UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Ressourcen → Ressourcenplan
 
Der Ressourcenplan bietet Ihnen in einer Kalenderdarstellung einen Überblick über alle Termine, zu denen eine bestimmte Ressource bereits verliehen ist.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfeld

Im Einstiegsfeld Ressource wird die zuletzt ausgewählte Ressource angezeigt. Mit dem F4-Pfeil können Sie eine andere Ressource auswählen, deren Terminplan angezeigt werden soll.

Termine

In diesem Bereich sehen Sie die bereits eingetragenen Reservierungen der im Einstiegsfeld eingetragenen Ressource. Der Vorteil des Ressourcenplans ist, dass Sie hier auf einen Blick sehen, zu welchen Zeiten die Ressource noch verfügbar ist. Sie haben in diesem Fenster auch die Möglichkeit, sofort die Neuanlage einer Ressourcenreservierung für einen freien Zeitpunkt vorzunehmen. Dazu müssen Sie einfach nur einen freien Zeitraum markieren und mit "F5" können Sie die Neuanlage einer Ressourcenreservierung vornehmen.

Hinweis
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Ist eine Ressource mit einem Datenbesitzer für Zuordnung geschützt, erhalten Sie eine dementsprechende Meldung, dass das Zuordnen dieser Ressource durch den Datenbesitzer verhindert ist, wenn Sie für diese Ressource eine Ressourcenreservierung vornehmen möchten.

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Wie die Termine dargestellt werden, hängt von der Ansicht ab. Sie haben die Möglichkeit zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht zu wechseln. Die Funktionen dafür finden Sie unter Ansicht → Terminansicht.

In den Terminansichten 1115471087000001180_4.png Arbeitswoche, 1115471087000001180_5.png Woche, 1115471087000001180_6.png Monatsübersicht und 1115471087000001180_7.png Tagesansicht können Sie sich oberhalb der Termindarstellung die Navigatorleiste bzw. unterhalb die Wochen- bzw. Monatsleiste einblenden lassen. Diese Funktionen dafür finden Sie ebenso unter Ansicht.

Hinweis  
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Hinweis 
Der Zusagestatus eines Teilnehmers wird bei einem Ressourcentermin im Ressourcenplan nicht berücksichtigt. Abgesagte Teilnehmer werden im Bereich Teilnehmer durchgestrichen angezeigt.
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Im Ressourcenplan wird neben dem Betreff eines Termins die Anzahl der Teilnehmer angezeigt, die zum Termin hinzugefügt wurden. Auch im Kurzhinweis wird der Text "Anzahl Teilnehmer: ..." angeführt.

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Hinweis 
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Wenn der Ressourcenplan mit einer genehmigungspflichtigen Ressource verwendet wird, wird direkt bei Neuanlage eines Termins eine Termingenehmigung angestoßen. Details lesen Sie unter Ressourcen genehmigen.
In der Navigatorleiste können Sie mit den beiden Pfeilen 1151844240000103540.png in der Wochenübersicht eine Woche, in der Monatsübersicht ein Monat etc. vor- bzw. zurückschalten. Mit dem grünen Pfeil 1151844240000103540_0.png gelangen Sie zum aktuellen Tag, zur aktuellen Woche oder zum aktuellen Monat, abhängig davon, in welcher Terminansicht Sie sich befinden.

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In der Wochen- bzw. Monatsleiste wird beim Start des Ressourcenplans die aktuelle Woche selektiert und mit einer blauen Schattierung hinterlegt. Wenn Sie nun in der Wochenleiste eine andere Woche selektieren, wird diese mit blauer Schattierung dargestellt, die derzeit aktuelle Woche wird dann mit einer gelben Schattierung hinterlegt. Mit einem Klick auf die entsprechende Woche bzw. den entsprechenden Monat wird der Kalender für diesen Zeitraum geladen.

