Der Lebenslauf in der NTCS-Anlagenbuchhaltung
Grundlegende Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie unter Erste SchritteAllgemein
Im Lebenslauf der Anlagenbuchhaltung besteht die Möglichkeit, zu jedem einzelnen Anlagegut detaillierte Zusatzinformationen zu erfassen. Dabei handelt es sich nicht nur um die klassischen buchalterischen Daten wie Anschaffungskosten oder Abschreibungen, sondern auch um praxisrelevante Begleitinformationen aus dem laufenden Betrieb.
Zu diesen Zusatzinformationen zählen beispielsweise:
- Reparatur- und Wartungsrechnungen, die im Laufe der Nutzung anfallen
- Service- und Wartungsintervalle (z. B. regelmäßige Inspektionen bei Maschinen und Fahrzeugen)
- Dokumentation zu Umbauten, Erweiterungen oder technischen Änderungen
- interne Notizen oder Hinweise zum Zustand bzw. Nutzung des Anlagegutes
Diese Informationen werden im Lebenslauf des Anlagegutes chronologisch erfasst. Für diese Informationen steht Ihnen ein eigener Ausdruck zur Verfügung. Dieser kann bei Bedarf erstellt werden um die gesamten Daten übersichtlich darzustellen.
Wenn Sie mit der NTCS-Finanzbuchhaltung arbeiten, können diese Zusatzinformationen bereits direkt beim Buchen erfasst und automatisch an die Anlagenbuchhaltung übergeben werden. Das bedeutet, dass beispielsweise eine Reparaturrechnung nicht nur in der Finanzbuchhaltung verbucht wird, sodern gleichzeitig im Lebenslauf des entsprechenden Anlagegutes dokumentiert werden kann.
Der Lebenslauf ist als Zusatzpaket zur NTCS Anlagenbuchhaltung erhältlich.
Bereits früher erworbene Lizenenzen sind im Lizenzpaket 227 enthalten. Bei einem Neuerwerb erfolgt die Lizenzierung als Named-Lizenz. Diese ist im Lizenzpaket 675 enthalten.
Erfassung Lebenslauf
Erfassung manuell
Die Erfassung neuer Informationen zu einem Anlagegut erfolgt am einfachsten über den Anlagenexplorer. Wählen Sie hierzu das gewünschte Anlagegut aus und wechseln Sie in den Reiter "Lebenslauf". Wählen Sie das Plus-Symbol (+) für Neu.
Damit öffnet sich das Fenster für den Lebenslauf (Neuanlage), indem folgende Eingaben erfasst werden können:
- Datum: Hier wird das Datum des Eintrags erfasst. Meistens handelt es sich um das Buchungs- oder Erfassungsdatum.
- Text: Das ist ein Freitextfeld für ein Beschreibung des Vorgangs wie z. B. "Reparatur".
- Betrag: Hier wird der Geldbetrag eingegeben.
- Beleg: Feld für eine Belegnummer oder Referenz
- Belegdatum: Das ist das Datum, das auf dem Beleg selbst steht (z. B. Rechnungsdatum). Das kann sich vom ersten "Datum"-Feld unterscheiden.
Nach Eingabe der erforderlichen Daten wird der Vorgang gespeichert und im Lebenslauf des Anlageguts dokumentiert.
Erfassung beim Buchen
Zusatzinformationen für den Lebenslauf können direkt während der Verbuchung einer Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Dazu wird bei der Buchung im Bereich BILANZ/ANBU die Funktion "ANBU Lebenslauf erfassen" aufgerufen. Sobald die Funktion aktiviert ist, erscheint links unten der Hinweis "ANBU Lebenslauf erfassen". Daran erkennen Sie, dass die Erfassung des Lebenslaufs aktiv ist und zusätzliche Angaben eingegeben werden können.
Nach dem Abschluss der Buchung erscheint die Abfrage, in der festgelegt wird, für welches Anlagegut die zusätzlichen Informationen erfasst werden sollen. Wählen Sie in diesem Schritt das entsprechende Anlagegut aus der angezeigten Liste aus. Markiern Sie das dazu das gewünschte Anlagegut und bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit der Funktion "Übernehmen".
