DMS-Workflow
DMS-Workflow
BMD NTCS bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente über einen DMS-Workflow zur Bearbeitung von einem Mitarbeiter an einen anderen weiterzugeben. Die Mitarbeiter bekommen Aufgaben, die durch den DMS-Workflow ausgelöst werden. Durch Ausführen bzw. Erledigen der Aufgaben können auf dem Dokument im DMS bestimmte Felder aktualisiert werden und dem nächsten Mitarbeiter im Workflow wird eine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung des Dokuments angelegt.
In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel eines DMS-Workflows. Anschließend werden die einzelnen Schritte beschrieben, bzw. welche Einstellungen speziell für den Dokumentenworkflow zu tätigen sind. Für die Grundinformationen zur Erstellung von Workflows lesen Sie bitte die Dokumentation zum Workflow.
Nach der Abbildung des Workflows wird dann die Konzeption eines DMS-Workflows beschrieben bzw. die praktische Anwendung dieses Workflows. Der DMS-Workflow muss auf der entsprechenden Dokumentenkategorie hinterlegt werden, die dann beim Archivierungsvorgang verwendet wird. Durch die Archivierung eines Dokuments wird dann der DMS-Workflow angestoßen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ablauf DMS-Workflow.
DMS-Workflow zeichnen
Der Beispiel-DMS-Workflow ist so aufgebaut, dass zwei Mitarbeiter das Dokument kontrollieren bzw. freigeben müssen, bevor dieses an die Kunden versendet wird. Dazu bekommt der erste Mitarbeiter eine Aufgabe zur Dokumentenprüfung und dieser entscheidet dann, ob das Dokument für die Kunden freigegeben wird. Erfolgt die Freigabe durch den Mitarbeiter, bekommt zum Beispiel der Vorgesetzte eine Aufgabe, um die Freigabe des Dokumentes endgültig zu bestätigen. Sollte der Vorgesetzte das Dokument nicht freigeben, beginnt der Workflow wieder von vorne zu laufen und der Ausgangsmitarbeiter erhält wieder die Aufgabe zur Prüfung.
Nachfolgend wird der Aufbau des vorher gezeigten DMS-Workflows beschrieben.
1. | Zu Beginn des Workflows müssen Sie eine Startaktion mit dem Element  einfügen. | ||||||||
Für die erste Prüfung müssen Sie eine Aufgabenaktion über das Element  einfügen. Bei der Aufgabenaktion sind folgende Felder zu befüllen.
Hinweis
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Im nächsten Schritt müssen Sie der Aufgabenaktion die entsprechenden Aktionsstatus hinzufügen. Die Zuordnung erfolgt über die Aufgabenaktion Statusprüfung, die Sie über dieses Element  einfügen können. Danach öffnet sich das Auswahlfenster "Aktionsstatus", in dem Sie die gewünschte Statusausprägung hinzufügen können. Die Aktionsstatus definieren, welche Möglichkeiten der Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgabe zur Verfügung stehen. Da der Aufgabenaktion der Aktionsstatus "Freigabe" hinzugefügt wurde, stehen hier die zwei Aktionsstatus Freigabe erteilen und Freigabe ablehnen zur Auswahl. Für jeden dieser Aktionsstatus müssen Sie eine Aufgabenaktion Statusprüfung einfügen.  Achtung!
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4. | Damit dann der vom Mitarbeiter gewählte Status beim Erledigen der Aufgabe auch in das entsprechende Feld auf dem Dokument geschrieben wird, müssen Sie eine weitere Aufgabenaktion mit der entsprechenden Hintergrundfunktion hinzufügen. In diesem Beispielsworkflow wird das Feld Freigabe für Kunde auf dem Dokument im DMS automatisch befüllt. Das nachfolgende Bild zeigt das angesprochene Feld auf dem Dokument im DMS.  Damit die Aktualisierung dieses Feldes im Zuge des Workflowdurchlaufs erfolgt, müssen Sie in der Combobox Funktionsart die Ausprägung Hintergrundfunktion auswählen.  Wenn Sie nun vor dem Feld Spezial-/Hintergrundfunktion auf den blauen Pfeil  klicken, öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die Hintergrundfunktion DMS Freigabe für Kunde auswählen können.  Zu jeder der zuvor angelegten Aufgabenaktion-Statusprüfungen müssen Sie eine Aufgabenaktion mit dieser Hintergrundfunktion anlegen. Wenn Sie diese Funktion hinzufügen, müssen Sie im Feld "Makrofunktion" zusätzlich noch ein Makro hinterlegen, damit der Status auch auf das Dokument im DMS geschrieben wird.  Beispiel
