EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO
In dieser Themendokumentation finden Sie alle Informationen zur Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in NTCS.
Organisation und Aufbau
Die zentralen Programme zum Datenschutz befinden sich im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz:
| Bezeichnung | Kurzbeschreibung des Programms |
| Datenschutzverzeichnis | Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten. In welchen Programmbereichen werden personenbezogene Daten zu welchem Zweck gespeichert? Definieren Sie, wie die jeweiligen Datenarten bei einer Anonymisierung behandelt werden. |
| Personalien | Definieren Sie, was konkret bei der Löschung/Anonymisierung einer Person mit den jeweiligen Feldinhalten dieser Person geschehen soll. Für jedes Feld können Sie eine ensprechende Vorgehensweise für den Anonymisierungsvorgang hinterlegen. |
Hier werden Personen zur Löschung/Anonymisierung vorgemerkt. Zusätzlich stellt dieses Fenster auch ein Lösch-/Anonymisierungsprotokoll dar. | |
| DSGVO-Standardvorlagen | Verwalten Sie Standardvorlagen, die Sie mit dem Datenschutzverzeichnis verknüpfen können. Sie finden an dieser Stelle die Vorlage der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW), welche speziell auf die Berufsgruppe der Steuerberater zugeschnitten ist. Im Wesentlichen kann die Vorlage aber auch für Wirtschaftsprüfer verwendet werden (im Zweifelsfall halte Sie mit der Kammer Rücksprache). |
Datenschutzverzeichnisse
Das Datenschutzverzeichnis wird im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzverzeichnisse aufgerufen.
Details zum Aufbau des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster.
Mit diesem Programm verfügen Sie über ein Verzeichnis darüber, wie und warum personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden. Es unterstützt Sie bei folgenden Anforderungen der DSGVO:
- Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten.
- Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, rechtl. Verpflichtung, lebenswichtiges Interesse, Aufgabe öff. Interesse/Ausübung öff. Gewalt, berechtigtes Interesse).
- Kennzeichnung von sensiblen Daten (z. B. biometrische Daten, Gewerkschaftszugehörigkeit etc.)
- Frist für die Speicherung: Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
- Informationspflicht
- Recht auf Auskunft: Da jegliche Datenverarbeitung im Datenschutzverzeichnis hinterlegt werden kann, können Sie dem Recht auf Auskunft durch eine Person unkompliziert nachkommen.
Dieses Fenster ist als Verarbeitungsverzeichnis zu sehen. Zusätzlich wird hier das Lösch-Verfahren der jeweiligen Datenarten (ein Registereintrag = eine Datenart) eingestellt.
Import und Erstanlage von Datenschutzeinstellungen
Registereinträge und Personalien werden standardmäßig von BMD ausgeliefert und automatisch unter der eigenen Firma importiert. Bei einer Firmengruppe erfolgt die Verwaltung der Datenschutzeinstellungen immer unter der Hauptfirma der Firmengruppe! Es ist nicht möglich, für die anderen Firmen innerhalb der Firmengruppe eigene Datenschutzverzeichnisse zu führen!
Hinweis
 | Falls Sie über mehrere eigene Firmen außerhalb einer Firmengruppe verfügen, müssen die Registereinträge bei den anderen eigenen Firmen einmalig manuell importiert werden. Verwenden Sie dazu die Funktion im gelben Menü unter Extras → "Datenschutzeinstellungen importieren". Alle Firmen, für die einmalig Registereinträge importiert wurden, werden künftig automatisch aktualisiert. Bestehende Einträge werden dabei nicht überschrieben! Die Importe werden im BMDBUERO.LOG aufgezeichnet. |
Achtung!
 | Wenn Sie die Funktion "Datenschutzeinstellungen importieren" manuell ausführen, erhalten Sie folgende Abfrage:  Bei der Variante "Alles importieren", werden manuell durchgeführte Änderungen in den von BMD ausgelieferten Datenschutzeinstellungen wieder durch den BMD Standard überschrieben! Wenn Sie Ihre manuellen Änderungen beibehalten möchten, wählen Sie "Neue hinzufügen". Ausnahmen, die bei "Alles importieren" nicht berührt werden:
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Datenschutzverzeichnis von Mandantenfirmen
Als Steuerberater können Sie auch ein Datenschutzverzeichnis darüber führen, welche personenbezogenen Daten Sie von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc. Ihrer Mandanten verarbeiten. Dieses Datenschutzverzeichnis wird unter der jeweiligen Mandantenfirma angelegt/verwaltet. Geben Sie dazu im Einstiegsfeld die Nummer der entsprechenden Mandantenfirma ein.
Wenn es nicht zweckmäßig ist, für jeden Mandanten ein eigenes Verzeichnis zu führen, besteht die Möglichkeit, ein Standard-Verzeichnis für Mandanten zu verwenden. Als Standard-Verzeichnis dient jenes, dessen Firmennummer in folgendem Parameter als Standard-Firma hinterlegt ist: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Allgemeine Einstellungen → Datenschutzverzeichnisse:
Geben Sie die Firmennummer der Firma ein, deren Datenschutzeinstellungen Sie als Standard für Mandantenfirmen verwenden möchten. Das Standardverzeichnis wird nur dann verwendet, wenn eine Mandantenfirma kein eigenes Datenschutzverzeichnis führt. Sobald Sie unter einer Mandantenfirma eigene Datenschutzeinstellungen importieren, wird das Standard-Verzeichnis für diese Mandantenfirma nicht mehr berücksichtigt. Dieser Parameter gilt nicht für eigene Firmen! Für die Unterscheidung zwischen Mandantenfirma und eigener Firma, wird das Feld "Ist eigene Firma" am Firmenstamm verwendet. |
Hinweis
| Das Standard-Verzeichnis für Mandanten kann nur unter jener Firma bearbeitet werden, die als Standardfirma im vorhin genannten Parameter hinterlegt ist. Bei Mandantenfirmen, die das Verzeichnis aufgrund der Parametereinstellung automatisch verwenden, sind die Bearbeitungsfunktionen gesperrt! Tipp: Wenn Sie eine Übersicht benötigen, welche Firmen über ein eigenes Datenschutzverzeichnis verfügen, können Sie eine Funktion in der Firmenliste verwenden: Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen → Fenstermenü "Ansicht" → Firmen mit Datenschutzverzeichnis. Die Funktion filtert die Firmenliste, so dass nur Firmen mit eigenem Datenschutzverzeichnis angezeigt werden. Firmen ohne Datenschutzverzeichnis bzw. Mandantenfirmen, die das Standard-Verzeichnis verwenden, werden ausgeblendet. |
Hinweis
| Bei Verwendung des Standard-Verzeichnisses für Mandanten werden nur jene Register angezeigt, die für diesen Mandanten relevant sind. Es wird dabei geprüft, für welche Bereiche Sie als Steuerberater für diesen Mandanten Leistungen erbringen. Folgende Bereiche werden geprüft:
Der Rest wird individuell je Mandantenfirma ausgeblendet. Ausnahme: Register des Pakets "BMD 5.5" werden immer identisch zur Standardfirma aus- bzw. eingeblendet. |
Automatisches Datenschutzverzeichnis bei Anlage der Mandantenfirma
Beim Erstellen einer Mandantenfirma können Sie über den Dialog für Firmen-/FIBU-/Lohn-Anlage auch automatisch ein Datenschutzverzeichnis für die neue Mandantenfirma importieren. Setzen Sie dazu das Feld "Datenschutzverzeichnis" auf JA.
