Parameter CRM und DMS
Termine
Inhalt
Allgemein
Mit diesem Parameter können Sie steuern, mit welchem Modus die Terminübersicht gestartet werden soll:
0 - Beim Start der Terminübersicht werden alle Termine angezeigt, die ab dem heutigen Tag stattfinden.
1 - Es werden beim Start der Terminübersicht nur die Termine des heutigen Tages angezeigt.
Beim Löschen eines Termins durch einen anderen Mitarbeiter können Sie sich zusätzlich über eine interne Nachricht informieren lassen.
Ist der Parameter auf Ja gestellt, werden beim Start des Termindienstplans automatisch alle Mitarbeiter bzw. Ressourcen geladen. Steht dieser Parameter auf Nein wird der Termindienstplan ohne Mitarbeiter geöffnet.
Mit diesem Parameter kann die Anzeige im Termindienstplan auf "sinnvolle" Arbeitszeiten eingeschränkt werden. Bei der Auswahl 6 - 18 Uhr werden alle Termine außerhalb dieser Zeitspanne für die grafische Darstellung nicht berücksichtigt. Ausschlaggebend dafür ist, dass der Termin weder in dem Zeitraum beginnt, noch endet. Bei der Einstellung 0 - 24 Uhr werden alle Termine für die Darstellung im Termindienstplan berücksichtigt.
Über diesen Parameter können Sie die automatische Ermittlung des Terminorts steuern. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Ja: Bei der Neuanlage oder Änderung eines Termins wird der Terminort automatisch ermittelt wenn die Person/Institution eingegeben oder geändert wird und das Feld Terminort noch nicht befüllt ist. Der Terminort ergibt sich aus dem Namen und der Adresse der Person/Institution.
Nein: Der Terminort wird nicht automatisch ermittelt.
Nur bei Auswärtsterminen: Der Terminort wird nur dann automatisch ermittelt, wenn auch das Kennzeichen Auswärts/Abwesend beim Termin gesetzt ist.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, können Sie in der Terminübersicht die Filterung der Termine mit Von-/Bis-Datum durchführen. Dieser Parameter deaktiviert den Parameter Start der Terminübersicht. Dieser Parameter hat in den neuen Terminen keine Auswirkung mehr.
Beim Ausdruck der Termine wird das Von- bzw. Bis-Datum wie folgt vorgeschlagen:
Nein: Das Von-Datum enthält das aktuelle Datum und das Bis-Datum enthält das aktuelle + einen Monat.
Ja: Als Von-Datum wird der Montag der vorhergehenden Woche ausgehend vom aktuellen Datum vorgeschlagen. Als Bis-Datum wird der Sonntag der nächsten Woche ausgehend vom aktuellen Datum vorgeschlagen.
Wenn dieser Parameter auf Ja steht, können Sie beim Erstellen bzw. Anpassen eines Reports für den Ausdruck auf alle Felder des Termins zugreifen. Das heißt, Sie können sich abweichend vom Standardreport einen Report mit den gewünschten Terminfeldern, die Sie am Ausdruck angedruckt haben möchten, gestalten.
Grundsätzlich werden im Kundenkalender nur die Termine der im Einstiegsfeld ausgewählten Person angezeigt. Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden Ihnen zusätzlich auch die Termine angezeigt, bei denen diese Person als Kontaktperson hinterlegt ist.
Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
- Rückmeldung auf Abfrage
- Mit Rückmeldung ohne Abfrage (keine Abfrage)
- ohne Rückmeldung (keine Abfrage)
Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob eine automatische Aktualisierung der Terminlisten erfolgen soll, wenn diese in den Vordergrund geladen werden.
Hier können Sie festlegen, ob zusätzlich zum Terminort auch der ISO-Code A3 (z. B. AUT für Österreich) und die Kontaktpersontelefonnummern ermittelt werden sollen. Dieser Parameter greift nur dann, wenn der Parameter Terminort automatisch ermitteln auf Ja oder nur bei Auswärtstermine gesetzt ist.