Sämtliche verfügbaren Informationen werden automatisch aus dem ausgewählten Buchungssatz übernommen. Im Fenster "Lebenslauf" können anschließend die übernommenen Angaben überprüft und bei Bedarf um weitere Informationen ergänzt werden.
Die Zuordnung des Anlageguts kann bei Bedarf auch nachträglich geändert oder korrigiert werden. Dies ist beispielsweise dann erforderlich, wenn bei der Erfassung versehentlich das falsche Anlagegut ausgewählt worden ist. Für diesen Fall steht die Funktion "Anlagegut wechseln" zur Verfügung. Diese kann direkt in diesem Fenster über das Menü "Funktionen" aufgerufen werden.
Nach Auswahl der Funktion kann ein anderes Anlagegut ausgewählt und die bestehende Zuordnung entsprechend angepasst werden.
Erfassung über die ER-Kontrolle (inkl. Dokument)
Werden die Rechnungen über die ER-Kontrolle gebucht, können die Informationen in der Rechnungs-Kontierung in den ANBU Lebenslauf übernommen werden.
Im Fenster der ER-Kontrolle finden Sie in der Kontierung unter dem Menü "Funktionen" den Aufruf für die Funktion "ANBU Lebenslauf erfassen".
Hier werden auch sämtliche vorhandenen Informationen aus der Kontierung übernommen und können noch ergänzt werden.
Hinweis
 | Wird bei der Erfassung über die ER-Kontrolle oder direkt bei der Buchung in der NTCS Fibu ein Dokument zugeordnet, wird dieses auch automatisch in den Lebenslauf des entsprechenden Anlageguts (Anbu) übernommen. Im Fenster "Lebenslauf" können Sie im Feld "Zugeordnete Dokumente" erkennen, ob ein Dokument zugeordnet worden ist. Ist eine Dokumentenzuordnung vorhanden, wird dies in diesem Feld entsprechend angezeigt. Sofern noch kein Dokument zugeordnet ist, können Sie über die F8-Schaltfläche eine Dokumentenzuordnung vornehmen. Nach Betätigung der Taste öffnet sich die Dokumentenauswahl, in der Sie ein bestehendes Dokument auswählen oder ein neues Dokument hinterlegen können.  |
Nachträgliche Erfassung am Kontoblatt
Wurde bei der Erfassung einer Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung versehentlich vergessen, die Rechnung mit dem entsprechenden Anlagen-Lebenslauf zu verknüpfen, kann diese Zuordnung nachträglich direkt in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden.
Öffnen Sie dazu die Ansicht "Kontoblatt" und suchen Sie die betreffende Buchungszeile. Markieren Sie anschließend die gewünschte Buchung. Über das Menü "BILANZ/ANBU" steht der Menüpunkt "Erfassen ANBU Lebenslauf" zur Verfügung. Nach Auswahl dieses Menüpunktes kann der zugehörige Anlagenlebenslauf für die bereits gebuchte Eingangsrechnung erfasst bzw. mit der Buchung verknüpft werden.
Im Fenster "Anlagegut suchen" wählen Sie das gewünschte Anlagegut aus.
Der Buchungstext wird automatisch an den Lebenslauf übergeben.
Im Anlagenexplorer im Reiter Lebenslauf wird die Rechnung/Information angezeigt.
Ausdruck des Lebenslaufs
Der Lebenslauf kann je nach Filterung (für ein Anlagegut, für ein Konto, für alle Konten) über die Funktion "Ausdruck" gedruckt werden:
Ausdruck 40 Lebenslauf:
Mit dem Ausdruck "40 - Lebenslauf" könnnen sämtliche zum Anlagegut erfassten Lebenslaufdaten in einer übersichtlichen und chronologischen Form dargestellt werden. Der Ausdruck dient dazu, die Historie eines Anlagegutes nachvollziehbar zu dokumentieren und bei Bedarf auszudrucken.
Ausdruck 42 Stammdatenblatt mit Lebenslauf:
Mit diesem Ausdruck erhalten Sie eine kombinierte Übersicht der Stammdaten eines Anlagegutes sowie der zugehörigen Lebenslaufdaten in einem Dokument.
