UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen

A_TREE1.bmp TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Synchronisationszugangsdaten
 
In diesem Fenster kann eingestellt werden, ob und wie Termine, Aufgaben und Kontakte zwischen Exchange, Microsoft 365 und NTCS synchronisiert werden sollen. Außerdem können hier die Synchronisationszugangsdaten hinterlegt werden.

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Fensterbereiche

Bei diesem Fenster handelt es sich um ein Fenster mit flexiblem Layout. Es kann fixe und optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind nicht alle möglichen Bereiche im Standard eingeblendet. Informationen zur Layoutgestaltung lesen Sie unter Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.
 

Synchronisationsdaten

In diesem Bereich kann jeder Benutzer selbst entscheiden, ob synchronisiert werden soll oder nicht. Wenn synchronisiert werden soll, muss das Feld Synchronisieren auf Ja gesetzt sein. Voraussetzung dafür ist, dass die grundlegenden Einstellungen für die Synchronisation vorgenommen worden sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Dokumentationen zur Synchronisation mit Microsoft Graph API bzw. Synchronisation mit Exchange Web Services (EWS).

Nach der Aktivierung der Synchronisation kann hier entschieden werden, welche Daten synchronisiert werden sollen. Folgende Optionen können für die Synchronisation ausgewählt werden, indem die entsprechenden Felder angehakt werden:
  • Termine synchronisieren
  • Aufgaben synchronsieren
  • Kontakte exportieren
Hinweis Kontaktexport
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Für den Kontaktexport sind noch weitere Einstellungen nötig. Der Kontaktexport funktioniert nur in eine Richtung – und zwar von NTCS zu Exchange oder Microsoft 365.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kontakte nach Exchange / Microsoft 365 exportieren.

Falls die Synchronisation nicht mit dem Hauptterminkalender, den Aufgaben oder dem Kontaktordner durchgeführt werden soll, können hier abweichende Kalender oder Ordner angegeben werden.
  • Terminkalender
  • Aufgabenordner
  • Kontaktordner

Automatische E-Mail-Verarbeitung (aktiv)

Hier können Sie die automatische Archivierung von E-Mails aktivieren. Vorausetzung, dass dieser Bereich angeboten wird, ist die Aktivierung des Parameters Automatische E-Mail-Verbeitung aktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.
 
Mit diesem Parameter können Sie die automatische E-Mail-Verarbeitung ein- oder ausschalten (für MailReply, Archiv-Mailbox).

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Automatische E-Mail-Archivierung.

Zugangsdaten

Welche Felder im Bereich "Zugangsdaten" angeboten werden, ist abhängig von den Parametern Zugangsdatenmodus bzw. Microsoft 365-Authentifizierung unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.

Einstellungen bei Verwendung von Exchange

Stellen Sie hier den Modus für den Zugriff auf die Postfächer in Exchange ein. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:

0 - Zugriff mit eigenem Benutzer.

1 - Zugriff mit berechtigtem Benutzer und Postfachnamen.

2 - Zugriff mit Administrator und Postfachnamen (experimentelle Einstellung, derzeit nicht empfohlen).

3 - Zugriff mit DNC (DefaultNetworkCredentials) und Postfachnamen bei Verwendung mit EWS-Schnittstelle (nicht für MS Graph). Der berechtigte Benutzer und das entsprechende Passwort müssen beim Dienst hinterlegt werden.

Achtung: Punkt 3 - Zugriff mit DNC (DefaultNetworkCredentials) und Postfachnamen, ist für die Synchronisation mit Microsoft 365 bei der Parametereinstellung "Authentifizierung mit Benutzeranmeldung und Administratorzustimmung" im Parameter Microsoft 365-Authentifizierung irrelevant.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation (Punkt Zugangsdatenmodus).

Einstellungen bei Microsoft 365
Für die Synchronisation mit Microsoft 365 ist dieser Parameter relevant. Je nach Parametereinstellung müssen auch hier die Zugangsdaten direkt in diesem Fenster eintragen werden. Gegebenenfalls wird zusätzlich die Zustimmung des Administrators oder des Benutzers benötigt.

