Arbeiten mit Serienterminen
Serientermine
Serientermine stellen nach einem bestimmten Muster wiederkehrende Termine dar, die über einen fix definierten Zeitraum automatisch angelegt werden können. Damit Sie nicht jeden dieser Termine manuell anlegen müssen, können Sie eine Terminserie über die gleichnamige Funktion im Terminkalender erstellen.
Terminserie anlegen
Wie oben bereits erwähnt, können Sie über die Funktion Terminserie eine solche erstellen. Die Erklärung, wie im Detail eine Terminserie angelegt wird bzw. welche Einstellungsmöglichkeiten es hinsichtlich Serienmuster bzw. Seriendauer gibt, entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Terminserie.
Serientermine werden immer mit diesem Symbol 
vor dem Termin dargestellt. Dadurch können Sie auf einen Blick erkennen, dass dieser Termin ein Bestandteil einer Terminserie ist.
vor dem Termin dargestellt. Dadurch können Sie auf einen Blick erkennen, dass dieser Termin ein Bestandteil einer Terminserie ist. 
Hinweis
 | Auch im Outlook angelegte Terminserien können über die Terminsynchronisation in der NTCS angelegt werden. Von Outlook synchronisierte Serientermine werden mit dem gleichen Symbol dargestellt wie direkt in der NTCS erfasste Terminserien. |
Intervalltermine
Wird ein Urlaub, Zeitausgleich etc. über die Planung eines Mitarbeiters angelegt, werden Intervalltermine und keine Serientermine angelegt. Dieses Verhalten wird auch so bleiben, weil sich nicht jede Mehrfachauswahl von Tagen in der Planung in ein Serienmuster übernehmen lässt. Eine manuelle Neuanlage von Intervallterminen im Terminkalender ist nicht möglich.
Terminserie bearbeiten
Bearbeiten, Delegieren, Verteilen und Erledigen von Serienterminen
Wenn Sie bei einem Termin einer Terminserie die Funktionen Bearbeiten, Delegieren oder Verteilen ausführen, bekommen Sie vorher noch folgende Abfrage:
Hier können Sie wählen, ob nur der Einzeltermin bearbeitet, delegiert bzw. verteilt werden soll oder die gesamte Terminserie.
Wenn Sie bei einem Serientermin auf "Erledigen" klicken, kommt diese Abfrage nicht und es wird nur dieser einzelne Termin als erledigt markiert, die übrigen Termine dieser Serie bleiben unberührt. Weiters ist zu beachten, dass der erledigte Termin nicht als Ausnahme dieser Serie gespeichert wird, sondern weiterhin Teil der ursprünglichen Terminserie bleibt.
Hinweise
| Wenn der Termintext im Fenster "Terminkalender" im Bereich "Termintext" bei einem Serientermin geändert wird, erscheint diese Abfrage nicht und die Änderung wird für alle Termine der Serie automatisch übernommen. Möchte man den Termintext nur für einen einzelnen Termin der Serie ändern, öffnet man den Termin mit der F6-Funktion zur Bearbeitung und wählt in der Abfrage den Einzeltermin aus. In dieser Bearbeitungsmaske kann man im Bereich "Termintext" den gewünschten Text eingeben; dieser wird dann nur für den aktuellen Termin übernommen. |
Serie bearbeiten
Beim Bearbeiten der gesamten Terminserie können die Felder für Uhrzeit, Datum bzw. Zeitzone nicht mehr verändert werden, alle anderen Felder können Sie ändern.
Diese Änderungen werden dann auf alle Termine dieser Serie geschrieben, auch auf jene, die bereits in der Vergangenheit liegen.
Hinweise
Diese Änderungen werden dann auf alle Termine dieser Serie geschrieben, auch auf jene, die bereits in der Vergangenheit liegen.
Hinweise
| Die Prüfung, ob der Termin, den Sie bearbeiten wollen, in der Vergangenheit liegt, fällt bei Serienterminen weg. Die Meldung kommt nur beim Bearbeiten von Einzelterminen.  Die Funktion Verschieben ist bei Serienterminen nicht möglich, ebenso wenig das Verschieben eines Serientermins per Drag & Drop. Wenn Sie die gesamte Terminserie bearbeiten, wird neben den Feldern Von bzw. Bis immer das Datum des Hauptserientermins angezeigt. Das heißt, egal von welchem Termin dieser Serie Sie die Bearbeitung starten, es wird hier immer der erste Tag dieser Serie angezeigt.  |
Einzeltermin bearbeiten
Wenn Sie einen Einzeltermin bearbeiten, delegieren oder verteilen, wird dieser aus der Terminserie herausgelöst und als eigenständiger Termin angesehen. Ein solcher Termin wird dann mit diesem Symbol 
versehen, somit können Sie erkennen, dass es sich um einen herausgelösten Serientermin handelt.
versehen, somit können Sie erkennen, dass es sich um einen herausgelösten Serientermin handelt. 
Hinweis
| Das Erstellen einer Serienausnahme durch die Bearbeitung eines Einzeltermins sollte aber die Ausnahme darstellen. Es macht wenig Sinn eine Terminserie zu erstellen und dann jeden einzelnen Termin zu verschieben oder zu bearbeiten. |
Einzeltermin verschieben
Beim Verschieben einer Serienausnahme erfolgen bestimmte Prüfungen dieser Termine, damit eine korrekte Exchange-Synchronisation gewährleistet werden kann. Folgende Verschiebungen von Serieneinzelterminen sind nicht möglich.
