestatus ist ein Bestätigungsstatus, der bei jedem Termin angezeigt wird und vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann. Der Status kann die Ausprägungen "Zugesagt", "Zugesagt online", "Abgesagt", "Mit Vorbehalt" oder "Unbearbeitet" annehmen.

Standardbrief für Termine

Diese Funktion öffnet im Standardbrief eine neue Briefvorlage zur Bearbeitung.

Terminbestätigung senden

Die Funktion "Terminbestätigung senden" ermöglicht es, eine Bestätigung für einen geplanten Termin per E-Mail zu versenden.

Abwesenheit

Eine Terminabwesenheit kann entweder manuell zu einem bereits erstellten Termin hinzugefügt werden oder automatisch bei der Neuanlage eines Termins erstellt werden. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe Abwesenheiten aus Termin erzeugen.

Sonderfunktionen

Verlauf	Die Funktion zeigt den Verlauf der Bearbeitung an.
zur Kasse	Die Funktion öffnet das Fenster Kassenerfassung.
Workflowübersicht	Die Funtkion öffnet die Workflowübersicht. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe Workflowinstanzen.
Geburtstagseinstellungen	Mit dieser Funktion können Sie Geburtstagseinstellungen vornehmen.
Termine/Aufgaben synchronisieren	Mit dieser Funktion können Sie Einstellungen für die Synchronisation zwischen NTCS und Outlook vornehmen, um Ihre Termine und/oder Aufgaben abzugleichen. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe Termine/Aufgaben synchronisieren.
Terminbenachrichtigungen einstellen	Mit dieser Funktion können Sie Terminbenachrichtigungen einstellen.

Extras

Reiter "Aufgaben"

Um Ihnen das Arbeiten mit dem Besprechungsprotokoll zu erleichtern, wurden hier die Funktionen der Aufgaben eingebaut. Sie haben somit den Vorteil, Ihre Aufgaben, die mit dem Besprechungsprotokoll verbunden sind, hier vollständig zu administrieren. Mit dem Reiter "Aufgaben" hat man einen Überblick über alle zu dem Besprechungsprotokoll oder der Protokollserie gehörenden Aufgaben. Es kann zusätzlich noch zwischen den offenen, erledigten, allen usw. Aufgaben mittels Combobox gewechselt werden.

Über das Einstiegsfeld Volltextsuche können Sie einen gewünschten Begriff eingeben, nach dem anschließend alle Aufgaben durchsucht werden. In der Liste werden dann nur jene Aufgaben angezeigt, die entweder im Langtext oder im Feld Betreff den eingegebenen Begriff beinhalten.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu den Aufgaben.

Hinweis

Aufgaben, die aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt worden sind, können in den Aufgaben nicht gelöscht, sondern nur erledigt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Mehr Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie in der Hilfe zu den Aufgaben.
Erledigen	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.
Ausführen	Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll (Telefon), aus der Post, aus der Termine (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.
Delegieren	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Funktionen

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln

Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.

Einsätze


Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS - Aufgaben

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Aufgabe Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnungs-Funktionen.

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Die Ursprungsaufgabe wird beim Speichern der Wiedervorlagenaufgaben automatisch erledigt.

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.
Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Intervall

Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten.

Hinweis

Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.

Standardbrief für Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Erinnerungen löschen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Sonderfunktionen

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat, und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt wurde.

Termine/ Aufgaben synchronisieren

Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben ins Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig ins Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch im Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Ausführbare Aufgaben synchronisieren

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.

Besprechungsprotokoll

Zum Protokoll der Besprechung

Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter Protokoll in den Besprechungsprotokollen.

Workflow

Workflowübersicht

Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt wurde.

Textdatei importieren - Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Aufgaben aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Aufgaben.

Textdatei exportieren - Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Aufgaben in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Extras

Aufgabentext

In diesem Bereich wird der erfasste Text der Aufgabe angezeigt. Sie können diesen Text jederzeit sofort hier editieren, ohne in den Bearbeitungsmodus der Aufgabe zu wechseln. Sobald Sie den Text bearbeiten, erscheint das Menüband dieses Editors und alle benötigten Funktionen werden aktiv.

Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die vorgenommenen textlichen Änderungen zur Aufgabe speichern.

Dokumente

Aufgabendetails

In diesem Bereich können Sie sich zusätzliche Informationen zur selektierten Aufgabe anzeigen lassen. Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene

Feldauswahl über dieses Symbol

in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Reiter "Einsätze pro Mitarbeiter"

Um Ihnen das Arbeiten mit dem Besprechungsprotokoll zu erleichtern, wurden hier die Menüpunkte der Einsätze/Mitarbeiter der PEP eingebaut. Sie haben somit den Vorteil, Ihre mit dem Besprechungsprotokoll verbundenen Einsätze hier vollständig zu administrieren. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, neue Einsätze zum Besprechungsprotokoll anzulegen und zu verwalten.

