Vierteljahresfälligkeiten (Automation)
EVZ-/KVZ-Workflow
Dieser Workflow zur Verarbeitung der EVZ-/KVZ-Vierteljahresfälligkeiten wird automatisch bei der Archivierung der Dokumente im DMS gestartet. Diese Archivierung erfolgt in der Regel beim Auslesen der Databox in der E-Government-Zentrale. Die folgende Abbildung zeigt einen möglichen Ablauf eines solchen Workflows, der in weiterer Folge genauer beschrieben wird.
Voraussetzungen bzw. Vorarbeiten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Daten Sie vorbereiten müssen bzw. können, damit der Ablauf reibungslos funktioniert bzw. welche Workflowfunktionen und Besonderheiten im Workflow hier kombiniert werden, damit dieser komplett automatisiert durchläuft.
Stammdaten
Damit ein reibungsloser Ablauf beim Versand der Dokumente garantiert ist, sind zwei Voraussetzungen bezüglich Stammdaten notwendig:
- Personenkennzeichen anlegen bzw. definieren
- Kontaktpersonen mit diesem Personenkennzeichen den Klienten zuordnen
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte diesen Abschnitt in der Dokumentation zum Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.
Spezielle Workflowfunktionen
Über diese beiden Workflowfunktionen können die Salden bzw. weitere Daten direkt aus der EVZ/KVZ ausgelesen werden bzw. können die aktuellen Salden direkt vom FinanzOnline-Abgabenkonto über den BMDGhost ermittelt werden. Dazu gibt es diese beiden Workflowfunktionen:
- EVZ-/KVZ-Werteermittlung
- BMDGhost - Saldo Abgabenkonto FinanzOnline
Diese beiden Workflowfunktionen erstellen damit auch die Datenbasis für die Wertetabelle, die dann bei der Feldwertprüfung angewendet werden. Weitere Informationen zu diesen beiden Funktionen erhalten Sie in der Hilfe Workflowfunktionen [CRM].
Feldwertprüfung inkl. Wertetabelle
Bei jedem Workflowstart wird ein Datensatz in der Wertetabelle erfasst und der Workflowinstanz eindeutig zugewiesen. Über die Feldwertprüfung kann der Workflow im Anschluss aufgrund dieser Werte den gewünschten Weg einschlagen. Weitere grundlegende Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein.
Wie diese Punkte kombiniert in einem Ablauf eingesetzt werden können, erfahren Sie unter dem Punkt Workflow zeichnen.
Standardbrief: HTML-Vorlagen
Für den Versand an die Klienten können Sie die HTML-Vorlagen mit den Informationen über Guthaben bzw. Rückstand vorbereiten. Dafür stehen Ihnen auch die Felder aus der Wertetabelle zur Verfügung.
Workflow zeichnen
In diesem Abschnitt werden die Einstellungen der einzelnen Workflowschritte kompakt beschrieben. Informationen zu weiteren Details, die zusätzlich auf den Workflowaktionen eingestellt werden können, finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
Dieser Workflow wird grundsätzlich auch als Standardworkflow ausgeliefert, weitere Informationen zum Arbeiten mit Standardworkflows erhalten Sie in der Dokumentation Arbeiten mit BMD Standardworkflows im CRM.
EVZ-/KVZ-Werteermittlung
Zu Beginn sollen die Werten aus der EVZ bzw. KVZ ausgelesen und in die Wertetabelle geschrieben werden. Dafür verwenden Sie die Hintergrundfunktion "EVZ-/KVZ-Werteermittlung" aus dem CRM.
Da es sich um eine Hintergrundfunktion handelt, sind hier keine weiteren Einstellungen nötig.
Zahlungserleichterung vorhanden?
Nach der Werteermittlung erfolgt die erste Feldwertprüfung, ob dem Klienten eine Zahlungserleichterung gewährt worden ist. Dafür muss diese Prüfung eingestellt werden:
Wird eine Zahlungserleichterung gewährt, muss der Sachverhalt manuell geprüft werden und der Workflow geht den linken Pfad weiter bis bei einem Sachbearbeiter die Aufgabe zur manuellen Prüfung aufschlägt. Die Einstellungen für diesen Pfad werden in den Punkten BMDGhost – Saldo Abgabenkonto FinanzOnline und Zahlungserleichterung - Manuelle Prüfung beschrieben.
Wird keine Zahlungserleichterung gewährt, läuft der Workflow den rechten Pfad weiter und sollte vollautomatisch bis zum Versand der E-Mail an den Klienten zu Ende laufen. Die Einstellungen für diesen Pfad werden in den Punkten BMDGhost – Saldo Abgabenkonto FinanzOnline, Feldwertprüfungen bez. Saldo und Aktion zum Hintergrundversand der E-Mails beschrieben.
BMDGhost – Saldo Abgabenkonto FinanzOnline
Nach der Werteermittlung aus der EVZ/KVZ können Sie, wenn Sie den BMDGhost lizenziert haben, die aktuellen Salden vom FinanzOnline-Abgabenkonto des Klienten abholen und in die Wertetabelle speichern.
