Abwesenheitsmanager
Allgemein
Der Abwesenheitsmanager unterstützt Sie bei der Erfassung, Verwaltung und Planung Ihrer eigenen Abwesenheiten bzw. verschafft Ihnen einen Überblick über alle Abwesenheiten der Mitarbeiter des Unternehmens. Zusätzlich zur Verwaltung der Abwesenheiten können Sie noch festlegen, welcher Mitarbeiter für den Zeitraum der Abwesenheit die anfallenden Termine, Aufgaben, Fristen bzw. ER-Kontrolle-Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters wahrnehmen soll.
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Wie arbeite ich mit dem Abwesenheitsmanager?
Wie arbeite ich mit dem Abwesenheitsmanager?Abwesenheitsmanager
Beim Start des Abwesenheitsmanagers unter CRM → Abwesenheitsmanager erscheint folgendes Fenster mit dem Überblick über Ihre eigenen Abwesenheiten:
Übersicht Abwesenheiten
Dieses Fenster wird standardmäßig mit Ihren eigenen Abwesenheiten gestartet, über die Combobox "Anzeige" können Sie steuern, ob Sie auch die Abwesenheiten sehen möchten, bei denen Sie als Stellvertreter fungieren bzw. alle, von denen Sie betroffen sind. Sie haben auch die Möglichkeit, die Abwesenheiten aller Ihrer Mitarbeiter anzusehen, wenn Sie im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" den entsprechenden Mitarbeiter eintragen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden Ihnen alle Abwesenheiten aller Mitarbeiter angezeigt.
Hinweis
 | Sie können nicht nur Ihre eigenen Abwesenheiten erfassen, sondern auch für andere Mitarbeiter eine Abwesenheit erfassen. Dazu müssen Sie in der Übersicht im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" den entsprechenden Mitarbeiter eintragen, für den Sie eine Abwesenheit erfassen möchten. |
Abwesenheitstext
Im Bereich Abwesenheitstext können Sie eine Abwesenheitsnotiz erfassen, die beim Delegieren bzw. Verteilen von Aufgaben, Terminen oder Fristen an den abwesenden Mitarbeiter erscheint und in Abwesenheitsmails mitgesendet wird.
Hinweis
| Für den Abwesenheitstext können Sie auch eine HTML-Vorlage hinterlegen, damit wird bei Neuanlage einer Abwesenheit immer der Text laut HTML-Vorlage vorgeschlagen. HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden. Weiters gibt es die Möglichkeit, das "Von Datum" und das "Bis Datum" der Abwesenheit auszuwählen. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass der Abwesenheitszeitraum automatisch im Abwesenheitstext vorgeschlagen wird und von Ihnen nicht mehr manuell eingetragen werden muss. Wird ein anderes Feld aus den Benachrichtigungsregeln für den Abwesenheitstext ausgewählt, wie z. B. "Bezeichnung", dann bleiben diese Felder im Abwesenheitstext leer. Hinterlegen müssen Sie die Vorlage dann im Parameter "HTML-Vorlage für den Abwesenheitstext" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager.
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Wie diese Abwesenheitsnotiz im Programm verwendet wird, erfahren Sie unter dem Punkt Anwendung.
Stellvertreter Abwesenheit
Der Bereich "Stellvertreter Abwesenheit" gibt Ihnen einen Überblick der Abwesenheiten des hinterlegten Stellvertreters der selektierten Abwesenheit. Dieser Bereich dient als Hilfe, um auf einen Blick überprüfen zu können, für welchen Zeitraum der Stellvertreter bereits abwesend ist und zu welchen Zeitpunkten er noch verfügbar wäre.
Abwesenheiten erfassen
Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Details zu Ihrer eigenen Abwesenheit bzw. zur Abwesenheit eines anderen Mitarbeiters zu erfassen.
Im unteren Bereich dieses Fensters werden Ihnen wie in der Abwesenheitsübersicht die beiden Bereiche Abwesenheitstext und Stellvertreter Abwesenheit angezeigt.
Pflichtfelder
Im Feld Mitarbeiter wird automatisch der abwesende Mitarbeiter angezeigt, dabei handelt es sich um jenen Mitarbeiter, der im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" in der Abwesenheitsübersicht ausgewählt ist. Sie haben keine Möglichkeit, dieses Feld zu verändern, das heißt, Sie können nur für diesen Mitarbeiter Abwesenheiten erfassen. Im Feld "Stellvertreter" müssen Sie den Mitarbeiter eintragen, der die Vertretung für den abwesenden Mitarbeiter übernehmen soll. Standardmäßig wird Ihnen der Stellvertreter aus dem Feld 
vom Mitarbeiterstamm vorgeschlagen. Ist im Mitarbeiterstamm kein Stellvertreter des Mitarbeiters hinterlegt, bleibt das Feld leer und Sie müssen manuell einen Stellvertreter eintragen.
