Terminbestätigung senden
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Nach Betätigung der Funktion "Terminbestätigung senden" öffnet sich dieses Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adresse für den Empfänger der Terminbestätigung.
Standardmäßig wird Ihnen in diesem Fenster die E-Mail Adresse des Kunden bzw. der Kontaktperson, sofern diese hinterlegt ist, vorgeschlagen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld öffnet sich ein Fenster, in dem alle E-Mail-Adressen des Kunden bzw. seiner Kontaktpersonen gelistet sind. Sie können dann die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen, die ins Outlook übergeben werden soll.
Hinweis
 | Bei der Terminbestätigung an die Kunden können Sie auch eine "ICS-Datei" mitsenden, damit sich der Empfänger diesen Termin gleich ins Outlook importieren kann. Wenn Sie das möchten, müssen Sie am Terminkennzeichen das Feld "Versand mit ICS-Datei" aktivieren. Im Terminbestätigungsmail wird dann die ICS-Datei als Anhang mitgesendet:  Nach dem Klick auf den Dropdown-Pfeil kann der Empfänger die Funktion "Zum Kalender hinzufügen" ausführen. Mit dieser Funktion wird der Termin im Outlook-Kalender angelegt.  Anschließend wird im Anhang ein Informationstext angezeigt: "Zu Kalender hinzugefügt."  |
Hintergrundinformationen
Damit eine Terminbestätigung versendet werden kann, müssen Sie ein entsprechendes Terminkennzeichen anlegen. Am Terminkennzeichen müssen Sie im Feld "Standardbriefvorlage" eine passende Versandvorlage hinterlegen.
Hinweis
| Wenn Sie eine neue Standardbriefvorlage erstellen möchten, müssen Sie direkt in den Standardbrief CRM gehen. Diesen können Sie zum Beispiel im Paket CRM → Termine → Terminkalender unter Extras → Standardbrief für Termine aufrufen. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. |
Wenn Sie nun einen neuen Termin erstellen, und Sie füllen die Felder Terminkennzeichen und Person/Institution (optional mit Kontaktperson) aus, erfolgt sofort beim Speichern des Termins folgende Abfrage, ob eine Terminbestätigung gesendet werden soll oder nicht:
Bestätigen Sie dies, wird das Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adressen geöffnet (siehe Abbildung oben). Nachdem Sie die gewünschte Empfänger E-Mail-Adresse ausgewählt haben, öffnet sich das E-Mail-Programm mit der hinterlegten Briefvorlage als Mailtext. Mittels der Schaltfläche "Senden" in Ihrem E-Mail-Programm wird diese Terminbestätigung versendet.
Hinweis
| Der gleichnamige Menüpunkt dient dazu, die Bestätigung später zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet worden ist. Beim nachträglichen Bearbeiten eines Termins muss die Terminbestätigung immer manuell versendet werden, es erfolgt keine Abfrage mehr. |
 | Siehe auch: |
