Mitarbeitergespräche

 

 

Um ein Mitarbeitergespräch erfassen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Neue Mitarbeiterziele werden im Modul Personalinformationssystem (PI) unter Stammdaten → Mitarbeitergespräche → Mitarbeiterziele erfasst.

 

 

Die Ziele bestehen aus größeren Hauptzielen (links), die in mehrere Unterziele (rechts) aufgeteilt sein können.

 

In der Zieldefinition werden zuerst neue Mitarbeiterhauptziele in der linken Fensterhälfte definiert. Diese Mitarbeiterhauptziele können firmenbezogen angelegt werden und können pro Firma abweichen.

Die Hauptziele sind größere Zielbereiche und können dem Mitarbeiter nicht direkt zugeordnet werden.

 

 

Mitarbeiterziele und Unterziele können auf den Status "erledigt" gesetzt werden. In der Spalte Status wird angezeigt, ob ein Unterziel bereits erledigt oder noch offen ist. Dies ist mittels Klick mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Mitarbeiterziel oder Unterziel möglich. Ebenso können diese wieder auf "Offen" gesetzt werden. Wird ein Mitarbeiterziel zum Bearbeiten geöffnet, so besteht auch hier die Möglichkeit im Feld Status "Offen" oder "Erledigt" einzustellen.

 

Im Combobox-Menü in der rechten oberen Fensterhälfte kann man sich die offenen, erledigten, oder alle Unterziele zum jeweiligen Mitarbeiterziel ansehen. Ein Fortschrittsbalken zu den Unterzielen ist unterhalb der Mitarbeiterziele im linken unteren Fensterbereich zu finden. Hier wird angezeigt, wie viele der vordefinierten Unterziele bereits erledigt sind.

 

Den Unterzielen kann, je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit des Ziels, eine Priorität zugewiesen werden (niedrig, mittel, hoch). Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dem Unterziel eine Checklistvorlage oder ein Projekt zuzuweisen. (Nähere Informationen zu Checklisten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklistvorlagen).

Das Feld Status gibt an, ob ein Ziel bereits erledigt wurde oder noch offen ist. (Erledigte Unterziele können einem Mitarbeitergespräch ebenso zugeordnet werden wie offene!)

 

In der unteren Fensterhälfte kann in der Zielbeschreibung das jeweilige Unterziel näher beschrieben werden.

Diese Zielbeschreibung wird im Übersichtsfenster in der Zeile rechts unten angezeigt, wenn das Unterziel markiert ist. Diese Zielbeschreibung kann nur geändert werden, wenn man sich im Bearbeiten-Modus (F6 Taste) befindet oder eine Neuanlage eines Unterziels (F5 Taste) getätigt wird. Dazu stehen Ihnen allgemeinbekannte Textverarbeitungswerkzeuge zur Verfügung. Eine Bearbeitung der Zielbeschreibung im Übersichtsfenster aller Ziele ist nicht möglich.

 

Unter Stammdaten → Mitarbeitergespräche → Mitarbeitergesprächskategorien können verschiedene Kategorien für Mitarbeitergespräche angelegt werden. Diese Kategorien können am Mitarbeitergespräch hinterlegt werden. In der Kategorie selbst kann eine Vorlage hinterlegt werden (siehe 5. Vorlagen). Öffnet man ein Besprechungsprotokoll für ein Mitarbeitergespräch, in dem diese Kategorie hinterlegt ist, wird jene Vorlage herangezogen, die auf der Kategorie hinterlegt ist und nicht die Vorlage, die als Standard in den PI Parametern eingetragen ist (siehe 6. Parameter im Paket PI).

 

 

Nach dem Definieren der Mitarbeiterziele kann das eigentliche Mitarbeitergespräch erstellt werden (Modul Personalinformationssystem unter Mitarbeiter → Mitarbeitergespräche). Ein neues Mitarbeitergespräch wird jedoch idealerweise gleich direkt aus dem Terminkalender heraus erzeugt.

Dazu wird zuerst ein Termin für das Gespräch angelegt und an den betreffenden Mitarbeiter verteilt. Im Feld Person/Institution wählen Sie den Mitarbeiter aus. Unter Extras → Mitarbeitergespräch kann ein neues Mitarbeitergespräch für die beiden betroffenen Mitarbeiter angelegt werden (Erzeugen und Bearbeiten darf nur der Vorgesetzte!)

 

Wer Vorgesetzter und wer Mitarbeiter ist wird in den Mitarbeiterstammdaten, unter anderem durch das Feld "Position", festgelegt.

An einem Mitarbeitergespräch können immer nur 2 Personen teilnehmen. Diese müssen als Mitarbeiter im NTCS angelegt sein und über eine User-ID verfügen. Bei einem an drei oder mehrere Personen verteilten Termin kann die Funktion Mitarbeitergespräch nicht ausgewählt werden.

 

Achtung! 

Wenn dem Termin bereits ein Besprechungsprotokoll zugeordnet worden ist, kann kein Mitarbeitergespräch mehr erzeugt werden!

 

 

 

 

Hinweis 

Bei der Terminanlage kann auch die dazugehörige Ressource (wenn vorhanden) eingetragen werden. Dem Termin zugeordnete Dokumente werden ebenfalls in das Besprechungsprotokoll des Mitarbeitergesprächs übernommen.

 

 

 

Hinweis 

 

Im Paket PI unter Mitarbeiter → Mitarbeitergespräche wird nun das über den Termin angelegte Gespräch angezeigt. Das Termindatum wird dabei in das Feld „Geplantes Gesprächsdatum“ übernommen. Bei der jeweiligen Besprechung wird das Foto des teilnehmenden Mitarbeiters angezeigt, wenn im Mitarbeiterstamm im Feld Foto ein entsprechendes hinterlegt ist. Über die Combobox rechts oben können Sie zwischen Besprechungen, bei denen Sie Vorgesetzter sind, Besprechungen, bei denen Sie Mitarbeiter sind oder allen wechseln.

