Abwesenheiten aus Termin erzeugen
Allgemein
In den Terminen haben Sie die Möglichkeit, zu bereits bestehenden Terminen eine Abwesenheit zu erzeugen, bzw. können direkt bei der Terminneuanlage Abwesenheiten automatisch erstellt werden. Welche Einstellungsmöglichkeiten dafür notwendig sind, erfahren Sie in dieser Dokumentation.
Abwesenheiten manuell erzeugen
Über die Funktion Abwesenheit erstellen können Sie im Terminkalender zu einem bereits erstellten Termin bzw. einer Terminserie eine Abwesenheit erzeugen. Konnte die Abwesenheit korrekt erstellt werden, erhalten Sie die Hinweismeldung "Die Abwesenheit wurde erfolgreich erstellt".
Hinweis
 | Damit das manuelle Erstellen einer Abwesenheit funktioniert, müssen Sie am Mitarbeiterstamm einen Stellvertreter hinterlegen. Ist dieser nicht hinterlegt, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die Neuanlage nicht durchgeführt worden ist, weil keine Stellvertretung ermittelt werden konnte.  |
Die Abwesenheit wird standardmäßig wie folgt erstellt, bis auf den Stellvertreter und Vertretungsarten können diese Vorschlagswerte bei der Erstellung der Abwesenheit nicht beeinflusst werden.
- Mitarbeiter ist der Terminbesitzer.
- Stellvertreter wird vom Mitarbeiterstamm des Terminbesitzers ermittelt.
- Von- und Bis-Datum werden vom Termin ermittelt.
- Vertretungsart in allen Bereich ist standardmäßig "Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)". Zum Festlegen von diesen Vorschlagswerten gibt es je Vertretungsart einen Parameter. Diese finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager. Weitere Infos dazu unter dem Punkt Standardwerte für Vertretungsarten.
Hinweis
| Das Bearbeiten von manuell zu einem Termin erstellten Abwesenheiten ist aber natürlich möglich, dass heißt, bis auf den Mitarbeiter können Sie alle Felder nach Ihren Vorstellungen anpassen. Das Löschen dieser Abwesenheiten ist sowohl im Abwesenheitsmanager als auch direkt zum selektierten Termin im Terminkalender über die Funktion Abwesenheit löschen möglich. |
Abwesenheiten automatisch erzeugen
Im Gegensatz zur manuellen Erzeugung von Abwesenheiten, die zu bereits angelegten Terminen erstellt werden, können Abwesenheiten auch direkt im Zuge der Neuanlage eines Termins erstellt werden.
Voraussetzungen
Damit die Erzeugung einer Abwesenheit funktioniert, müssen Sie im Parameter Anzahl Abwesenheitstage definieren, wie viele Tage hintereinander ein Mitarbeiter abwesend sein muss, damit automatisch eine Abwesenheit erzeugt wird.
In diesem Parameter können Sie die Anzahl der Tage festlegen, die ein Mitarbeiter hintereinander abwesend sein muss, damit bei der Erstellung eines Termins automatisch eine Abwesenheit erzeugt wird. Dieser Parameter muss befüllt werden, sollte automatisch eine Abwesenheit erstellt werden, das heißt soll zum Beispiel auch bei eintägigen Abwesenheiten eine erstellt werden, müssen Sie hier "1" eintragen. Bleibt dieser leer, wird keine Abwesenheit erstellt, auch wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind. Welche Einstellungen zusätzlich zu diesem Parameter noch notwendig sind, erhalten Sie in der Dokumentation Abwesenheiten aus Termin erzeugen. Eine automatische Abwesenheit wird immer erstellt, sobald die entsprechenden Einstellungen am Terminkennzeichen hinterlegt sind. Dies bedeutet, dass auch bei Terminen, die nicht die kompletten Sollzeiten eines Tages füllen, eine Abwesenheit erstellt wird! |
Zusätzlich zu diesem Parameter müssen Sie am Terminkennzeichen definieren, ob eine Abwesenheit bei der Anlage eines Termins und Verwendung dieses Terminkennzeichens erstellt werden soll.
Ebenso wie bei der manuellen Erstellung von Abwesenheiten ist auch bei der automatischen Erstellung die Hinterlegung des Stellvertreters am Mitarbeiterstamm eine Voraussetzung.
Anwendung
Die Abwesenheit wird automatisch bei der Anlage eines Termins mit dem entsprechenden Terminkennzeichen erstellt. Die Abwesenheit wird nach den selben Kriterien erstellt, wie dies auch bei der manuellen Abwesenheitserstellung erfolgt.
