Abwesenheitsmanager
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → AbwesenheitsmanagerDer Abwesenheitsmanager unterstützt Sie bei der Verwaltung und Planung der Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter. In diesem Fenster können Sie festlegen, wer für diesen Zeitpunkt die anfallenden Aufgaben, Termine, Fristen und ER-Kontrolle-Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters wahrnimmt.
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Wie arbeite ich mit dem Abwesenheitsmanager?
Wie arbeite ich mit dem Abwesenheitsmanager?Hinweis
 | Es werden nur Aufgaben mit der Aufgabenart "Öffentlich" bzw. "Verdeckt" für den Stellvertreter sichtbar.  Aufgaben mit der Aufgabenart "Privat" können vom Stellvertreter nicht angesehen werden. Die Aufgaben werden im Zuge der Abwesenheit je nach Vertretungsart auch nicht an den Stellvertreter delegiert oder verteilt. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" wird Ihnen standardmäßig der Mitarbeiter angezeigt, mit dem Sie in NTCS eingeloggt sind. Sie haben aber die Möglichkeit, in diesem Feld einen anderen Mitarbeiter einzugeben, um die Abwesenheiten Ihrer Kollegen/innen einzusehen.
Über die Combobox "Anzeige" können Sie festlegen, ob Sie Ihre eigenen Abwesenheiten sehen möchten oder die Abwesenheiten von Mitarbeitern, bei denen Sie als Stellvertreter eingetragen sind. Mit dem Eintrag "Alle" können Sie sich eine vollständige Liste der Abwesenheiten anzeigen lassen, von denen Sie betroffen sind, entweder als Abwesender oder als Stellvertreter.
Standardfeldauswahl Einstiegsfelder
Abwesenheit
In dieser Liste werden Ihnen alle erfassten Abwesenheiten bzw. Abwesenheiten, bei denen Sie als Stellvertreter fungieren, angezeigt. Welche Abwesenheiten Ihnen in der Liste angezeigt werden, hängt von der Einstellung in der Combobox "Anzeige" ab. Mit dieser Liste können Sie sich einen Überblick über die Abwesenheiten verschaffen, das heißt, für welchen Zeitraum die Abwesenheiten erfasst worden sind bzw. welcher Mitarbeiter als Stellvertreter für welche Tätigkeiten eingetragen ist.
Hinweis
| Bei der Neuanlage einer Abwesenheit wird im Pflichtfeld "Mitarbeiter" automatisch jener Mitarbeiter vorgeschlagen, der im gleichnamigen Einstiegsfeld in der Abwesenheitsübersicht ausgewählt ist. Dieser Vorschlag kann von Ihnen aber nicht verändert werden. Im Pflichtfeld "Stellvertreter" müssen Sie den Mitarbeiter eintragen, der die Vertretung des abwesenden Mitarbeiters übernimmt. Achtung!
Die beiden Pflichtfelder "Von Datum" und "Bis Datum" werden standardmäßig mit dem aktuellen Tagesdatum und der Uhrzeit 00:00:00 befüllt. Das heißt, standardmäßig wird eine ganztägige Abwesenheit vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit überschreiben. Achtung!
|
die Abwesenheiten dieses Mitarbeiters angezeigt. Somit können Sie kontrollieren, ob dieser Mitarbeiter zum definierten Zeitpunkt tatsächlich anwesend ist. Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ins Outlook übertragen | Mit dieser Funktion können Sie eigene aktive Abwesenheiten ins Outlook übertragen. Im Outlook wird dann automatisch für den angegebenen Zeitraum im Fenster Automatische Antworten diese Abwesenheit hinterlegt. Auch die eingetragene Abwesenheitsnotiz am Reiter "Abwesenheitstext" wird ins Outlook übertragen. Beachten Sie bitte dabei, dass die Übertragung von Bildern in Outlook nicht möglich ist; hier wird nur Text übertragen. Die Übertragung betrifft sowohl interne als auch externe Absender, sofern in Outlook automatische Antworten für externe Absender aktiviert sind.  Hinweise
Hinweis
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 Benachrichtigungsregeln | Mit dieser Funktion können Sie Benachrichtigungsregeln erfassen, damit Sie rechtzeitig vor einer Abwesenheit ihrer Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Benachrichtigungsregeln. |
) muss gesetzt sein. Standardfeldauswahl Abwesenheitsmanager
Stellvertreter Abwesenheit
In diesem Bereich können Sie sich die Abwesenheiten des Stellvertreters der selektierten Abwesenheit anzeigen lassen. Dieser Bereich soll als Hilfe dienen, um auf einen Blick überprüfen zu können, ob der Stellvertreter für einen bestimmten Zeitraum schon Abwesenheiten eingetragen hat.