vom Mitarbeiterstamm vorgeschlagen. Ist im Mitarbeiterstamm kein Stellvertreter des Mitarbeiters hinterlegt, bleibt das Feld leer und Sie müssen manuell einen Stellvertreter eintragen. Achtung!
 | Bei der Auswahl des Stellvertreters erfolgt eine automatische Prüfung, ob dieser Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt anwesend ist. Wenn Sie hier einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter definieren, bekommen Sie eine Abfrage, dass die ausgwählte Stellvertretung ebenfalls während der Abwesenheit eine Abwesenheit eingetragen hat. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie einen neuen Stellvertreter auswählen möchten oder nicht.  Das heißt, grundsätzlich besteht die Möglichkeit, einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter zu hinterlegen. Welche Auswirkung die Hinterlegung eines abwesenden Stellvertreters hat, erfahren Sie beim Punkt Mehrstufige Vertretung. Sobald Sie einen Stellvertreter eintragen, werden Ihnen im Bereich "Stellvertreter Abwesenheit" die Abwesenheiten dieses Mitarbeiters angezeigt. Somit können Sie kontrollieren, ob dieser Mitarbeiter zum gewählten Zeitpunkt tatsächlich anwesend ist.  |
Mit den beiden Pflichtfeldern "Von Datum" und "Bis Datum" können Sie den Zeitraum definieren, über den Sie abwesend sind und durch einen anderen Mitarbeiter vertreten werden. Standardmäßig werden diese beiden Felder mit dem aktuellen Tagesdatum und der Uhrzeit 00:00:00 befüllt. Sollten Sie ein Datum eintragen, welches in der Vergangenheit liegt, erhalten Sie die Hinweismeldung, dass das eingegebene Datum in der Vergangenheit liegt. Diese Meldung dient nur als Information, Sie können trotzdem eine Abwesenheit mit einem bereits vergangenen Zeitraum erfassen.
Hinweis
| Sollte das eingegebene "Von Datum" größer als das "Bis Datum" sein, wird das "Bis Datum" automatisch an das "Von Datum" angeglichen. Sollte das eingegebene "Bis Datum" kleiner als das "Von Datum" sein, wird das "Von Datum" automatisch an das "Bis Datum" angeglichen. |
Vertretungsart festlegen
Sollte nicht nur die Abwesenheit des Mitarbeiters festgehalten werden, sondern sollten auch anfallende Termine, Aufgaben und Fristen durch den Stellvertreter behandelt werden, können Sie mit diesen Feldern die Art der Vertretung festlegen.
Sie können die Art der Vertretung für Termine, Aufgaben und Fristen separat einstellen, zum Beispiel können Sie für Aufgaben und Termine keine Vertretung wählen, aber für die im Abwesenheitszeitraum anfallenden Fristen den Stellvertreter bearbeiten lassen.
Hinweis
| Werden für den abwesenden Mitarbeiter Aufgaben mit der Aufgabenart "Privat" erstellt, kann der Stellvertreter die Aufgaben nicht ansehen. Die Aufgaben werden auch nicht delegiert bzw. verteilt, sollte eine diese Vertretungsarten ausgewählt sein. Es können ausschließlich Aufgaben mit der Aufgabenart "Öffentlich" oder "Verdeckt" aufgrund der Einstellungen im Abwesenheitsmanager angesehen, delegiert bzw. verteilt werden.  |
Achtung!
| Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die über die ER-Kontrolle angelegt werden, durch diese Einstellung nicht berücksichtigt werden. Wie Aufgaben aus der ER-Kontrolle behandelt werden, ist unter Punkt Vertretungsart ER-Kontrolle beschrieben. |
| Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail) | Bei dieser Einstellung erhält der definierte Stellvertreter der Abwesenheit eine Benachrichtigungs-E-Mail, sollte für den abwesenden Mitarbeiter eine Aufgabe, Frist oder ein Termin eingetragen werden. Bei Terminen werden die E-Mails an Stellvertreter nicht nur bei der Neuanlage, sondern auch beim Bearbeiten des Termins verschickt. Die Aufgabe, Frist oder der Termin bleibt beim abwesenden Mitarbeiter, der Stellvertreter bekommt eine Informations-E-Mail, die lt. BMD Standard folgendermaßen aussieht:  Sie können aber jederzeit eine von Ihnen entworfene HTML-Vorlage für diese E-Mails hinterlegen. Die HTML-Vorlagen können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellen. Welche HTML-Vorlage dann herangezogen wird, müssen Sie in den CRM Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow für den jeweiligen Programmteil hinterlegen.