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5. | Die zweite Prüfung in diesem DMS-Workflow wird durch den Vorgesetzten durchgeführt. Die Anlage dieser Aufgabenaktion erfolgt nach demselben Schema wie bei der Aufgabenaktion die im Schritt 2 angelegt wurde. | ||||||||
6. | Auch hier müssen Sie wieder der Aufgabenaktion die entsprechenden Aktionsstatus hinzufügen. Hier müssen Sie genau so vorgehen wie im Schritt 3. | ||||||||
7. | Dieser Abschnitt beschreibt den Workflowaufbau, wenn der Vorgesetzte die Aufgabe mit dem Status Freigabe erteilen erledigt. Damit der vom Mitarbeiter gewählte Status beim Erledigen der Aufgabe auch in das entsprechende Feld auf dem Dokument geschrieben wird, müssen Sie eine weitere Aufgabenaktion mit der entsprechenden Hintergrundfunktion hinzufügen. In diesem Beispielsworkflow wird das Feld Ist erledigt auf dem Dokument im DMS automatisch befüllt. Das nachfolgende Bild zeigt das angesprochene Feld auf dem Dokument im DMS.  Damit dieses Feld aktualisiert wird, müssen Sie die Hintergrundfunktion DMS Ist erledigt auswählen. Dazu müssen Sie vor dem Feld auf den blauen Pfeil klicken und die entsprechende Hintergrundfunktion in dem geöffneten Fenster auswählen.  Zusätzlich müssen Sie noch ein Makro im Feld "Makrofunktion" hinterlegen, damit der gewählte Status auch auf das Dokument geschrieben wird. Beispiel
Sobald der Vorgesetzte diese Aufgabe mit Freigabe erteilen erledigt hat, wird das Feld Ist erledigt auf Ja gesetzt und der Workflow ist zu Ende. Dazu müssen Sie noch eine Endeaktion mit folgendem Element  einfügen, damit ein korrektes Beenden des Workflows möglich ist. | ||||||||
8. | Dieser Abschnitt beschreibt den Workflowaufbau, wenn der Vorgesetzte die Aufgabe mit dem Status Freigabe ablehnen erledigt. Tritt dieser Fall ein, soll das Feld Ist erledigt am Dokument auf Nein gesetzt werden. Zusätzlich muss auch das Feld Freigabe für Kunde von freigegeben wieder zurück auf keine Freigabe gesetzt werden. Für die beiden Felder müssen Sie jeweils eine Aufgabenaktion mit den Hintergrundfunktionen DMS Ist erledigt und DMS Freigabe für Kunde anlegen. Auf diesen beiden Aufgabenaktionen müssen Sie jeweils folgendes Makro hinterlegen. Beispiel
Gibt der Vorgesetzte das Dokument nicht frei, soll der Workflow wieder von vorne gestartet werden. Dazu müssen Sie die letzte Aufgabenaktion Keine Freigabe für Kunde mit der ersten Aufgabenaktion Dokumentenprüfung mit Pfeilen verbinden, erst dann startet der Workflow wieder von vorne. |
Einstellungen zum autom. Start eines DMS-Workflows
Damit bei der Archivierung eines Dokumentes auch der von Ihnen erstellte Workflow sofort angestoßen wird, müssen Sie diesen auf der entsprechenden Dokumentenkategorie hinterlegen.
Dazu müssen Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Dokumentenkategorien auf jenen Dokumentenkategorien Workflows hinterlegen, bei denen bei der Archivierung eines Dokuments ein Workflow gestartet werden soll.
Start eines DMS-Workflows
Ein DMS-Workflow kann auf mehrere verschiedene Arten zu einem Dokument gestartet werden. Diese Möglichkeiten werden im Abschnitt unterhalb beschrieben.
Hinweis
 | Mit Workflowaufgaben können auch Pooldokumente abgearbeitet werden. Diese werden - wie bereits archivierte Dokumente im DMS - von einer Workflowaufgabe zur nächsten weitergegeben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool. |
Bei Archivierung über Dokumentenkategorie starten
Bei der Neuanlage eines Dokuments müssen Sie nun im Feld "Kategorie" jene Kategorie hinterlegen, auf der Sie den Workflow hinterlegt haben. Beim Speichern des Dokuments im DMS wird der Workflow gestartet und der zuständige Mitarbeiter erhält eine ausführbare Aufgabe.