Da es sich um eine Hintergrundfunktion handelt, sind hier keine weiteren Einstellungen nötig.
Hinweis
 | Sollten Sie den BMDGhost nicht im Einsatz haben, können diese beiden Funktionen entfallen und Sie können nur mit dem Saldo, welcher aus der EVZ/KVZ ausgelesen worden ist, weiterarbeiten. |
Zahlungserleichterung - Manuelle Prüfung
Sollte eine Zahlungserleichterung gewährt sein, wird für den Sachbearbeiter eine Aufgabe angelegt. Dafür können folgende Punkte hinterlegt werden, damit beim Ausführen der Aufgabe gleich die richtige Vorlage und der korrekte Empfänger für den Versand ermittelt wird:
- Spezialfunktion "Dokument mit Begleitbrief versenden"
- Personenkennzeichen
- Kontaktermittlung
- Standardbriefvorlage
Feldwertprüfungen bez. Saldo
Sollte keine Zahlungserleichterung gewährt sein, folgt eine Reihe von Feldwertprüfungen zur Ermittlung der korrekten E-Mail-Vorlage für den Versand an den Klienten. Folgende Prüfungen werden durchgeführt:
- Saldo FinanzOnline = 0
- Saldo FinanzOnline > 0
- Fälliger Rückstand > 0
HinweisDiese Prüfung funktioniert auch nur, wenn Sie BMDGhost im Einsatz haben, weil nur über den BMDGhost vom Abgabenkonto der fällige Saldo ermittelt werden kann. - Guthaben deckt Betrag teilweise
Je nach Ergebnis dieser Prüfung wird die entsprechende Workflowaktion für den Versand an den Klienten ermittelt.
Aktion zum Hintergrundversand der E-Mails
Je nach Ergebnis der Feldwertprüfungen wird die entsprechende Aktion für den automatischen Versand der E-Mail an den Klienten ermittelt. Folgende Punkte müssen hier hinterlegt sein, damit der automatische Versand korrekt durchgeführt wird:
- Hintergrundfunktion "Dokument mit Begleitbrief versenden"
- Personenkennzeichen
- Kontaktermittlung
- Standardbriefvorlage
Für folgende 4 Varianten gibt es eine identische Aufgabenaktion im Workflow, die sich nur bez. hinterlegter HTML-Vorlage unterscheidet:
- Benachrichtigung Vierteljahresfälligkeit - sofort fälliger Rückstand
- Benachrichtigung Vierteljahresfälligkeit
- Benachrichtigung Vierteljahresfälligkeit - Teilbetrag wegen Guthaben
- Benachrichtigung Vierteljahresfälligkeit - ausreichend Guthaben
Workflowablauf
Start: Auslesen der E-Government-Databox
Nach dem Auslesen werden die Vierteljahresfälligkeiten ins DMS archiviert und der Workflow wird automatisch gestartet. Im Idealfall läuft der Workflow komplett automatisch durch und die E-Mails werden sofort mit den richtigen Informationen an die Klienten im Hintergrund versendet.
Ausnahme: Gibt es eine Zahlungserleichterung, bekommt ein zuständiger Sachbearbeiter eine Aufgabe für die manuelle Prüfung des Sachverhalts.
Optional kann im Workflowdesign aber generell vorgesehen werden, dass dieser Ablauf vor dem Versand noch bei einem Sachbearbeiter aufschlägt und dieser erst den Versand auslöst. Dazu müssen Sie anstelle der Hintergrundfunktion "Dokument mit Begleitbrief versenden" die gleichnamige Spezialfunktion hinterlegen.
In diesem Fall müssen Sie noch überlegen, ob die Saldoabholung durch den BMDGhost vor dem endgültigen Versand noch einmal durchlaufen werden soll. Ob noch einmal ein aktueller Saldo benötigt wird, hängt davon ab, wie schnell der Versand nach Anlage der Aufgabe tatsächlich erfolgt.
Ermittlung der Werte aus EVZ/KVZ bzw. durch BMDGhost
Durch die automatische Ermittlung der Werte aus dem Dokument bzw. durch eine Abfrage des aktuellen Saldos über BMDGhost wird die Wertetabelle im Hintergrund befüllt, damit die Feldwertprüfungen im Anschluss die korrekte Vorlage für den automatisierten Versand an den Klienten ermitteln können.
Hinweis
| Sollte es sich um keine EVZ bzw. KVZ handeln bzw. können nicht alle Werte, die für den Ablauf benötigt werden, aus dem Dokument ermittelt werden, bricht der Workflow ab und der Verantwortliche erhält eine Aufgabe zur Prüfung. In solchen Fällen ist die Empfehlung, den Workflow abzubrechen und mit den korrekten Dokumenten erneut zu starten. |
Hinweis BMDGhost
| Bitte beachten Sie die wöchentlichen Wartungsarbeiten von FinanzOnline - zu diesen Zeitpunkten sollte diese Aktion nicht erfolgen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unterhalb beim Punkt Wöchentliche Wartungsarbeiten bei FinanzOnline. |
EVZ/KVZ ohne Zahlungserleichterung
Liegt keine Zahlungserleichterung vor, werden nach dem Auslesen der Daten aus dem Dokument und der Abfrage des Kontos in FinanzOnline automatisierte Saldo-, Rückstands- und Guthabenprüfungen auf Basis dieser Daten durchgeführt.