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Stellvertreter ohne Benachrichtigung | Bei dieser Einstellung kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Der Stellvertreter muss dazu in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einsteigen, weil bei dieser Ausprägung weder eine Delegierung, Verteilung noch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt. Diese Einstellung gibt es nur bei den Aufgaben (auch ER-Kontrolle) und nicht für Termine und Fristen. | ||||||
| An Stellvertreter delegieren | Mit dieser Option wird bei einer Neuanlage einer Aufgabe, einer Frist bzw. eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter diese/r sofort an den Stellvertreter delegiert. Die Aufgabe, Frist bzw. der Termin ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. | ||||||
An Stellvertreter verteilen | Mit dieser Option wird bei einer Neuanlage einer Aufgabe, einer Frist bzw. eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter diese/r zusätzlich an den Stellvertreter verteilt. Das heißt, diese Aufgabe, Frist bzw. der Termin ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. Diese Einstellung gibt es nicht für Aufgaben aus der ER-Kontrolle. Hinweis
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| Keine Vertretung | Bei dieser Einstellung erfolgt bei der Anlage einer Aufgabe, einer Frist bzw. eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter. |
Hinweis
| Standardwerte für Vertretungsarten Zum Festlegen von Standardwerten für die Vertretungsarten je Porgrammteil gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager folgende Parameter.  Die hier eingestellten Vertretungsarten werden auf die erzeugten Abwesenheiten übernommen - egal ob diese automatisch aus den Terminen oder manuell im Abwesenheitsmanager angelegt werden. Bei der manuellen Anlage im Abwesenheitsmanager dienen die Eingaben im Parameter als Vorschlagswert für den Neuanlage-Dialog und können von Ihnen jederzeit geändert werden. Sollte auch bei automatisch erzeugten Abwesenheiten in bestimmten Fällen eine abweichende Vertretungsart gewünscht sein, können Sie auch die Abwesenheiten nachträglich bearbeiten und die Änderung durchführen. |
Hinweis
| Aufgaben, welche einem abwesenden Mitarbeiter angelegt werden, werden unter 2 Voraussetzungen nicht an den Stellvertreter delegiert. Zum einen, wenn sich der abwesende Mitarbeiter die Aufgabe selbst anlegt und zum anderen, wenn diese vom Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters angelegt wird. Bei Aufgaben, die im Hintergrund automatisch erstellt werden, zum Beispiel über den Workflow, werden die Aufgaben immer an den Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters delegiert - egal, wer der Ersteller der Aufgabe ist. |
Vertretungsart ER-Kontrolle
Für die ER-Kontrolle gibt es eigene Felder für die Vertretung, unabhängig vom allgemeinen Stellvertreter und der Vertretungsart für Aufgaben. Sollten auch ER-Kontrolle-Aufgaben an einen Stellvertreter delegiert werden, müssen Sie im Feld "ER-Kontrolle-Stellvertretung" einen hinterlegen. Sollte der Stellvertreter aus dem Mitarbeiterstamm ermittelt werden, können Sie diesen über das F8-Symbol 
vor diesem Feld übernehmen, Sie können aber auch einen abweichenden Stellvertreter definieren. Ist im Mitarbeiterstamm kein Stellvertreter vom Mitarbeiter hinterlegt, dann bekommen Sie folgende Hinweismeldung.
vor diesem Feld übernehmen, Sie können aber auch einen abweichenden Stellvertreter definieren. Ist im Mitarbeiterstamm kein Stellvertreter vom Mitarbeiter hinterlegt, dann bekommen Sie folgende Hinweismeldung.
Hinweis
| Sollten Sie hier keinen Stellvertreter für die ER-Kontrolle definieren, bleiben ER-Kontrolle-Aufgaben beim abwesenden Mitarbeiter liegen. Auch wenn dieser nicht vom Standardstellvertreter abweicht, müssen Sie diesen hier hinterlegen. |
Auch die Vertretungsart muss für ER-Kontrolle-Aufgaben separat eingestellt werden. Welche Auswirkungen die Standardausprägungen haben, ist unter dem Punkt Vertretungsart beschrieben. In der ER-Kontrolle gibt es noch eine zusätzliche Ausprägung:
An Stellvertreter delegieren (E-Mail) | Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese ER-Kontrolle-Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. Für die Vertretungsart "An Stellvertreter delegieren" im Bereich ER-Kontrolle haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, ob der Stellvertreter zusätzlich noch per E-Mail benachrichtigt werden soll oder nicht. |
Hinweis
| Wird eine Eingangsrechnung auf Grund des Abwesenheitsmanagers im Hintergrund an einen Stellvertreter delegiert, wird der CRM Parameter "Neuanlagesperre Aufgaben" nicht geprüft. Sie finden diesen Parameter in den CRM Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM:
Der Parameter verhindert das Delegieren der Eingangsrechnung nicht, wenn dieses durch die Eingangsrechnung selbst ausgelöst wird. Beim Delegieren solcher Aufgaben direkt in den Aufgaben zieht diese Prüfung jedoch. |
Mitarbeiterermittlung über Makro
Sollten Sie für bestimmte Aufgaben, Fristen, Termine bzw. Aufgaben aus der ER-Kontrolle einen abweichenden Mitarbeiter als den definierten Stellvertreter verwenden wollen bzw. eine andere Vertretungsart als die allgemein eingestellte, können Sie die Mitarbeiterermittlung über ein Makro laufen lassen. Dazu stehen Ihnen zu jeder Vertretungsart (Aufgaben, Termine, Fristen, ER-Kontrolle) die Felder "Makro" und "CRM Makro" zur Verfügung. Der Unterschied zwischen diesen beiden Feldern liegt darin, dass Makros für andere Abwesenheiten wieder verwendet werden können und "normale" Makros nur speziell für diese eine Abwesenheit verwendet werden können.