In diesem Parameter können Sie den Zugriffsmodus für die Synchronisation mit Microsoft 365 (Exchange-Webdienste (EWS)) definieren. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:

1 - Standard Authentifizierung (User + Passwort)
2 - Standard Authentifizierung mit Administratorzustimmung
3 - Authentifizierung mit Benutzeranmeldung und Administratorzustimmung

Ab Oktober 2022 wurde die Standard-Authentifizierung für Office/Microsoft 365 eingestellt. Es kann seitdem nur mehr über Standard-Authentifizierung mit Administratorzustimmung bzw. Authentifizierung mit Benutzeranmeldung und Administratorzustimmung auf die Exchange-Postfächer zugegriffen werden. Wir empfehlen die Authentifizierung mit Benutzeranmeldung und Administratorzustimmung. Diese Maßnahme wird als bewährte Praxis angesehen, um die Sicherheit und Integrität ihrer Systeme zu gewährleisten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation unter dem Punkt Microsoft 365-Authentifizierung.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation (Punkt "Besonderheiten Microsoft 365").

Hinweis 
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Falls das Passwort des Betriebssystembenutzers geändert wird, muss das neue Passwort auch hier zeitnah eingetragen werden!!

Wenn das Passwort bei den Synchronisationseinstellungen nicht aktualisiert wird, wird vom Betriebssystem eine Anmeldung mit falschem Passwort registriert und eine Benachrichtigung an den betroffenen Benutzer gesendet, dass dieser die Zugangsdaten prüfen soll! Was einzustellen ist, damit hier eine Benachrichtigung erfolgt und in welcher Form, erfahren Sie unter Punkt Benachrichtigung - falsche Zugangsdaten.

In diesem Fall wird die Synchronisation für diesen Benutzer gestoppt. Erst nach ca. 50 Minuten wird versucht, die Verbindung wieder herzustellen. Zusätzlich dazu wird ein Eintrag in der Logdatei BMDMergeService.log geschrieben, dass bei diesem Benutzer die Zugangsdaten geprüft werden sollen.

Problematisch wird das dann, wenn in den Sicherheitseinstellungen des Netzwerks eingestellt ist, dass nach einer bestimmten Anzahl von ungültigen Login-Versuchen der Windows-Account gesperrt wird. Oft ist dann zusätzlich noch eingestellt, dass nur der Administrator einen Account wieder aktivieren kann - und das kann außerhalb der üblichen Büroarbeitszeiten problematisch sein!

Hinweis

In diesem Bereich werden allgemeine Informationen zu Ihren Mitarbeiterstammdaten sowie die ausgewählte Authentifizierungsmethode angezeigt, unabhängig davon, ob diese für Exchange oder Microsoft 365 verwendet wird. Aus den Mitarbeiterstammdaten im CRM werden der Mitarbeitername und die dort hinterlegte Haupt-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters dargestellt.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Zugangsdaten prüfen
Ob mit den von Ihnen eingetragenen Zugangsdaten korrekt synchronisiert werden kann bzw. ob diese mit den allgemeinen Einstellungen in den TOOLS Parametern zusammenpassen, können Sie mit dieser Funktion testen.

Im Protokoll werden Ihnen dann mögliche Fehlerquellen für das Synchronisieren mit Exchange aufgelistet. Im Idealfall steht bei jeder Prüfung daneben "...OK" und abschließend "Test beendet!".

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation (Punkt Zugangsdaten prüfen).
Administratorzustimmung
Mit dieser Funktion können Sie die Administratorzustimmung starten. Diese Zustimmung muss nur einmal erfolgen und gilt für alle Benutzer. Es wird ein Dialog geöffnet, in dem der Microsoft-365-Administrator seine Zugangsdaten eingeben muss, um seine Zustimmung zu erteilen. Ob die Zustimmung bereits erfolgt ist, können Sie im Bereich "Zugangsdaten" sehen:

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation (Punkt Standardauthentifizierung mit Administratorzustimmung).
Benutzeranmeldung
Mit dieser Funktion können Sie die  Benutzeranmeldung starten. Diese Zustimmung muss jeder Benutzer, der synchronisieren will, einmal durchführen. Es wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie ihre persönlichen Zugangsdaten eingeben müssen, um die Zustimmung zu erteilen. Ob die Zustimmung bereits erfolgt ist, können Sie im Bereich "Zugangsdaten" sehen:

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation (Punkt Authentifizierung mit Administrator- und Benutzerzustimmung)
Funktionen
 
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