Dabei gilt:
- Abhängig davon, ob auch eine FIBU oder ein Lohn angelegt wird, werden die entsprechenden Registereinträge der Pakete "FIBU" und "LOHN" automatisch Aktiv oder Inaktiv angelegt.
- Wenn eine FIBU angelegt wird, werden zusätzlich die Registereinträge vom Paket "Bilanz und Steuern" automatisch aktiviert.
- Die Registereinträge der Pakete "Allgemein", "TOOLS", sowie der Eintrag für "Dokumente" sind immer aktiv.
Hinweis
| Es wird bei dieser Funktion nur das Datenschutzverzeichnis angelegt, aber keine Personalien zur Mandantenfirma! Wenn eine Mandantenfirma bei einer Anonymisierung über keine eigenen Personalien verfügt, werden jene Personalien des Standard-Verzeichnisses für Mandanten verwendet (Parameter für Standard-Verzeichnis). Gibt es auch keine Standard-Mandantenfirma, wird die Anonymisierung abgebrochen. |
Informationen zu Register und Verarbeitungsdaten
Das Fenster Datenschutzverzeichnis unterteilt sich in die Bereiche "Register" und "Verarbeitungsdaten". Im Bereich "Register" sehen Sie einen Eintrag je Datenart. Für den jeweils markierten Registereintrag werden im Bereich "Verarbeitungsdaten" die konkreten Datenfelder des Bereichs angezeigt.
Register
Ein Registereintrag entspricht einer Datenart in NTCS. Registereinträge werden von BMD ausgeliefert und automatisch bei Ihrer eigenen Firma importiert (siehe Import und Erstanlage von Datenschutzeinstellungen).
Die ausgelieferten Standards enthalten Registereinträge für BMD-interne Daten, sowie für die gebräuchlichsten von BMD unterstützten Schnittstellen (z. B. Microsoft Exchange, Cloud-Services ...). Registereinträge für Programmpakete, die in Ihrem System nicht lizenziert sind, werden automatisch mit dem Status "Inaktiv" importiert!
Hinweis
| Registereinträge, die Sie nicht mehr benötigen, sollten nicht gelöscht werden! Wenn Sie die Liste ausdünnen möchten, setzen Sie stattdessen die entsprechenden Einträge im Feld "Aktiv" auf inaktiv.
Über das Funktionsmenü haben Sie die Möglichkeit, inaktive Registereinträge auszublenden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster. Gelöschte Registereinträge würden bei jedem Import der Datenschutzeinstellung als fehlende Registereinträge erkannt und automatisch wieder angelegt werden. Inaktive Registereinträge bleiben hingegen auch beim Import inaktiv. |
Sie haben auch die Möglichkeit, zusätzlich eigene Registereinträge anzulegen, um die Datenverarbeitung aus Fremdprogrammen abzubilden (z. B. Excel etc.). Zu Ihren manuell erstellten Registern können Sie in den Verarbeitungsdaten wiederum auch manuell Informationen zu einzelnen Feldern hinterlegen (F5).
Funktion der Register:
Neben der Hinterlegung von wichtigen DSGVO-relevanten Informationen (Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfrist, Löschverfahren etc.), dienen die Register auch als Grundlage für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist in der Datenschutzkontrolle, sowie der Einstellung für die richtige Vorgehensweise bei der Einzelanonymisierung. Wie eine Datenart bei der Anonymisierung behandelt wird, ist im Feld "Lösch-Verfahren" eingestellt.
Welches Löschverfahren soll für diesen Datentyp bei der Anonymisierung angewendet werden?
|
Detailinformationen zum Register:
Detailinformationen zum Lösch-Verfahren der einzelnen Registereinträge finden Sie unter Registereinträge (Datenschutzverzeichnisse).
Arbeiten mit Checklisten:
Im Datenschutzverzeichnis gibt es zwei Möglichkeiten, um mit Checklisten zu arbeiten. Sie können auf einem Registereintrag eine Checkliste oder auch eine Checklistvorlage hinterlegen:
- Hinterlegen einer Checkliste für den Registereintrag:Eine Checklistvorlage in diesem Feld dient zur systematischen Abarbeitung dieses Registereintrags/dieser Datenart.
Mittels
-F8 gelangen Sie in das Fenster Checklisten, wo Sie eine oder mehrere Checklisten zuordnen können. Wenn bereits Checklisten zugeordnet sind, so ist das an einem grünen Pfeil 
ersichtlich. ACHTUNG: Ein Klick auf den grünen Pfeil entfernt im Bearbeitungsmodus sämtliche Checklisten von diesem Datensatz.Sie können auch in den CRM Parametern eine Checklistvorlage hinterlegen, die automatisch zu jedem manuell neu erstellten Registereintrag hinterlegt wird. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzverzeichnisse → Checklistvorlage.Die Checklistvorlage aus diesem Parameter, wird automatisch bei jedem manuell neu angelegten Register im Datenschutzverzeichnis hinterlegt.Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. - Hinterlegen einer Checklistvorlage auf dem Registereintrag für die Datenschutzkontrolle:Im Datenschutzverzeichnis können Sie auf jenen Registereinträgen, die einer Personenart entsprechen, Checklistvorlagen hinterlegen. Wenn dann eine Person der entsprechenden Personenart in die Datenschutzkontrolle übergeben wird, wird eine Instanz der hinterlegten Checkliste zu jedem Eintrag dieser Personenart in der Datenschutzkontrolle erstellt.Beispiel
Sie hinterlegen im Datenschutzverzeichnis am Registereintrag "Mitarbeiter" eine Checklistvorlage.
Das bedeutet: für alle Personen der Personenart "Mitarbeiter" soll in der Datenschutzkontrolle automatisch diese Checklistvorlage verwendet werden.Anschließend lassen Sie einen Mitarbeiter ausscheiden. Dadurch entsteht zu diesem Mitarbeiter ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle. Auf diesem Eintrag ist automatisch eine Instanz der Checkliste hinterlegt.