Hinweis
| Die Reihenfolge für die Ermittlung des Stellvertreters stellt sich wie folgt dar: 1. Sollte im Feld "Makro" für den jeweiligen Bereich ein Makro hinterlegt sein, wird dieses in erster Instanz für die Ermittlung des Stellvertreters herangezogen. 2. In zweiter Instanz wird das Makro für die Ermittlung des Stellvertreters herangezogen. 3. Sollte in den unter den ersten beiden Punkten genannten Feldern kein Makro hinterlegt sein, wird der Stellvertreter vom gleichnamigen Feld auf der Abwesenheit ermittelt. |
Beispiel
 | Der auf der Abwesenheit hinterlegte Stellvertreter soll für die anfallenden Aufgaben und Termine herangezogen werden. Für die Vertretung der anfallenden Fristen soll ein anderer Mitarbeiter als der hinterlegte Stellvertreter tätig sein. Dazu können Sie im Feld "Frist Makro" folgendes Makro hinterlegten, mit der ID des gewünschten Mitarbeiters. Dann werden die Fristen dem durch das Makro ermittelten Mitarbeiter zur Bearbeitung übertragen. MCA_CAW_VERT_FIRMENNR := 395000; MCA_CAW_VERT_MITARBEITERID := 'MA20001'; Result := TRUE; Über Makros kann die Mitarbeiterermittlung auch innerhalb der vier Bereiche Aufgaben, Termine, Fristen und ER-Kontrolle noch individueller erfolgen. Zum Beispiel kann für bestimmte Aufgabenkategorien, Terminkennzeichen bzw. Fristarten ein anderer Mitarbeiter bestimmt werden als der, der als Stellvertreter auf der Abwesenheit erfasst ist. |
Berechtigungen übertragen
Zusätzlich können dem Stellvertreter auch die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten bzw. die temporären Berechtigungen des abwesenden Mitarbeiters übertragen werden.
Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können automatisch für den ausgewählten Zeitraum der Abwesenheit auf den Stellvertreter übertragen werden, wenn Sie das Feld aktivieren. Mit dem F8-Symbol 
vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Berechtigungszuordnung, in dem grundsätzlich die Verwaltung dieser Berechtigungen erfolgt.
vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Berechtigungszuordnung, in dem grundsätzlich die Verwaltung dieser Berechtigungen erfolgt.Beispiel
| Über die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten "Aufgaben ansehen" kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter die Aufgaben anderer Mitarbeiter sehen dürfen. Es kann eingestellt werden, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Aufgaben sehen darf und zusätzlich der Abteilungsleiter die Aufgaben jener Mitarbeiter sehen darf, die seiner Abteilung angehören. Wenn jetzt der Abteilungsleiter abwesend ist, könnte sein Stellvertreter nicht automatisch in die Aufgaben der Mitarbeiter des abwesenden Abteilungsleiter einsteigen. Erst wenn Sie dieses Feld "Berechtigung für Mitarbeiterdaten übertragen" aktivieren, bekommt der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit dieses Recht und kann in die Aufgaben dieser Mitarbeiter einsteigen. |
Die gesamten Berechtigungen des abwesenden Mitarbeiters können über das Checkbox-Feld "Temporäre Berechtigungen übertragen" auf den Stellvertreter übertragen werden.
Wird im Feld "Temporäre Berechtigung übertragen" der Haken gesetzt und man speichert schlussendlich die Abwesenheit, kommt folgende Abfrage:
Hinweis
| Grundsätzlich können Berechtigungen für Mitarbeiterdaten und temporäre Berechtigungen nur bei eigenen Abwesenheiten auf den Stellvertreter übertragen werden, das heißt, wenn der abwesende Mitarbeiter gleich dem Mitarbeiter ist, der in NTCS angemeldet ist. Wenn Sie die Berechtigung "Berechtigungen anderer Mitarbeiter" unter Tools → Berechtigungen → Berechtigungen freischalten, können Berechtigungen für Mitarbeiterdaten und temporäre Berechtigungen auch auf den Stellvertreter übertragen werden, wenn Sie für jemand anderen eine Abwesenheit erfassen.  Ist die Berechtigung nicht freigeschaltet, erscheint neben den Feldern folgender Hinweis:  |
Anwendung
Nach dem Erfassen der Abwesenheit, erhalten Sie in diesem Abschnitt der Dokumentation Informationen darüber, was passiert, wenn einem abwesenden Mitarbeiter eine Aufgabe, Frist oder ein Termin eingetragen wird und welche Auswirkung die einzelnen Vertretungsarten haben. Als Beispiel werden hier die Aufgaben herangezogen, die Auswirkungen bei Terminen und Fristen sind aber genau gleich.
Achtung!
| Aus den Terminen können Abwesenheiten automatisch oder manuell zu einem Termin erzeugt werden. Solche Abwesenheiten können im Abwesenheitsmanager nicht gelöscht und nur eingeschränkt bearbeitet werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Abwesenheiten aus Termin erzeugen. |
Anzeige der Abwesenheit
Sobald Sie in die Aufgaben eines aktuell abwesenden Mitarbeiters wechseln, wird Ihnen im oberen Bereich sofort ein Hinweis angezeigt, dass dieser Mitarbeiter aktuell abwesend ist und über welchen Zeitraum sich diese Abwesenheit erstreckt.
Hinweis
| Wird bei der Vertretungsart festgelegt, dass es keine Vertretung gibt, wird die Abwesenheitsinfo trotzdem angezeigt. Weitere Informationen zum Festlegen der Vertretungsart finden Sie unter Punkt Vertretungsart festlegen |
Neuanlage Aufgabe für abwesenden Mitarbeiter
Trotz Abwesenheit des Mitarbeiters können Sie diesem Aufgaben anlegen, es wird Ihnen auch der Hinweis in der Neuanlagenmaske von Aufgaben angezeigt. Je nachdem wie die Combobox "Vertretungsart Aufgaben" (beschrieben unter Punkt Vertretungsart festlegen) definiert ist, wird entschieden, ob die Aufgabe an den Stellvertreter delegiert, verteilt wird oder nur eine Infomail bzw. keine weitere Aktion erfolgt.
Die Aufgaben werden grundsätzlich nach dem Beginndatum geprüft, das heißt, wenn das Beginndatum in den Abwesenheitszeitraum fällt, wird die Aufgabe delegiert, verteilt bzw. eine E-Mail an den Stellvertreter geschickt. Die Ermittlung der Abwesenheit nach dem Beginndatum erfolgt nur, wenn dieses größer oder gleich dem aktuellen Tag ist.
Werden Aufgaben mit einem Beginndatum in der Vergangenheit angelegt bzw. delegiert, wird immer das aktuelle Tagesdatum für die Ermittlung der Abwesenheit ermittelt.
Hinweis
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Beispiel
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Das oben beschriebene Verhalten für die Aufgaben gilt auch für die Fristen. Wie bereits erwähnt, stellt bei den Aufgaben das Beginndatum die Verbindung zum Abwesenheitsmanager dar. In den Fristen stellt auch das Beginndatum der Frist die Verbindung zum Abwesenheitsmanager her, im Terminkalender ist es das Termindatum. |
Achtung!
| Es gibt eine Ausnahme, bei der die erfasste Abwesenheit des Mitarbeiters keine Auswirkung auf die Anlage von Terminen, Aufgaben und Fristen hat. Sollte der abwesende Mitarbeiter gleich der Mitarbeiter sein, der in NTCS angemeldet ist und sich selbst eine Aufgabe anlegen, wird diese - obwohl das Beginndatum der Aufgabe innerhalb des Abwesenheitszeitraum liegt - trotzdem ihm selbst angelegt. Beispiel
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Mehrstufige Vertretung
Bei Abwesenheiten werden auch mehrstufige Vertretungen berücksichtigt. Das heißt, es wird geprüft, ob der in einer Abwesenheit ermittelte Stellvertreter auch anwesend ist oder selbst für diesen Zeitraum eine Abwesenheit eingetragen hat. Ist der ermittelte Stellvertreter abwesend, wird der Stellvertreter dieses abwesenden Mitarbeiters ermittelt usw.
Beispiel
| Mitarbeiter A ist abwesend und der Stellvertreter dieser Abwesenheit ist Mitarbeiter B. Als Vertretungsart wurde für den Bereich Aufgaben die Ausprägung "An Stellvertreter delegieren" gewählt. Im gleichen Zeitraum ist auch der Stellvertreter B teilweise abwesend und definiert Mitarbeiter C als dessen Stellvertreter. Das heißt, die Aufgabe wird jetzt von Mitarbeiter A an Mitarbeiter C aufgrund der Abwesenheit delegiert, weil der ursprünglich ermittelte Stellvertreter B abwesend ist. |
Hinweise:
- Wenn es zu einer mehrstufigen Vertretung kommt, zieht als Vertretungsart immer jene, die der ursprüngliche Abwesende bei seiner Abwesenheit definiert hat.
- Wenn Sie einen Stellvertreter auswählen, der zum gewählten Zeitraum abwesend ist, bekommen Sie eine Hinweismeldung, dass dieser Mitarbeiter für diesen Zeitraum auch eine Abwesenheit eingetragen hat und die Möglichkeit, einen anderen Stellvertreter zu wählen (siehe Abbildung). Wenn Sie keinen anderen wählen, kommt der oben beschriebene Ablauf der mehrstufigen Vertretung zur Anwendung.
Achtung!
| Um eine Endlosschleife zu verhindern, stoppt die mehrstufige Vertretung dann, wenn ein Stellvertreter zum 2. Mal ermittelt wird. Hier ein Beispiel wieder mit Vertretungsart "An Stellvertreter delegieren":
Bei dieser Konstellation würde es zu einer Endlosschleife kommen, diese wird wie oben beschrieben verhindert, wenn ein Stellvertreter zum 2. Mal ermittelt wird. In diesem Beispiel wird die Aufgabe also abschließend an Mitarbeiter B delegiert. |
Delegieren bzw. Verteilen von Aufgaben an abwesende Mitarbeiter
Beim Delegieren bzw. Verteilen einer Aufgabe an den abwesenden Mitarbeiter kommt nach der Auswahl des Mitarbeiters diese Hinweismeldung. Die Meldung gibt Aufschluss über den Zeitraum der Abwesenheit dieses Mitarbeiters sowie die von Ihm erfasste Abwesenheitsnotiz.
Diese Meldung dient nur als Hinweis, Sie können die Aufgabe natürlich an den abwesenden Mitarbeiter delegieren. Je nachdem wie die Combobox "Vertretungsart Aufgaben" (beschrieben unter Punkt Vertretungsart festlegen) definiert ist, wird entschieden, ob die Aufgabe an den Stellvertreter delegiert, verteilt wird oder nur eine Infomail bzw. keine weitere Aktion erfolgt.
Hinweis
| Diese Hinweismeldung bzw. die daraus resultierende Verbindung zum Abwesenheitsmanager kommt natürlich auch beim Delegieren bzw. Verteilen von Fristen und Terminen. Ebenso wie bei der Neuanlage stellt auch beim Delegieren oder Verteilen das Beginndatum der Aufgabe die Verbindung zur Abwesenheit her. Auch für das Delegieren und Verteilen von Aufgaben gilt, wenn sich der abwesende Mitarbeiter die Aufgaben selbst delegiert bzw. verteilt, wird die Abwesenheit nicht berücksichtigt und die Aufgabe wird trotzdem dem abwesenden Mitarbeiter angelegt. |
Benachrichtigungsregeln
Der Abwesenheitsmanager bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Benachrichtigungsregeln zu erfassen, damit Sie rechtzeitig vor einer Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter eine Benachrichtigng per E-Mail erhalten. Das Fenster zum Erfassen der Benachrichtigungsregeln finden Sie im Fenstermenü unter "Funktionen".
In diesem Fenster werden alle für Ihren Mitarbeiter erstellten Regeln angezeigt. Es kann auch nur jeder für sich selbst Benachrichtigungsregeln erfassen. Bei der Neuanlage können Sie entweder jene Mitarbeiter direkt auswählen, über deren Abwesenheit Sie informiert werden möchten, oder Sie können auch bestimmte Mitarbeiterrollen zuordnen. Das heißt, Sie können sich zum Beispiel über Abwesenheiten jener Mitarbeiter benachrichtigen lassen, bei denen Sie als Geschäftsführer, Abteilungsleiter etc. eingetragen sind. Zusätzlich können Sie steuern, wie viele Tage ein Mitarbeiter am Stück abwesend sein muss, damit eine Erinnerung per E-Mail versendet wird bzw. wie viele Tage vor Eintreten der Abwesenheit diese erfolgen soll.
Die Anwendung der Benachrichtigungsregeln und somit der Versand von Erinnerungs-E-Mails kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Für die manuelle Anwendung haben Sie die Möglichkeit, eine selektierte Benachrichtigungsregel über die Funktion 
"Benachrichtigungsregel jetzt anwenden" anzuwenden oder über die Funktion 
"Alle Benachrichtigungsregeln jetzt anwenden" alle Regeln aller Mitarbeiter Ihrer Firma anzuwenden.
"Benachrichtigungsregel jetzt anwenden" anzuwenden oder über die Funktion "Alle Benachrichtigungsregeln jetzt anwenden" alle Regeln aller Mitarbeiter Ihrer Firma anzuwenden. Für die automatische Anwendung der Benachrichtigungsregeln benötigen Sie einen Stapel, der dann zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden kann. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Stapelhilfe zu den Benachrichtigungsregeln bzw. in der Hilfe zum Fenster Benachrichtigungsregeln.
Verbindung zu Outlook
Mit der Funktion 
haben Sie die Möglichkeit, in NTCS erfasste Abwesenheiten in das Fenster "Automatische Antworten" im Outlook zu übertragen. Mit dieser Funktion können nur eigene und aktive Abwesenheiten übertragen werden, deren Bis-Datum größer als das aktuelle Tagesdatum ist. Übertragen wird der definierte Zeitraum der Abwesenheit und die im Bereich "Text" erfasste Abwesenheitsnotiz.
haben Sie die Möglichkeit, in NTCS erfasste Abwesenheiten in das Fenster "Automatische Antworten" im Outlook zu übertragen. Mit dieser Funktion können nur eigene und aktive Abwesenheiten übertragen werden, deren Bis-Datum größer als das aktuelle Tagesdatum ist. Übertragen wird der definierte Zeitraum der Abwesenheit und die im Bereich "Text" erfasste Abwesenheitsnotiz.Hinweis
| Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" in der Abwesenheitsübersicht jenen Mitarbeiter eingetragen haben, mit dem Sie in NTCS angemeldet sind |
Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Abwesenheiten von anderen Mitarbeitern in deren Outlook zu übertragen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt Abwesenheiten anderer Mitarbeiter übertragen.
Allgemeine Einstellungen
Für die Synchronisation der Abwesenheiten mit Outlook werden die Syncdaten des angemeldeten NTCS Benutzers aufgerufen. Die Synchronisationszugangsdaten finden Sie unter Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Synchronisationszugangsdaten. In den Synchronisationszugangsdaten muss einerseits der Punkt "Synchronisieren" aktiv sein und andererseits müssen die Zugangsdaten des NTCS Benutzers eingetragen sein. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisationszugangsdaten.
Sollten diese Einstellungen nicht getroffen worden sein, erhalten Sie beim Betätigen der Funktion folgende Hinweismeldung:
folgende Hinweismeldung: 
Sind die Einstellungen zwar getroffen, aber falsch, erhalten Sie beim Betätigen der Funktion folgende Hinweismeldung:
folgende Hinweismeldung: 
In dieser Hinweismeldung wird Ihnen angezeigt, für welchen Mitarbeiter einer bestimmten Firma die Synchronisationseinstellungen nicht ermittelt werden konnten. Sollte diese Meldung trotz korrekter Hinterlegung der Zugangsdaten auftreten, müssen Sie folgende Parameter unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem korrekt hinterlegen:
Über diesen Parameter können Sie die Synchronisation zwischen BMD NTCS und Ihrem Kommunikationssystem grundsätzlich ein- oder ausschalten. Weitere Informationen zu weiteren Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation. |
Mit diesem Parameter können Sie die automatische E-Mail-Verarbeitung ein- oder ausschalten (für MailReply, Archiv-Mailbox). |
In diesem Parameter müssen Sie aus Kompatibilitätsgründen bitte unbedingt folgende Ausprägung wählen: 4 - EWS Managed API Hinweis
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Hier müssen Sie den Servernamen oder die IP-Adresse Ihres externen Kommunikationsservers eintragen (Exchange/Microsoft 365). Für Microsoft 365 bitte folgendes in diesem Parameter hinterlegen: outlook.office365.com Hinweis
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Hier müssen Sie den Port eintragen, über den Ihr Kommunikationsserver erreichbar ist. - Exchange ohne SSL: 80 - Exchange mit SSL: 443 - Microsoft 365: 443 |
In diesem Parameter müssen Sie den Datenbank-Alias jeder Datenbank hinterlegen, in die die Termine und Aufgaben durch den BMDNTCSSyncService geschrieben werden sollen. |
In diesem Parameter müssen Sie den NTCS Benutzer hinterlegen, der die Daten (Aufgaben und Termine) vom Kommunikationssystem ins NTCS schreibt. Empfehlung: Einen eigenen Benutzer für die Synchronisation anlegen, der nur für diesen Ablauf verwendet wird. Dieser Benuzter muss die Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff besitzen. |
Hier müssen Sie das Passwort jenes NTCS Benutzers hinterlegen, den Sie im Parameter Benutzer-ID hinterlegt haben. |
Eigene Abwesenheiten manuell übertragen
Sind die Synchronisationseinstellungen dann korrekt hinterlegt und Sie führen die Funktion aus, erhalten Sie noch die Abfrage, ob Sie die Abwesenheit nun ins Outlook übertragen möchten.
aus, erhalten Sie noch die Abfrage, ob Sie die Abwesenheit nun ins Outlook übertragen möchten. 
Erst wenn Sie diese Abfrage mit "Ok" bestätigen, wird die selektierte Abwesenheit von NTCS in Outlook übertragen. Nach der erfolgreichen Synchronisation mit Outlook erhalten Sie folgende Bestätigungsmeldung, dass die Daten erfolgreich ins Outlook übertragen worden sind:
Sollte zum Zeitpunkt der Synchronisation bereits eine aktive "Automatische Antwort" im Outlook hinterlegt sein, erhalten Sie eine Hinweismeldung mit der Information, für welchen Zeitraum diese im Outlook hinterlegt ist. Sie können dann entscheiden, ob Sie die "Automatische Antwort" im Outlook mit der in NTCS selektierten Abwesenheit ersetzen möchten.
Beispiel
| In NTCS ist folgende Abwesenheit von 2.3.2021 bis 4.3.2021 mit einer Abwesenheitsnotiz im Bereich Text erfasst:  Nach der Synchronisation der Abwesenheit ins Outlook, ist diese im Fenster "Automatische Antworten" vorhanden. Wie im nachfolgenden Screenshot ersichtlich, wird der Zeitraum (Von Datum und Bis Datum) der Abwesenheit und die aus dem Bereich Text erfasste Abwesenheitsnotiz übertragen. |
Hinweis
| Der Abwesenheitstext wird nur übertragen, wenn der Parameter "Abwesenheitstext ins Outlook übertragen" auf "Ja" steht. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager.
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Abwesenheiten anderer Mitarbeiter übertragen
Damit Sie Abwesenheiten von anderen Mitarbeitern übertragen können, müssen Sie den Parameter "Abwesenheit ins Outlook übertragen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager aktivieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob eine Abwesenheit gleich beim Speichern ins Outlook übertragen werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "Ja" stellen und eine Abwesenheit speichern, egal ob für sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter, bekommen Sie die Abfrage, ob die Abwesenheit ins Oultook übertragen werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager. |
Zusätzlich müssen die korrekten Synchronisationseinstellungen hinterlegt sein (siehe Punkt Allgemeine Einstellungen), ansonsten erscheint bei der Parametereinstellung "Ja" folgende Hinweismeldung beim Speichern der Abwesenheiten:
Ist der oben genannte Parameter aktiviert und die Synchronisationseinstellungen korrekt hinterlegt, erhalten Sie beim Speichern von Abwesenheiten - egal, ob Sie diese für sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter eintragen - unten angeführte Abfragemeldung. Mit dem Klick auf "OK" wird die Abwesenheit ins Outlook des abwesenden Mitarbeiters übertragen.
Diese Abfrage erfolgt nur bei der Anlage von aktuellen (= Heute) bzw. zukünftigen Abwesenheiten. Wenn Sie eine bereits vergangene Abwesenheit erfassen, erfolgt diese Abfrage nicht, weil das Synchronisieren einer bereits vergangenen Abwesenheit ins Outlook keinen Nutzen hätte.
Ist im Outlook schon eine Abwesenheitsnotiz bei diesem Mitarbeiter hinterlegt, erhalten Sie diese Hinweismeldung, dass es schon eine Abwesenheit bei diesem Mitarbeiter im Outlook gibt. Sie können entscheiden, ob Sie diese überschreiben möchten.
Hinweis
| Wenn Sie eingestellt haben, dass Abwesenheiten gleich beim Erstellen von Terminen mit bestimmten Terminkennzeichen erzeugt werden sollen, werden diese automatisch ins Outlook des entsprechenden Mitarbeiters übertragen, wenn oben genannter Parameter aktiviert ist. Hier werden aber nur Abwesenheiten übertragen, bei denen der heutige Tag betroffen ist. Das heißt, eine vergangene bzw. zukünftige Abwesenheit wird nicht übertragen. Weitere Informationen zum Erstellen von Abwesenheiten aus Terminen lesen Sie bitte in der Dokumentation Abwesenheiten aus Termin erzeugen. |
Beispiele
| Angenommen heute ist der 25.07.20xx und folgende Termine werden eingetragen. Es werden nur jene Abwesenheiten ins Outlook übertragen, bei denen der aktuelle Tag enthalten ist: Diese Termine werden ins Outlook übertragen:
Diese Termine werden nicht ins Outlook übertragen:
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Berechtigungen
Tools → Berechtigungen → Berechtigungen:
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