Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Aufgaben → Funktionen → Verteilen

CRM und DMS → Kanzlei → Fristen → Funktionen → Verteilen

In diesem Fenster können Sie jene Mitarbeiter auswählen, an die eine Aufgabe, Frist etc. verteilt werden soll.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Mitarbeiter

Im linken Teil dieses Fensters werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, an die eine Aufgabe bzw. Frist verteilt werden kann.

Über die Combobox kann man bequem wählen, ob man Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter angezeigt bekommen möchte.

Hinweis

Die Feldauswahl in diesem Fensterbereich kann durch den Parameter "Feldauswahl für Suchdialog" festgelegt werden. Während man über diesen Parameter einen Speichernamen einer Feldauswahl eingeben kann, legt der Parameter "Prüfung Datenbesitzer im Suchdialog" fest, ob die Feldauswahl überhaupt bearbeitet werden kann im Fensterbereich "Mitarbeiter".

Die beiden Parameter sind unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Berechtigung zu finden.

Feldauswahl für Suchdialog

Geben Sie hier die Bezeichnung (Speichername) jener Feldauswahl ein, mit der der Mitarbeiter-Suchdialog (z. B. beim Start der Gruppenübersicht) gestartet werden soll. Sie können damit für den Suchdialog eine andere Feldauswahl verwenden, wie für die Mitarbeiterliste und so Ihre Mitarbeiterstammdaten besser schützen. Ist dieser Parameter leer, wird im Suchdialog die gleiche Feldauswahl verwendet wie in der Mitarbeiterliste.

Hinweis: Wenn Sie eine eigene Feldauswahl für Suchdialoge aus dem Aspekt des Datenschutzes verwenden, sollten Sie zusätzlich den Parameter Prüfung Datenbesitzer im Suchdialog auf "Nein" stellen. Dadurch ist es für den Anwender nicht mehr möglich, die Feldauswahl in Mitarbeiter-Suchdialogen zu bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter zuordnen.

Prüfung Datenbesitzer im Suchdialog

Stellen Sie ein, ob im Mitarbeiter-Suchdialog Datenbesitzergruppen geprüft werden sollen.

0 - Nein: Im Suchdialog werden auch Mitarbeiter angezeigt, die mittels "Datenbesitzer für Ansehen" geschützt sind. Bei dieser Einstellung ist die Feldauswahl im Suchdialog zum Schutz der Personendaten nicht verfügbar.

1 - Ja: Im Suchdialog, werden nur jene Mitarbeiter angezeigt, für die der Benutzer über "Datenbesitzer für Ansehen" berechtigt ist.

Soll der Parameter firmenbezogen eingestellt werden, ist bei einem Konzern die Konzernfirma zu verwenden, andernfalls die jeweilige Firma.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Mitarbeiter
Gruppe hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie eine Gruppe von Mitarbeitern hinzufügen. Eine Gruppe könnte beispielsweise eine Abteilung, eine Filiale, alle Abteilungsleiter usw. sein. Diese Gruppen müssen Sie im Mitarbeiterstamm unter Extras → Mitarbeitergruppen definieren.
Skillfinder	Mit dieser Funktion können Sie den Skillfinder aus dem Paket PI öffnen. Auch in diesem Fenster können Sie Mitarbeiter auswählen, die dann in die Verteilung übernommen werden.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Mitarbeiter eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Mitarbeiters zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checkliste Übersicht.
Checklistensammlung	Mit dieser Funktion gelangen Sie in die Checklistensammlung.

Workflow


Workflowübersicht	Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe/Frist durch einen Workflow erzeugt worden ist.
Workflow starten	Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Workflow starten und gelangen in das Fenster Workflow starten.

Funktionen

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste werden alle aktiven Personen angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste werden alle inaktiven Personen angezeigt.
Alle anzeigen	In der Liste werden sowohl aktive als auch inaktive Personen angezeigt.

Verteilung

Die Liste im rechten Teil des Fensters gibt Ihnen einen Überblick über die bereits zugeordneten Mitarbeiter, d. h. jene Mitarbeiter, auf die eine Aufgabe bzw. Frist verteilt wird. Mit den Pfeilen können Sie einzelne Mitarbeiter, mit den Doppelpfeilen können Sie alle Mitarbeiter zu- bzw. wegordnen.

Achtung!

Es besteht allerdings keine Möglichkeit alle Mitarbeiter aus der Verteilung zu entfernen.

Sollten Sie den letzten Mitarbeiter im rechten Bereich wegordnen, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

"Mindestens eine zugeordnete Person ist erforderlich!"

Es muss immer mindestens ein Mitarbeiter zugeordnet sein, da eine Aufgabe bzw. Frist von (mindestens) einer Person erledigt werden muss!

Hinweis

Bitte beachten Sie, sollte auf der Aufgabe bzw. Frist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den verteilt wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, erscheint folgende Hinweismeldung:

"Der Mitarbeiter ist der Datenbesitzergruppe nicht zugeodnet!"

Wenn Sie den Parameter Neuanlagesperre Aufgaben bzw. Fristen gesetzt haben, können Mitarbeiter nur für sich selbst bzw. ihre Stellvertreter Aufgaben bzw. Fristen für diesen Mitarbeiter anlegen. Diese Neuanlagesperre wirkt sich auch bei der Funktion "Verteilen" aus. Wenn Sie in diesem Fenster auf einen Mitarbeiter eine Aufgaben bzw. Frist verteilen möchten, für den Sie aufgrund des oben genannten Parameters keine Berechtigung haben, erscheint die Hinweismeldung, dass die Neuanlage bei dem Mitarbeiter aufgrund des Parameters "Neuanlagesperre Fristen" nicht durchgeführt werden konnte.

Den Parameter Neuanlagesperre Aufgaben bzw. Fristen finden Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM.

Neuanlagesperre Aufgaben

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Aufgaben anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern Aufgaben anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Aufgaben anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter darf für diesen Mitarbeiter auch Aufgaben anlegen.

Hinweis

Dieser Parameter wird bei automatischen Aufgabenanlagen im Hintergrund (z. B. Workflowaufgaben, Abwesenheitsmanager ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Aufgaben erzeugt werden.

Neuanlagensperre Fristen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Fristen anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Fristen anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Fristen anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Fristen anlegen.

Hinweis

Dieser Parameter wird bei automatischen Fristanlagen im Hintergrund (z. B. BMDGhost, Firmenbuchverwaltung, E-Government-Databox ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Fristen erzeugt werden.

Hintergrundinfos

Verteilen Sie eine Intervallaufgabe bzw. Intervallfrist, erfolgt eine Abfrage, ob alle Aufgaben bzw. Fristen zu diesem Intervall verteilt werden sollen oder nur diese eine Aufgabe bzw. Frist.

Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe bzw. Frist bearbeiten oder löschen, erfolgt eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben bzw. Fristen geändert oder gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe bzw. Frist.

Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt wurden, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Siehe auch:

Aufgaben

Fristen