Termingenehmigung
Allgemein
Mit der Genehmigung wird ein Autorisierungsablauf von Terminen innerhalb eines Betriebes abgebildet. Eine Termingenehmigung kann in NTCS auf verschiedene Arten manuell bzw. automatisch ausgelöst werden. Wie die Termingenehmigung erfolgen soll, können Sie über den Parameter Ermittlung Genehmiger unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung definieren.
Hier können Sie einstellen, wie die Termingenehmigung durchgeführt werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
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Termingenehmigungsarten
In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Arten der Termingenehmigung beschrieben, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Einstellungen möglich sind, damit eine Termingenehmigung durchgeführt werden kann.
 | Bei manueller bzw. automatischer Termingenehmigung können Sie über folgende Parameter steuern, ob der Geschäftsführer, Abteilungsleiter bzw. der Stellvertreter des Mitarbeiters für die Termingenehmigung ermittelt werden soll.
Wenn Sie hier mehrere Mitarbeiter für die Genehmigung auswählen, können Sie über diesen Parameter entscheiden, ob alle Mitarbeiter die Genehmigung durchführen sollen oder ob es ausreicht, wenn ein Mitarbeiter den Termin genehmigt.
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Manuelle Termingenehmigung
Bei der manuellen Termingenehmigung können Sie bei jedem Termin über die Funktion Termin genehmigen die Genehmigung auslösen. Dabei öffnet sich das Fenster Termin genehmigen, in dem Sie jene Mitarbeiter nach rechts zuordnen können, die eine Aufgabe zur Termingenehmigung bekommen sollen.
Hinweis
| Über die oben genannten Parameter können Sie sich den Geschäftsführer, Abteilungsleiter bzw. Stellvertreter des Mitarbeiters vorschlagen lassen. Diesen Vorschlag können Sie jederzeit abändern und die gewünschten Genehmiger auswählen. |
Automatische Termingenehmigung
Bei der automatischen Termingenehmigung im Hintergrund müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit die Ermittlung der Genehmiger aus dem Mitarbeiterstamm erfolgen kann:
| 1. | Der oben genannte Parameter Ermittlung Genehmiger muss auf automatisch - im Hintergrund stehen. |
| 2. | Über die drei Parameter zur Ermittlung der Genehmiger können Sie festlegen, ob der Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Stellvertreter den Termin genehmigen soll oder mehrere dieser Personen. |
| 3. | Ein Terminkennzeichen muss verwendet werden, bei dem das Feld Genehmigungspflichtig auf Ja steht.  |
Wenn die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, wird für alle Termine, die mit einem entsprechenden Terminkennzeichen angelegt werden, automatisch die Termingenehmigung im Hintergrund gestartet. Alle Mitarbeiter, die in den Parametern für die Termingenehmigung definiert sind, erhalten eine Aufgabe zur Termingenehmigung. Ob diese Aufgabe von allen Mitarbeitern oder nur von einem erledigt werden muss, können Sie über den Parameter Mehrfachgenehmigung steuern.
Termingenehmigung mit Workflow
Bei der Termingenehmigung mit Workflow müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
| 1. | Der oben genannte Parameter Ermittlung Genehmiger muss auf mit Workflow stehen. |
| 2. | Sie benötigen einen Workflow, der bei einer Termingenehmigung durchlaufen werden soll. Weitere Informationen zum Zeichnen eines Workflows entnehmen Sie der Dokumentation zum Workflow. |
| 3. | Ein Terminkennzeichen muss verwendet werden, bei dem das Feld Genehmigungspflichtig auf Ja steht und im Feld Workflow ein Workflow hinterlegt ist.  |
Wenn Sie dann einen Termin mit diesem Terminkennzeichen anlegen, wird der Workflow ausgelöst und der oder die zuständige/n Mitarbeiter bekommt/bekommen eine genehmigungspflichtige Aufgabe. Nun kann die Aufgabe auf genehmigt, nicht genehmigt oder mit Vorbehalt gesetzt werden, der Status wird nun auf den zu genehmigenden Termin übergeben.
Je nachdem, wie Sie den hinterlegten Workflow aufgebaut haben, läuft die Termingenehmigung nun den Workflow weiter durch und führt die nächste Aktion aus. Ist der Workflow jedoch zu Ende, wird keine neue Aufgabe mehr angelegt.
Weitere Informationen dazu entnehmen Sie der Dokumentation Termingenehmigung mit Workflow.