Verarbeitungsdaten
Der Bereich "Verarbeitungsdaten" wird immer in Bezug auf den jeweils markierten Registereintrag angezeigt. Sie können hier je Datenfeld weitere Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten hinterlegen.
In diesem Bereich werden jene Felder gelistet, welche in der Feldauswahl der Bearbeitungsmaske (F6) der entsprechenden Datenart verwendet werden. Folgende Rückfallebenen kommen bei der Ermittlung der Feldauswahl zur Anwendung:
- Firmenbezogene Feldauswahl mit Namen "DSGVO"
- Globale Feldauswahl mit Namen "DSGVO"
- Firmenbezogene Feldauswahl "STANDARD"
- Globale Feldauswahl "STANDARD"
- BMD STANDARD
Sie können mit F5 auch zusätzliche Neuanlagen vornehmen, um die z. B. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Fremdprogrammen abzubilden.
DSGVO-Standardvorlagen
Die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) hat eine eigene Version eines Datenschutzverzeichnisses erstellt, welche in Form der Standardvorlagen in das NTCS Datenschutzverzeichnis integriert werden kann. Das Verzeichnis der KSW richtet sich vor allem an die Berufsgruppe der Steuerberater, kann aber im Wesentlichen auch für Wirtschaftsprüfer verwendet werden (im Zweifelsfall halten Sie mit der Kammer Rücksprache).
Die Standardvorlagen werden unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → DSGVO-Standardvorlagen verwaltet. Falls Sie an dieser Stelle noch keine Daten vorfinden, starten Sie zuerst den Import im gelben Menü unter Extras → DSGVO-Standardvorlagen importieren.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass die Standardvorlage derzeit durch den Anwender nicht verändert werden kann! |
Verwendung der Standardvorlagen im Datenschutzverzeichnis
Im Datenschutzverzeichnis können Sie die Standardvorlagen automatisiert auf die entsprechenden Registereinträge übernehmen. Verwenden Sie dazu die Funktion im gelben Menü unter Extras → Datenkategorien übernehmen. Es erfolgt eine von BMD vorgegebene Zuweisung zwischen Register und Datenkategorie der Standardvorlage. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn für die jeweilige Firma ein "echtes" Datenschutzverzeichnis existiert. Das heißt, wenn Sie eine Mandantenfirma wählen, die lediglich über ein Standardverzeichnis verfügt (Parameter), ist die Funktion gesperrt!
Alternativ können sie Datenkategorien auch manuell auf den einzelnen Registern zuordnen. Verwenden Sie dazu das Feld "Datenkategorie" am Register.
Verknüpfen Sie eine Datenkategorie aus den DSGVO-Standardvorlagen mit diesem Register-Eintrag. Die Datenkategorie kann mit der Funktion "Datenkategorien übernehmen" auch automatisch verknüpft werden. Details zu Standardvorlagen finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
Achtung!
| Beim Ausführen der Funktion "Datenkategorien übernehmen" werden manuelle Zuordnungen von Datenkategorien auf allen Registern mit dem Standard überschrieben! |
Nach dem Zuordnen der Datenkategorien können die Texte der Standardvolagen an folgenden Stellen im Datenschutzverzeichnis angezeigt werden:
- Verantwortliche Stellen (Verantwortung)
- Verarbeitungszweck
- Betroffene Personen
- Aufbewahrung
- Datenempfänger
Wo welche Texte anzegzeigt werden, können Sie über Parameter einstellen. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Allgemeine Einstellungen → Datenschutzverzeichnis:
Welcher Text soll im Datenschutzverzeichnis in den Details zum jeweiligen Registereintrag bei "Verwendungszweck" angezeigt werden? 1 - Nur Text aus Vorlage: Es wird der Text aus der übernommenen Datenkategorie (DSGVO-Standardvorlage) angezeigt. 2 - Text aus Register-Eintrag: Es wird jener Text angezeigt, welcher im entsprechenden Feld am Register hinterlegt ist. 3 - Beide Texte: Es werden beide Texte (Vorlage und Register) untereinander angezeigt. | |
Welcher Text soll im Datenschutzverzeichnis in den Details zum jeweiligen Registereintrag bei "Verantwortung" angezeigt werden? 1 - Nur Text aus Vorlage: Es wird der Text aus der übernommenen Datenkategorie (DSGVO-Standardvorlage) angezeigt. 2 - Text aus Register-Eintrag: Es wird jener Text angezeigt, welcher im entsprechenden Feld am Register hinterlegt ist. 3 - Beide Texte: Es werden beide Texte (Vorlage und Register) untereinander angezeigt. | |
Welcher Text soll im Datenschutzverzeichnis in den Details zum jeweiligen Registereintrag bei "Betroffenen Personen" angezeigt werden? 1 - Nur Text aus Vorlage: Es wird der Text aus der übernommenen Datenkategorie (DSGVO-Standardvorlage) angezeigt. 2 - Text aus Register-Eintrag: Es wird jener Text angezeigt, welcher im entsprechenden Feld am Register hinterlegt ist. 3 - Beide Texte: Es werden beide Texte (Vorlage und Register) untereinander angezeigt. | |
Welcher Text soll im Datenschutzverzeichnis in den Details zum jeweiligen Registereintrag bei "Datenempfänger" angezeigt werden? 1 - Nur Text aus Vorlage: Es wird der Text aus der übernommenen Datenkategorie (DSGVO-Standardvorlage) angezeigt. 2 - Text aus Register-Eintrag: Es wird jener Text angezeigt, welcher im entsprechenden Feld am Register hinterlegt ist. 3 - Beide Texte: Es werden beide Texte (Vorlage und Register) untereinander angezeigt. | |
Welcher Text soll im Datenschutzverzeichnis in den Details zum jeweiligen Registereintrag bei "Aufbewahrung" angezeigt werden? 1 - Nur Text aus Vorlage: Es wird der Text aus der übernommenen Datenkategorie (DSGVO-Standardvorlage) angezeigt. 2 - Text aus Register-Eintrag: Es wird jener Text angezeigt, welcher im entsprechenden Feld am Register hinterlegt ist. 3 - Beide Texte: Es werden beide Texte (Vorlage und Register) untereinander angezeigt. |
Die Texte der zugeordneten Datenkategorien sind im Datenschutzverzeichnis im Details-Bereich bzw. unter der Funktion Verarbeitungstätigkeit ansehen ersichtlich.
Personalien
Die Personalien werden im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Personalien aufgerufen.
Details zum Aufbau des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster.
Personalien dienen dazu, das durch die DSGVO entstandene Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten umzusetzen. Je Register (Personenart) sind hier im Bereich "Personalien" die Einstellungen für das Anonymisieren von Datenfeldern der jeweiligen Personenart hinterlegt.