Hinweis
| Werden Abwesenheiten automatisch bei der Neuanlage von Terminen erzeugt, wird auch die Abwesenheit aktualisiert, wenn der dazugehörige Termin verschoben, geändert oder kopiert wird. Das Bearbeiten dieser Abwesenheiten ist grundsätzlich schon möglich, aber der Mitarbeiter und die beiden Datumsfelder der Abwesenheit können nicht bearbeitet werden. Ein Änderung des Abwesenheitszeitraums bei automatisch erstellten Abwesenheiten kann nur durch eine Anpassung im Terminkalender erfolgen. Diese Abwesenheiten können direkt im Abwesenheitsmanager nicht gelöscht werden, sondern können entweder nur durch das Löschen des Termins, aus dem diese entstanden sind, wieder entfernt werden oder über die Funktion Abwesenheit löschen im Terminkalender. |
Hintergrundinfos
Bei Abwesenheiten, die automatisch aus einem Termin erzeugt wurden, erfolgt die Aktualisierung des Von- und Bis-Datums automatisch, wenn Sie die Dauer des Termins, der Terminserie bzw. des Mehrtagestermins bearbeiten.
Die Abwesenheit wird auch automatisch verlängert, wenn Sie am Tag nach einem Termin, aus dem automatisch eine Abwesenheit erstellt wurde, einen weiteren Termin mit einem Terminkennzeichen erfassen, bei dem das Feld Abwesenheit erstellen aktiv ist.
Beispiel
 | Sie haben eine Terminserie von Montag bis Donnerstag mit dem Terminkennzeichen Urlaub angelegt. Auf diesem Terminkennzeichen ist das Feld Abwesenheit erstellen aktiv. Dadurch wird für die Dauer von Montag bis Donnerstag automatisch eine Abwesenheit erstellt. Wenn Sie jetzt zum Beispiel am Freitag einen Einzeltermin mit dem Terminkennzeichen Urlaub eintragen, wird die Abwesenheit automatisch um diesen Tag verlängert. |
Die Abwesenheit kann über den Terminkalender auch automatisch verkürzt werden, wenn Sie bei einem Serientermin, aus dem automatisch eine Abwesenheit erstellt wurde, zum Beispiel den letzten Tag löschen.
Beispiel
| Sie haben eine Terminserie von Montag bis Freitag mit dem Terminkennzeichen Urlaub angelegt. Auf diesem Terminkennzeichen ist das Feld Abwesenheit erstellen aktiv. Dadurch wird für die Dauer von Montag bis Freitag automatisch eine Abwesenheit erstellt. Wenn Sie jetzt zum Beispiel am Freitag doch wieder anwesend sind, können Sie einfach den letzten Tag der Terminserie löschen und die Abwesenheit wird automatisch um diesen Tag verkürzt. |
Hinweis
| Wenn eine Abwesenheit manuell über die Funktion "Abwesenheit erzeugen" erstellt wird, wird der Datensatz im Abwesenheitsmanager sofort aktiv angelegt. Das Verhalten ist anders, wenn eine Abwesenheit automatisch aus einem Termin erstellt wird: In diesem Fall wird der Datensatz zunächst inaktiv hinterlegt und erst nach der Freigabe der Genehmigungsaufgabe automatisch auf "aktiv" gesetzt. |
Standardwerte für Vertretungsarten
Zum Festlegen von Standardwerten für die Vertretungsarten je Programmteil gibt es unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager folgende Parameter:
Die hier eingestellten Vertretungsarten werden auf die erzeugten Abwesenheiten übernommen - egal ob diese automatisch aus den Terminen oder manuell im Abwesenheitsmanager angelegt werden. Bei der manuellen Anlage im Abwesenheitsmanager dienen die Eingaben im Parameter als Vorschlagswert für den Neuanlage-Dialog und können von Ihnen jederzeit geändert werden. Sollte auch bei automatisch erzeugten Abwesenheiten in bestimmten Fällen eine abweichende Vertretungsart gewünscht sein, können Sie auch die Abwesenheiten nachträglich bearbeiten und die Änderung durchführen.
Verbindung zu Outlook
Wenn Sie den Parameter Abwesenheit ins Outlook übertragen aktivieren, werden Abwesenheiten, die direkt aus einem Termin erstellt werden, automatisch in das Outlook des Mitarbeiters übertragen, für den die Abwesenheit erstellt wird.
Hinweis
| Es werden aber nur Abwesenheiten übertragen, bei denen der heutige Tag betroffen ist. Das heißt, eine vergangene bzw. zukünftige Abwesenheit wird nicht übertragen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager. |
Beispiele
| Angenommen heute ist der 25.07.20xx und folgende Termine werden eingetragen. Es werden nur jene Abwesenheiten ins Outlook übertragen, bei denen der aktuelle Tag enthalten ist: Diese Termine werden ins Outlook übertragen:
Diese Termine werden nicht ins Outlook übertragen:
|