Hinweis
| Wird die Person eines bereits archivierten Dokumentes verändert, bei dem noch laufende Workflowinstanzen zugeordnet sind, wird auch die Person auf den noch offenen Workflowaufgaben aktualisiert. Ebenso werden die Instanzparameter der offenen Workflowinstanzen zu diesem Dokument aktualisiert, damit die Person auch auf zukünftigen Workflowaufgaben mit der Person am Dokument übereinstimmt. |
Achtung!
 | Das Ändern der Dokumentenkategorie hat keine Auswirkung auf den ursprünglich gestarteten Workflow. Am Dokument wird dadurch nur die Kategorie geändert, es wird auch kein zusätzlicher Workflow der neu hinterlegten Dokumentenkategorie gestartet. Das Starten eines zusätzlichen Workflows ist nur mit der gleich unterhalb beschriebenen Funktion Workflow starten möglich. |
Bei Archivierung ins DMS starten
Beim Archivieren eines Dokuments haben Sie direkt in der Beschlagwortungsmaske die Möglichkeit einen DMS-Workflow auszuwählen, welcher dann beim Speichern zum Dokument gestartet wird. Dieses Feld kann nur bei der Neuanlage eines Dokuments befüllt werden, beim Bearbeiten eines Datensatzes im DMS, kann dieses Feld nicht mehr befüllt bzw. geändert werden.
| Hinweis | |
 | Der direkt in der Beschlagwortungsmaske hinterlegte Workflow zieht immer mit höherer Priotität, als der auf der Dokumentenkategorie hinterlegte. |
Zu bereits archivierten Dokument starten
Es besteht auch die Möglichkeit direkt in der Dokumentenliste bzw. der Dokumentenübersicht für ein bestimmtes Dokument einen Workflow zu starten. Mit der Funktion 
Neuer Workflow in der Menüleiste unter Funktion, haben Sie die Möglichkeit zum selektierten Dokument einen Workflow zu starten. Nach Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Workflowsuche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können.
Neuer Workflow in der Menüleiste unter Funktion, haben Sie die Möglichkeit zum selektierten Dokument einen Workflow zu starten. Nach Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Workflowsuche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können.Sie haben auch die Möglichkeit zu einem Dokument, bei dem bereits ein DMS-Workflow läuft, einen weiteren zu starten. Vorher bekommen Sie noch folgende Hinweismeldung, welche Sie informiert, dass zu diesem Dokument bereits ein Workflow gestartet ist. Die Entscheidung liegt dann bei Ihnen, ob ein zusätzlicher DMS-Workflow gestartet werden soll oder nicht.
Hinweis
| Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage. Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.  Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, welches den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt. Sollte zu einem der selektierten Dokumente bereits eine Workflowinstanz vorhanden sein, bekommen Sie diese Hinweismeldung, dass zumindest einem Dokument bereits ein Workflow zugeordnet worden ist. Sie können die Workflows aber trotzdem zu diesen Dokumenten starten, mit dem Klick auf die Schaltfläche Ok.  |
Bei Archivierungen zu Poststücken starten
Wenn Sie bei der Neuanlage eines Poststücks ein Dokument für die Archivierung im Feld 15 Dokument auswählen, haben Sie direkt in der Neuanlagemaske die Möglichkeit, im Feld Workflow, einen DMS-Workflow auszuwählen. Dieser Workflow wird dann beim Speichern des Dokuments gestartet.
| Hinweis | |
 | Auch aus der Post zieht der in der Neuanlagemaske hinterlegte Workflow mit höherer Priorität als der auf der Dokumentenkategorie hinterlegte. Sollte jedoch auch auf der Fristart ein Workflow hinterlegt sein, wird dieser zusätzlich zum DMS-Workflow gestartet. Erfolgt die Archivierung des Dokuments nach dem Speichern des Poststücks im Dialog, wird der am Poststück ausgewählte Workflow übergeben und Sie könnten diesen in der Beschlagwortungsmaske des Dokuments noch verändern. |
Ablauf DMS-Workflow
Abarbeiten von Workflowaufgaben
Der zuständige Mitarbeiter muss dann in seinen Aufgaben mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Aufgabe klicken und die Funktion "Erledigen" ausführen bzw. auf die Schaltfläche "Erledigen" in der Menüleiste klicken.
Nach dem Klick auf Erledigen öffnet sich folgendes Fenster, in dem der Mitarbeiter zwischen den verschiedenen Status wählen kann. Der gewählte Status wird dann auf das Dokument im DMS geschrieben.
Je nachdem, wie umfangreich der hinterlegte Workflow aufgebaut ist, wird nach dem Erledigen der Aufgabe der nächste Schritt im Workflow ausgeführt und dem entsprechenden Mitarbeiter eine Aufgabe angelegt. Ist der Workflow zu Ende, wird keine neue Aufgabe mehr erzeugt.
Weitere Informationen zu diesem Dialog, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.
Besonderheiten DMS-Workflow
In der Dokumentenübersicht bzw. in der Dokumentenliste sehen Sie in der Spalte Workflow anhand dieses Symbols 
hinter welchem Dokument ein DMS-Workflow liegt. Mit einem Doppelklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des DMS-Workflows einsehen können.
hinter welchem Dokument ein DMS-Workflow liegt. Mit einem Doppelklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des DMS-Workflows einsehen können.