Import und Erstanlage von Datenschutzeinstellungen
Registereinträge und Personalien werden standardmäßig von BMD ausgeliefert und automatisch unter der eigenen Firma importiert. Details und Hinweise lesen Sie unter Import und Erstanlage von Datenschutzeinstellungen im Abschnitt Datenschutzverzeichnis.
Informationen zu Register und Personalien
Register
Im Gegensatz zum Datenschutzverzeichnis, werden in den Personalien nur Registereinträge für Personenarten angezeigt (nicht für Bewegungsdaten). Je Personenart wird ein eigener Registereintrag geführt.
Für die vorhandenen Registereinträge können Sie in den Personalien die gleichen Einstellungen zur Rechtsgrundlage, der Aufbewahrungsfrist, oder des Löschverfahrens setzen, wie im Datenschutzverzeichnis. Beide Fenster arbeiten hier mit derselben Datenbasis. Änderungen sind synchron in beiden Fenstern sichtbar.
Personalien
Je Registereintrag (Personenart) sind im Bereich "Personalien" die Einstellungen für das Anonymisieren von den einzelnen Datenfeldern der jeweiligen Personenart hinterlegt.
Sie sehen hier jene Felder, für die bereits Anonymisierungseinstellungen existieren. Wenn Sie das Fenster zum ersten Mal öffnen, sind das jene Felder, für die BMD standardmäßig Einstellungen ausliefert. Für fehlende Felder können Sie mit F5 eigene Einstellungen vornehmen.
Hinweis
| Freifelder und Vergleichsfelder sind vom Standard immer ausgenommen und müssen manuell angelegt werden. Wenn Sie manuell Anonymisierungseinstellungen für zusätzliche Datenfelder anlegen möchten, beachten Sie in der Neuanlagemaske bitte die Hilfe zum Feld "Datenfeld":
|
Der Anonymisierungsvorgang (Feld "Anonymisierung") kann bei manchen von BMD ausgelieferten Personalien umgestellt werden. In manchen Fällen ist das Feld aber schreibgeschützt. Das bedeutet, dass für diese Personalie ein fix hinterlegter Anonymisierungsvorgang einprogrammiert ist, der nicht geändert werden kann.
Hinweis
| Personalien werden bei Mandantenfirmen nicht angezeigt, wenn auch das Datenschutzverzeichnis der betreffenden Mandantenfirma schon nur über den Parameter für die Standardfirma geladen wird (siehe Datenschutzverzeichnis von Mandantenfirmen). Die Anonymisierungs-Einstellungen für die Personalien der Standardfirma sind trotzdem auch hier wirksam. |
Datenschutzkontrolle
Die Datenschutzkontrolle wird im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle aufgerufen.
Details zum Aufbau des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster.
Ihre Vorteile durch die Datenschutzkontrolle:
- Überwachung der zu löschenden Daten: Sie sehen in einer Liste, mit welchem Fristdatum Sie sich eine Person bzw. ein Dokument zum Löschen/Anonymisieren vorgemerkt haben. Über Stapel können Sie zusätzlich eine Benachrichtigung bei Überschreiten des Fristdatums einstellen.
- Optimierter Löschprozess: Sie sehen je Paket, ob die Löschung/Anonymisierung erfolgreich durchgeführt worden ist.
- Führen eines Löschprotokolls: Sie können nachweisen, wessen Daten Sie gelöscht/anonymisiert haben.
- Löschen von Altdaten: Sie können Daten löschen, die ein bestimmtes Alter erreicht haben, z. B. alle Aufgaben älter als 7 Jahre.
Personen in die Datenschutzkontrolle übernehmen
Eine Person kann beim Ausscheiden automatisch in die Datenschutzkontrolle übernommen werden. Wenn Sie bei einer Person ein vergangenes Austrittsdatum eingeben bzw. eine Kontaktperson auf inaktiv setzen, öffnet sich folgendes Fenster:
Sie können das Fristdatum anpassen und einen Vorschlag für das spätere Lösch-Verfahren hinterlegen. Das vorgeschlagene Fristdatum wird in erster Instanz ab dem Austrittsdatum berechnet. Ist kein Austrittsdatum vorhanden, wird ab dem aktuellen Tagesdatum gerechnet.
Mit Klick auf Speichern wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle erzeugt. Wenn Sie beim Ausscheiden von Personen keinen Dialog für die Erstellung eines Eintrags in der Datenschutzkontrolle erhalten möchten, können Sie das Verhalten mit folgendem Parameter ändern: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzkontrolle:
Wenn eine Person auf inaktiv gestellt wird, kann in der Datenschutzkontrolle automatisch ein Eintrag mit einer Lösch-Frist erstellt werden. 1 - Lösch-Frist erstellen 2 - Keine Lösch-Frist erstellen |
Hinweis
| Sollten Sie eine bereits ausgeschiedene Person später wieder aktivieren, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu der Person ein Kontrolleintrag existiert. Wenn ja, erhalten Sie an dieser Stelle den gleichen Dialog wie beim Ausscheiden der Person. Klicken Sie auf "Verwerfen", wird der Kontrolleintrag automatisch gelöscht. |
Alternativ können Sie auch eine manuelle Neuanlage eines Kontrolleintrags vornehmen, indem Sie am Personenstamm das Feld "Datenschutzkontrolle" verwenden:
Für bereits früher ausgeschiedene Personen besteht die Möglichkeit, in der Datenschutzkontrolle im Bereich "Datenschutz" mit der Funktion unter Extras → Datenschutz für inaktive Personen erstellen nachträglich einen Kontrolleintrag zu erstellen. Es wird für alle inaktiven Personen ein Eintrag erstellt, sofern nicht zuvor schon ein Eintrag für die jeweilige Person existiert. Als Referenzwert zur Berechnung des Fristdatums wird in erster Instanz das Austrittsdatum der Person verwendet. Ist kein Austrittsdatum vorhanden, wird das letzte Änderungsdatum der Person bzw. bei Kontaktpersonen das Kontaktende, verwendet.
Reiter "Datenschutz" und "Altdaten löschen"
Wie Sie der Hilfe zum Fenster entnehmen können, sind in diesem Fenster zwei Reiter vorhanden:
| Datenschutz | Wenn Sie das Fenster öffnen, wird immer zuerst der Reiter "Datenschutz" mit der Combobox-Ausprägung "Offen" angezeigt. Dieser Reiter dient der Protokollierung von Anonymisierungen/Löschungen. |
| Altdaten | Wenn Sie auf den Reiter "Altdaten" wechseln, können Sie bestimmte Daten löschen, die ein gewisses Alter erreicht haben. |
In den folgenden beiden Kapiteln werden die Reiter "Datenschutz" und "Altdaten" beschrieben.
