Arbeiten mit BMD Standardworkflows im CRM

In diesem Hilfethema erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Importieren von und Arbeiten mit BMD Standardworkflows im Paket CRM.

Das Paket CRM und DMS bietet an vielen unterschiedlichen Stellen den Einsatz von Workflows an, um Prozesse klar zu definieren und zu automatisieren. Damit Sie beim Start des Arbeitens mit Workflows schneller loslegen können, bieten wir einige Standardworkflows an. Da sich Workflows natürlich immer frei nach den Prozessen und Zuständigkeiten im eigenen Unternehmen richten, sind die BMD Standardworkflows als Beispiele bzw. Vorlagen zu sehen, die vor dem Einsatz in der Praxis an die unternehmenseigenen Anforderungen angepasst werden müssen. Die Vorgangsweise wird in den nachfolgenden Kapiteln Schritt für Schritt erklärt.

Hinweis 

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Erstellen von Workflows haben oder damit, wie das Workflowstudio funktioniert, können Sie im Hilfethema Workflow die notwendigen Grundlagen nachlesen. Diese Dokumentation geht speziell auf den Import und das Anpassen der BMD Standardworkflows ein, nicht aber auf die allgemeinen Grundlagen des Workflows.

 

Nach dem Import können die Standardworkflows im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflow → Workflowstudio eingesehen werden. Wenn Sie bereits Workflows anderer Pakete im System haben, können Sie mithilfe der Combobox rechts oben auf die Ausprägungen "CRM Workflow" bzw. "DMS Workflow" filtern. Nun werden nur noch die importierten Standardworkflows für das Paket CRM und DMS und eventuell bereits manuell angelegte CRM und DMS Workflows aufgelistet.

Achtung! 

Das Bearbeiten der BMD Standardworkflows ist gesperrt, damit diese bei Bedarf BMD-seitig gewartet werden können (z. B. bei Vorhandensein neuer Spezial- oder Hintergrundfunktionen). Wenn BMD neue oder aktualisierte Standardworkflows anbietet, erfahren Sie in den "Neuigkeiten" davon. Diese werden dann automatisch via WebUpdate in Ihr Installationsverzeichnis gespielt. In der BMD Software sind sie aber erst ersichtlich, sobald der Import der CRM Standards erneut durchgeführt worden ist.

 

Um einen Standardworkflow zu verwenden, ist zunächst eine Kopie des gewünschten Workflows mit den Funktionen "Workflow kopieren" bzw. "Workflow einfügen" zu erstellen. Dieser Schritt ist auch notwendig, wenn Sie grundsätzlich keine Änderung an der Reihenfolge der einzelnen Workflowschritte vornehmen möchten.

 

 

 

Werden Änderungen an den von BMD ausgelieferten Aktionsstatus benötigt, dann muss der benötigte Aktionsstatus gänzlich neu angelegt werden. Aktionsstatus können nicht kopiert werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aktionsstatus.

Haben Sie den gewünschten Standardworkflow kopiert und angepasst, können Sie diesen im Paket CRM und DMS an verschiedenen Stellen hinterlegen, damit dieser automatisch bei bestimmten Abläufen gestartet wird. Ein paar Beispiele sind der Start des Workflows bei Archivierung eines Dokuments, bei der Erstellung einer Frist bzw. bei Änderung einer Bankverbindung bei einem Kunden bzw. Lieferanten.

Des Weiteren haben Sie auch noch die Möglichkeit, an bestimmten Stellen im Programm einen Ad-hoc-Workflow zu bereits erfassten Kunden, Mitarbeitern bzw. Dokumenten zu starten.

Welche Startmöglichkeiten es im Detail gibt und an welchen Stellen überall Workflows hinterlegt werden können, erfahren Sie in der Dokumentation zum Workflow.

In diesem Abschnitt werden Ihnen alle ausgelieferten BMD Standardworkflows dargestellt und kurz beschrieben. Die detaillierten Informationen, was genau bei welcher Workflowaktion passiert, sind direkt im Diagrammstudio beim jeweiligen Workflowelement als Notiz beschrieben.

Dieser Workflow kann automatisch gestartet werden, wenn die IBAN bei Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Institutionen geändert wird. Anschließend überprüft ein Mitarbeiter oder Vorgesetzter die Änderung und entscheidet, ob die IBAN für den Zahlungsverkehr wieder freigegeben wird. Je nach Entscheidung wird die Bankverbindung für den Zahlungsverkehr entweder wieder freigegeben oder bleibt gesperrt, und der Veranlasser dieser Änderung wird entsprechend mit einer Aufgabe zur Kenntnis informiert.

Dieser Workflow kann jederzeit aus dem Kunden-Navigator oder dem Telefonprotokoll gestartet werden, um eine Aufgabe für den zuständigen Kundenbetreuer zu erstellen. Der gewählte Mitarbeiter klärt im nächsten Schritt alle offenen Fragen mit dem Kunden, bevor der Workflow weiter zur Prüfung der Verrechenbarkeit weitergeht. Falls das Telefonat verrechnet wird, erfolgt die Leistungserfassung für die spätere Honorarnotenerstellung, andernfalls endet der Workflow ohne weitere Aktion.

Bei der Anlage eines genehmigungspflichtigen Termins wird automatisch ein Workflow gestartet, der dem Vorgesetzten eine Genehmigungsaufgabe zuweist. Je nach Entscheidung wird der Termin im Kalender automatisch als genehmigt oder nicht genehmigt gekennzeichnet.