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Hinweis 
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Die ausgewählte Ressource im Einstiegsfeld wird automatisch in das Neuanlagefenster übergeben bzw. das Feld Mitarbeiter wird automatisch mit dem Mitarbeiter befüllt, mit dem Sie in der NTCS eingeloggt sind. Das Feld "Mitarbeiter" muss befüllt sein bzw. lässt das Neuanlagefenster ein leeres Mitarbeiterfeld nicht zu.

Spätestens beim Speichern des Termins mit einem leeren Mitarbeiterfeld wird dieses automatisch wieder mit dem Mitarbeiter befüllt, mit dem Sie im NTCS angemeldet sind. Nach dem Speichern der Ressourcenreservierung wird gleichzeitig auch ein Termin im Terminkalender beim entsprechenden Mitarbeiter angelegt.

Hinweis
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Ist eine Ressource über einen Zeitraum, der größer als 24 Stunden ist, verliehen, wird im Ressourcenplan die Reservierung ganz oben in der Kalenderansicht angezeigt. Sie können für diesen Zeitraum schon einen neuen Termin erfassen, aber das Ressourcenfeld wird nicht befüllt, wenn die verfügbare Menge dieser Ressource gleich 0 ist. Dadurch wird eine Doppelbelegung der Ressource verhindert.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

DV_MOVE.bmp VerschiebenMit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.
Termine
 
A_Ressourcen.bmp Ressourcen zuordnen
Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen, detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenzuordnung.

Hinweis 
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Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.
A_TERMIN_MOVE.bmp Verteilen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
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Wenn Sie einen, auf andere Mitarbeiter verteilten, Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters Termin verteilen steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern folgende Abfragemeldung:

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Achtung! 
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Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  0 - Ja immer  wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren.

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A_TERMIN_MOVE.bmp Delegieren
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf (Optional über das Burger-Menü einblendbar und aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen) ersichtlich.

Hinweis

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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

- Rückmeldung auf Abfrage 
- immer mit Rückmeldung (keine Abfrage)
- ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis
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Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

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A_Scan_new.bmp Terminserie
Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis
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Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.
A_TRUE.bmp Erledigen
Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf erledigt setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Wurde der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als offen gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis
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Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

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Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonst unverändert.
A_Genehmigungsliste.bmp Genehmigen
Mit dieser Funktion können Sie Termine manuell einem Mitarbeiter zur Genehmigung schicken bzw. können Sie den Status der Genehmigung in diesem Fenster einsehen. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Verteilung in dem Sie die gewünschten Mitarbeiter zuordnen können. Es ist auch möglich die Termingenehmigung automatisiert ablaufen zu lassen, dazu sind Einstellungen am Terminkennzeichen notwendig. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Termingenehmigung erhalten Sie in der Hilfe zur Termingenehmigung.
A_Ressourcen_Del.bmp Ressourcen freigeben
Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

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Hinweis
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Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.
A_AUFGABE.bmp Termin in Aufgabe umwandelnMit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.
A_TerminA_Plus.bmp Tagestermin einfügen
Mit dieser Funktion können Tagestermine eingefügt werden.

Mit Aufruf der Funktion öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen":

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Hinweis
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Im Fenster "Terminkennzeichen suchen" werden alle Terminkennzeichen aufgelistet, die in den Stammdaten der Terminkennzeichen beim Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" selektiert haben.
Tagestermine werden im Terminkalender unter der Navigationsleiste zum jeweiligen Tag angezeigt:

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A_Copy.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp Kopieren 
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin inklusive der Termindaten, Verteilung etc. kopieren.

