Ressourcen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → Ressourcen → RessourcenDieses Fenster ermöglicht Ihnen die Verwaltung von sämtlichen im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Die Ressourcen bieten Ihnen die Möglichkeit, ein sogenanntes Verleihsystem aufzubauen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld Firma können Sie jene Firma auswählen, zu der Sie die Ressourcen angezeigt haben möchten. Sollte die im Einstiegsfeld ausgewählte Firma Teil einer Firmengruppe sein, werden in der Liste alle Ressourcen der Firmen dieser Firmengruppe angezeigt.
Hinweis
 | Ressourcen können nicht von einer Firma auf eine andere Firma umgestellt werden. |
Mit der Combobox Ressourcenart können Sie die Liste gefiltert nach einzelnen Ressourcenarten darstellen lassen. Die Ressourcenarten sind von BMD fix vorgegeben und können von Ihnen weder verändert werden, noch können Sie neue Ressourcenarten anlegen. Damit die Neuanlage einer Ressource überhaupt funktioniert, müssen Sie in diesem Feld eine Ressourcenart auswählen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in den Hintergrundinfos weiter unten.
Mit der Combobox Kategorie können Sie noch zusätzlich zur Ressourcenart nach Ressourcenkategorien filtern. Im Gegensatz zu den Ressourcenarten können Sie die Ressourcenkategorien frei nach Ihren Vorstellungen anlegen. In dieser Combobox werden Ihnen dann automatisch jene Kategorien angezeigt, die Sie zur bereits eingestellten Ressourcenart erfasst haben. Weitere Informationen zu den Ressourcenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenkategorien.
Hinweis
| Beim Einstiegsfeld "Ressourcenart" ist Folgendes zu beachten: Das Fenster "Ressourcen" öffnet sich auch beim Feld "Ressource" über die F4-Funktion – sowohl im Fenster "Ressourcenverleih" als auch im Neuanlagefenster des Ressourcenverleihs. Wird im Fenster "Ressourcenverleih" im Einstiegsfeld "Ressource" eine Ressource ausgewählt und anschließend die Neuanlage gestartet, wird die ausgewählte Ressource automatisch in das Feld "Ressource" der Neuanlagemaske übernommen. Wenn eine Ressource der Art "Bücher" ausgewählt wurde und anschließend über die F4-Funktion das Fenster "Ressourcen" in der Neuanlagemaske geöffnet wird, ist der Comboboxwert im Einstiegsfeld "Ressourcenart" automatisch auf "Bücher" gesetzt und nicht änderbar. Bei allen anderen Ressourcenarten bleibt die Combobox "Ressourcenart" aktiv und editierbar.  |
Ressourcen
In dieser Liste werden Ihnen entsprechend den Einstellungen in den beiden Comboboxen alle Ressourcen angezeigt. Im rechten Bereich wird Ihnen zur selektierten Ressource ein Foto angezeigt, sofern Sie dieses bei der Neuanlage einer Ressource im Feld Foto hinterlegt und den Bereich Foto eingeblendet haben.
Hinweis
| Diese Liste zeigt Ihnen standardmäßig alle aktiven Ressourcen an, über das Fenstermenü → Ansicht können Sie zwischen den aktiven, ausgeschiedenen und aktiven und ausgeschiedenen Ressourcen umschalten. Eine Ressource wird unter den ausgeschiedenen Ressourcen geführt, wenn Sie das Feld Aktiv im Neuanlage- bzw. Bearbeitungsfenster deaktivieren. Eine ausgeschiedene Ressource scheint in diversen Suchdialogen dann nicht mehr auf. |
Hinweis
| Rechts oben in diesem Bereich können Sie sehen, ob eine Ressource noch zum Verleih "  " oder zurzeit verliehen und somit " " ist. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ausleihen | Wenn Sie diese Funktion betätigen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Informationen über den Verleih (Dauer, Person) dieser Ressource erfassen können. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenverleih. |
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Ressource Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
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 Alle Ressourcen anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie sich alle Ressourcen anzeigen lassen, egal ob das Feld Eigene Ressource aktiviert ist oder nicht. Standardmäßig werden immer nur die eigenen Ressourcen in diesem Fenster geladen. Hinweis
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| Nur eigene Ressourcen anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie sich nur die eigenen Ressourcen anzeigen lassen. Das heißt, es werden Ihnen alle Ressourcen angezeigt, die über das Feld Eigene Ressource als eigene Ressource gekennzeichnet sind. | ||
 Aktive anzeigen | Wenn Sie diese Ansichtsoption wählen, werden Ihnen in der Liste der Ressourcen alle aktiven Ressourcen angezeigt. | ||
| Inaktive anzeigen | Wenn Sie nur die ausgeschiedenen Ressourcen in der Liste angezeigt haben wollen, müssen Sie diese Option wählen. Hinweis
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| Alle anzeigen | Mit dieser Ansichtsoption werden Ihnen alle Ressourcen angezeigt, egal ob diese aktiv oder bereits ausgeschieden sind. |
 Export Textdatei - Ressource | Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Ressourcen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Export Textdatei. | ||
 Import Textdatei - Ressource | Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Ressourcen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Ressourcen. | ||
| Ressourcenverleih | In diesem Fenster werden Ihnen für die selektierte Ressource sämtliche vergangene bzw. zukünftige Reservierungen aufgelistet. Für weiterführende Informationen zur Verleihübersicht lesen Sie bitte die Hilfe zum Fenster Ressourcenverleih. | ||
 Ressourcenplan | Im Ressourcenplan sehen Sie in einer Kalenderdarstellung einen Überblick über alle Ressourcen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits verliehen sind. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenplan. | ||
 Buchliste nach Autoren | Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Buchliste nach Autoren öffnen. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv, wenn Sie im Einstiegsfeld Ressourcenart "Bücher" ausgewählt haben. | ||
| Ressourcenkategorien | Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster "Ressourcenkategorien". Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenkategorien. | ||
| Instandhaltungsobjekt erstellen | Mit dieser Funktion können Sie ein Instandhaltungsobjekt erstellen. Instandhaltungsobjekte dienen als Verknüpfung zwischen Ressourcen und Anlagegütern. Wenn Sie diese Funktion einmal ausgeführt haben, wird das Instandhaltungsobjekt der Ressource zugeordnet und kann auch kein zweites Mal angelegt werden. Deshalb ist nach dem ersten Ausführen dieser Funktion diese auch inaktiv. Hinweis
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Standardfeldauswahl Ressourcen
Inhaltsverzeichnis/Langtext
In diesem Bereich wird Ihnen zu einer selektierten Ressource die Beschreibung, die Sie im Feld Beschreibung bei der Neuanlage einer Ressource eingegeben haben, angezeigt.