Über diesen Parameter können Sie steuern, welche Termine (offene oder alle) beim Starten aller Terminansichten angezeigt werden sollen. Dieser Parameter hat in den neuen Terminen keine Auswirkung mehr.
Mit diesem Parameter können Sie festlegen, ob der Ressourcenbaum in der Guppenübersicht als eigener Reiter in der Detailleiste angezeigt werden soll.
Bei der Neuanlage eines Termins in der Gruppenübersicht können Sie entscheiden, ob nur der aktuell selektierte Mitarbeiter in die Neuanlagemaske übergeben wird oder ob alle in der Gruppenübersicht angezeigten Mitarbeiter übergeben werden.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Termins ein Begründungstext eingetragen werden kann. Steht dieser Parameter auf "JA" wird ein zusätzliches Feld im Fenster Termin verschieben eingeblendet, in dem Sie den Grund der Verschiebung eintragen können.
Zusätzlich zu den Möglichkeiten Ja und Nein gibt es noch die dritte Option Ja, aber nicht bei Drag & Drop. Das heißt, beim Verschieben über die gleichnamige Funktion ist die Eingabe eines Begründungstextes möglich, beim Verschieben per Drag & Drop wird kein Begründungstext abgefragt.
In diesem Parameter können Sie die Anzahl der Tage festlegen, die ein Mitarbeiter hintereinander abwesend sein muss, damit bei der Erstellung eines Termins automatisch eine Abwesenheit erzeugt wird. Dieser Parameter muss befüllt werden, sollte automatisch eine Abwesenheit erstellt werden, das heißt soll zum Beispiel auch bei eintägigen Abwesenheiten eine erstellt werden, müssen Sie hier "1" eintragen.
Bleibt dieser leer, wird keine Abwesenheit erstellt, auch wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind. Welche Einstellungen zusätzlich zu diesem Parameter noch notwendig sind, erhalten Sie in der Dokumentation Abwesenheiten aus Termin erzeugen.
Eine automatische Abwesenheit wird immer erstellt, sobald die entsprechenden Einstellungen am Terminkennzeichen hinterlegt sind. Dies bedeutet, dass auch bei Terminen, die nicht die kompletten Sollzeiten eines Tages füllen, eine Abwesenheit erstellt wird!
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob in den grafischen Terminansichten (Wochen-, Monats-, Gruppenübersicht ...) die Kennzeichnungsfarbe angezeigt werden soll. Die Kennzeichnungsfarbe können Sie am Terminkennzeichen im gleichnamigen Feld hinterlegen.
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei einer Neuanlage, beim Bearbeiten oder beim Löschen etc. von Terminen E-Mail-Benachrichtigungen versenden möchten.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Nein: Es werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird.
1 - Ja: Die Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird.
2 - Ja, mit Abfrage bei Änderung von Verteilung und Zusage: Wenn diese Ausprägung aktiviert ist, kommt bei folgenden Aktionen eine Abfrage, ob eine Benachrichtigung an die Teilnehmer versendet werden soll: Bei Weg-/Hinzuverteilen bzw. Löschen von einzelnen Zuordnungen und bei jeder Änderung der Zusage/Absage.
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Termine eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.
Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail-Versand notwendig sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender: HTML-E-Mail-Versand bei Terminen.
In diesem Parameter kann jeder Benutzer für sich selbst entscheiden, für welche Aktionen bei seinen Terminen er eine E-Mail-Benachrichtigung empfangen möchte. Wenn Sie bei diesem Parameter neben dem Feld auf den blauen Pfeil klicken, öffnet sich das Fenster Benachrichtigung Termine - Aktionsauswahl, in dem Sie die detaillierten Einstellungen treffen können. Dieser Parameter ist empfängerseitig zu betrachten.