Eine vollständige Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Einsätze.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

Duplizieren

Erstellt ein Duplikat des Einsatzes. Siehe Vorgang duplizieren.

als E-Mail senden

Öffnet eine E-Mail für den ausgewählten Einsatz.
Es muss dafür mindestens eine Benachrichtigungsvorlage vorhanden sein.

Benachrichtigung

Stellt Funktionen zur Benachrichtigung über den ausgewählten Einsatz zur Verfügung.

Voraussetzung dafür sind korrekt eingestellte Benachrichtigungen - siehe dazu auch Einrichten von Benachrichtigungen in der PEP.

bei Arbeitsbeginn	Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der ausgewählte Einsatz gestartet wird (d. h. Einsatzstatus >= 3000).
bei Fertigstellung	Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der ausgewählte Einsatz beendet wird (d. h. Einsatzstatus >= 6000).
bei Terminverschiebung	Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der ausgewählte Einsatz terminlich verschoben wird (d. h., Soll-Anfang bzw. Soll-Ende ändern sich).
bei Terminverschiebung + Fertigstellung	Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der ausgewählte Einsatz terminlich verschoben oder fertiggemeldet wird (d. h., Soll-Anfang bzw. Soll-Ende ändern sich oder Einsatzstatus >= 6000).
bei Termin- und Statusänderungen	Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der ausgewählte Einsatz gestartet (d. h. Einsatzstatus >= 3000) oder terminlich verschoben (d. h. Soll-Anfang bzw. Soll-Ende ändern sich) oder fertiggemeldet (d. h. der Einsatzstatus >= 6000) wird.

In LEA verbuchen

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis

Splitten (Zeit)

Splittet einen Zeitanteil des Einsatzes ab - siehe Vorgang splitten (Zeit).

Splitten (Menge)

Splittet einen Zeitanteil des Einsatzes ab - siehe Vorgang splitten (Menge).

Einlasten

Ruft die automatische Planung für den Einsatz auf - siehe auch Einlasten.

Manuell einlasten

Diese Option ist nur aktiv, wenn am ausgewählten Einsatz ein Arbeitsplatz hinterlegt ist.

Benachrichtigung

Stellt Funktionen zur Benachrichtigung über den ausgewählten Einsatz zur Verfügung.

Voraussetzung dafür sind korrekt eingestellte Benachrichtigungen - siehe dazu auch Einrichten von Benachrichtigungen in der PEP.

bei Arbeitsbeginn (alle Zuordnungen)	Zeigt alle ausgewählten Mitarbeiter an, die eine Benachrichtigung bei Arbeitsbeginn für diesen Einsatz aktiviert haben. Es können im Zuordnungsfenster neue Mitarbeiter zugeordnet werden.
bei Fertigstellung (alle Zuordnungen)	Zeigt alle ausgewählten Mitarbeiter an, die eine Benachrichtigung bei Fertigstellung für diesen Einsatz aktiviert haben. Es können im Zuordnungsfenster neue Mitarbeiter zugeordnet werden.
bei Terminverschiebung (alle Zuordnungen)	Zeigt alle ausgewählten Mitarbeiter an, die eine Benachrichtigung bei einer Terminverschiebung für diesen Einsatz aktiviert haben. Es können im Zuordnungsfenster neue Mitarbeiter zugeordnet werden.
bei Terminverschiebung + Fertigstellung (alle Zuordnungen)	Zeigt alle ausgewählten Mitarbeiter an, die eine Benachrichtigung bei Fertigstellung oder Terminverschiebung für diesen Einsatz aktiviert haben. Es können im Zuordnungsfenster neue Mitarbeiter zugeordnet werden.

In LEA verbuchen

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis

Ansicht
Einstellungen	Mit dieser Funktion öffnet sich das Fenster "Einstellungen für Fenster".
Gantt Einstellungen	Hier können Einstellungsmöglichkeiten zum Gantt-Chart vorgenommen werden. Es öffnet sich das Fenster "Gantt einstellen...". Im Gantt werden die angelegten Einsätze mit dazugehörigen Zeitachsen dargestellt, um eine Visualisierung der eingetragenen Zeit zu erhalten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter Gantt einstellen....

Extras
Checkliste (VG)	Funktionen zum Anzeigen und Bearbeiten der am Einsatz hinterlegten Checkliste.
Einsatz - Besprechungsprotokoll	Mit dieser Funktion kann ein Einsatz zum Besprechungsprotokoll hinzugefügt oder entfernt werden.
Verknüpfung in Zwischenablage kopieren	Der Link zum Ansehen des Einsatzes in der NTCS wird in die Zwischenablage kopiert.
Vorgangsstempelung	Funktionen zum Erstellen von Zeitaufzeichnungen über das Fenster BDE-Zeit.
Link für Besprechungsprotokoll in Zwischenablage kopieren	Diese Funktion kopiert einen Link vom Einsatz in die Zwischenablage.
Textdatei importieren - Einsätze pro Mitarbeiter	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Einsätzen pro Mitarbeiter aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. CSV-Import von Einsätzen.
Textdatei exportieren - Einsätze pro Mitarbeiter	Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Aufgaben in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

MA-Zuordnung

Hier werden die Mitarbeiterzuordnungen angezeigt.