Bei der Anlage eines genehmigungspflichtigen Termins wird automatisch ein Workflow gestartet, der dem direkten Vorgesetzten eine Genehmigungsaufgabe zuweist. Je nach Entscheidung wird der Termin im Kalender automatisch als genehmigt oder nicht genehmigt gekennzeichnet. Im Falle einer Genehmigung mit Vorbehalt erhält ein weiterer Vorgesetzter eine Aufgabe für die finale Entscheidung, ob der Termin genehmigt oder nicht genehmigt wird.

Dieser Workflow startet automatisch, sobald ein Lead einer bestimmten Stufe in der Pipeline zugeordnet wird. Ein Mitarbeiter erhält die Aufgabe, die Bonitätsprüfung durchzuführen. Je nach Ergebnis wird der Lead entweder automatisch in die nächste Stufe dieser Pipeline verschoben oder als verloren gekennzeichnet.

Mit diesen beiden Workflows könnte eine Bescheidprüfung und der gesamte Versand mehrerer Bescheide an die Klienten optimiert werden.

Beim Anlegen einer Frist mit der entsprechenden Fristart kann dieser Workflow automatisch gestartet werden. Zunächst prüft ein Mitarbeiter den Bescheid und entscheidet, ob er freigegeben und für den Versand an den Folgeworkflow übergeben wird. Wird der Bescheid abgelehnt bzw. ist noch eine Rückfrage nötig, wird dem jeweils zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe dafür angelegt.

Dieser Workflow startet automatisch, wenn im Hauptworkflow die Aktion "Dokumente an Folgeworkflow" ausgelöst wird. Es wird geprüft, ob bereits eine aktive Workflowinstanz für den Kunden besteht – falls ja, wird das Dokument zugeordnet, andernfalls ein neuer Workflow gestartet. Je nach Zustellart (E-Mail oder Brief, basierend auf den Kundenstammdaten) erhält ein Mitarbeiter eine Aufgabe für den Versand oder Ausdruck. Nach dem Versand bzw. Druck der Bescheide werden die zugehörigen Fristen automatisch erledigt.

Hinweis 

Beachten Sie bei der Aufgabenaktion "DMS Dokument mit Begleitbrief versenden" noch diese drei Felder: Kontaktermittlung Personenkennzeichen HTML-Textvorlage Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zu den Workflowfunktionen [CRM].

Dieser Workflow kann automatisch gestartet werden, sobald eine Vierteljahresfälligkeit im DMS archiviert wird, sofern dieser auf der entsprechenden Dokumentenkategorie hinterlegt ist. Zuerst prüft ein definierter Mitarbeiter die Freigabe. Bei einer Freigabe wird das Dokument automatisch an den Kunden versendet, bei Ablehnung erhält ein Mitarbeiter eine Aufgabe zur Rückfrage beim Finanzamt. Ist nach Rückfrage beim Finanzamt alles in Ordnung, wird das Dokument im Anschluss automatisch an den Kunden versendet, andernfalls erfolgt kein Versand.

Dieser Workflow zur Verarbeitung der EVZ-/KVZ-Vierteljahresfälligkeiten wird automatisch bei der Archivierung der Dokumente im DMS gestartet. Diese Archivierung erfolgt in der Regel beim Auslesen der Databox in der E-Government-Zentrale.

Hinweis 

Beachten Sie bei den Aufgabenaktionen zum Versand an die Klienten noch diese drei Felder: Kontaktermittlung Personenkennzeichen HTML-Textvorlage Weitere Informationen zu den Einstellungen bzw. bereits getroffenen Einstellungen in diesem Workflow erhalten Sie in der Dokumentation Vierteljahresfälligkeiten (Automation).

Beim Anlegen einer Frist mit der entsprechenden Fristart wird dieser Workflow automatisch gestartet. Diese Fristanlage erfolgt in der Regel automatisch durch den WiEReG-Änderungsdienst.

In diesem Ablauf wird die Abholung und Archivierung des WiEReG-Auszugs automatisch durchgeführt und anschließend durch die daraus entstehende Frist auch der Workflow gestartet. Im Anschluss erfolgt auch der Versand des WiEReG-Auszugs an den Klienten gleich automatisch im Hintergrund.

Nach dem Versand entsteht dann eine Aufgabe beim zuständigen Sachbearbeiter, der auf die Rückmeldung des Klienten wartet, ob Änderungen bei den wirtschaftlichen Eigentümern vorliegen.

Hinweis 

Damit die Archivierung ins richtige Archiv, auf einer entsprechenden Dokumentenkategorie und mit dem gewünschten Betreff erfolgt, gibt es den DMS-Vorschlagswert "CRM: WiEReG-Auszug", um diese Einstellungen zu treffen. Beachten Sie bei den Aufgabenaktionen zum Versand an die Klienten noch folgende drei Felder: Kontaktermittlung Personenkennzeichen HTML-Textvorlage

​Dieser Workflow zum automatischen Versand von Buchungsmitteilungen wird bei der Archivierung der Dokumente im DMS gestartet. Diese Archivierung erfolgt in der Regel beim Auslesen der Databox in der E-Government-Zentrale.

Hinweis 

Beachten Sie bei den Aufgabenaktionen zum Versand an die Klienten noch folgende drei Felder: Kontaktermittlung Personenkennzeichen HTML-Textvorlage