Workflows im CRM
Allgemein
In diesem Dokument werden Ihnen alle Startmöglichkeiten von Workflows im Paket CRM und DMS aufgelistet bzw. kurz beschrieben. Details zum Arbeiten mit den einzelnen Workflow erhalten Sie in den entsprechenden Dokumentationen bzw. Fensterhilfen, die beim jeweiligen Punkt verlinkt sind.
Wenn Sie allgemeine Informationen zum Erstellen von Workflows bzw. zu den Standardworkflows im Paket CRM und DMS benötigen, erhalten Sie diese über folgende Dokumentationen:
Startmöglichkeiten im Paket CRM und DMS
In diesem Abschnitt werden alle Startmöglichkeiten von Workflows bzw. Einstellungen, in denen Workflows hinterlegt werden können, für das Paket CRM und DMS aufgelistet.
CRM Workflow
CRM Workflows können in verschiedenen Programmteilen bzw. bei diversen CRM Abläufen automatisch gestartet werden. Alle aktuellen Möglichkeiten werden unterhalb aufgelistet.
Termingenehmigung
Die Termingenehmigung kann aufgrund eines vordefinierten Workflowablaufs erfolgen, damit die richtigen Genehmiger zum richtigen Zeitpunkt die Aufgaben erhalten. Damit die Termingenehmigung auch über den von Ihnen erstellten Workflow abläuft, sind zwei Einstellungen vorzunehmen:
- Der erstellte Workflow muss am entsprechenden Terminkennzeichen (CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Terminkennzeichen) hinterlegt werden.
- Den Parameter Ermittlung Genehmiger unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung müssen Sie auf die Ausprägung 2 - Mit Workflow stellen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Termingenehmigung mit Workflow.
Fristenworkflow
Bei der Erstellung von Fristen kann automatisch ein Workflow gestartet werden. Damit der Workflow auch gestartet wird, müssen Sie zuvor auf den Fristarten (CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Fristen) den gewünschten Workflow hinterlegen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in den Dokumentationen Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief und Versand von E-Government-Dokumenten mit Workflow.
Leadworkflow
Das Einsetzen von Workflows im Leadmanagement kann Ihnen dabei helfen, die erforderlichen Prozessschritte zur Gewinnung eines Leads einfacher zu durchlaufen. Es stehen Ihnen folgende beiden Möglichkeiten zur Verfügung, um Leadworkflows zu starten:
- Stufen einer Pipeline
Wird ein Lead einer bestimmten Stufe zugeordnet, kann ein Workflow gestartet werden. Dazu muss der Workflow auf der entsprechenden Stufe hinterlegt werden.
- Gewonnen- bzw. Verloren-Workflow
Wird ein Lead auf "gewonnen" bzw. "verloren" gesetzt, kann ein Workflow gestartet werden. Dazu muss der Workflow auf der Pipeline in diesen Feldern hinterlegt werden.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement.
Telefonprotokoll
Sie haben direkt im Telefonprotokoll die Möglichkeit, einen Workflow über diese Funktion zu starten.
Hinweis
 | Es werden hier Workflows des Ad-hoc-Typs "Kunden" gestartet und die Workflowinstanz wird auch dem Kunden zugeordnet und nicht dem Telefonprotokoll. |
Projektworkflow
Bei der Anlage von Projekten haben Sie die Möglichkeit, gleich einen Workflow zu starten, um bestimmte Aufgaben, die nach solchen Neuanlagen immer getätigt werden müssen, gleich automatisiert auf die zuständigen Sachbearbeiter zu verteilen. Der Start des Workflows kann auch jederzeit nachträglich zu den bereits erstellten Projekten erfolgen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Start bei Neuanlage
Damit bei der Anlage eines Projektes der von Ihnen gewünschte Workflow angestoßen wird, müssen Sie diesen auf der entsprechenden Projektkategorie hinterlegen.
- Ad-hoc-Workflow
Ad-hoc-Workflows können direkt aus dem Projekt-Navigator mit dieser Funktion gestartet werden:
Beziehungsweise funktioniert dies auch direkt in den Fenstern "Projekte" und Projektliste" mit der Funktion "Workflow starten":
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Projektliste.