Folgende Funktion steht über das Fenstermenü zur Verfügung:


Status ändern	Bezieht sich auf das Feld "Status-MAZ" in der Personaleinsatzplanung. Gibt an, welchen Status die Mitarbeiterzuordnung besitzt. Der Status kann auch über das Ampelsymbol geändert werden.

Beschreibung

Hier kann ein Text zu den Einsätzen erfasst werden.

Reiter "Dokumente"

Hinweis

Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis

Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, welches Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen RTF und TIF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp PDF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Öffnet das Dokument zur Bearbeitung.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.

Per E-Mail versenden

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden, definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit welchem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis

Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokument versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

In diesem Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post

Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei - Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Funktionen

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt den Check-out-Status zurück. Außerdem gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe Admin oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.

Erstelle

Neue Aufgabe

Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Termin

Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neue Frist

Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Workflow

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das machen, bekommen Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, welches den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Favoriten


Zu Favoriten hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
Aus Favoriten entfernen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS-Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Externer Link

In Zwischenablage kopieren

Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Word-Dokument eingefügt werden.

Als E-Mail senden

Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis

Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Externer Link als E-Mail

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.

Als Download-Link

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der LEA wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis

Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

Zu Dokument in DMS

Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument geben können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Dokumente zuordnen

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zuzuordnen. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Archivieren

Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, welche zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

Verschieben/Verteilen/Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle im NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle im NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in welches die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumenten-Versionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speicher-Medium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → Pfade angelegt bzw. adapiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen ein Dokument zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Hinweis

Wird eine Person gelöscht, von der ein Dokument auf eine andere Person verteilt ist, wird die Verteilung aufgelöst und das Dokument wird auf die verteilte Person übertragen.

Wird eine Person gelöscht, von der mehrere Dokumente auf andere Personen verteilt sind, wird das Dokument mit der niedrigsten Dokumentennummer zum Hauptdokument und die Verteilung des Hauptdokuments auf die anderen Personen bleibt vorhanden.

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis

Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren".

Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", welches Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Hierbei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Kopieren/Einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den selektierte Dokumentendatensatz kopieren oder einfügen. Es kann immer nur ein Datensatz kopiert werden, das gleichzeitige Kopieren mehrere Dokumentendatensätze ist nicht möglich.

Reiter "Protokollübersicht"

Die Protokollübersicht bietet einen Überblick über das aktuelle Besprechungsprotokoll bzw. die Vorgänger- und Nachfolgebesprechungsprotokolle des aktuellen Protokolls.

Nur der Protokollführer, Moderator und der Bearbeiter dürfen das jeweilige Protokoll bearbeiten.

Folgende Funktion steht über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Besprechungsprotokolle ordnen	Ermöglicht das Ordnen zusammenhängender Besprechungsprotokolle.

Diese Funktion steht zur Verfügung, sobald man zumindest ein Besprechungsprotokoll einer Serie bearbeiten darf oder wenn noch keine Serie vorhanden ist. Mithilfe dieser Funktion können Besprechungsprotokolle, die man bearbeiten darf, zugeordnet oder entfernt werden.

Da ein versehentlich zugeordnetes Besprechungsprotokoll unter Umständen das aktuelle Besprechungsprotokoll ist und weil man nur über dieses in die Serie hineinkommt, kann das aktuelle Protokoll auch entfernt werden.

Beim manuellen Zuordnen ("Besprechungsprotokoll ordnen") oder Verknüpfen aus einem Termin bekommt man, falls man für das ausgewählte Protokoll keine Bearbeitungsberechtigung besitzt, eine Hinweismeldung.

Hintergrundinformationen

Sollten Sie ein Besprechungsprotokoll bearbeiten wollen, das gerade durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird, so ist das rechts oben im Fenster ersichtlich.

Datensatzprotokollierung im Besprechungsprotokoll

Im Datensatzprotokoll des Besprechungsprotokolls werden zusätzlich zu den üblich protokollierten Tätigkeiten (Neuanlage, Bearbeiten ...) noch weitere Aktionen der NTCS Benutzer mitprotokolliert. Dadurch können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer welche der folgenden Aktionen im Besprechungsprotokoll durchgeführt hat:

Wenn das Besprechungsprotokoll freigegeben wird.
Wenn das Besprechungsprotokoll aus einem Termin erzeugt wird.
Wenn Agendapunkte kopiert bzw. gelöscht werden.
Wenn Agendapunkte von Vorgängerprotokollen übernommen werden.

Die Datensatzprotkollierung kann in den jeweiligen Reitern unter den Weiteren Funktionen über das 3-Punkte-Menü

→ Extras aufgerufen werden

Siehe auch:

Besprechungskategorien

Besprechungsprotokoll

Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Besprechungsprotokoll?

Lernvideo: Wie erstelle ich eine HTML-Vorlage für das Besprechungsprotokoll, und eine Vorlage für den Ausdruck des Besprechungsprotokolls?