Hinweis
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Bei Serienterminen ist die Funktion "Kopieren" inaktiv.
A_PASTE.bmp Einfügen 
Fügt den Termin inklusive der Termindaten (Kunde, Betreff, von Zeit, bis Zeit ...) am gewünschten Tag und Zeitpunkt ein. In der Tages- bzw. Wochenansicht können Sie den Zeitpunkt selektieren, für den der kopierte Termin angelegt werden soll. 
A_Arrow_Right_Plus.bmp Einfügen von/bis Datum 
Mit dieser Funktion können Sie aus einem kopierten Termin mehrere Termine gleichzeitig einfügen. Sie können die gleichen Einstellungen setzen wie beim Erzeugen von Serienterminen, allerdings werden bei dieser Funktion lauter voneinander unabhängige Termine erzeugt. Bei Terminserien hingegen hängen die Termine zusammen. 

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A_BMD_Archiv.bmp DMSHier stehen Ihnen die DMS-Funktionen für die Termine zur Verfügung. Details dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.
A_Checklist.bmp ChecklistenHier stehen Ihnen die Checklisten-Funktionen für die Termine zur Verfügung. Details dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.
Funktionen
 
A_Empty.bmp Terminansicht
A_Day5.bmp Arbeitswoche
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Arbeitswoche" ändern.

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A_Day7.bmp Woche
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Woche" ändern.

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A_Day31.bmp Monat
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Monat" ändern.

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A_Day1.bmp Tag
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Tag" ändern.

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T_XMLElement.bmp Navigationsleiste
Mit dieser Funktion können Sie die Navigator-Leiste in den Ansichten 1115471087000001180_4.png Arbeitswoche, 1115471087000001180_5.png Woche, 1115471087000001180_6.png Monatsübersicht und 1115471087000001180_7.png Tagesansicht ein- bzw. ausblenden.

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A_Zeit.bmp WochenleisteMit dieser Funktion können Sie sich die Wochen- bzw. Monatsleiste ein- bzw. ausblenden lassen.

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A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht
Mit dieser Funktion können Sie die Gruppenübersicht starten.
A_LIST.bmp Terminliste
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start der Terminübersicht. 
 A_TERMIN_UHR.bmp Termindienstplan
 
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start des Termindienstplans.
A_Empty.bmp Vorheriger Tag/Woche/Monat
Mit dieser Funktion können Sie abhängig von der aktuellen Ansicht auf den vorigen Tag/die vorige Woche/den vorigen Monat wechseln.
A_Empty.bmp Nächster Tag/Woche/Monat
Mit dieser Funktion können Sie abhängig von der aktuellen Ansicht auf den nächsten Tag/die nächste Woche/den nächsten Monat wechseln.
Ansicht

A_PRINT.bmp Ausdruck Terminkalender
Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Wenn Sie den Ausdruck der Termine in der Tages-, Wochen-, oder Monatsansicht starten, werden automatisch genau die am Bildschirm angzeigten Termine in der jeweiligen Ansicht gedruckt.

In der Ansicht Terminkalender erhalten Sie ein Abfragefenster, in dem Sie die genauen Einstellungen für den Terminausdruck treffen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminübersicht.
Drucken
 
A_ARBEITSBERICHT.bmp In LEA verbuchen
Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.
 
A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht mit Teilnehmern öffnen
Wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, so können Sie mit dieser Funktion die Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins starten. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Gruppenübersicht erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Gruppenübersicht.

Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" können Sie die Funktion "Start Gruppenübersicht" nur aufrufen, wenn Sie zu dem Termin dazu verteilt sind oder Sie der Stellvertreter des Terminerstellers sind.
A_Teilnehmerliste.bmp Teilnehmer benachrichtigen
Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis
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Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung, mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

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T_EMAIL_EXPORT.bmp Als E-Mail senden
Ermöglicht das Versenden des Termins per Mail.
A_FIND.bmp Freien Termin suchen
Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten.Genauere Informationen dazu finden Sie in der HIlfe zum Fenster Freien Termin suchen.
A_Akt_comment.bmp Mitarbeitergespräch
Diese Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.
A_STDBRFX.bmp Standardbrief für Termine
Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief [CRM] öffnen. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch … senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.
A_Empty.bmp Terminbestätigung senden
Diese Funktion dient dazu, eine Terminbestätigung zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet wurde. Damit diese Funktion aktiv ist, muss ein Terminkennzeichen mit hinterlegter Standardbriefvorlage gewählt werden bzw. das Feld "Person" am Termin befüllt sein. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden.