In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, ob Geburtstagstermine anhand der Stammdaten überhaupt erzeugt werden dürfen oder nicht. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
Keine Geburtstagsliste: Bei dieser Einstellung wird der Menüpunkt zum Erstellen der Geburtstagstermine ausgeblendet.
Geburtstagsliste ohne Mitarbeiter: Diese Einstellung ermöglicht Ihnen die Geburtstagstermine aller Personen mit Ausnahme der Mitarbeiter zu erzeugen.
Geburtstagsliste für alle Personen: Mit dieser Einstellung können Sie die Geburtstagstermine für alle Personen erzeugen.
Allgemeine Informationen zum Erzeugen von Geburtstagsterminen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob das Alter in Klammer neben den Geburtstagsterminen angezeigt werden soll.
Hinweis
 | Dieser Parameter wirkt sich nur bei neu erstellten Geburtstagsterminen aus, alle bereits erzeugten Geburtstagstermine bleiben durch eine Änderung dieses Parameters unberührt. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer
1 - Auf Abfrage
In diesem Parameter können Sie die Hintergrundfarbe von Aufgaben bei einer Anzeige in den grafischen Terminansichten definieren. Durch die farbliche Kennzeichnung soll das Unterscheiden von Terminen und Aufgaben in den Terminansichten (Monatsübersicht, Wochenübersicht ...) verbessert werden.
In diesem Parameter können Sie die Hintergrundfarbe von Fristen bei einer Anzeige in den grafischen Terminansichten definieren. Durch die farbliche Kennzeichnung soll das Unterscheiden von Terminen und Fristen in den Terminansichten (Monatsübersicht, Wochenübersicht ...) verbessert werden.
Über diesen Parameter können Sie alle Kollisionswarnungen deaktivieren, die bei der Neuanlage von Terminen erscheinen. Diese Kollisionswarnungen erfolgen dann, wenn Sie einen neuen Termin zu einem Zeitpunkt, an dem bereits ein anderer Termin angelegt ist, erstellen wollen. In der Kollisionswarnung erhalten Sie die Information, dass für diesen Zeitraum bereits ein anderer Termin angelegt ist.
Steht der Parameter auf "1 - Ja" und am Terminkennzeichen ist das Feld "Terminkollisionen ignorieren" auf "Ja" gesetzt, dann wird beim Eintragen/Verteilen von/auf Termine(n) mit einem solchen Terminkennzeichen keine Kollisionswarnungen angezeigt.
Über diesen Parameter können Sie alle Vergangenheitswarnungen deaktivieren, die bei der Neuanlage bzw. beim Verschieben von Terminen erscheinen. Diese Warnungen erfolgen dann, wenn Sie einen neuen Termin in der Vergangenheit erfassen bzw. einen bestehenden Termin in die Vergangenheit verschieben.
Über diesen Parameter haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob in den Terminen beim Speichern eines Termin das Wochenmodell des jeweiligen Mitarbeiters geprüft werden soll. Diese Überprüfung erfolgt bei folgenden Aktionen: Neuanlage, Kopieren, Verteilen, Verschieben und beim Delegieren von Terminen.
Hinweis
| Fiktive Mitarbeiter und Mitarbeiter ohne hinterlegtes Wochenmodell sind trotz aktivem Parameter von dieser Prüfung ausgenommen. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Standardzeitzone nach erfolgreicher Synchronisation der Termine entfernt werden soll oder nicht.
Bei der Synchronisation von Terminen wurde die Standardzeitzone immer automatisch entfernt. Das heißt, wenn Sie die Zeitzone, in der Sie sich gerade befinden bzw. die Zeitzone, die auf Ihrem System eingestelt ist, am Termin hinterlegt haben, ist diese bei der Synchronisation automatisch entfernt worden.