Reiter "Datenschutz": Protokollierung von Anonymisierungen/Löschungen
Die Protokollierung von Anonymisierungen/Löschungen findet unter dem Reiter "Datenschutz" statt. In der rechten oberen Ecke dieses Bereichs können Sie mit einer Combobox zwischen "Offen" und "Erledigt" wechseln.
Die offenen Einträge enthalten jene Personen bzw. Dokumenten-Sicherungen, die für eine Anonymisierung vorgemerkt sind, aber deren Daten aus bestimmten Gründen noch aufbewahrt werden müssen (z. B. weil die Aufbewahrungsfrist von Buchhaltungsunterlagen noch nicht abgelaufen ist). Die Frist zur Anonymisierung wird anhand der Einstellungen im Datenschutzverzeichnis berechnet und im Feld "Fristdatum" in der Datenschutzkontrolle gespeichert:
Fristdatum, zu dem die Daten dieser Person anonymisiert bzw. gelöscht werden müssen. Das Fristdatum wird zur jeweiligen Personenart automatisch anhand der Einstellung im Feld "Aufbewahrung" (Datenschutzverzeichnis) berechnet. |
Hinweis
| Wenn Sie die Austrittsdaten einer Person nachträglich ändern (Austrittsdatum/Kontaktende), wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle NICHT neu berechnet. Sie müssen den Eintrag manuell bearbeiten bzw. löschen und neu erstellen. |
Die Personen müssen nach Ablauf der Frist manuell anonymisiert werden. Verwenden Sie dazu die Funktion "Anonymisieren", um die Einzelanonymisierung zu starten.
Rechts neben den Personen finden Sie Felder für die einzelnen Programmpakete, wo personenbezogene Daten enthalten sein können. Diese Felder werden während des Anonymisierungsvorgangs mit Statusausprägungen zur Anonymisierung befüllt. Bei Personen unter der Combobox-Ausprägung "Offen" sind diese Felder daher naturgemäß leer.
Hinweis
| Dokumenten-Sicherungen werden in der Datenschutzkontrolle wie folgt dargestellt. Als Lösch-Verfahren gibt es bei Dokumenten-Sicherungen nur "1 - Löschen".  Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle. |
Die Combobox-Ausprägung "Erledigt" dient als Lösch-/Anonymisierungsprotokoll. Sie können damit nachweisen, dass Sie bestimmte Personendaten bzw. Dokumenten-Sicherungen anonymisiert/gelöscht haben.
Diese Liste enthält jene Personen, bei denen die Einzelanonymisierung bereits durchgeführt wurde. Zusätzlich sehen Sie hier auch einen Eintrag für Personen, die Sie normal mit F7 gelöscht haben, sofern der Löschvorgang erfolgreich war. Über Parameter können Sie einstellen, welche Daten im Feld "Gelöscht" zum Datensatz angeführt werden sollen. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Allgemeine Einstellungen → Datenschutzkontrolle → Text gelöschter/anonymisierter Personen:
Stellen Sie ein, welcher Text beim Anonymisieren bzw. Löschen einer Person in das Lösch-/Anonymisierungsprotokoll (Combobox-Ausprägung "Erledigt") der Datenschutzkontrolle übergeben werden soll. 1 - Name der Person 2 - Nummer und Personenname 3 - Fixtext "Gelöscht/Anonymisiert" |
Die bereits vorhin angesprochenen Felder für die einzelnen Pragrammpakete sind bei den anonymisierten Personen mit Statusausprägungen befüllt. Sie enthalten einen grünen, grauen oder roten Punkt.
 | Die Anonymisierung wurde erfolgreich durchgeführt. |
 | Es ist in diesem Paket keine Anonymisierung notwendig. |
 | Die Anonymisierung/Löschung der Daten konnte nicht ausgeführt werden. Das Anonymisieren ist technisch nicht möglich, oder es ist ein Fehler aufgetreten. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Support. |
Hinweis
| Wird bei Dokumenten-Sicherungen das Löschen in der Datenschutzkontrolle gestartet, wird nach erfolgreicher Durchführung der Eintrag von den offenen in die erledigten Datenschutzkontrolle-Einträge verschoben. Bis auf das Feld DOK, welches einen grünen Punkt erhält, werden die restlichen Felder mit einem grauen Punkt befüllt. Der Grund ist, dass in diesem Zuge nur Dokumente gelöscht werden. Alle anderen Daten wurden bereits beim Löschen bzw. Anonymisieren der Person gelöscht bzw. anonymisiert.  |
Reiter "Altdaten": Löschen von Altdaten
Der Reiter "Altdaten" stellt eine Zusatzfunktion dar, um Ihr System von bestimmten alten Daten zu befreien, die nicht mehr benötigt werden.
Wählen Sie die gewünschte Datenart aus und starten Sie die Löschung über das Menü unter Datenschutzkontrolle → Altdaten → Altdaten löschen. Es öffnet sich das Fenster Altdaten löschen/anonymisieren, in dem Sie einstellen können, ab welchem Alter die Daten gelöscht werden sollen. Alle Daten, die älter als das eingegebene Datum sind, werden gelöscht.
Je nach gewählter Datenart bezieht sich das Datum für das Löschen von Altdaten auf folgendes Feld:
Paket | Datenart | Feld | Zusatzinfo | ||||||
CRM | Termine | Termindatum | Die zu löschenden Daten müssen mindestens 3 Jahre alt sein. | ||||||
CRM | Aufgaben | Erledigtdatum | Die zu löschenden Daten müssen mindestens 3 Jahre alt sein. | ||||||
CRM | Fristen | Fristdatum | Die zu löschenden Daten müssen mindestens 3 Jahre alt sein. | ||||||
PI | Onlinebewerbungen | Erstelldatum |
| ||||||
CRM | Dokumente | Ablaufdatum |
| ||||||
Tools | Datensatzprotokoll | Erstelldatum | Die zu löschenden Daten müssen mindestens 3 Jahre alt sein. | ||||||
LOHN | Krankenstandsverwaltung | Beginndatum | Die zu löschenden Daten müssen mindestens 3 Jahre alt sein. Folgende Daten werden gelöscht:
NICHT gelöscht werden:
|
Beim Ausführen der Funktion wird in erster Linie versucht, die Daten zu löschen. Sollte das nicht möglich sein, werden sie anonymisiert.
Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Um das Vorwarndatum bzw. Fristdatum bei offenen Datenschutzeinträgen in der Datenschutzkontrolle nicht aus den Augen zu verlieren (Reiter "Datenschutz" / Combobox-Ausprägung "Offen"), können Sie eine automatische Benachrichtigung aktivieren. Eine Benachrichtigung wird einmalig ausgelöst, wenn bei einem offenen Datensatz in der Datenschutzkontrolle das Datum im Feld "Vorwarndatum" bzw. "Fristdatum" erreicht oder überschritten worden ist. Sie können wählen, ob Sie über E-Mail benachrichtigt werden oder einen Workflow starten möchten.
| Vorwarndatum | In diesem Feld wird das Vorwarndatum für die Frist zur Anonymisierung einer Person angezeigt. Das Vorwarndatum wird bei der Erstellung eines Eintrags in der Datenschutzkontrolle automatisch anhand der Einstellungen im Datenschutzverzeichnis ermittelt. Es errechnet sich aus dem Fristdatum für die Anonymisierung der Person, minus eingestellte Vorwarntage der Personenart. Auf Wochenenden oder Feiertage wird keine Rücksicht genommen. Sind die Vorwarntage auf 0 eingestellt, wird kein Vorwarndatum errechnet. Vorwarntage können im Datenschutzverzeichnis im gleichnamigen Feld auf Registereinträgen von Personenarten hinterlegt werden. |
| Fristdatum | Fristdatum, zu dem die Daten dieser Person anonymisiert bzw. gelöscht werden müssen. Das Fristdatum wird zur jeweiligen Personenart automatisch anhand der Einstellung im Feld "Aufbewahrung" (Datenschutzverzeichnis) berechnet. |
Einstellungen für die automatische Benachrichtigung
Um die automatische Benachrichtigung zu aktivieren, müssen Sie zuerst in den CRM Parametern einstellen in welchem Fall und auf welchem Weg Sie benachrichtigt werden möchten: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzkontrolle:
Stellen Sie ein, welche Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wenn in der Datenschutzkontrolle bei einem Datensatz das Vorwarndatum erreicht oder überschritten wurde. 1 - Keine Benachrichtigung 2 - E-Mail 3 - Workflow Dieser Parameter wird im Zusammenhang mit den Parametern Vorwarnung E-Mail-Adresse und Vorwarnung Workflow verwendet. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Vorwarnung benachrichtigen auf "E-Mail" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Wählen Sie den Workflow aus, der für eine Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums verwendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Vorwarnung benachrichtigen auf "Workflow" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Stellen Sie ein, welche Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wenn in der Datenschutzkontrolle bei einem Datensatz das Fristdatum erreicht oder überschritten wurde. 1 - Keine Benachrichtigung 2 - E-Mail 3 - Workflow Dieser Parameter wird im Zusammenhang mit den Parametern Fristablauf E-Mail-Adresse und Fristablauf Workflow verwendet. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die bei Erreichen oder Überschreiten des Fristdatums eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Fristablauf benachrichtigen auf "E-Mail" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. | |
Wählen Sie den Workflow aus, der für eine Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Fristdatums verwendet werden soll. Dieser Parameter wird nur dann benötigt, wenn Sie den Parameter Fristablauf benachrichtigen auf "Workflow" eingestellt haben. Bitte beachten Sie die weiteren Informationen zur Verwendung in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist. |
Falls Sie eine Benachrichtigung über Workflow eingestellt haben, können Sie neben den oben genannten Parametern optional im Datenschutzverzeichnis je Register einen abweichenden Workflow in folgenden Feldern hinterlegen:
| Vorwarnungsworkflow | In diesem Feld können Sie je Registereintrag einen eigenen Workflow für die Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Vorwarndatums in der Datenschutzkontrolle hinterlegen. Ein hier hinterlegter Workflow wird in erster Priorität verwendet. Zusätzlich kann in den CRM Parametern ein einheitlicher Workflow für alle Register hinterlegt werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt "Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist". |
| Fristablaufworkflow | In diesem Feld können Sie je Registereintrag einen eigenen Workflow für die Benachrichtigung bei Erreichen oder Überschreiten des Fristdatums in der Datenschutzkontrolle hinterlegen. Ein hier hinterlegter Workflow wird in erster Priorität verwendet. Zusätzlich kann in den CRM Parametern ein einheitlicher Workflow für alle Register hinterlegt werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt "Benachrichtigung bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist". |
Die Benachrichtigung kann manuell in der Datenschutzkontrolle im gelben Menü unter Extras → Datenschutz → "Vorwarnungen/Fristen benachrichtigen" ausgelöst werden. Für die regelmäßige Kontrolle ist allerdings die Einrichtung eines Stapels vorteilhaft. Menü Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapel definieren.
Als Stapelfunktion muss dabei MCS_FRMDSGVO_KONTROLLE_SEND eingetragen werden. Der Stapel sollte regelmäßig ausgeführt werden und löst den Workflow bzw. den Versand eines E-Mails entsprechend den Parametereinstellungen aus.
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Vorwarnungen/Fristen benachrichtigen (DSGVO)". |
Überwachung von aktiven Interessenten
Mit der Funktion "Interessenten kontrollieren" können Sie Interessenten, zu denen Sie über einen bestimmten Zeitraum keinen Kontakt mehr haben (= kein Eintrag im Kontaktjournal), automatisch auf inaktiv stellen. Gleichzeitig wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt.
Wird mit einem bereits inaktiven Interessenten innerhalb der Aufbewahrungsfrist (laut Einstellung am Registereintrag "Interessenten" im Datenschutzverzeichnis) später doch wieder Kontakt aufgenommen, wird die Person beim nächsten Ausführen der Funktion wieder auf aktiv gestellt und der Eintrag in der Datenschutzkontrolle gelöscht. Durch diese automatische Überwachung führen Sie immer nur die Daten jener Interessenten in Ihrer Datenbank, mit denen Sie auch aktiv in Kontakt stehen.
Diese Funktion kann in der Datenschutzkontrolle im Fenstermenü unter Extras → Datenschutz → "Interessenten kontrollieren" aufgerufen werden. Für die regelmäßige Kontrolle empfiehlt sich die Einrichtung eines Stapels.
| Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Interessenten kontrollieren (DSGVO)". |
Mit einem Klick auf Übernehmen wird das Kontaktjournal nach enstprechenden Einträgen durchsucht.
Hinweis
| Damit neu angelegte Interessenten durch die Funktion nicht direkt nach der Anlage deaktiviert werden, bevor überhaupt erstmalig ein Kontakt bestand, werden Personen erst dann berücksichtigt, wenn das Erstelldatum mindestens 1 Jahr zurückliegt. |
Auskunft über personenbezogene Daten
Durch die DSGVO hat jede natürliche Person das Recht, eine Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die bei Ihnen gespeichert sind. Da jegliche Datenverarbeitung im Datenschutzverzeichnis hinterlegt werden kann, kann dieses als Grundlage für das Recht auf Auskunft verwendet werden. Denn in allen eingetragenen Programmen muss gegebenenfalls nachgesehen werden, ob Daten der betroffenen Person gespeichert werden.
Sollten Sie einen Antrag auf Datenauskunft erhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Druckliste | Erstellen Sie eine CRM Druckliste mit allen relevanten Ausdrucken. Öffnen Sie im Paket CRM und DMS das Menü "Auswertungen" → Druckliste. Drucklisten bieten die Möglichkeit, Personen-Stammdatenblätter, Auswertungen, Berichte etc. inklusive Inhaltsverzeichnis und Deckblatt zu einem Dokument zusammenzufassen. Dieses Gesamtdokument kann dann bequem mit einem Mausklick ausgedruckt, gespeichert, archiviert oder versendet werden. BMD stellt für die Datenauskunft im Rahmen der DSGVO Standardvorlagen zur Verfügung. Details zur Verwendung lesen Sie unter CRM Druckliste. |
| Standardbrief | Wenn Sie über eine Lizenz für den Standardbrief verfügen, stehen Ihnen 2 Briefvorlagen für eine Auskunft im Rahmen der DSGVO zur Verfügung:  Mit der Vorlage "DSGVO Einfache Auskunft" können Sie unkompliziert ein Anschreiben für die Erteilung einer Datenauskunft erstellen. Bei Bedarf, können Sie die Vorlage um eine vorgefertigte Tabelle erweitern, mit der die Registereinträge des Datenschutzverzeichnis der entsprechenden Firma geladen werden. Mit der Vorlage "DSGVO Nullauskunft" können Sie auf einfachem Weg mitteilen, dass bei Ihnen keine personenbezogenen Daten zur entsprechenden Person gespeichert sind. |
| Ausdruck Datenschutzverzeichnis | Falls der Standardbrief bei Ihnen nicht lizenziert ist, können Sie einen Ausdruck der Registereinträge (Ausdruck Bildschirmliste) im Datenschutzverzeichnis starten. Sie finden die entsprechenden Funktionen im gelben Menü unter "Ausdruck". |
Ausdruck Stammdatenblatt der Person | Bei Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern kann im gelben Menü unter "Ausdruck" der Ausdruck Stammdatenblatt gestartet werden. Bei allen anderen Personenarten kann unter F2 der Ausdruck des Datenblatts gemacht werden. |
| Ausdruck Bildschirmlisten | In allen relevanten Fenstern können Sie nach entsprechender Filterung einen Ausdruck der Bildschirmliste erstellen. |
Kennzeichnung von Datenempfängern
Am Kunden- und Lierferantenstamm stehen Ihnen zwei Felder zur Verfügung, um eine Person als Datenempfänger zu kennzeichnen:
| Datenempfänger | Ist die Person ein Datenempfänger im Sinne der EU-DSGVO und falls ja, in welcher Rolle?
Detailinformationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
| Datenschutz unterschrieben | Datum, an dem die Datenschutzerklärung (EU-DSGVO) unterschrieben wurde. Detailinformationen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
Eventuell vorhandene unterschriebene Datenschutzerklärungen können Sie im DMS zur Person speichern.
Übermittlung von Dokumenten aus dem DMS
Neben dem Recht auf Auskunft besteht durch die DSGVO auch ein Recht auf Datenübermittlung. In der Dokumentenliste und Dokumentenübersicht kann dazu die Funktion im Fenstermenü unter Extras → Export/Import → DSGVO-Datenübermittlung verwendet werden.
Mit dieser Export-Funktion werden all jene Dokumente einer Person exportiert, die über das Feld "DSGVO-Datenübermittlung" am Dokumentenstamm für eine Datenübermittlung im Rahmen der DSGVO gekennzeichnet wurden.
Dieses Feld wird benötigt, um dem Recht auf Datenübermittlung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen.
Hinweis
In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste finden Sie in diesem Zusammenhang im Fenstermenü unter Export/Import die Funktion DSGVO-Datenübermittlung, welche dieses Feld beim Export prüft. Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur DSGVO unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS. |
Eine natürliche Person kann lt. DSGVO die Übermittlung aller bei Ihnen gespeicherten Dokumente verlangen, die Sie selbst übermittelt hat. Dieses Feld wird daher automatisch auf JA gesetzt, wenn Sie eingehende E-Mails einer Person archivieren bzw. wenn Sie ein Dokument mit einem Posteingang aus der Post verknüpfen.
Einzelanonymisierung
Eine Einzelanonymisierung kann über folgende Wege angestoßen werden:
Über die Funktion "Anonymisieren" | Diese Funktion zum Ausführen der Einzelanonymisierung kann in jeder Personenliste, mit Ausnahme der Zentralen Personenverwaltung, gestartet werden und bezieht sich immer auf die jeweils selektierte Person. Die Person wird bei dieser Funktion, im Gegensatz zur Funktion "Löschen / Anonymisieren starten", immer anonymisiert! | ||||
Über die Funktion "Löschen / Anonymisieren starten" | Diese Funktion kann ausschließlich in der Datenschutzkontrolle gestartet werden (Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle). Sie bezieht sich immer auf die jeweils selektierte Person. Wenn Sie das Löschen/Anonymisieren über diese Funktion starten, wird die Person anhand der Einstellung im Feld "Lösch-Verfahren" entweder anonymisiert, oder sofern möglich, klassisch gelöscht (entspricht F7).
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Über die Funktion "Alle löschen / anonymisieren" | Diese Funktion kann ebenso ausschließlich in der Datenschutzkontrolle gestartet werden (Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle → Bereich "Datenschutz" → Menü Extras → Alle löschen/anonymisieren). Sie können damit mehrere Personen gleichzeitig löschen bzw. anonymisieren. Ob eine Person gelöscht oder anonymisiert wird, bestimmt das Feld "Lösch-Verfahren" am jeweiligen Eintrag der Datenschutzkontrolle. Bitte beachten Sie, dass beim Ausführen der Funktion das Fristdatum NICHT geprüft wird! Es werden alle Einträge der (gefilterten) Liste anonymisiert/gelöscht. |
Achtung!
| Eine Anonymisierung oder Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden! Wir empfehlen dringend, diese Funktion nur einem ausgewählten Kreis an Benutzern über die Funktionsberechtigungen zur Verfügung zu stellen. Diese Funktion kann für jede Personenart separat berechtigt werden. |
Begriffsdefiniton "Anonymisieren"
Der Begriff "Anonymisieren" wird in NTCS im Zusammenhang mit der DSGVO verwendet und steht verallgemeinernd dafür, dass personenbezogene Daten unkenntlich gemacht werden. Die Daten werden dabei, je nach Einstellung im Datenschutzverzeichnis bzw. in den Personalien anonymisiert oder auch gelöscht.
Der Begriff "Löschen" wird in diesem Zusammenhang bewusst vom Begriff "Anonymisieren" abgegrenzt, da eine Anonymisierung keinem klassischen Löschvorgang (F7) entspricht.
Anonymisierung durchführen
In der Regel werden Sie eine Anonymisierung durchführen, wenn bei einer Person das Fristdatum in der Datenschutzkontrolle erreicht ist. Aus Sicherheitsgründen muss diese Funktion immer manuell gestartet werden. Eine Automatisierung über Stapel ist derzeit nicht möglich.
Als zusätzlichen Schutz erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage:
Bestätigen Sie diese Abfrage mit "Ja", erfolgen im Hintergrund Prüfungen von NTCS Programmpaketen, ob die Anonymisierung überhaupt durchgeführt werden darf. Das ist mit der notwendigen Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens begründet. Prüfungen finden unter anderem in folgenden Paketen statt:
| FIBU | Bei der Anonymisierung eines Kunden, Lieferanten, einer Diversen Person wird die FIBU geprüft. Werden Daten gefunden, deren gesetzliche Aufbewahrungszeit noch nicht abgelaufen ist, wird die Anonymisierung abgebrochen. Sie erhalten folgenden Hinweis:  Die Anonymisierung kann erst durchgeführt werden, wenn die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. |
LOHN | Bei der Anonymisierung eines Mitarbeiters wird der LOHN geprüft. Werden Daten gefunden, deren gesetzliche Aufbewahrungszeit noch nicht abgelaufen ist, wird die Anonymisierung abgebrochen. Sie erhalten folgenden Hinweis:  Die Anonymisierung kann erst durchgeführt werden, wenn die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. |
| LEA | Bei der Anonymisierung eines Kunden wird geprüft, ob in der LEA nicht abgeschlossene Rechnungen existieren.  Die Anonymisierung kann erst durchgeführt werden, wenn die Rechnungen abgeschlossen wurden. |
Die Aufbewahrungszeit wird in folgendem Parameter eingestellt: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzkontrolle → Aufbewahrungsdauer in Jahren.
Geben Sie die Zeitdauer in Jahren ein, in der aufgrund der notwendigen Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens personenbezogene Daten keinesfalls gelöscht/anonymisiert werden dürfen. Die hier eingestellte Dauer gilt gleichermaßen für alle relevanten Daten des Rechnungswesens und wird beim Anonymisieren einer Person geprüft. Die Aufbewahrungsdauer muss mindestens 7 Jahre betragen. Als Standard wird 10 Jahre verwendet. Sollten bei einer Anonymisierung in den geprüften Bereichen keine relevanten Daten existieren, kann eine Person auch vor Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsdauer anonymisiert werden. Dieser Parameter gilt nicht für die Personenart "Bewerber". Bewerber können zu jeder Zeit anonymisiert/gelöscht werden. Details zum Thema finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Anonymisierung durchführen. |
Hinweis
| Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass sich eine Anonymisierung (und somit auch diese Prüfungen) immer nur auf die jeweilige Person bezieht. Eine daraus erstellte Mandantenfirma bleibt davon unberührt. Details lesen Sie unter Umgang mit Mandantenfirmen. |
Wenn eine Anonymisierung schlussendlich gestartet wird, werden die Register des Datenschutzverzeichnisses abgearbeitet und die Datenfelder der Person entsprechend den Personalien anonymisiert. Detailinformationen darüber, wie sich die Registereinträge des Datenschutzverzeichnisses beim Anonymisieren auf die Daten der jeweiligen Personenart auswirken, finden Sie unter Registereinträge (Datenschutzverzeichnisse).
Die Personennummern der anonymisierten Personen werden nicht automatisch geändert. Da ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens anhand der verwendeten Personennummer Rückschlüsse auf die Person ziehen könnte, muss für eine hundertprozentige Anonymisierung auch die Personennummer geändert werden. BMD empfiehlt als sauberste Lösung, je Personenart eine eigene Anonymisierungs-Personnummer anzulegen und alle anonymisierten Personen mit dieser Personenummer zusammenzuspielen. Verwenden Sie dazu die Hilfsprogramme unter Stammdaten → Hilfsprogramme.
Achtung!
| Wenn Sie eine Kontaktperson anonymisieren, betrifft die Anonymisierung immer alle Kontaktzuordnungen dieser Kontaktperson. Es wird immer die Person und nicht die Zuordnung anonymisiert. Eine Kontaktperson kann mehrere Zuordnungen haben. |
Umgang mit Mandantenfirmen
Die DSGVO räumt ein Recht auf Löschung nur für natürliche Personen ein. In NTCS bezieht sich daher eine Einzelanonymisierung immer nur auf die jeweils selektierte Person. Die Daten seiner Mandanenfirma, inkl. Lohn und FIBU, werden dabei nicht berührt.
In weiterer Folge bedeutet das: Alle Datenschutzregister aus den Paketen Lohn/FIBU beziehen sich rein auf die Daten der anonymisierten Person in der Firma, unter der sie geführt wird.
Eine Firma wird durch die Einzelanonymisierung NICHT anonymisiert! Falls eine Mandantenfirma entfernt werden soll, weil es sich z. B. um ein Einzelunternehmen handelt, müssen zuerst die Bewegungsdaten und danach die Firma manuell gelöscht werden.
Gesamtanonymisierung
Neben einer Einzelanonymisierung, steht auch eine Funktion zur Gesamtanonymisierung einer Datenbank zur Verfügung. Diese Funktion wird zur Übermittlung von Datenbanken an BMD verwendet, um im Problemfall die Analyse zu erleichtern und zu beschleunigen. Durch die Gesamtanonymisierung bleibt dabei der Schutz Ihrer Daten gewährleistet.
Die Gesamtanonymisierung starten Sie beim Hochladen einer Datenbank im Paket TOOLS unter Tools → Administration → Datenbank → Sicherungsassistent → "Sichern und auf BMD Server hochladen". Setzen Sie dabei das Feld "Datenbank anonymisieren" auf JA. Details zum Aufbau des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster.
Das Verhalten der Gesamtanonymisierung weicht von der Einzelanonymisierung etwas ab: Es werden nur Personalien anonymisiert, die Personennummern und deren Verknüpfung zu Bewegungsdaten bleiben erhalten, um für den Support eine sinnvolle Analysemöglichlkeit zu gewährleisten. Es findet keine Löschung einzelner Datenbereiche statt. Die exakten Einstellungen finden Sie in den Personalien unter dem Registereintrag "Gesamtanonymisierung".
Die Einstellungen für die Gesamtanonymisierung werden ebenfalls von BMD mit den Datenschutzeinstellungen ausgeliefert. Bei Bedarf können Sie einzelne Personalien ändern. Im Standard werden nur jene Felder nicht anonymisiert, deren Daten benötigt werden um die Funktionalitäten zu wahren (z. B. Rechtsformen, Finanzämter ...). Zusätzlich gilt wie bei der Einzelanonymisierung: Freifelder und Vergleichsfelder sind vom Standard immer ausgenommen und müssen manuell in den Personalien angelegt werden.
Lernvideo: