Ressourcen genehmigen
Allgemein
Im Terminkalender ist es möglich, beim Hinzufügen von Ressourcen einen Genehmigungsworkflow anzustoßen. Damit wird ein Autorisierungsablauf von Ressourcen innerhalb eines Betriebes abgebildet. Wie die Ressourcengenehmigung im Detail erfolgen soll, wird über den entsprechenden Workflow definiert.
Einstellungen für die Ressourcengenehmigung mit Workflow
Für die Ressourcengenehmigung mit Workflow müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Termingenehmigung muss in NTCS aktiv sein: Wenn Sie generell keine Termine genehmigen, wird auch für die Reservierung von Ressourcen kein Genehmigungsworkflow angestoßen. Beachten Sie dazu bitte den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 8 Termine → 3 Termingenehmigung → Ermittlung Genehmiger.Hier können Sie einstellen, wie die Termingenehmigung durchgeführt werden soll.Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
- manuell (mit Genehmigungsfenster)
- automatisch - im Hintergrund (Ermittlung Genehmiger aus Mitarbeiterstamm)
- Mit Workflow
- Keine Genehmigung notwendig
Hinweis
Voraussetzung ist nur, dass Sie die Termingenehmigung über diesen Parameter aktivieren. Welche Art der Genehmigung Sie hier eingestellt haben, ist für die Ressourcengenehmigung nicht von Bedeutung. - Workflow: Sie benötigen einen Workflow, der bei der Ressourcengenehmigung durchlaufen werden soll. Informationen zum Zeichnen eines Workflows entnehmen Sie der Dokumentation zum Workflow.
- Einstellungen auf der Ressource: Öffnen Sie CRM → Ressourcen → Ressourcen. Wählen Sie die entsprechende Ressource und bearbeiten Sie diese mit F6. Folgende Felder müssen eingestellt werden.
Workflow Hinterlegen Sie hier einen Genehmigungsworkflow, wenn diese Ressource genehmigungspflichtig sein soll. Dieses Feld wird in Kombination mit dem Feld Genehmigungspflichtig verwendet. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen genehmigen.Genehmigungspflichtig Setzen Sie dieses Feld auf JA, wenn diese Ressource genehmigungspflichtig sein soll. In diesem Zusammenhang muss zusätzlich ein Genehmigungsworkflow auf der Ressource hinterlegt werden. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen genehmigen.
Durchführung der Genehmigung
Die Ressourcengenehmigung wird automatisch gestartet, wenn eine genehmigungspflichtige Ressource zu einem Termin zugeordnet wird.
Hinweis
| Wenn der Termin gleichzeitig über ein genehmigungspflichtiges Terminkennzeichen verfügt, wird die Ressourcengenehmigung nicht ausgelöst! In diesem Fall übersteuert die normale Termingenehmigung die Ressourcengenehmigung. |
Die Genehmigung einer Ressourcenreservierung erfolgt beim jeweiligen Mitarbeiter über die zugeordnete Aufgabe.
Mit der Aktion "Ausführen" können Sie das Genehmigungsfenster öffnen. In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie die Reservierung genehmigen. Sie erhalten hier zusätzliche Informationen, um einzuschätzen, ob die beantragte Ressource angemessen ist:
- Betreff des Termins
- Anzahl der Teilnehmer
- Reservierte Ressourcen
Über die Combobox beim Feld "Termin genehmigen" können Sie wählen, ob Sie die Ressource genehmigen möchten. Bestätigen Sie anschließend mit OK. Die Aufgabe wird nun ausgeführt.
Hintergrundinformationen
Status der Termingenehmigung
Mit der Genehmigungspflicht erhält der Termin ein entsprechendes Icon und somit die Information, dass dieser Termin von übergeordneten Mitarbeitern bestätigt werden muss.
| kein Icon | Der Termin ist nicht genehmigungspflichtig. |
 unbearbeitet | Die Aufgabe zur Termingenehmigung wurde noch nicht von allen Mitarbeitern erledigt. |
 genehmigt | Der zuständige Mitarbeiter bzw. alle Mitarbeiter haben den Termin genehmigt. |
 mit Vorbehalt | Die Genehmigungsaufgabe wurde von allen Mitarbeitern erledigt und zumindest von einem mit Vorbehalt bestätigt. |
Hinweis
| Wenn die Reservierung einer Ressource nicht genehmigt wird, wird die Ressource automatisch vom Termin entfernt und wieder freigegeben! Ein Status "nicht genehmigt" wird am Termin nicht angezeigt. Nicht genehmigte Ressourcen werden im Verlauf des Termins gelistet. |
Besonderheiten
Reservierung genehmigungspflichtiger Ressourcen:
Genehmigungspflichtige Ressourcen können nur in Kombination mit einem Termin reserviert werden. Eine Reservierung alleine über den Ressourcenverleih (CRM → Ressourcen → Ressourcenverleih) ist nicht möglich.
Termine mit Ressourcen in Genehmigung/genehmigte Termine:
- Wenn sich auf dem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource befindet, wird die Genehmigung bei jeder Änderung der Ressource in jedem Fall neu ausgelöst. Auch dann, wenn z. B. nur eine nicht-genehmigungspflichtige Ressource geändert wird.
- Die Funktionen Delegieren und Verteilen sind bei genehmigungspflichtigen Terminen deaktiviert.
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