Workflows für Kunden und Lieferanten
Bei der Anlage von Kunden bzw. Lieferanten und Interessenten bzw. möglicher Lieferanten haben Sie die Möglichkeit, gleich einen Workflow zu starten, um bestimmte Aufgaben, die nach solchen Neuanlagen immer getätigt werden müssen, gleich automatisiert auf die zuständigen Sachbearbeiter zu verteilen. Der Start des Workflows kann auch jederzeit nachträglich zu den bereits erstellten Personen erfolgen:
- Start bei Neuanlage
Wenn Sie in folgenden Parametern unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → "Workflow" die Workflows hinterlegen, wird dieser automatisch bei der Neuanlage gestartet:
- Ad-hoc-Workflow
Ad-hoc-Workflows können direkt aus dem Kunden-Navigator mit dieser Funktion gestartet werden:
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kunden.
Mitarbeiterworkflow
Bei der Anlage von Kunden bzw. Lieferanten und Interessenten bzw. möglicher Lieferanten haben Sie die Möglichkeit, gleich einen Workflow zu starten, um bestimmte Aufgaben, die nach solchen Neuanlagen immer getätigt werden müssen, gleich automatisiert auf die zuständigen Sachbearbeiter zu verteilen. Der Start des Workflows kann auch jederzeit nachträglich zu den bereits erstellten Personen erfolgen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Start zum Mitarbeiter
Im Fenster "Mitarbeiter" können Sie jederzeit zu einem bestehenden Mitarbeiter über diese Funktion einen "Workflow starten".
- Ad-hoc-Workflow
Ad-hoc-Workflows können direkt aus dem Mitarbeiter-Navigator mit dieser Funktion gestartet werden:
IBAN-Workflow
Zur Betrugsbekämpfung können Sie in folgenden Parametern einen Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden bzw. einer Institution geändert wird. Diese Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow:
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster IBAN Dublettenprüfung.
WiEReG-Workflow
Wird durch den WiEReG-Änderungsdienst festgestellt, dass bei einem Ihrer Kunden eine Meldung im Register vorliegt, können Sie automatisch einen Workflow starten lassen, um die Mitarbeiter entsprechend zu informieren bzw. um einen vordefinierten Ablauf durchs Unternehmen auszulösen. Diese Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → WiEReG-Änderungsdienst.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG).
DSGVO-Workflow
Um das Vorwarndatum bzw. Fristdatum bei offenen Datenschutzeinträgen in der Datenschutzkontrolle nicht aus den Augen zu verlieren, können Sie bei Erreichen des Vorwarn- bzw. Fristdatums einen Workflow starten, um den Sachbearbeitern Aufgaben diesbezüglich anzulegen. Diese Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzkontrolle.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
DMS-Workflow
Ein DMS-Workflow kann auf mehrere verschiedene Arten zu einem Dokument gestartet werden. Diese Möglichkeiten werden im Abschnitt unterhalb beschrieben.
Bei Archivierung über Dokumentenkategorie starten
Damit bei der Archivierung eines Dokuments der von Ihnen gewünschte Workflow angestoßen wird, müssen Sie diesen auf der entsprechenden Dokumentenkategorie (CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Dokumentenkategorien) hinterlegen.
Bei Archivierung ins DMS starten
Beim Archivieren eines Dokuments haben Sie direkt in der Beschlagwortungsmaske die Möglichkeit, einen DMS-Workflow auszuwählen, der dann beim Speichern zum Dokument gestartet wird.
Zu bereits archiviertem Dokument starten
Es besteht auch die Möglichkeit, direkt in der Dokumentenliste bzw. der Dokumentenübersicht für ein bestimmtes Dokument einen Workflow zu starten. Mit der Funktion 
Neuer Workflow in der Menüleiste unter "Funktionen" haben Sie die Möglichkeit, zum selektierten Dokument einen Workflow zu starten.
Neuer Workflow in der Menüleiste unter "Funktionen" haben Sie die Möglichkeit, zum selektierten Dokument einen Workflow zu starten. 
Bei Archivierungen zu Poststücken starten
Wenn Sie bei der Neuanlage eines Poststücks ein Dokument für die Archivierung im Feld "Dokument" auswählen, haben Sie direkt in der Neuanlagemaske die Möglichkeit, im Feld "Workflow" einen DMS-Workflow auszuwählen. Dieser Workflow wird dann beim Speichern des Dokuments gestartet.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in den Dokumentationen zum DMS-Workflow bzw. Vierteljahresfälligkeiten (Automation).
Kampagnenworkflow
Ein Kampagnenworkflow wird beim Starten einer Kampagne ausgelöst. Dazu muss dieser auf der Kampagne im Feld "Workflow" hinterlegt werden.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Kampagnenmanagement.