Das Verschieben einer Serienausnahme vor den Beginn der Terminserie ist nicht möglich und Sie erhalten folgende Meldung:
Das Verschieben einer Serienausnahme über das Ende der Terminserie hinaus ist nicht möglich und Sie erhalten folgende Meldung:
Das Verschieben eines herausgelösten Serientermins auf einen Tag vor dem vorherigen oder nach dem nächsten Tag der Terminserie ist nicht möglich.
Zum Beispiel haben Sie eine Terminserie erfasst mit folgenden Serienteilen: 6. 3., 10. 3., 14. 3., 18. 3., und 22. 3. Dann darf der Termin vom 10.3. zwar auf 13.3. verschoben werden, aber nicht auf den 15.3. Sollte die Verschiebung auf den 15.3. erfolgen, erhalten Sie folgende Meldung:
Zum Beispiel haben Sie eine Terminserie erfasst mit folgenden Serienteilen: 6. 3., 10. 3., 14. 3., 18. 3., und 22. 3. Dann darf der Termin vom 10.3. zwar auf 13.3. verschoben werden, aber nicht auf den 15.3. Sollte die Verschiebung auf den 15.3. erfolgen, erhalten Sie folgende Meldung:
Das Verschieben eines herausgelösten Serientermins auf einen Tag, an dem schon ein Termin dieser Terminserie stattfindet, ist nicht möglich. Hier erhalten Sie folgende Meldung:
In allen vier Fällen werden die Termine nach dem Bestätigen der Meldung wieder mit dem ursprünglichen Zeitpunkt vor der Verschiebung angezeigt.
Serieneinstellung verändern
Zu einem bereits bestehenden Serientermin können Sie die Funktion Terminserie noch einmal ausführen. Dabei wird die ursprüngliche Terminserie an die zuletzt getroffenen Einstellungen angepasst und die Serie neu erzeugt. Sie erhalten folgende Meldung, bei der Sie die Neuerstellung der Terminserie bestätigen können oder nicht.
Achtung!
 | Wenn Sie die Serieneinstellung zu einem bereits bestehenden Serientermin ändern, werden alle bereits aus der Terminserie herausgelösten Einzeltermine wieder in die Terminserie eingegliedert bzw. alle getroffenen Einstellungen zu diesen verworfen. Grundsätzlich gibt es drei Szenarien, die beim Bearbeiten von Serieneinstellungen auftreten können. Nachfolgend werden diese aufgelistet und zu jedem dieser Szenarien ein Lösungsvorschlag angeboten. Die Serieneinstellung ändert sich, bevor der erste Termin dieser Serie stattgefunden hat:
Die Serieneinstellung ändert sich, nachdem bereits Termine dieser Serie stattgefunden haben: Zum Beispiel ändert sich das Serienmuster von wöchentlich jeden Freitag mit 1. Juli auf wöchentlich jeden Montag.
Die Serieneinstellung ändert sich, nachdem bereits Termine dieser Serie stattgefunden haben: Zum Beispiel ändert sich das Serienmuster von wöchentlich jeden Freitag mit 1. Juli auf wöchentlich jeden Montag. Zusätzlich gibt es einige herausgelöste Serientermine.
|
Terminserie löschen
Serientermine werden auch beim Löschen "zusammengehalten", d. h., man erhält eine entsprechende Abfrage, ob alle Termine einer Serie gelöscht werden sollen oder nur der aktuell markierte Termin.
Achtung!
| Wenn Sie die Option Serie löschen aktivieren, werden alle Termine dieser Serie gelöscht, auch alle Termine die bereits in der Vergangenheit liegen. Wie Sie vorgehen können, wenn die alten Termine bestehen bleiben sollen, erfahren Sie unter dem Punkt Serieneinstellung verändern. |
Hintergrundinformationen
Kollisionsprüfung bei Serienterminen
Vor der Erzeugung einer Terminserie wird für ein Jahr in die Zukunft eine Kollisionsprüfung durchgeführt, ob an irgendwelchen Tagen bereits Termine eingetragen sind. Sie bekommen dann einen Hinweis mit allen Tagen, an denen bereits Termine vorhanden sind und können entscheiden, ob Sie die Terminserie trotzdem anlegen möchten.
 | Die Serientermine werden bei einer langen Zeitdauer oder mit der Serieneinstellung "Endet nie" maximal ein Jahr in die Zukunft erzeugt. Durch die gespeicherte Serieneinstellung werden die Termine dann generiert, wenn der Mitarbeiter im Kalender auf das folgende Jahr wechselt. Dann erscheint dieses Fenster mit dem Hinweis, dass die Serientermine generiert werden. Hinweis
|
Synchronisation von Serienterminen
Bei der Synchronisation von Serienterminen werden nicht die einzelnen Termine synchronisiert, sondern die Serieneinstellung. Das heißt, die Terminserie wird laut den Informationen in den Serieneinstellungen im Outlook erzeugt.
| Wenn Sie die automatische Synchronisation der Termine mit Exchange eingestellt haben, muss der Parameter Kommunikationssystem unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem auf 4 - EWS Managed API stehen. Nur wenn Sie diese Ausprägung gewählt haben, ist eine korrekte Synchronisation von Serienterminen möglich. Sollten Sie automatisch synchronisieren und dieser Parameter eine andere Ausprägung haben, bekommen Sie beim Start der Termine folgende Meldung:  Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Terminkalender unter dem Punkt Termine synchronisieren. |
 |