Hinweis
| Bei verdeckten Aufgaben darf der Stellvertreter der Abwesenheit nur jene Aufgaben sehen, die delegiert oder verteilt worden sind. Verdeckte Aufgaben, die nicht delegiert oder verteilt werden, dürfen weiterhin nur vom Stellvertreter eingesehen werden, der am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist. Hintergrund ist folgender: Es kann nicht in allen Fällen davon ausgegangen werden, dass man auch bereits verdeckte Aufgaben sehen darf, die vor der Abwesenheit entstanden sind. |
Standardfeldauswahl Stellvertreter Abwesenheit
Abwesenheitstext
In diesem Bereich können Sie für jede Abwesenheit eine Abwesenheitsnotiz erfassen. Den Abwesenheitstext können Sie jederzeit editieren, ohne dass Sie in den Bearbeitungsmodus der Abwesenheit wechseln müssen. Sobald Sie den Text bearbeiten, erscheint das Menüband dieses Editors und alle benötigten Funktionen werden aktiv. Der Abwesenheitstext kann auch nach Ihren Wünschen formatiert werden (Farbe, Schriftgröße ...) und auch mit dieser Formatierung ins Outlook übertragen werden.
Hinweis
| Für den Abwesenheitstext können Sie auch eine HTML-Vorlage hinterlegen, damit wird bei Neuanlage einer Abwesenheit immer der Text laut HTML-Vorlage vorgeschlagen. HTML-Vorlagen können unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden. Weiters gibt es die Möglichkeit, das Von Datum und das Bis Datum der Abwesenheit auszuwählen. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass der Abwesenheitszeitraum automatisch im Abwesenheitstext vorgeschlagen wird und von Ihnen nicht mehr manuell eingetragen werden muss. Wird ein anderes Feld aus den Benachrichtigungsregeln für den Abwesenheitstext ausgewählt, wie z. B. "Bezeichnung", dann bleiben diese Felder im Abwesenheitstext leer. Hinterlegen müssen Sie die Vorlage dann im Parameter "Abwesenheitstext HTML-Vorlage" unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager.
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Hinweis
| Diese Abwesenheitsnotiz wird dann in Benachrichtigungsmails mitgesendet bzw. wird diese auch in folgender Meldung angezeigt. Die Meldung erscheint, wenn Sie eine Aufgabe, eine Frist bzw. einen Termin an einen Mitarbeiter delegieren oder verteilen wollen, der zu diesem Zeitpunkt abwesend ist.  |
Hintergrundinformationen
Wenn ein Mitarbeiter gelöscht wird, der auf einer bzw. mehreren Abwesenheiten als Stellvertreter hinterlegt ist, werden alle erfassten Abwesenheiten gelöscht, bei denen dieser Mitarbeiter als Stellvertreter hinterlegt ist.
Wird aber ein Mitarbeiter gelöscht, der auf einer bzw. mehreren Abwesenheiten als ER-Kontrolle-Stellvertreter hinterlegt ist, wird automatisch das Feld "ER-Kontrolle-Stellvertreter" bei jenen Abwesenheiten geleert, bei denen dieser Mitarbeiter als eben solcher hinterlegt ist. Die Abwesenheit wird in diesem Fall nicht gelöscht.
Hinweis Aufgaben
| Aufgaben, welche einem abwesenden Mitarbeiter angelegt werden, werden unter 2 Voraussetzungen nicht an den Stellvertreter delegiert. Erstens, wenn sich der abwesende Mitarbeiter die Aufgabe selbst anlegt bzw. zweitens, wenn diese vom Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters angelegt wird. Bei Aufgaben, die im Hintergrund automatisch erstellt werden, zum Beispiel aus dem Workflow, werden die Aufgaben immer an den Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters delegiert - egal, wer der Ersteller der Aufgabe ist. |
Hinweis Termine
| Auf dem Terminkennzeichen kann über das Feld "Abwesenheit prüfen" geregelt werden, ob Termine mit diesem Terminkennzeichen vom Abwesenheitsmanager berücksichtigt werden. Wenn das Feld auf "Nein" gesetzt ist, werden die Termine mit diesem Terminkennzeichen vom Abwesenheitsmanager nicht berücksichtigt. Damit kann man einstellen, dass Termine, die nur den abwesenden Mitarbeiter betreffen können, nicht auf den Stellvertreter delegiert/verteilt werden bzw. dieser per E-Mail nicht informiert wird. |
Standardwerte für Vertretungsarten
Zum Festlegen von Standardwerten für die Vertretungsarten je Porgrammteil gibt es unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager folgende Parameter.
Die hier eingestellten Vertretungsarten werden auf die erzeugten Abwesenheiten übernommen - egal ob diese automatisch aus den Terminen oder manuell im Abwesenheitsmanager angelegt werden. Bei der manuellen Anlage im Abwesenheitsmanager dienen die Eingaben im Parameter als Vorschlagswert für den Neuanlage-Dialog und können von Ihnen jederzeit geändert werden. Sollte auch bei automatisch erzeugten Abwesenheiten in bestimmten Fällen eine abweichende Vertretungsart gewünscht sein, können Sie auch die Abwesenheiten nachträglich bearbeiten und die Änderung durchführen.