Abhängig vom Prüfergebnis wird die entsprechende E-Mail-Vorlage ermittelt und automatisch an die ermittelte Kontaktperson per E-Mail versendet. Der Inhalt der E-Mail orientiert sich auch daran und informiert die Klienten darüber, ob bzw. wie viel zu überweisen ist, bzw. ob aufgrund des bestehenden Guthabens keine Zahlung nötig ist.
Hinweis
Abhängig vom Prüfergebnis wird die entsprechende E-Mail-Vorlage ermittelt und automatisch an die ermittelte Kontaktperson per E-Mail versendet. Der Inhalt der E-Mail orientiert sich auch daran und informiert die Klienten darüber, ob bzw. wie viel zu überweisen ist, bzw. ob aufgrund des bestehenden Guthabens keine Zahlung nötig ist.
Hinweis
| Der Workflow läuft nur automatisch durch, wenn auch der Versand korrekt erfolgt ist. Sollte aus irgendwelchen Gründen die E-Mail nicht versendet worden sein, erhält der Verantwortliche des Workflows eine Aufgabe, um sich das Thema genauer anzusehen bzw. den Versand ggf. manuell anzustoßen. Weitere Informationen dazu lesen Sie unter dem Punkt E-Mail-Versand fehlgeschlagen. |
EVZ/KVZ mit Zahlungserleichterung
Gibt es eine Zahlungserleichterung für den Klienten, muss dies vom Sachbearbeiter manuell geprüft werden. Dafür wird eine Aufgabe mit der zugeordneten EVZ/KVZ zur Prüfung bei diesem angelegt. Ist die Prüfung erfolgt, kann mittels "Ausführen" sofort der Dialog für den Versand aufgerufen werden, in dem der Anwender folgende drei Optionen hat:
- E-Mail öffnen
- Im Hintergrund versenden
- Standardbrief öffnen
Wenn Sie auf der Workflowaktion bereits Vorlage und Empfängerermittlung korrekt eingestellt haben, können Sie gleich im Hintergrund versenden. Wenn Sie vorab noch die E-Mail kontrollieren möchten, wählen Sie "E-Mail öffnen". Sollten Sie die Vorlage bzw. den Empfänger noch ändern wollen bzw. konnte dieser nicht ermittelt werden, wählen Sie "Standardbrief öffnen".
Hintergrundinformationen
Wöchentliche Wartungsarbeiten bei FinanzOnline
Der Stapel zum Auslesen der E-Government-Databox sollte nicht zu einer Zeit laufen, zu der die wöchentlichen Wartungsarbeiten in FinanzOnline stattfinden. Zu diesen Zeitpunkten kann der BMDGhost die Salden vom Abgabenkonto nicht abfragen und es könnte dadurch zur Fehleraufgaben kommen.
Behandlung der Fehleraufgaben
Sollte es zu Fehleraufgaben im Zuge der Abfrage des Saldos von FinanzOnline kommen, könnnen Sie diese per Multiselekt erneut starten, wenn FinanzOnline wieder erreichbar ist. Zuerst sollten Sie aber sicherstellen, dass es nicht an BMDGhost gelegen hat, der in dem Moment eventuell nicht gelaufen ist oder aus anderen Gründen nicht erreichbar war.
Hinweis
| Ein guter Test dafür wäre, das Abgabenkonto aus dem Kunden-Navigator abzurufen. Wenn das funktioniert, können Sie diese Aufgaben per Multiselekt "Ausführen". |
E-Mail-Versand fehlgeschlagen
Sollte beim automatischen Hintergrundversand über den E-Mail-Server etwas schiefgehen, dann dürfen die Fehleraufgaben nicht einfach noch einmal ausgeführt werden - es sei denn, Sie machen das noch am selben Tag. Der Saldo von FinanzOnline ist zu diesem Zeitpunkt nämlich schon abgeholt worden und nicht mehr aktuell. Führen Sie diese Aufgaben zum Beispiel erst 3 Tage später aus, sind die Salden schon 3 Tage alt und Sie senden veraltete Informationen an den Klienten.
In solchen Fällen ist zu empfehlen, die Workflowinstanzen der letzten Abholung zu löschen und die Workflows aus dem DMS zum entsprechenden Dokument noch einmal zu starten. Markieren Sie die betroffenen Dokumente der letzten Abholung und führen Sie dann unter Funktionen → "Erstelle" die Funktion "Neuer Workflow" aus. Bestätigen Sie den anschließenden Dialog mit "Je Dokument ein Workflow".
Falls Sie dabei ein Dokument erwischen, dass keine EVZ/KVZ ist, bricht der Workflow für dieses Dokument mit einer Fehleraufgabe ab. Das heißt, es wird in diesem Fall nicht fälschlicherweise ein Dokument an den Kunden verschickt.