Hinweis
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Beim Versenden dieser Terminbestätigung haben Sie auch die Möglichkeit eine ICS-Datei als Mailanhang an den Kunden zu senden. Diese Datei kann der Empfänger der Terminbestätigungsmail dann einfach per Mausklick in seinen Outlookkalender aufnehmen. Damit der Versand der ICS-Datei funktioniert, müssen Sie am Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen auf dem das Feld "Versand mit ICS-Datei" aktiviert ist.

Im Standardbrief [CRM] in den Briefeinstellungen haben Sie noch die Möglichkeit eine eigene HTML-Vorlage zu hinterlegen, aus der der Termintext für den Versand der ICS-Datei ermittelt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.
A_Event.bmp Eventmanager
Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis
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Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt wurde. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.
A_Telefon.bmp Telefonprotokoll
Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis
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Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter Aktivität bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.
A_BesprProtokoll.bmp Besprechungsprotokoll
A_BesprProt_GeheZu.bmp Besprechungsprotokoll erzeugen
Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot. 1115471087000001180_14.png" wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis
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Wenn Sie den Parameter Besprechungsprotokoll aus Termin auf die Ausprägung Mit manueller Verknüpfung stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion folgendes Abfragefenster.

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Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Infos dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt des Punktes "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.
A_BesprProt_Aus.bmp Zum Protokoll der BesprechungGelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt wurde. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol 1115471087000001180_15.png in der Spalte "aus Bespr.Prot.".
A_LeadManagement.bmp Leadmanagement
A_New.bmp Lead erstellenMit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.
 A_LeadManagement.bmp Zum LeadMit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.
PPS_Einsaetze.bmp Einsatz
PPS_Einsaetze_Mit.bmp Zum Einsatz Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.
Extras
 
Standardfeldauswahl Termine
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Termine

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.

Termindetails

Im Bereich Termindetails können Sie zusätzliche Informationen zu einem selektierten Termin anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl dieses Bereichs, die Sie über das 3-Punkte-Menü 1223131735000100750_5.png → Feldauswahl  1394290277000007740_1.png aufrufen, selbst festlegen.

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Standardfeldauswahl Details Termin
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Details Termin
 

Kalender

In jeder Ansicht wird Ihnen ein Monatskalender zur Übersicht angezeigt.

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Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Tage in unterschiedlichen Farben bzw. Hintergrundfarben dargestellt.

1151844240000103540_4.pngDas aktuelle Datum wird immer mit einem roten Rahmen dargestellt.
1151844240000103540_6.pngDer aktuell selektierte Tag wird in diesem Kalender mit oranger Schattierung angezeigt.
1151844240000103540_9.pngDie einzelnen Tage werden fett dargestellt, sobald ein Termin an diesem Tag erfasst worden ist.
1151844240000103540_7.pngFeiertage, Samstage und Sonntage werden in roter Schrift dargestellt.
1151844240000103540_5.png
Sollte an einem Tag ein Termin erfasst sein, der als "Auswärts/Abwesend" definiert ist, wird dieser mit grauer Schattierung angezeigt.

Teilnehmer

Im Bereich "Teilnehmer" werden alle Teilnehmer zum aktuell selektierten Termin angezeigt. Sie können in diesem Bereich weitere Teilnehmer zum Termin verteilen, den Termin an sich selbst verteilen und für die Teilnehmer des Termins den Zusagestatus ändern. 
Standardmäßig wird hier nur der Name der Teilnahme angezeigt. Die Feldauswahl für diesen Bereich können Sie über das 3-Punkte-Menü 1477827020000007390_4.png → 1394290277000007740_1.png abändern. So kann dann z. B. auch das Feld "Zusage" im Bereich angezeigt werden.