Jetzt können Sie durch die Ausprägung Nein das Löschen der Standardzeitzone nach erfolgreicher Synchronisation verhindern. Diese Einstellung ist dann zu empfehlen, wenn Mitarbeiter in anderen Zeitzonen in der NTCS arbeiten, damit die Termine entsprechend der jeweiligen Zeitzone angezeigt werden.
Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin automatisch oder per Abfrage erledigt werden soll, nachdem der Termin in die LEA verbucht ist. Diese Einstellung wird im Zuge der Funktion In LEA verbuchen berücksichtigt, egal ob der Aufruf aus den Terminen oder aus der Leistungserfassung (Bereich Termine) heraus erfolgt.
- Ja: Bei dieser Einstellung wird der Termin bzw. werden die Termine automatisch im Zuge der Verbuchung in die LEA erledigt.
- Auf Abfrage: Bei dieser Einstellung entscheiden Sie über eine Abfrage, ob der Termin / die Termine als "erledigt" gekennzeichnet werden sollen.
- Nein (Standard): Bei dieser Einstellung wird der Termin bzw. werden die Termine im Zuge der Verbuchung in die LEA nicht erledigt.
Termine, welche über die Funktion Import Termine in die LEA gelangen, werden unabhängig von diesem Parameter nicht (automatisch oder über die Abfrage) erledigt.
Termingenehmigung
Hier können Sie einstellen, wie die Termingenehmigung durchgeführt werden soll.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
- manuell (mit Genehmigungsfenster)
- automatisch - im Hintergrund (Ermittlung Genehmiger aus Mitarbeiterstamm)
- Mit Workflow
- Keine Genehmigung notwendig
Ist dieser Parameter aktiviert, muss die Genehmigung eines Termins durch den Geschäftsführer durchgeführt werden. Beim erstmaligen Aufruf der Genehmigungsliste eines bestehenden Termins wird der Geschäftsführer automatisch in die Liste der autorisierten Mitarbeiter aufgenommen. Dieser Parameter gilt nur bei der manuellen und automatischen Termingenehmigung.
Ist dieser Parameter aktiviert, muss die Genehmigung eines Termins durch den Abteilungsleiter durchgeführt werden. Beim erstmaligen Aufruf der Genehmigungsliste eines bestehenden Termins wird der Abteilungsleiter automatisch in die Liste der autorisierten Mitarbeiter aufgenommen. Dieser Parameter gilt nur bei der manuellen und automatischen Termingenehmigung.
Ist dieser Parameter aktiviert, muss die Genehmigung eines Termins durch den Hauptstellvertreter durchgeführt werden. Beim erstmaligen Aufruf der Genehmigungsliste eines bestehenden Termins wird der Hauptstellvertreter automatisch in die Liste der autorisierten Mitarbeiter aufgenommen. Dieser Parameter gilt nur bei der manuellen und automatischen Termingenehmigung.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob alle ermittelten Genehmiger die Genehmigungsaufgabe erledigen müssen oder ob es reicht wenn diese von einem erledigt wird. Dieser Parameter gilt nur bei der manuellen und automatischen Genehmigerermittlung.
Über diesen Parameter wird gesteuert, ob Sie direkt beim Genehmigen eines Termins den Urlaubsstand des Mitarbeiters starten können.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird im Fenster zur Termingenehmigung zusätzlich ein Notizfeld angezeigt, in dem Sie eine Begründung eingeben können. Zudem wird das Feld "Notizverlauf" aktiviert; in diesem Feld werden die im Feld "Notiz" eingetragenen Notizen von Aufgabe zu Aufgabe weitergegeben. Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Termingenehmigung aus, es ist egal ob die Termingenehmigung manuell, automatisch im Hintergrund oder über einen Workflow erfolgt.
In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird in oberster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.
Terminzusage
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).
Der Status kann die Ausprägungen 
Zugesagt, 
Zugesagt online, 
Abgesagt, 
Mit Vorbehalt oder 
Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.
Zugesagt, Zugesagt online, Abgesagt, Mit Vorbehalt oder Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.
Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.
Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.