Hinweis
| Sollten Sie die Statusausprägung mit Vorbehalt beim Erledigen der Genehmigungsaufgabe nicht benötigen, gibt es bei der Termingenehmigung über Workflow die Möglichkeit nur die Status genehmigt und nicht genehmigt anzubieten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zu den Workflow - Funktionen. |
Durchführung der Genehmigung
Die Genehmigung eines Termins erfolgt beim jeweiligen Mitarbeiter über die zugeordnete Aufgabe. Diese kann auf drei verschiedene Arten erfolgen:
Aufgabe erledigen | Mit der Funktion "Aufgabe erledigen" können Sie das Genehmigungsfenster öffnen. In diesem Fenster können Sie entscheiden, mit welchem Status Sie den Termin genehmigen.  Beim Erledigen einer Termingenehmigungsaufgabe hat der Genehmiger die Möglichkeit, eine Notiz zu erfassen - zum Beispiel, um seine Entscheidung zu begründen. Damit dieses Notizfeld beim Ausführen einer Genehmigungsaufgabe angezeigt wird, müssen Sie den Parameter Notiz auf Ja stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung. | ||
Aufgabe ausführen | Mit der Funktion "Aufgabe ausführen" können Sie das Genehmigungsfenster öffnen. In diesem Fenster können Sie entscheiden, mit welchem Status Sie den Termin genehmigen.  Beim Ausführen einer Termingenehmigungsaufgabe hat der Genehmiger die Möglichkeit, eine Notiz zu erfassen - zum Beispiel, um seine Entscheidung zu begründen. Damit dieses Notizfeld beim Ausführen einer Genehmigungsaufgabe angezeigt wird, müssen Sie den Parameter Notiz auf Ja stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung. Hinweis
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Genehmigungsliste | Hier sind die Mitarbeiter rechts angeführt, die den Termin genehmigen oder ablehnen müssen. Hier können Sie auch den aktuellen Status der Genehmigung einsehen, das heißt, welcher Mitarbeiter die Aufgaben bereits mit welchem Status erledigt hat.  |
Hinweis
| Termingenehmigungsaufgaben können nicht gelöscht werden, diese müssen entweder ausgeführt bzw. erledigt werden. |
Hinweis
| Termingenehmigungsaufgaben mit Aufgabenhauptkategorie Zum Hinterlegen einer Aufgabenhauptkategorie, die automatisch auf jede Termingenehmigungsaufgabe geschrieben wird, gibt es den neuen Parameter "Aufgabenhauptkategorie". Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung.
Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird in oberster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. |
Hinweis
| Bei Termingenehmigungen mit Workflow kann der Freigeber der Genehmigungen bzw. der Änderungsanträge direkt im Workflow am Feld Mitarbeiter geändert werden. Auch in den Aufgabenaktionen ist dies bei der Mitarbeiterermittlung möglich. |
Hintergrundinformationen
Mit der Genehmigungspflicht erhält der Termin in der Liste ein entsprechendes Icon und somit die Information, dass dieser Termin von übergeordneten Mitarbeitern bestätigt werden muss.
Iconzustände in der Terminliste
 genehmigt | Der zuständige Mitarbeiter bzw. alle Mitarbeiter haben den Termin genehmigt. | ||
 nicht genehmigt | Der Termin wurde von zumindest einem Mitarbeiter nicht genehmigt, jedoch haben alle Mitarbeiter die Genehmigungsaufgabe erledigt. | ||
 unbearbeitet | Die Aufgabe zur Termingenehmigung wurde noch nicht von allen Mitarbeitern erledigt. | ||
 mit Vorbehalt | Die Genehmigungsaufgabe wurde von allen Mitarbeitern erledigt und zumindest von einem mit Vorbehalt bestätigt. | ||
 Genehmigungsstatus unbekannt | Der Genehmigungsstatus konnte nicht eindeutig von NTCS ermittelt und am Termin gespeichert werden. Beispiel
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kein Icon | Der Termin ist nicht genehmigungspflichtig. |
Genehmigungszeitraum
Ab dem Zeitpunkt der Genehmigungsanforderung bleibt der aktuelle Termindatensatz für die Bearbeitung gesperrt (= Delegieren, Verteilen usw.). Möglich bleibt die Löschung und Änderung (ausgenommen Terminzeitpunkt) des Termins.
Information über Akzeptierung oder Ablehnung
Nachdem der letzte der zuständigen Mitarbeiter die Aufgabe zur Genehmigung erledigt hat, erhält der Absender eine Bestätigung über den Genehmigungszustand. Dies hängt jedoch mit dem Parameter Mehrfachgenehmigung zusammen.
Besonderheit Terminserie
Termine, die durch eine Terminserie erstellt worden sind, bleiben auch für die Termingenehmigung als Einheit erhalten. Somit werden diese gemeinsam gesperrt und erhalten ein gemeinsames Terminkennzeichen.
Ausnahmen
Genehmigungen können nicht für verteilte Termine eingeholt werden. Bei diesen Terminen ist die Funktion zur Genehmigung deaktiviert.