Dokumente mit Workflows löschen
Ein Dokument mit hinterlegtem DMS-Workflow kann nur dann gelöscht werden, wenn der Workflow die ENDE-Aktion erreicht hat. Sollten Sie ein Dokument zu löschen versuchen,
zu dem noch offene Workflowinstanzen vorhanden sind und somit bei bestimmten Mitarbeitern noch Aufgaben zu diesem Workflow zur Erledigung liegen, ist ein Löschen nicht möglich und Sie bekommen folgende Hinweismeldung:
Sie erhalten folgende Hinweismeldung, wenn Sie ein Dokument löschen möchten, das einem Workflow zugeordnet ist, in dem sich noch weitere Dokumente befinden. Dabei wird das Löschen verhindert.
Hinweis
| Einzige Ausnahme: Beim Anonymisieren bzw. Löschen eines Kunden werden auch alle laufenden Workflowinstanzen gelöscht, die diesen Kunden betreffen. Werden Dokumente mit beendeten Workflowinstanzen manuell aus dem DMS gelöscht, bleibt die Workflowinstanz solange erhalten, solange sich das Dokument am Reiter "Gelöschte Dokumente" befindet. Löschen Sie das Dokument dann endgültig, wird auch die dazugehörige Workflowinstanz gelöscht. Wenn Sie trotzdem ein Dokument, das sich in einer DMS-Workflowinstanz befindet, bei der mehrere Dokumente zugeordnet sind, löschen möchten, müssen Sie davor die dazugehörige Workflowinstanz löschen. Anschließend kann auch dieses Dokument gelöscht werden. Beachten Sie aber, dass Sie dadurch auch die Protokollierung über den Ablauf des DMS-Workflows verlieren. |
Fehlende DMS-Berechtigungen
Konnte beim Start eines DMS-Workflows aufgrund einer fehlenden Berechtigung die Dokumentenzuordnung zur Aufgabe nicht durchgeführt werden, erhalten Sie folgende Hinweismeldung, inkl. Auflistung jener Berechtigungen, die für den korrekten Workflowablauf benötigt werden.
Es werden aber trotzdem eine Workflowinstanz und eine Aufgabe für den Verantwortlichen des Workflows angelegt. Dadurch wird gewährleistet, dass nicht aufgrund einer fehlenden Berechtigung auf den korrekten Start des Workflows vergessen wird.
Makros in DMS-Workflows
Makros für den Dokumentenworkflow können Sie beim Anlegen der Aufgabenaktion hinterlegen, wenn Sie vor dem Feld Makrofunktion auf den blauen Pfeil 
klicken.
klicken.
Es wird das Fenster "Makros" geöffnet, in dem Ihnen alle bereits angelegten Makros angezeigt werden. Zur Anlage eines neuen Makros müssen Sie in diesem Fenster im Fenstermenü unter Makro die Funktion Neu ausführen.
Im Neuanlagefenster können Sie die Bezeichnung des Makros nach Ihren Vorstellungen vergeben. Den Makroeditor, in den Sie das entsprechende Makro dann kopieren können, können Sie über dieses Symbol 
aufrufen.
aufrufen. 
Damit Sie die bereits gezeigten Makros dann in den Makro-Editor kopieren können, müssen Sie in diesem Fenster noch auf den Experteneditor umschalten. Die Funktion Auf Experteneditor schalten finden Sie im Menüband unter dem Reiter Makro.
Damit die korrekten Felder befüllt werden, müssen Sie darauf achten, dass die ausgewählte Hintergrundfunktion bei der Aufgabenaktion mit dem hinterlegten Makro zusammenpasst. Die Hintergrundfunktionen haben denselben Namen wie die Felder am Dokument im DMS. Die nachfolgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Makros, die verwendet werden können, um die Felder am Dokument automatisch beim Erledigen der Aufgaben zu befüllen.
Felder am Dokument bzw. Hintergrundfunktion | Makro | ||||||||
Freigabe für Kunde | MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 1); //FormatNum Result := TRUE; Hinweis
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Ist erledigt | MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 0); //FormatNum Result := TRUE; Hinweis
| ||||||||
Freifeld 01 und Freifeld 02 | MCU_DOK_VALUE := 'Alphanum80 Teststring mit als 80 Zeichen'; Result := TRUE; Hinweis
| ||||||||
Freifeld 03 | MCU_DOK_VALUE := BMD_DATE(); //Date Result := TRUE; Hinweis
| ||||||||
Freifeld 04 und Freifeld 05 | MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0,000000000', 987654321987654.987654321); //FormatNum Result := TRUE; Hinweis
| ||||||||
Freifeld 06 | MCU_DOK_VALUE := '12345'; Result := TRUE; Hinweis
| ||||||||
Veröffentlichung | MCU_DOK_VALUE := BMD_FORMATNUM('0', 1); //FormatNum Result := TRUE; Hinweis
|
).
). | Siehe auch: |