Bei den beiden Ressourcenarten "Bücher" und "Datenträger" können Sie sich statt der Beschreibung den Inhalt des Feldes Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen, wenn Sie den Parameter Inhaltsverzeichnis anzeigen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Ressourcen → Allgemein setzen.
Wenn dieser Parameter auf die Ausprägung "Ja" gestellt ist, wird Ihnen bei Büchern und Datenträgern das Inhaltsverzeichnis am Reiter Inhaltsverzeichnis/Langtext angezeigt. Bei den anderen Ressourcenarten (Geräte, Räumlichkeiten, Fahrzeuge, Werkzeuge, Diverses) wird immer die Beschreibung angezeigt. |
Lebenslauf
In diesem Bereich können Sie zusätzliche Informationen zur Ressource erfassen. Das können zum Beispiel Serviceintervalle, Reperaturrechnungen oder Ähnliches sein. Weitere Informationen zur Anwendung des Lebenslaufs erhalten Sie in der Dokumentation Der Lebenslauf in der NTCS Anlagenbuchhaltung.
Hinweis
| Die Funktionalitäten für den Bereich "Lebenslauf" sind aber nicht für alle Ressourcen freigeschaltet. Dies ist von der Ressourcenart abhängig. Datensätze im Lebenslauf können für die Ressourcenarten "Geräte", "Fahrzeuge", "Werkzeuge" und "Diverses" angelegt werden, für alle anderen Ressourcenarten sind die Funktionen ausgegraut. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 DMS | Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Lebenslauf Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen. |
| Textdatei exportieren - Lebenslauf | Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Lebensläufe in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Textdatei exportieren. |
| Textdatei importieren - Lebenslauf | Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Lebensläufen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei. |
Foto
In diesem Bereich wird Ihnen das Foto angezeigt, das Sie der oben selektierten Ressource zugeordnet haben.
Hintergrundinformationen
Eine Ressource muss immer zu einer bestimmten Ressourcenart (von BMD fix vorgegeben) angelegt werden. Zusätzlich kann innerhalb einer Ressourcenart noch zwischen verschiedenen Ressourcenkategorien gewählt werden, sofern welche angelegt sind. Die nachfolgende Tabelle gibt Aufschluss, wie Ressourcen in NTCS beispielsweise angelegt werden können.
Beispiel
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Hinweis
| Wenn Sie die Neuanlage einer Ressource direkt im Fenster "Ressourcen" starten, müssen Sie vorher eine Ressourcenart im gleichnamigen Einstiegsfeld auswählen. Starten Sie die Neuanlage zum Beispiel aus dem DMS am Reiter Ressourcen, wird die Ressourcenart aus der ausgewählten Comboboxausprägung ermittelt.  Ist die Ausprägung "Alle" selektiert, ist eine Neuanlage nicht möglich.  |
Die Ressourcen können im Terminkalender im Zuge der Anlage oder Bearbeitung eines Termins im Feld Ressource hinterlegt werden. Ressourcen können aber auch direkt im Fenster Ressourcenverleih bzw. im Ressourcenplan reserviert werden.
Auch in den Mitarbeiterstammdaten können Ressourcen eingesetzt werden. Im Feld Zimmer können Sie definieren, in welcher Räumlichkeit der jeweilige Mitarbeiter seinen hauptsächlichen Arbeitsplatz hat.
Ist die Dokumentenliste bzw. Dokumentenübersicht geöffnet, so ist es möglich, dort ein Dokument zu nehmen und dieses via Drag & Drop zu einer Aufgabe, Ressource bzw. einem Termin oder Event in diesem Fenster zuzuordnen. Dazu halten Sie das Dokument im DMS mit der Maus fest und ziehen es in dieses Fenster herüber. Stellen Sie sich mit der Maus auf den Datensatz und lassen Sie das Dokument los. Das Dokument wird dem Datensatz zugeordnet.
Achtung!
 | Das Auslassen des Dokuments (Drop) wird nur ausgeführt, wenn die Firma / der Konzern des Archivs mit der Firma / dem Konzern des empfangenden Datensatzes übereinstimmt. |
Genehmigungspflichtige Ressourcen
Ressourcen können auch als genehmigungspflichtige Ressourcen angelegt werden. Ähnlich einer Termingenehmigung wird bei der Reservierung einer genehmigungspflichtigen Ressource über einen Termin eine Genehmigungsaufgabe erzeugt. Details zur Verwendung dieser Funktion finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.
Lernvideo: