Termingenehmigung mit Workflow
Termingenehmigung mit Workflow
BMD NTCS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Termingenehmigung per Workflow durchzuführen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Genehmigung immer nach diesem vordefinierten Prozess ablaufen zu lassen, um zu gewährleisten, dass die richtigen Genehmiger zum richtigen Zeitpunkt die Aufgabe zur Genehmigung erhalten.
In der Abbildung unten sehen Sie einen möglichen Aufbau eines Genehmigungsworkflows. Nach der Abbildung folgt eine Beschreibung zu den einzelnen Schritten und welche Einstellungen speziell für den Termingenehmigungsworkflow zu tätigen sind. Für die Grundinformationen zur Erstellung von Workflows lesen Sie bitte die Dokumentation zum Workflow.
Hinweis
 | Für die Termingenehmigung gibt es zwei BMD Standardworkflows, die Sie bei Bedarf einsetzen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Arbeiten mit BMD Standardworkflows im CRM. |
Termingenehmigungsworkflow zeichnen
Zum Zeichnen des Termingenehmigungsworkflows müssen Sie in das Diagrammstudio wechseln.
1. | Zu Beginn des Workflows müssen Sie eine Startaktion mit dem Element  einfügen. | ||||||
2. | Danach müssen Sie eine Aufgabenaktion über das Element  einfügen. Bei der Aufgabenaktion sind folgende Felder zu befüllen.
Hinweis
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3. | Der nächste Schritt ist, dass Sie der Aufgabenaktion die entsprechenden Aktionsstatus zuordnen. Die Zuordnung erfolgt über die Aufgabenaktion Statusprüfung, die Sie über das Element  einfügen können. Danach öffnet sich das Auswahlfenster "Aktionsstatus", in dem Sie die gewünschten Statusausprägungen hinzufügen können. Die Aktionsstatus definieren, welche Möglichkeiten den Mitarbeitern beim Erledigen der Termingenehmigungsaufgabe zur Auswahl stehen.  Je nach ausgewählter Spezialfunktion müssen Sie die Aktionsstatus "Genehmigen", "Nicht genehmigen" und "Mit Vorbehalt" abbilden. Den Status "Mit Vorbehalt" müssen Sie bei Auswahl der Spezialfunktion "Termin genehmigen ohne Vorbehalt" nicht abbilden. Achtung!
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4. | Damit dann der vom Mitarbeiter, beim Erledigen der Genehmigungsaufgabe gewählte Status auch auf den Termin geschrieben wird, müssen Sie noch eine weitere Aufgabenaktion mit der Hintergrundfunktion Termin Genehmigungskennzeichen setzen einfügen. Dazu müssen Sie in der Combobox Funktionsart die Ausprägung Hintergrundfunktion auswählen.  Wenn Sie nun vor dem Feld Spezial-/Hintergrundfunktion auf den blauen Pfeil  klicken öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die entsprechende Hintergrundfunktion auswählen können. Zu jeder der zuvor angelegten Aufgabenaktion-Statusprüfungen müssen Sie eine Aufgabenaktion mit dieser Hintergrundfunktion anlegen. Wenn Sie diese Funktion dann hinzufügen, wird sofort das Feld Aktionsstatus automatisch mit dem BMD Standardaktionsstatus Termingenehmigung befüllt und dieser kann von Ihnen NICHT verändert werden. Im Feld Status Hintergrundfunktion können Sie dann auswählen, welcher Status beim Erledigen der Aufgabe automatisch gesetzt wird.  | ||||||
5. | Zum Abschluss des Workflows müssen Sie eine Endeaktion mit folgendem Element  einfügen. Weiters müssen Sie alle Workflowelemente mit Pfeilen verbinden, damit ein korrekter Ablauf des Workflows möglich ist. Jedes Element zwischen Start und Ende muss mit mindestens zwei Pfeilen verbunden sein, einer ZUM Element und einer VON diesem Element zum nächsten Element. |
klicken. Es öffnet sich folgendes Auswahlfenster, in dem Sie die Spezialfunktion auswählen können.
Einstellungen Termingenehmigung
Damit die Termingenehmigung auch über den von Ihnen erstellten Workflow abläuft, sind noch zwei Einstellungen vorzunehmen.
1. | Der erstellte Workflow muss am entsprechenden Terminkennzeichen (CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Terminkennzeichen) hinterlegt werden. Bei der Neuanlage eines Terminkennzeichens müssen Sie im Feld Workflow, den entsprechenden Workflow auswählen. Den gleichen Workflow können Sie natürlich bei mehreren Terminkennzeichen hinterlegen. Damit bei der Terminneuanlage mit diesem Kennzeichen auch der Workflow gestartet wird, müssen Sie zusätzlich noch das Feld Genehmigungspflichtig auf JA setzen.  | ||
2. | Den Parameter Ermittlung Genehmiger unter "CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung" müssen Sie auf die Ausprägung 2 - Mit Workflow stellen.
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Ablauf Termingenehmigung
Bei der Neuanlage eines Termins, müssen Sie nun im Feld Terminkennzeichen jenes Terminkennzeichen hinterlegen, auf dem der Workflow hinterlegt ist. Beim Speichern dieses Termins wird der Workflow ausgelöst und der zuständige Mitarbeiter erhält eine ausführbare Aufgabe mit dem Betreff Termingenehmigung für ...
Hinweis
| Wenn Sie zu diesem Termin, zu dem ein Termingenehmigungsworkflow gestartet ist, ein Dokument zuordnen, wird dieses auf die dazugehörige Termingenehmigungsaufgabe übergeben und kann dort gleich vom Genehmiger geöffnet werden. Bitte beachten Sie, dass Dokumente, die einem genehmigungspflichtigen Termin erst nach dem Workflowstart zugeordnet werden, nicht mehr auf die Workflowaufgaben übergeben werden. |
Wenn der zuständige Mitarbeiter die Aufgabe in den Aufgaben ausführt, öffnet sich das Fenster "Termin genehmigen", in dem der Mitarbeiter nun zwischen den drei Statusausprägungen wählen kann und der gewählte Status wird auf den zu genehmigenden Termin übergeben.
Hinweis
| Weitere Informationen zur Termingenehmigung generell erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termingenehmigung. |
Im Terminkalender äußert sich der Status der Termingenehmigung im Feld Genehmigt. Wenn der Termin vom zuständigen Mitarbeiter genehmigt bzw. mit Vorbehalt genehmigt worden ist, wird im Feld "Genehmigt" ein grünes Häkchen (
) bzw. dieses Symbol (
) für die Genehmigung mit Vorbehalt angezeigt. Ist der Termin nicht genehmigt worden, wird in diesem Feld ein rotes Kreuz angezeigt (
). Sollte die Termingenehmigung noch ausstehen, wird dieses Symbol (
) im Feld angezeigt.
) bzw. dieses Symbol () für die Genehmigung mit Vorbehalt angezeigt. Ist der Termin nicht genehmigt worden, wird in diesem Feld ein rotes Kreuz angezeigt (). Sollte die Termingenehmigung noch ausstehen, wird dieses Symbol () im Feld angezeigt. 
Je nachdem, wie umfangreich der hinterlegte Workflow aufgebaut ist, läuft die Termingenehmigung nun den Workflow weiter durch und führt die nächste Aktion aus. Ist der Workflow jedoch zu Ende, wird keine neue Aufgabe mehr angelegt.
 | Siehe auch: |