 

Seitenanfang  

Unter dem Reiter "Zugeordnete Ziele" können entweder neue Ziele (die in den Mitarbeiterzielen definiert worden sind) zugewiesen werden oder noch offene Ziele (wenn zum Beispiel noch Ziele aus einem vorherigen Mitarbeitergespräch offen sind) übernommen werden. Wenn im Zuge des Gesprächs festgestellt wird, dass Ziele bereits erreicht wurden, oder schon zum Teil erfüllt sind, kann hier das entsprechende Ziel auf erledigt gesetzt oder in der Spalte „Erfüllungsgrad“ ein Prozentwert angegeben werden, damit ersichtlich ist, inwieweit dieses Ziel bereits erfüllt ist. Über die Combobox können Sie zwischen den offenen, erledigten oder allen Zielen wechseln.

 

Wird ein Ziel hier erledigt, so ist es NUR für dieses Mitarbeitergespräch erledigt und nicht in der Liste aller Ziele als erledigt gekennzeichnet!

Seitenanfang  

Stellt man im Zuge der Besprechung fest, dass der Mitarbeiter einen Bedarf an weiteren Ausbildungen oder Ausbildungswünsche hat, kann dies hier festgehalten werden. Eine Ausbildung kann entweder verpflichtend (diese Ausbildung wird vom Vorgesetzten gefordert) oder als Ausbildungswunsch (der Mitarbeiter möchte gerne diese Ausbildung machen), angelegt werden. Der Bedarfsstatus gibt an, ob für den Mitarbeiter die Ausbildung angelegt wurde oder ob er an der Ausbildung schon teilgenommen hat. In der Spalte „Genehmigt“ wird die Genehmigung durch den Vorgesetzten festgelegt. In der Combobox kann zwischen allen, genehmigten und nicht genehmigten Ausbildungen gewechselt werden.

 

Die Ausbildungen werden im Paket PI am Ausbildungsstamm administriert.

 

 

Sind die Ausbildungen dort eingetragen können Sie hier ausgewählt werden.

 

Mittels der Funktion „Betriebsmittel zuordnen“ können dem Mitarbeiter die jeweils benötigten Betriebsmittel (z. B. Notebook, Auto für den Außendienst, ...) zugeordnet werden. Wird das jeweilige Betriebsmittel, das dem Mitarbeiter zugeordnet worden ist, ausgehändigt (dies wird im Modul Personalinformationssystem unter Mitarbeiter → Betriebsmittel erledigt), so ist dies in der Spalte „Erhalten“ am Reiter Betriebsmittel ersichtlich.

 

 

 

In den Mitarbeitergesprächen besteht die Möglichkeit zur jeweiligen Besprechung ein Protokoll zu erfassen. Auf dieses Protokoll haben nur der Vorgesetzte und der teilnehmende Mitarbeiter Zugriff und Einsicht (siehe dazu Dokumentation „Besprechungsprotokoll“).

Besprechungsprotokolle, die über die Mitarbeitergespräche erzeugt wurden, scheinen nicht in der Liste der Besprechungsprotokolle (CRM → Besprechungsprotokoll) auf!

 

Achtung! 

Wird ein Mitarbeiter bzw. Vorgesetzter gelöscht, so werden sämtliche angelegte Mitarbeitergespräche mitgelöscht!

 

Für das Protokoll des Mitarbeitergesprächs können HTML-Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlagen ermöglichen es, dass alle Protokolle, bei denen diese Vorlage hinterlegt ist, über den gleichen Aufbau und dieselbe Formatierung verfügen.

Für die Mitarbeitergespräche gibt es eine Reihe an Standardvorlagen. Diese können im CRM Paket unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards importiert werden.

 

Eine neue Vorlage oder über die Schnittstelle Import importierte Vorlagen können im CRM unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erzeugt bzw. bearbeitet werden. Um eine neue Mitarbeitergesprächsvorlage zu erstellen, wählt man in der Combobox den Punkt „Mitarbeitergespräch-Vorlagen“ aus. Mittels der „F5 Taste“ wird eine neue Vorlage erzeugt. Bereits erzeugte Vorlagen können mit der Funktion „Öffnen“, oder der „F8 Taste“ bearbeitet werden. Die Standardvorlagen können nicht bearbeitet werden!

 

 

 

In der Vorlage selbst besteht die Möglichkeit Datenfelder zu integrieren. Diese Datenfelder beziehen sich auf den Mitarbeiter oder den Vorgesetzen und werden beim Öffnen des jeweiligen Besprechungsprotokolls mit den zugehörigen Daten befüllt.

 

 

Diese findet man unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI-Parameter → 1 Einstellungen für Personalinformationssystem → Allgemeine Einstellungen → 13 Mitarbeitergespräch.

 

Dieser Parameter steuert, ob nur der Vorgesetzte oder der Vorgesetzte und der Mitarbeiter Zugriff auf das betreffende Mitarbeitergespräch haben sollen.

 

 

 

Im Parameter Vorlage kann eine Standardvorlage hinterlegt werden. Sobald ein neues Besprechungsprotokoll für das Mitarbeitergespräch angelegt wird, befindet sich diese Vorlage als aktuelles Protokoll im Karteireiter Protokoll. Werden Mitarbeitergesprächskategorien verwendet und auf diesen ist eine andere Vorlage hinterlegt, so wird das Besprechungsprotokoll mit der Vorlage aus der Kategorie und nicht mit der Vorlage aus dem PI Parametern gestartet (siehe Punkt Mitarbeitergesprächskategorien).