Mitarbeiter | In diesem Pflichtfeld wird der Mitarbeiter angezeigt, der für den angegebenen Zeitraum ( Von Datum und Bis Datum) abwesend ist. Bei einer Neuanlage wird Ihnen der Mitarbeiter vorgeschlagen, der im Einstiegsfeld Mitarbeiter in der Abwesenheitsübersicht ausgewählt ist, diesen Vorschlag können Sie nicht verändern. |
Stellvertretung | In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Mitarbeiter hinterlegen, der für den angegebenen Zeitraum ( Von Datum und Bis Datum) den abwesenden Mitarbeiter vertritt.
Achtung! | Bei der Auswahl des Stellvertreters erfolgt eine automatische Prüfung, ob dieser Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt anwesend ist. Wenn Sie hier einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter definieren, bekommen Sie folgende Abfrage und Sie können entscheiden, ob Sie einen neuen Stellvertreter auswählen möchten oder nicht.
Das heißt, grundsätzlich besteht die Möglichkeit, einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter zu hinterlegen. Welche Auswirkung die Hinterlegung eines abwesenden Stellvertreters hat, erfahren Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager beim Punkt Mehrstufige Vertretung. |
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Von Datum | In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum und die Uhrzeit eintragen, ab dem/ab der der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit abändern.
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Bis Datum | In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum und die Uhrzeit eintragen, bis zu dem der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit abändern.
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Aktiv | Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Abwesenheit des Mitarbeiters aktiv ist. Nur bei aktiven Abwesenheiten werden die am Abwesenheitsdatensatz getätigten Einstellungen von NTCS berücksichtigt. Ist der Abwesenheitsdatensatz inaktiv, dient dieser nur als Information und hat keine Auswirkungen auf den Ablauf in NTCS.
Hinweis | Wenn eine Abwesenheit manuell über die Funktion "Abwesenheit erzeugen" erstellt wird, wird der Datensatz im Abwesenheitsmanager sofort aktiv angelegt. Das Verhalten ist anders, wenn eine Abwesenheit automatisch aus einem Termin erstellt wird: In diesem Fall wird der Datensatz zunächst inaktiv hinterlegt und erst nach der Freigabe der Genehmigungsaufgabe automatisch auf "aktiv" gesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Abwesenheiten aus Termin erzeugen. |
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Berechtigungen für Mitarbeiterdaten übertragen | Über dieses Feld können Sie grundsätzlich bestimmen, ob alle Berechtigungen für Mitarbeiterdaten des abwesenden Mitarbeiters auf den Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit übertragen werden sollen. Im Gegensatz zu den temporären Berechtigungen passiert dies bei den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch.
Hinweis | Dieses Feld ist nur beim Eintragen einer eigenen Abwesenheit aktiv. Das heißt, nur wenn der abwesende Mitarbeiter gleich der angemeldete Mitarbeiter im NTCS ist, können die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten übertragen werden. |
Für den Fall, dass Sie nur ausgewählte Berechtigungen für Mitarbeiterdaten auf den Stellvertreter übertragen möchten, können Sie über das F8-Symbol  vor diesem Feld das Fenster für die Zuordnung der gewünschten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungszuordnung.
Hinweis | Wenn Sie beim Klick auf dieses Feld unten stehende Meldung bekommen, dann haben Sie im Feld Stellvertreter noch keinen Mitarbeiter definiert.
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Vertretungsart für Aufgaben | Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden Aufgaben informiert wird. Es stehen Ihnen folgende fünf Möglichkeiten zur Verfügung:
| Keine Vertretung | Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter. | Stellvertreter ohne Benachrichtigung | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Der Stellvertreter muss dazu in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einsteigen, weil bei dieser Ausprägung weder eine Delegierung, Verteilung noch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt. | | Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail) | Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine Aufgabe erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
| | An Stellvertreter delegieren | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. | | An Stellvertreter verteilen | Bei dieser Option wird bei Neuanlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, diese Aufgabe ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich.
Hinweis | Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind, können über den Abwesenheitsmanager auch nicht verteilt werden. Diese werden dann automatisch delegiert, sollte diese Option bei Aufgaben gewählt sein. |
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Hinweis | Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die über die ER-Kontrolle angelegt werden, durch diese Einstellung nicht berücksichtigt werden. Dazu müssen Sie abweichende Einstellungen für die ER-Kontrolle im Feld ER-Kontrolle Vertretungsart treffen. |
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Vertretungsart für Termine | Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden Termine informiert wird. Es stehen Ihnen folgende vier Möglichkeiten zur Verfügung: Keine Vertretung
| Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter. | | Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail) | Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter ein Termin erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
| | An Stellvertreter delegieren | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter dieser sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, dieser Termin ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. | | An Stellvertreter verteilen | Bei dieser Option wird bei Neuanlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter dieser zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, dieser Termin ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich. |
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Vertretungsart für Fristen | Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die entstehenden Fristen informiert wird. Es stehen Ihnen folgende vier Möglichkeiten zur Verfügung: Keine Vertretung
| Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter. | | Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail) | Bei dieser Option erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine Frist erfasst worden ist. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
| | An Stellvertreter delegieren | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese Frist ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. | | An Stellvertreter verteilen | Bei dieser Option wird bei Neuanlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter diese zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, diese Frist ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich. |
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ER-Kontrolle Stellvertretung | In diesem Feld können Sie einen abweichenden Stellvertreter für die ER-Kontrolle hinterlegen. Wird kein Mitarbeiter hinterlegt, so wird der allgemeine Stellvertreter auch für die ER-Kontrolle verwendet
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Vertretungsart für ER-Kontrolle | Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden ER-Kontrolle-Aufgaben informiert wird. Es stehen Ihnen folgende fünf Möglichkeiten zur Verfügung: Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)
| Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine ER-Kontrolle-Aufgabe erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
| | Stellvertreter ohne Benachrichtigung | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die ER-Kontrolle-Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Der Stellvertreter muss dazu in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einsteigen, weil bei dieser Ausprägung weder eine Delegierung noch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt. | An Stellvertreter delegieren (E-Mail) | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese ER-Kontrolle-Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden.
Zusätzlich wird nach der Delegierung eine E-Mail an den Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters gesendet. | An Stellvertreter delegieren | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese ER-Kontrolle-Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden, ohne dass dieser per E-Mail über die neue ER benachrichtigt wird. | Keine Vertretung | Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter. |
Hinweis | Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung NUR Aufgaben betrifft, die durch die ER-Kontrolle entstehen. Alle anderen Aufgaben werden hier nicht berücksichtigt. |
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