1477827020000007390_3.png 

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_TERMIN_MOVE.bmp VerteilenDiese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen des ausgewählten Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
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Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters Termin verteilen steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern eine Abfragemeldung, ob verteilte Termine aktualisiert werden sollen.

1477827020000007390_1.png

Achtung! 
Achtung.png
Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  0 - Ja immer wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

1477827020000007390_2.png
 A_Termin_Mit.bmp An mich verteilen
Der eigene Benutzer wird zum bestehenden Termin verteilt.
Zusagestatus
Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen 1136115121012200550.png Zugesagt, A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online, 1136115121012200550_2.png Abgesagt, 1136115121012200550_0.png Mit Vorbehalt oder 1136115121012200550_1.png Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

A_TERMIN_OK.bmp Zugesagt
Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).
A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online
Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).
A_TERMIN_CANCEL.bmp Abgesagt
Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis
Hinweis.png
Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.

A_TERMIN_VORBEHALT.bmp Mit VorbehaltWird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).
A_TERMIN_OFFEN.bmp UnbearbeitetIst ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis
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Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.


In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.


Hinweis
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Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

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Standardfeldauswahl Teilnehmer
A_FB.bmp Standardfeldauswahl Teilnehmer

Termintext

Im Bereich Termintext wird die erfasste Beschreibung des Termins angezeigt. Sie können diesen Text jederzeit editieren, ohne in den Bearbeitungsmodus des Termins zu gehen. Sobald Sie den Text bearbeiten, werden alle Funktionen dieses Menübands aktiv.


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Hinweis
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Sollte das Menüband nicht angezeigt werden, können Sie mit dem Pfeil nach unten am Ende des Bereichs Termintext dieses einblenden bzw. können Sie ein eingeblendetes Menüband mit dem Pfeil nach oben auch ausblenden. 

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In diesem HTML-Editor können Sie die Beschreibung bzw. detaillierte Informationen zum selektierten Termin erfassen. Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die vorgenommenen textlichen Änderungen zum Termin speichern. Sollten Sie ohne Speichern auf einen anderen Termin klicken, erhalten Sie davor eine Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

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Hinweis
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Es besteht auch die Möglichkeit, diesen Text zu formatieren, dazu müssen Sie den Parameter Textformatierung Termine aktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.

Steht der Parameter auf "HTML", wird der Text mit den gängisten HTML-Formatierungen (Bilder werden entfernt, da Outlook diese nicht synchronisieren kann) übertragen. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass das Kommunikationssystem mit "EWSManagedAPI" arbeitet. Sollte dies nicht der Fall sein, oder der Parameter steht auf "PlainText", wird der Inhalt als reiner Text umformatiert und synchronisiert.

Im Kontextmenü der rechten Maustaste des Editors können Sie unter der Funktion Dokumentenprüfung die Rechtschreibprüfung über den gesamten Text laufen lassen bzw. unbekannte Wörter zum Wörterbuch hinzufügen.

Hintergrundinformationen
In den meisten Fällen wird eine Ressourcenreservierung im Zuge einer Terminneuanlage bzw. direkt im Fenster Ressourcenverleih unter CRM → Ressourcen → Ressourcenverleih vorgenommen. Bei der Terminneuanlage können Sie im Feld "Ressource" eine bzw. mehrere Ressourcen auswählen. Die zu diesem Zeitpunkt bereits reservierten Ressourcen werden im Fenster Termin-Ressourcen-Zuordnung in roter Schrift dargestellt.
 
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Sollten Sie trotzdem eine bereits reservierte Ressource dem Termin zuordnen wollen, werden Sie über folgende Hinweismeldung darauf aufmerksam gemacht, dass diese Ressource zum angegebenen Zeitpunkt bereits reserviert ist und nicht zugeordnet werden kann:
 
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Siehe auch: